档案利用服务

档案利用服务_文书处理与档案管理

一、档案的利用服务工作概述

(一)档案的利用服务的含义

档案利用就是以馆、室藏档案信息资源为基础，通过一定方式、方法直接提供档案为使用者服务的一项档案业务工作。档案利用的基本内容就是介绍或报道馆、室藏档案的内容和成分，通过各种方式、方法为档案利用者提供档案信息，为其提供咨询服务。

档案利用兼承着档案工作的内外关系，在档案工作中占有突出地位，是档案工作的中心任务，是实现档案工作为社会服务的直接手段。开展档案利用对档案工作的发展具有重大乃至决定性影响。

(二)档案信息需求类型

档案使用者对档案信息需求是指档案利用者对档案信息内容、数量、质量和形式的需要和具体要求。档案利用者对档案信息需求千差万别，依据不同的标准可将其需求划分为不同的类型。

1.按档案信息的内容、性质

根据档案信息内容、性质的不同，使用者的档案信息需求可分为查证性需求、资料性需求和情报性需求。查证性需求是指使用者为核对某一事实、证实某一规定而对档案信息的需求;资料性需求是指利用者在学习、工作、科研中将档案作为参考资料的需求;情报性需求是指利用者希望通过档案信息来确定某种信息、预测某事态发展，了解真实情况的需求。

2.按档案利用者所需档案信息的目的

按目的划分，利用者的档案信息需求可划分为现实需求、学术需求和文化需求。现实需求是指利用者为解决工作、生活中的具体现实问题所产生的档案信息需求，其特点是:需求的专指性强，目的明确，范围集中，具有紧迫感;学术需求是指利用者为解决学术研究而对档案信息所产生的需求，其特点是:要求档案信息服务具有系统性和全面性;文化需求是指利用者为增长知识、接受教育或文化休闲而产生的需求，其特点是:需求极少主动萌生，满足需求具有间接性。

3.按档案利用者需求对档案信息的依赖程度

按档案利用者需求对档案信息的依赖程度划分，利用者的档案信息需求可划分为硬性需求和弹性需求。硬性需求是指利用者必需的、非用档案不可的需求;弹性需求是指利用者对档案信息可有可无的需求。

4.按档案利用者所需档案信息的隐显程度

按档案利用者所需档案信息的隐显程度不同划分，利用者的档案信息需求可分为实际的需求、认识到的需求和表达出的需求。实际的需求是指由利用者的工作、环境、知识和目的等客观需要所决定的档案信息需求，是档案利用者为达到某一目的而所需的有意识的需求和无意识的需求;认识到的需求是指档案利用者自己认识到的档案信息需求和被外界激发而认识到的档案信息需求，而不包括未被档案利用者认识和发现的档案信息需求，认识到的需求与实际需求可能相吻合，也可能不相吻合;表达出的需求是指档案利用者通过口头或书面形式表达出来的档案信息需求，表达出的档案信息需求可能与认识到的档案信息需求相一致，也可能大于、小于，不等于认识到的档案信息需求，甚至与认识到的档案信息需求无关。

5.按档案利用者所需档案信息持续时间的长短不同划分

按档案利用者所需档案信息持续时间的长短不同划分，利用者的档案信息需求可划分为长期需求、短期需求和瞬时需求。长期需求是指档案利用者在较长时间内(持续1年以上)对某些档案信息的持续性的需求;短期需求是指利用者在较短时间内(1 年内)对某些档案信息的需求;瞬时需求是指瞬时即逝的档案信息需求，这类需求产生快、消失也快。

(三)档案利用服务的意义

档案利用服务的意义在于档案工作是最实际有效的宣传手段。档案部门正是通过档案的利用服务来及时获得外界对其工作成果的反馈;档案部门也要通过档案提供利用这一窗口捕捉外界的政治、经济、科学、文化等各种动向，以便不断地调整自己的结构和服务方向。

二、档案利用的方式和途径

档案馆、室开展档案利用的方式和途径很多，这里选择其中比较重要的进行介绍，总的来说有如下几种。

(一)按提供档案材料的形式划分

1.以档案原件的形式提供利用

这种类型的特点是提供的档案材料是最原始、最可靠的档案原件，是一次文献。由于原件一般是孤本，因此，一般只有现场查阅时提供，如特殊情况需外借时，必须办理相应的档案外借手续。有时，档案馆、室在档案展览中展出档案原件。

