文书的演变

第二节　文书的演变

一、商周春秋战国时期的文书

商周时期的文书，据《尚书》载，主要有典、谟、训、诰、誓、命。典是帝王颁布政法的文书;谟是臣下为帝王策划谋议的文书;训是帝王教导臣下的文辞，有时以下诫上也用训;诰是帝王任命和封赠的文书;誓是王朝在兴师作战、讨伐敌人时用来督军旅的文书;命是用以命官、封爵、赏赐的文书。春秋战国时期出现了帝王用以发布文告的命、令。命和令原有所区别，即“王言于内曰命，王言于外曰令”。还有官吏之间使用的移文，向王室、帝王陈述意见的书，以及盟约、诉讼和军事用的檄文。

从文书制作形式上看，殷商时期的文书主要有甲骨文书。甲骨文书以龟甲(乌龟的腹甲和背甲)、兽骨(牛胛骨)或用其他动物的骨头为载体。殷商时期，甲骨既是一种占卜工具，也是一种书写材料。甲骨文书主要用于祭祀、年成、征战、王事、旬夕时在神灵面前占卜吉凶祸福。商朝后期，出现了青铜器，到了西周时期数量逐渐增多，便出现了金石文书。金石文书又叫“铭文”或“钟鼎文”，是对在青铜器上铸造或在石板上雕刻文字来记事铭文的一类文书的统称，用于告慰祖先、永世保存，并遗后世子孙垂范、勉励警戒等。金文的鼎盛时期在于西周;东周以后，由于其他记录材料的使用，社会信息量的增加，钟鼎金文一般已不适应，因而逐渐衰微。

二、秦汉至宋元时期的文书

秦汉时期是封建社会文书制度的确立时期。封建君主专制制度确立了封建皇帝颁下和大臣上呈的各种文书名称、体式和用途。

秦统一六国后，改“命”为“制”，改“令”为“诏”，改“书”为“奏”。这是中国历史上第一次由统治者明文规定的公文文种。皇帝凡颁布重大制度时用“制书”，颁布不属于重大制度及对臣僚训示或答复臣僚上奏时用“诏书”，臣僚向皇帝上书言事用“奏”。这些公文一般都有规定的体式，如给皇帝写奏时，开头要先写“臣昧死言”，最后要写“稽首以闻”。另外，还实行“书同文”，以小篆为标准文字，书写公文。

汉代沿用和发展了秦代的公文文种。皇帝颁下的公文增加了策和戒，臣僚上呈给皇帝的文书增加了章、表、驳议。此外，还增加了疏、白事、状、露布、教、移、檄、牒等。汉代对公文的尺寸、起首和结尾语的写法、署名，以及公文格式，都有明确的规定。同时，还用封套的颜色来区分公文的密级和紧急时限，如密件用黑色标识，急件用赤、白二色标识，平件用青色标识。

秦汉时期的公文是后世历代王朝公文的基础，后世的公文虽有改革，也都是在此基础上演变出来的。

魏晋南北朝时期的文书，除沿用前代的之外，又有增加。如中央机关上级给下级的公文，若系直接隶属关系用令，非直接隶属关系则用符。臣僚给皇帝的公文，增加了启，用于对皇帝陈述事情。臣僚上呈给皇后、太子、诸王的公文称作笺。下级给上级的文书称作牒。官府之间的往来公文称作移，有时也用作刺。

唐宋时期是封建公文制度发展比较完备的时期。

唐代公文文种名目繁多，并明确将公文划分为下行文、上行文和平行文。下行文有制、敕、册、令、教、特等六种，上行文有表、状、笺、启、辞、牒等六种，平行文有关、移、刺等三种。敕是皇帝用于晓谕军民、警戒百官的文书;令是皇太子下行的文书;教是亲王公主下行的文书;符是朝廷用以传达命令、调兵遣将的文书，亦是州、县普遍使用的一种文书;笺用于向上陈情，类似于表;启是臣僚上行皇太子、皇太后的文书;牒是有品官僚上行的文书;辞是政法类专用文书;关用于官府之间互相通报;移用于将事情移交其他官府办理;刺用于刺探揭发罪行。

宋代公文文种名目愈加繁多，区分细密。下行文有册、制、敕、诰命、诏书、御札、敕榜等七种，上行文有劄子、状、书、表、封事等五种，平行文有关、移、刺、咨等四种。关用于尚书各部之间的来往文书，移用于不相隶属关系的平行机关来往文书，咨用于翰林院与三省、枢密院之间来往公文。

元代对宋代的公文有所继承。皇帝颁下的文书称作圣旨，皇太子及诸王颁下的文书称作令旨，皇后颁下的文书称作懿旨。臣僚给皇帝的文书用奏，给皇太子的文书用启。中央机关的上行文书用呈、申，平行文书用咨、平关，下行文书用劄付。地方官府上行文书用牒上、牒呈上、申，平行文书用平牒，下行文书用故牒、指挥。

