档案库房温湿度的标准范围

档案库房管理_文书处理与档案管理

一、档案库房管理

(一)档案库房管理基本要求

档案库房建筑是档案保管最基本的物质条件，是档案保管中长期起作用的因素，其质量直接影响档案保管中各项设备的采用与效果。为此，国家档案局制订了《档案馆建筑设计规范》，作为档案管理机构建设档案库房的标准。如果确实因为资金等方面的限制无法达到标准，在档案库房的使用过程中也要达到以下几个方面的要求。

(1)专用，即库房要独立，不能和办公室合用，也不能存放其他物品。

(2)坚固，即库房应该是正规的建筑物，确保其安全性。

(3)要远离水源、火源、污染源等。

【案例阅读】

公司档案丢失

某公司档案管理制度不健全，档案工作人员安全意识薄弱，档案管理员经常随手将档案钥匙放在桌子上去办其他事情。一天，公司员工小张以借阅档案为名来到档案室，趁档案管理员小李帮他查找档案之机，用实现准备好的胶泥复制了档案室钥匙，随后窃取了该公司的一些机密档案，卖给了其他公司，给本公司带来了巨大的经济损失。

互动问题:档案室的钥匙该如何存放?

(二)库房温湿度的控制

档案库房内的温湿度是直接影响档案自然寿命的环境因素，环境因素的影响对档案“寿命”的长短起着决定性的作用。

1.温湿度的要求

一般认为低温对档案保护有利，各个国家的对比要求不完全一致。不少国家档案部门把温度控制在20℃左右，上限不超过25℃，下限到15℃左右，不低于8℃。研究表明档案保管最适宜的库房温度在14℃～20℃。对于照片、影片、录音、录像等胶片、胶带档案的保护，则要求低温，一般在10℃以下。温度忽高忽低不仅使档案制成材料频繁胀缩，而且空气中水汽极易在档案上凝结，增加其含水量。在150℃高温下，档案会迅速遭到损坏。

不少国家的档案部门把相对湿度规定在50%左右，上限不超过65%，下限不低于40%。研究发现最适宜档案保存的湿度在50%～60%之间。

2.温湿度的控制要求

针对不同的库房条件，控制和调节温湿度的方法主要有两种。

(1)库房密闭

对档案库房进行严格密闭，能够较好地隔绝库房内外温湿度的相互交流，加之在库房内安装空调或恒温、恒湿设备，可以将库房的温湿度人为地控制在适宜的指标范围内。但是，这种方法所需费用较高，并非所有的档案室(馆)都有能力做到。

(2)机械或自然的调控

有些难以做到密闭库房又无力承担配置空调或恒温、恒湿设备的档案室(馆)，可以采取如下一些机械的或自然的措施对库房的温湿度进行人工调节:一是在档案库房的门窗加密封条，可减少库房内外温湿度的相互交流，并有防尘作用。二是使用增温、增湿或降温、降湿等机械设备惊醒调控(见图8-5)，改变不适宜的温湿度。这种方法需要将库房门窗关闭方能奏效。三是采用简便的人工方法调节库房的温湿度。比如放置水盆、挂置湿纱布等来增湿;放置木炭、生石灰等来降湿。

图8-5 温湿度控制仪

【提醒您】

档案库房是保存档案的重要基地，是档案保管的基本的物质条件。档案库房的建设应遵循“适用、经济、美观”的原则，设计符合安全、卫生等要求，满足实际功能的需要。在无法达到要求的情况下，档案库房建设应尽量做到:面积够用，功能专用，结构坚固，远离火源、水源、污染源等，门窗封闭性能必须良好。

二、人员的进出库制度

档案库房是保存档案的重要场所，因此，必须对进出库房的人员及其进出的方式、时间、要求等进行必要的限制，并做出专门的规定。

一般情况下，档案库房只允许档案工作人员进入，非档案工作人员原则上不允许进入档案库房。如果工作确实需要非档案工作人员进入库房，如维修库房或设备等，则必须有档案工作人员始终陪同。