2.以档案复制品(件)的形式提供利用

这种类型的特点是提供的档案材料是档案原件的复制本，虽然原始性、可靠性不如原件，但也是未经加工的一次文献。例如，制作各种形式的档案复制本代替原件在馆、室内阅览，暂时借出馆、室外利用，举办档案展览，以及编辑、出版档案文件汇集及在报刊上公布档案等。

3.以综合档案内容编写书面材料的形式提供利用

这种类型的特点是提供的档案材料是经过加工的档案信息，已经改变了档案的原形原貌，是三次文献或多次文献。例如，编写的各种档案参考资料，制发档案证明，函复查询外调，依据档案材料撰写专门文章和著作等。

(二)档案利用的方式

1.档案阅览服务

档案阅览服务是指档案馆(室)在单位内部开辟阅览室，向利用者提供档案原件的一种服务方式。因为档案是人们社会活动的直接历史记录，在份数上多为单份、孤本，而且有的档案内容往往具有一定的机密性，这就决定了档案提供利用主要采用在馆、室阅览档案的方式。

在阅览室查阅档案有专门的设施，有专人监护和咨询，既便于档案的保护和保密，又能为利用者提供较好的阅览条件。同时提高档案的周转率和利用率，充分发挥档案的作用，便于掌握利用工作的情况从而改进工作，提高利用工作水平。阅览室应配置服务设施、公用的检索工具和参考资料等;同时应制定档案保护和保密等阅览制度，作为服务人员和利用者共同遵守的行为规则。

图10-1 档案阅览室

【范例阅读】

不可或缺的档案阅览室

在浙江永在化工集团公司的一次内部中层会议上，行政主管汇报了这样一个情况:由于近几年公司规模扩大，设备数量增多，业务与工作量也大增，前来查阅档案的员工很多。由于档案室地方狭小，不便查阅，在允许范围就让利用者把档案资料借走阅读，有的档案虽然很快还回来了，却发现有不少地方被折了页角，甚至还留下勾画的痕迹，影响了档案的整体利用。行政主管提出建立公司档案阅览室的建议。公司领导很重视这个问题，研究后决定将公司的第四会议室改造为档案资料阅览室，并添置了必要的设备，还要求档案室管理员专门制定了档案阅览阅览室制度，使档案室具备了提供档案现场阅览的条件，从而解决了档案原件利用中的问题。

资料来源:http://www.wzglw.com/dagl/255763.shtml。

互动问题:该公司的档案阅览室应该添置哪些设备?

2.档案外借服务

档案一般是不借出档案馆(室)使用的，但在个别情况下，也可暂时借出馆(室)外使用，尤其是在机关内部，这种情况比档案馆(室)相对多些。但是，对于特别珍贵的档案文件，残破、脆化等易损常规文件、古稀文本，以及照片、影片、录音带、录像带等原件，不能借出馆(室)外。

档案外借使用要有严格的制度，经过一定的批准手续才能外借。借出时间不宜过长，借出数量应控制。借用单位应对所借档案的安全和保密负完全责任。借出档案要保证按时完整地收回。收回时，要对案卷的数量和卷内文件情况进行细致的检查。

表10-1 档案借阅登记表

表10-2 档案利用效果登记表式样

【资讯浏览】

电子档案阅览室实现原件调阅

2010年4月18日广州市城市建设档案馆电子阅览室正式开放。电子阅览室的原件调阅功能正式开通，标志着电子档案阅览室档案查询功能的全面实现。

目前，电子档案阅览室不仅能够查询档案的各种基本信息，而且可以调阅电子化原件。用户查询时，不仅有精确查询、模糊查询，还允许其使用多条件组合查询，或者使用档案的任何一项信息为关键字进行查询。另外，用户还可以对查询结果进行再检索，给予用户以最大的自由度和便利。在对档案信息的查询过程中，当用户定位到某一档案时，可以调阅档案的电子化原件，即意味着不但可以给用户提供数字化的信息，同时还可以提供实体化的信息。此外，在线查询的页面采用asp技术和B/S模式，免除了在客户端安装数据库软件的同时保证了查询的速度。