在文书制作形式方面，秦汉时期是我国文书载体发生重大变革的时期。“书契之用，自刻画始。金石也，甲骨也，竹木也，三者不知孰为后先，而以竹木之用为最广。”(王国维:《简牍检署考》)从考古发掘的大量实物分析，公元2—3世纪为纸张的初期使用阶段，此时，简、帛、纸三者并用。纸最早发现于汉宣帝甘露二年(公元前52年)，后汉人瑗在送给其友葛龚《许子》一书所附的便条中称:“今奉《许子》十卷，贫不见素，但以纸耳。”此后，纸张档案文献逐渐增加，到了公元5世纪，纸张最终取代了其他的档案文献材料，并且一直沿用至今。

三、明清时期的文书

明代公文文种更加繁多，格式也更为固定。皇帝颁下的文书主要有诏、制、诰、敕、谕、符、檄。臣僚给皇帝的文书主要有题、奏、揭帖、表、笺、启。官府往来的文书，上行的主要用咨呈、呈状、申状、牒呈、牒上;平行的主要用平咨、平关、平牒;下行的主要用照会、劄付、故牒等。

清代统治国家基本沿袭明制，公文也沿用了明代公文制度。皇帝和官府下行文书有制、诏、诰、敕、谕、旨、劄付、牌文、劄文、牌票、牌檄等。皇帝颁下的文书，主要由内阁和军机处颁下。内阁颁下的皇帝诏令文书有制、诏、诰、敕等;军机处颁下的皇帝诏令文书只有寄信一种，由军机大臣行知，是专寄某人某省或数人数省的机密谕旨。官府之间往来文书，主要有:上行的题本、奏本、咨呈、呈文、申文、牒呈、申呈、详文、禀等;下行的牌文、札、示、劄文;平行的咨文、关文、移会、照会等。有的文书用法更为具体，如题本用于地方公事，奏本用于个人私事，不能相互混用。公文的制作规定了一些制度，如实行统一的题本格式，规定题本字数不得超过300字，其“贴黄”不得超过100字;关文一律用楷书，不得轻描淡写;文书写作禁用浮夸词语，地名要写全称，日期、数字均需大写;严格保密制度等。鸦片战争前，各国驻华使臣行文必称清王朝为“天朝”。鸦片战争后，清外交机关对于各国公使，地方机关对于各国领事，均用照会，行文要抬头写外国国名，并在国名之前加一个“大”字，如“大英国”、“大法国”等，对外国臣民不得再写“夷”字。鸦片战争前，行文均以中文为准，鸦片战争后，各国都使用本国文字，如遇有文辞辩论之处，总以外国文字正义。照会成为外交机关交涉事务的一种平行文书。

四、“中华民国”时期的文书

辛亥革命推翻了清朝，建立了“中华民国”。“中华民国”从1912年到1949年，经历了南京临时政府、北洋军阀政府、国民党政府等几个阶段。

南京政府于1912年初，颁布了第一个公文程式条例，规定了令、咨、呈、示、状五种文种和用途。这个条例废除了几千年来封建王朝所使用的制、诏、敕、表、奏等文书名称。1912年2月，发布临时政府大总统令，规定公文中不许再用“大人”、“老爷”的称呼，官员之间要以职务名称相称，如“局长”、“科长”等;在民间文书往来中则互称“先生”或“君”。

北洋政府在原南京政府所颁布条例的基础上，经过补充和修改，先后三次颁布了官署公文程式。第三次颁布的《官署公文程式》规定的公文种类有大总统令、国务院令、各部院令、任命状、委任令、训令、指令、布告、咨、咨呈、呈、公函、批等13种。

国民党政府于1927年颁布了公文程式条例，规定的公文文种有令、通告、训令、指令、任命状、呈、咨、咨呈、公函、批答等。又在1928年11月15日颁布了《公文程式条例》，规定的公文文种有令、训令、指令、布告、任命状、呈、咨、公函、批、布告等。其中令、训令、指令、任命状、批、布告用于下行文;呈用于上行文;咨、公函用于平行文。1942年后有所变更，下行文有命令、训令、指令、批、布告;上行文有呈或报告;平行文有函、通知。公布法令、任免官吏及有所指挥时用令;上级机关对所属下级机关有所谕饬或差委时用训令;上级机关对于所属下级机关因呈请而有所指示时用指令;任命官吏时用任命状;机关对于人民陈请事项准驳时用批;对公众宣布事实或有所劝诫时用布告;“五院”(“立法院”、“司法院”、“行政院”、“考试院”、“监察院”)对于国民政府，或各院组织的机关对于各院，及其他下级机关对于直接上级机关，或人民对于公署有所陈请时用呈;同级机关公文往来时用咨;不相隶属的机关公文往来时用公函，官署对人民或团体有所通知时亦准用函。除上述九种公文外，在当时机关的实际活动中，惯用或沿用的文种还有:似令体的电令、代电、手谕;似布告体的通告、赏格、广告、牌示、条示、指示、给示、榜示;似呈体的电呈、代电、说帖、意见书、理由书、建议书、报告书、请愿书、节略、签呈、手折;似咨体的质问书;似公函体的电函、代电、便函、通知、告书。还有宣告类的宣言、通电;会议类的提议案、会议录;诉讼类的诉愿书、辩明书、决定书;证验类的护照、证书、证明书;宣誓类的誓词等。