【知识拓展】

××单位档案库房管理制度

一、加强库房安全管理，非本室人员未经允许不准进入库房。

二、库房内严禁存放易燃、易爆危险品，不准在库房内吸烟、随意堆放杂物，库房内无人时要切断电源。

三、对库房内的安全设备、温湿度情况、档案完好程度，要定期进行检查，做好记录，发现问题要采取有效措施并及时解决。

四、要采取相应措施，保证库房内达到三无(无鼠、无虫、无尘)五防(防盗、防水、防火、防潮、防高温)，保证档案安全，延长档案的寿命。

五、档案库房的门、窗要紧固，库内无人时要关好门窗并上锁，每天上下班要对库房进行一次认真的安全检查，发现可疑迹象要及时报告并做好相应处理。

资料来源:http://www.bhu.edu.cn/newsgl/page/dzb/das/dangankufangguanl-izhidu.html。

三、库房“八防”措施

档案保管中的“八防”通常是指防水、防火、防潮、防霉、防虫、防光、防尘和防盗，它们是库房管理工作中保证档案实体安全的重要内容。

1.防火。建立档案库房防火制度，档案库房附近严禁存放易燃、易爆物品，库房内严禁吸烟，并备有灭火器，经常进行检查更换。

2.防潮。库房内备有温湿度计，经常检查记录，并根据室内温湿度不同情况，适当开窗通风、抛面喷洒水，放置干燥剂等办法调剂，使库房内的温湿度计记录符合规定标准。

3.防尘。搞好室内外环境卫生，经常保持清洁，档案库房配备有关防尘、沙设备，如窗帘、吸尘器等，对案卷及所有库内设备墙壁、地面定期、不定期地进行吸尘，使档案库房符合卫生规定标准。

4.防鼠。首先着眼于堵塞鼠害漏洞，经常查看是否有鼠迹，定期放置灭鼠药。

5.防盗。库房门窗用铁皮和钢筋焊接加固，门安装三保险锁和报警器，节假日加封条。

6.防光。库房的窗户装挂遮光窗帘，使档案柜不直接被阳光照射。

7.防虫。除搞好库房内外卫生、控制调节好温度外，首先档案入库前要进行检查和杀虫处理，档案库内放置防虫剂，经常查看是否失效，另外严禁存放滋生虫害的物品(如食物等)。

8.防水。雨季来临前注意查看房顶，发现问题及时处理;要在取暖期注意暖气管破裂、喷水，经常检查，发现迹象及时采取措施，把问题消灭在萌芽状态，确保案卷质量，以免损坏。

【范例阅读】

“八千麻袋”事件

1921年前后，北洋政府财政艰窘，政府各部门自筹款维持。已有几年支不出薪水的教育部就把所存的清代大内档案作为废纸，以银洋4 000元拍卖给了西单同懋增纸店，用这些钱来维持教育部运营。这些档案重约15万斤，装满8 000麻袋。

纸店搜拣了一部分档案出售，大部分渍水后用芦席捆扎，准备运到唐山、定兴去作“还魂纸”。

清朝遗老罗振玉得知这一消息后，以12 000大洋购回这些档案，并对其中部分档案进行整理，但已损失两万斤约数十万件。1924年，因财力不支，罗氏将档案以16 000大洋转卖给前清驻日公使李盛铎，1929年李盛铎又将这部分档案以18 000大洋转卖给“中央研究院”历史语言研究所，始得归公。

这就是档案史上有名的“八千麻袋”事件。

资料来源:http://baike.soso.com/h264463.htm?sp=l264464。

互动问题:指出“八千麻袋”事件暴露出档案保管存在的问题。

四、档案保护及修复技术

1.档案保管技术

为了更好地保管档案，延长档案的寿命，需要对档案进行经常性的防护措施，如控制、调节库房温湿度、防光、防污染物的危害等。

在通风和密闭都不可能减湿的情况下，采取物理或化学方法吸收库内空气中的水分，使相对湿度下降。物理吸湿通常用制冷去湿机，化学吸湿用石灰、氯化钙以及硅胶等。为了防光最好设计无窗库房，库房玻璃应有过滤或减弱紫外线的功能。