资料来源:广州市城市建设档案馆，http://www.gzuda.gov.cn/news。

3.制发档案复制本服务

根据档案原件制发各种档案复制本提供利用，已成为档案馆(室)提供利用的一种越来越普遍的方式。档案复制本可根据利用单位的不同需要，分为副本和摘录两种:副本，是通过摄影、扫描和复印等方式整体“克隆”档案原件，反映档案原件的所有组成部分;摘录是通过手抄、打字、复印等方式，根据利用者的要求“克隆”档案的局部，所反映的是原件中的某个问题、段落或事实等。

制发档案复制本提供利用具有许多优点:一方面，利用者不到档案馆(室)即可获得所需要的档案材料，这既可方便用户，又可为广泛利用档案创造物质条件，并可在同一时间内满足较多利用者的需要，使档案更充分地发挥作用;另一方面，提供利用档案复制本，有利于档案的流传和档案原件的保护。

档案复制本必须和档案原件仔细校对，并注明档案馆(室)名称，档案原件编号，必要时加盖公章，以示对复制件的负责。

4.制发档案证明服务

档案证明是档案馆(室)根据机关、团体、企业、事业单位或者公民个人的询问和申请，为证实某种事实在本馆(室)保存的档案内有无记载或如何记载而摘抄的书面证明材料。这也是档案馆(室)为党政机关、社会各界和人民群众证实某种问题和事实的一种利用服务方式。

制发档案证明需注意以下事项:制发手续——用户申请，档案证明必须根据单位或个人的正式书面申请才能制发。制发依据——档案原件，档案证明必须依据档案正本或可开的抄写本来编写。制发方法——引述原文，档案证明以引述或节录原文为主要方法，如果必须由档案工作人员根据档案内容综合或摘要叙述，则务必保证表述的准确性和真实性，不能擅自对档案材料进行解释说明。制发标志——加盖印章，档案证明的内容必须针对性强，不能超出申请证明的问题而列入其他材料。文字表达要字斟句酌，确切无误。档案证明写好后，需要认真校对，并加盖档案馆(室)公章才能发出，超过两页(含两页)的，应加盖骑缝章。

××市××区档案馆档案证明

[2009]1670号

该证明附件出自本馆××市××区革命委员知青办公室1965年的档案，档案号为007，019，305，该证明的附件共1页。

特此证明。

××市××区档案馆(公章)

××年×月×日

【知识拓展】

存档证明

(填写省建设厅，直辖市建委、房管局名称) :

(填写公司名称)已与我中心签订人事代理协议书(单位立户号为 )，委托我中心管理其员工的人事档案。

该公司以下人员(共 人)的人事档案现已存于我中心:

存档号 姓名 性别 身份证号 存入日期

特此证明。

(人事代理机构盖章)

办理日期: 年 月 日

【范例阅读】

一纸证明解决军烈属抚恤

2013年农历新年的前一天，辰溪县龙头井街居民阳某满脸愁容，辗转来到辰溪县档案馆。据辰溪县档案馆工作人员了解，阳某属于军烈属的后代，20世纪60年代，阳某的爷爷不慎将军烈属的证明遗失，多年来，他们一家一直未享受到军烈属的抚恤待遇，他来到县档案馆，就是为了查阅叔叔阳芳德军烈士的证明书，以解决他们一家的军烈属抚恤问题。

为此，档案工作人员需要向这位老干部说明制发档案证明的手续和方法。

资料来源:http://sdaj.hunan.gov.cn/daly/lyxg/201402/t20140228_1035256.html。

互动问题:

1.用户需要履行什么手续才能开具证明。

2.档案部门如何为用户制发档案证明。

5.档案咨询服务

档案咨询是档案馆(室)以档案为根据，通过个别解答问题的方式，向利用者提供档案、档案专业知识和档案检索途径，直接为利用者服务的一种提供利用方式。档案咨询的类型包括三类:一是事实性咨询，是档案馆(室)解答关于特定事实或数据问题的过程;二是知识性咨询，是档案馆(室)解答用户关于检索工具使用、名词术语、历史知识、档案馆(室)情况等方面问题的过程;三是查询性咨询，是档案馆(室)根据用户的需要向其提供专题档案信息的过程。