五、中华人民共和国成立后的文书

中华人民共和国成立后对文书工作高度重视，先后颁布了很多文件对公文的文种和使用范围进行规定，以国家行政机关为例，曾六次就公文文种和公文处理办法等予以修改。

1951年中央人民政府政务院颁布的《公文处理暂行办法》规定了7类12种公文:报告、鉴报;命令;指示;批复;通报、通知;布告、公告、通告;公函、便函。

1957年，国务院秘书厅对1951年颁布的《公文处理暂行办法》中规定的公文名称进行了调整，增加了令、请示、批示;删去了鉴报和公告;统称公函和便函为函，仍为7大类12种公文:命令、令;指示;报告、请示;批复、批示;通报、通知;布告、通告;函。

1981年国务院办公厅颁布了《国家行政机关公文处理暂行办法》，将通用公文改为9类15种:命令、令;指令;决定、决议;指示;布告、通告、公告;通知;通报;报告、指示;批复;函。

1987年，《国家行政机关公文处理办法》正式颁布实施，将命令公文文种调整为10类15种:命令(令)、指令;决定、决议;指示;布告、公告、通告;通知;通报;报告;请示;批复;函;会议纪要。该办法增加了“会议纪要”这个重要文种，将命令、令合成一个文种。

1993年，国务院办公厅重新修订和发布了《国家行政机关公文处理办法》，公文文种变为12类13种，分别为:命令(令);议案;决定;指示;公告、通告;通知;通报;报告;请示;批复;函;会议纪要。保留了常用文种，删除一些不常使用或使用不便的文种，使得通用公文更加具有实用性。

2000年8月24日，最高国家行政机关——国务院发布了《国家行政机关公文处理办法》，规定全国行政机关使用的公文文种主要有命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要13类13种。

与此同时，党的机关的公文文种也经历了多次变化，最近修订的文件是中共中央办公厅1996年5月3日发布施行的《中国共产党机关公文处理条例》，规定全国党的机关中通用的公文文种有决议、决定、通知、通报、公报、报告、请示、批复、意见、函、条例、规定、会议纪要14种。《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党机关公文处理条例》规定的公文文种是目前我国机关通用的主要公务文书种类，也是各级各类机关文书工作的基本依据。

近半个世纪以来文书的制作形式发生了很大变化，除了纸质文书外，胶片、胶卷等感光材料和以磁带、磁盘、磁鼓等磁性材料为制作载体的照片、录像带、磁带、磁盘、光盘等新型载体大量涌现，据此大致可以将文书分为纸质文书、感光介质文书、磁介质文书和半导体介质文书四大类型。从文书形式上来看，随着信息技术、计算机技术和网络通信技术的发展，电子文书近年来受到了普遍关注，并带来了文书工作的变革(详见第五、六章)。

在上述演变过程中，文书作为一种独特的客观事物，其本质特征是什么?如何对它加以界定?伴随着文书的历史演变，人们对于文书的认识也大相径庭。据史料考证，“文书”一词最早出现于西汉政治家、文学家贾谊(公元前200—前168年)的《新书·过秦论》，文中记载:“秦王怀贪鄙之心，行自奋之志，不信功臣，不亲士民，废王道而立私权，禁文书而酷刑法……”此时的“文书”概指春秋战国时期的各种文书和诸子百家的诗书，其概念范围宽泛，凡有史料价值的文字材料都可称为“文书”。后来，著名的史学家、文学家司马迁(约公元前145—公元前90年)在《史记》中也多次用到“文书”一词，其指代范围颇似现代文书的含义。例如，《酷吏列传·张汤传》中记载:“数从中文书事有可伤汤者，不能为地也。”这里的“文书”是指臣下上奏给皇帝的书面文字材料。及至东汉，史学家班固(公元32—公元92年)在《汉书》中也使用了“文书”一词。《汉书·刑法志》中写道的“文书盈于几阁”中的“文书”特指处理诉讼的公文文书，即现今所称的司法文书，与现代“文书”的含义非常接近。进入20世纪后，文书被普遍地认为是机关、团体或个人在工作、管理、活动中用以传达意图、处理问题、反映情况、记录事项的一种书面工具。近半个世纪以来，随着信息技术的发展，文书的记录形式已经不再囿于纸质，形成了光盘、磁盘等多种载体共存互补的局面。尽管如此，文书作为处理事务的工具，它的性质、特点和作用却是始终不变的。