2.档案修复技术

档案修复技术包括去污、去酸、加固档案字迹的显示与恢复、档案修裱等内容。

(1)去污

档案在保存和利用过程中，常黏染各种污渍，如水印、泥斑、油斑、蜡斑、霉斑、墨水斑等。去污方法有机械法、溶剂洗涤法、漂白粉去污法、高锰酸钾去污法等，去污要根据污渍的种类、纸张和字迹的性质，采取不同的处理方法。

(2)去酸

去酸可以延长档案纸张的寿命。去酸的方法主要有含水溶液去酸、有机溶液去酸、气相去酸3类。

(3)加固

加固是指用高分子材料黏合或附加在档案文件上使纸张强度增加，字迹得到保护的方法。档案在加固之前，必要时需进行除污、去酸处理。

(4)字迹显示与恢复

对于那些褪变字迹和被遮盖的字迹要进行显示与恢复，方法主要有以下两种。

①化学显示法，对含铁字迹用硫化铵法、亚铁氰化钾法等。

②物理显示法，主要有缩微摄影、滤色镜摄影、斜光摄影、紫外线或红外线摄影以及计算机图像处理等。字迹显示与恢复是档案保护中存在的难题，有待继续研究开发。

五、水浸纸质档案的应急抢救

受灾后的档案需要得到迅速而正确的抢救，抢救方法应根据当时具备的物资、设备等条件，合理选用适当的抢救方法，以防止档案继续受损。

首先，单位应该编制档案应急抢救措施，针对可能发生的灾害如水灾、火灾、塌方、盗窃等设计防范和抢救措施，其中应对档案进行抢救分级，以便在非常紧急的情况下保证单位永久保存档案的完整性。

其次，单位应该落实档案应急抢救预案的要求，在组织、人员、设备、环境等方面提供切实的保障;同时，还要通过模拟演习使相关人员学会紧急情况发生时的应对方法，保证预案的可行性和有效性。

【知识拓展】

水浸纸质档案的应急抢救

水浸纸质档案如不及时抢救，会使纸张机械强度下降，并易滋生霉菌。在霉菌代谢物作用下，纸张酸度增加，甚至粘连成档案“砖”。抢救方法如下:

1.加强领导和组织工作，组成专门小组，制定抢救方案，有条不紊地进行档案的抢救工作。

2.准备好放置水浸档案的场所，将水浸档案尽快转移到安全地带，迅速改善受损档案的存放环境和条件。

3.有条件的情况下安装和开启大功率抽水泵，及时清除库房内积水。

4.配备大功率去湿机，利于排除水汽，为水浸档案创造良好的减湿干燥环境。

5.如无条件和无设备，需准备木质架子，架子最好为多层，以便增加摆放档案的空间;准备塑料筐(袋)等材料，将水浸档案放置在有支撑作用的筐内。

6.准备塑料盆、软毛刷、小毛笔等，用于水浸档案的去污、去泥沙处理。

7.准备吸水材料(如宣纸、滤纸、毛毡、海绵、吸潮板等)，用于去除水浸档案的明水。

8.准备小型吸尘器、吸耳球，用以吸除尘土。

9.准备其他物资，如电风扇、小型吹风机、塑料薄膜(无毒)、便携式照明灯、防水布、标签笔、安全帽、口罩、胶皮鞋等。

资料来源:http://www.hada.gov.cn/w_News Show.asp?ID=340:25577。

【小技巧】

档案保管

档案保管是对入库的档案进行日常性的维护、保护等工作，因此贵在坚持，每天都必须对档案库房进行“八防”工作的检查，方可杜绝对档案的损坏。