表10-3 档案咨询登记表

6.档案展览

档案展览是根据某种需要，按照一定的主题，系统陈列档案材料，展示和介绍有关档案的内容和成分的一种提供利用方式。

(1)档案展览的特点和作用

档案展览本身就是提供档案信息的现场，利用者可以从中得到较为集中和系统的材料，甚至发现难以找到的珍贵材料和线索;能在一定范围内组织较多观众参观，服务面比较广;经过选择和组织展出的典型材料，能以档案的原始性、真实性和形象鲜明见长，起到主动、深刻的宣传教育作用。

(2)档案展览的类型

档案展览按照时间标准可以划分为长期陈列和临时展览两个大类。

①长期陈列。长期陈列又称主题展览，它是档案馆以自有的专门展览场地，选择馆藏档案文献资料中的精品，在较长时期内面向公众开放的展览。展览展出后，其主题、内容和结构一般不再做大的调整。长期陈列展的主题主要围绕国家、地区或城市经济、社会、文化、科技等各个方面的综合发展历史，以此向社会开展宣传教育活动。

长期陈列的主要特点是:第一，展览是馆藏精品与展馆建筑、艺术造型、多媒体技术相结合的综合体，具有档案文献本身的历史凝重感和现代艺术的感染力、影像技术的视觉冲击力;第二，在展出过程中可能会根据馆藏的进一步挖掘以及展出效果等实际情况调整部分展品;第三，展览是长时期内向公众开放的，其宣传效果具有长期的累加效应，因此作为档案馆要加强展览的长期宣传工作，以产生更强的社会效应，向更广泛的社会各界服务。

②临时展览。临时展览是长期陈列的拓展、变化形式，又称专题展览，是指档案部门根据党和国家，以及地区、系统的中心工作需要，结合社会需求利用重大纪念日配合重大活动按照一定的专题举办的短期展览。

临时专题展览的主要特点是:第一，展览结合档案藏品，选择能够直观生动反映党和国家以及地区、系统的中心工作，配合工作需要，或者反映社会关注的重点、热点问题的档案图片资料;第二，展出规模可大可小，展出场地可机动调整，展览形式可灵活多样;第三，临时展览时效性相对较强，对展出期限有一定的要求，在特定的时间段内推出，展览才具有针对性，否则展览作用大减。

【范例阅读】

寻找半世纪前成都国庆影像人物

2005年10月成都市档案局(馆)成功举办了“影像记忆——国庆那一天”的大型档案展览，该次展览主要展出成都市档案局(馆)保存的20世纪50年代以来国庆期间数以万计的各行各业的成都市民都会在人民广场(现天府广场)前进行游行庆典时的珍贵照片，从中选出部分典型照片，为游行照片中的人物提供绝版照片影印件，并在10月1日当天邀请参与此次活动的读者“故地重游”，重回到天府广场合影留念。此外，《成都日报》和成都市档案馆网站也提供展览的图片。

资料来源:http://www.wzglw.com/dagl/255763.shtml。

互动问题:这次档案展览取得成功的原因是什么?

(3)档案展览的形式

①固定展览。即传统的实地展览，一般在档案馆内举办。

②网上展览。网上档案展览以其形式独特、受众多、影响广泛、随时方便人们网上浏览等特点深受群众欢迎。与传统形式上的档案展览相比，网上展览可以节省大量的人力、物力、财力，同时观看也不受时间限制。

③巡回展览。巡回展览特别方便于生活在中心城区以外的观众，也适用于在公园、闹市区等人流量较大的场所，同时适用于与展览有直接关联的工厂、社区、学校以进行专题教育活动。

(4)档案展览的组织工作

举办档案展览是一项政治性、思想性较强的极其严肃的工作，又是一项具有科学性、艺术性的工作，必须认真细致地予以精心组织。首先，应明确举办档案展览的目的，拟定展出档案的内容和范围，并报请有关领导批准;其次，围绕档案展览的主题，精心查找和挑选展出档案材料;再次，进行细致的档案展出设计，对展出档案材料按专题、时间等进行分类排列，编写前言、各部分的标题、提要和介绍等;最后，做好档案展出的保护和保密工作。

三、开放档案的含义及意义

(一)开放档案的含义

开放档案，就是将一般可以公开的和保密期满的档案解除“封闭”，向社会开放，只要履行一定的手续即可通过一定方式进行利用。《中华人民共和国档案法》规定:“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年后向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于30年。涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年。”根据规定，凡中华人民共和国公民和组织，持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明，办理借阅、登记手续，均可利用开放档案，可以到档案馆阅览、摘录和复制档案。外国人或者外国组织利用我国已开放的档案，须经我国有关主管部门介绍以及其前往的档案馆的同意。

【范例阅读】

非法抄录拍摄档案给我们的启示

2003年，一个历史专业的研究生在做毕业论文的过程中，到某省档案馆查阅了几个月的资料。他如饥似渴地翻阅着一摞摞很有价值的卷宗，还抄录了10余份新中国成立前有关中央统一战线方面的从未公开的档案材料，并用数码相机拍摄下来。不久，他向某家杂志社展示手中“宝贝”，杂志社编辑颇感兴趣，立即开辟专题公布了这个研究生以个人名义提出的“新发现”。事后，该省档案馆和省档案局经过调查核实，认定该研究生和该杂志社的上述行为属于未经许可擅自公布档案的违法行为，依据《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定，分别对该研究生和该杂志社处以800元和1万元的罚款。

资料来源:http://www.wzglw.com/dagl/255763.shtml。

互动问题:

1.这个案例对你有什么启发?请说明档案利用者应该如何遵守档案利用规定?

2.请仔细阅读我国档案法和档案法实施办法，结合案例说说应该如何正确利用档案材料。

(二)开放档案的意义

1.开放档案有利于“开发信息资源，服务现代化建设”，是加快我国政治民主化进程的一个重要步骤。《中华人民共和国档案法》规定了开放档案，就意味着国家承担了向社会开放档案的义务，公民取得了查阅和利用档案的权利。公民依法利用开放的档案，这是广大人民群众能够享受宪法所赋予的政治民主权利的一种体现，是我国社会文明的一大进步，也是政治民主化的一种表现。

2.开放档案是实现档案馆由封闭型、半封闭型向开放型战略转移的重大措施多年来由于种种原因，档案馆始终处于封闭、半封闭的状态，社会多数成员极少问津。档案一旦开放，扩大了利用档案的领域，为科学研究和各项工作的需要创造了条件。

3.开放档案对档案馆工作的发展将产生巨大而深远的影响。开放档案既是思想观念的革新，又是工作上的一次改革，使档案馆工作从过去侧重搞档案的收集、整理等基础工作逐步转移到重点开展对档案内容的研究和利用上来，使档案馆由过去一度单纯收藏档案的场所转变为传播知识、输出档案信息的基地。

4.开放档案对促进历史研究及维护历史真实面貌将发挥重大作用。系统公布和出版档案史料、利用档案编写参考资料和编史修志，为广大利用者利用档案史料提供了方便条件，也促进了历史科学的研究，为祖国保存世代流传的档案史料、维护历史的真实面貌等都将做出积极的贡献。

【知识拓展】

爱国主义教育基地

爱国主义是中华民族的光荣传统，是推动中国社会前进的巨大力量，是各族人民共同的精神支柱，是社会主义精神文明建设主旋律的重要组成部分，同时也是中国培养四有新人的基本要求。爱国主义教育是提高全民族整体素质的基础性工程，是引导人们特别是广大青少年树立正确理想、信念、人生观、价值观，促进中华民族振兴的一项重要工作。

1994年8月23日，中宣部颁布了《爱国主义教育实施纲要》(下称《纲要》)。《纲要》论述了进行爱国主义教育极为重要的意义，提出了教育的基本原则、主要内容、重点对象以及一系列具体措施。《纲要》拓宽了进行爱国主义教育的渠道，强调通过群众丰富多彩的实践活动取得教育成果，并着眼于建立长远的教育机制，体现了精神文明重在建设的方针。

1995年3月，民政部确定了第一批(100处)爱国主义教育基地。

(三)开放档案的要求与措施

1.要继续解放思想，正确认识和处理开放与保密的关系。开放档案是一项新事物，人们对它有一个逐步认识、不断深化和不断提高的过程。为此，我们仍要继续解放思想，克服一切有碍于开放档案的思想阻力和障碍;特别是在开放与保密的关系上，要继续清除过去过分强调档案工作的机要性、不敢合理开放利用档案的“左”的思想影响。同时，开放档案也并非不受任何限制，只有有利于社会，无损于国家、民族、军事、外交、科技和公民等方面利益的档案，才能开放。

2.建立、健全必要的开放档案的规章制度

要对以往不利于开放档案的规章制度加以修改、调整，制定新的开放档案的办法和健全的制度，研究与确定具体的开放和控制范围，审查和调整某些档案的密级，进行必要的解密，编出开放档案目录，建立档案工作人员服务规则、职业道德规范等。

【资讯浏览】

档案解密

各级国家档案馆保存的 1991年 1月1日以前形成的涉密档案，由档案馆负责进行解密工作。对形成时间将满 30 年的档案，原档案形成机关、单位，认为仍属于国家机密的应提前通知同级档案行政管理机关和国家档案馆，逾期未通知延期保密期限的，由各级国家档案馆按1991年国家档案局、国家保密局发布的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》中的有关条款，确定是否解密和划控。1991年1月1日前形成的未进馆的涉密档案，其解密工作由档案形成机关、单位负责进行。馆藏的1991年1月1日形成的涉密档案，未接到保密期变更通知的，由保密期限届满之日起，即自行解密。

资料来源:刘萌:《文书与档案管理》，电子工业出版社，2011年版。

3.要积极扎实地做好基础工作，为开放档案创造条件

要继续大力丰富馆藏，扩大收集范围，改善馆藏结构;加强整理工作，使馆藏档案更加条理化、系统化;搞好档案的日常保管工作;同时要大力加强档案的复制工作，以复制件代替原件提供利用;加强档案检索体系的建设，公开档案检索工具，便于利用者查寻档案。

4.加强档案的编研工作，方便广大利用者

加强档案编研工作，汇编各种档案史料，公布档案，编写各种档案参考资料，能使利用者不到档案馆就能获得自己所需要的档案信息，利用方便，节省时间，提高效率，同时也可减轻档案馆的压力，有利于提高档案利用服务的质量并保护档案原件，提高档案利用服务的社会效益和经济效益。

【范例阅读】

档案为落实政策提供依据

温州市政府发文对退离休老干部继续执行津贴政策，但必须有执行政策的依据，分管政工的同志找到处综合档案室，查阅了大量有价值的资料和凭证，档案为所有应该享受津贴的老干部提供了津贴补助政策的依据。老干部们不仅为享受到党的政策高兴，也为市处档案资料齐全、办事效率高而满意。

资料来源:http://www.wzglw.com/dagl/255763.shtml。

互动问题:该案例体现档案利用哪种价值?

【知识拓展】

××档案馆档案利用制度

一、根据《档案法》及有关法规，制定本制度。

二、本制度所称档案的利用，是指对档案的阅览、复制和摘录。

三、中华人民共和国公民组织，持有身份证、介绍信或工作证等合法证明，可以利用本馆已开放的档案。

四、外国人或者外国组织利用本馆已经开放的档案须经有关部门介绍并报经区委、区政府同意。

五、本馆未开放档案属于下列情况之一时可以提供利用:

(一)区属机关利用其职能任务范围内的档案，持档案形成单位的介绍信及本人工作证可以利用。

(二)公、检、法、司机关利用经办案件有关的档案，持档案形成单位的介绍信及本人工作证可以利用。

(三)寄存于本馆由本馆代管的档案，其所有权单位可以利用。

(四)经本馆负责人批准的其他特殊需利用档案的情况。

六、本馆提供利用档案，严格按照物价部门规定的标准收取费用。

七、本馆档案原则上不外借，确因特殊情况需借出馆使用，必须经本馆负责人批准。

八、利用档案，要维护档案的完整安全，严禁任何形式的损毁档案现象。

九、利用档案，要严格遵守《保密法》之规定，严禁任何形式的失泄密现象。

十、利用档案必须严格利用手续。

十一、利用档案需复制，必须由本馆复制。

资料来源:昆明五华，http://www.kmwh.gov.cn/CMS/Content.gen?Id=14302。