文书工作原则与要求

第四节　文书工作原则与要求

一、文书工作原则

原则，按照《辞海》的解释是“观察问题、处理问题的准绳”。机关公文处理工作必须遵循一定的原则或准绳来进行，这是提高机关办事效率、保证领导工作正常运转的关键问题。为此，中华人民共和国成立以来，党和国家领导机关在有关公文处理的文件中，对机关公文处理的基本原则作过一系列阐述和说明。

1955年，经党中央批准的《中国共产党中央和省(市)级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》第三条指出:“文书处理工作的基本原则，是及时准确地处理文书;反对积压和紊乱，反对文牍主义。”

1981年，国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》中规定，“公文处理必须做到准确、及时、安全”，“必须实行严格的保密制度，确保国家机密”。

1993年11月国务院办公厅修订发布的《国家行政机关公文处理办法》第六条、第七条、第八条规定:“公文处理必须做到准确、及时、安全。公文由文秘部门统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。”“各级行政机关的公文处理工作，应贯彻‘党政分开’的原则。”“在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安全。”

1996年5月中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》第四条、第五条指出:“公文处理应当坚持实事求是、按照行文机关要求和公文处理规定进行的原则，做到准确、及时、安全、保密”。“党的机关的办公厅(室)主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导。”

2001年1月开始执行新的《国家机关公文处理办法》，对文书工作的原则进行重新规定:“公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。”

根据上述精神，机关公文处理工作的原则可以综合表述为:公文处理必须本着实事求是，准确、及时高效、安全、简便地集中统一管理机关公文。

(一)实事求是

实事求是是我党一贯提倡的工作作风。新的公文处理办法首次把“实事求是”作为文书工作的指导原则具有重要的意义。

文书工作是党和政府机关工作的重要和关键部分，没有文书工作的实事求是，机关工作的实事求是就无从谈起。文书工作的实事求是主要应该体现在以下几个方面:

(1)发文。发文的目的一是布置工作，二是解决问题。发文时，必须根据受文单位的实际情况，确定公文的内容。不能盲目地、无的放矢地发那些对实际工作毫无意义的文件。如果是为了解决某一个问题而发文，发文机关应深入有问题的单位或地区进行调查，了解事实真相，得出正确结论，然后针对问题的本质，有的放矢地发文，防止走马观花、回避问题等官僚主义的现象出现，这样才能正确地解决问题。

(2)承办。在接到上级文件之后，要根据本单位的实际情况制定出切实可行的办法，不可照抄照搬上级文件，使文件精神无法落实。如遇上级文件精神不符合本单位实际情况时，应积极向上级提出建议和意见，使上级做出正确决定。如果贯彻文件是为解决本单位的问题，决不可掩盖问题真相，偏袒犯错误的单位和个人，大事化小，小事化了，使问题得不到有效的解决;亦不可因个人恩怨，借机报复，使问题更加严重。在承办过程中，应本着实事求是的态度，认真贯彻落实上级的文件精神。

(3)管理。应根据本机关的职能和工作性质，制定符合本机关实际情况的文书工作制度，以保证文书工作作用的充分发挥。在整理和保管文件时，应按文件自然形成规律，从历史的观点出发，进行整理和保管工作，不可带任何感情色彩。

(二)准确

文书工作必须准确无误，万无一失，这是由文书工作的性质和作用所决定的。文书工作只有做到准确，没有偏差，才能确保党和国家的各项方针政策和法令的贯彻执行，确保机关工作职能有效实现。例如:在撰写公文时，用词要准确，否则就会因词害意，影响文件精神的传达;在文书的处理过程中，主送机关和抄送机关的确定要准确，否则文件的精神就得不到及时的落实。拟办和批办时，承办单位的指定要准确，否则文件所安排的工作就无人去做;在文书的管理过程中，对文件分类要准确，否则整理的质量就得不到保证;利用当中密级的掌握要准确，否则就会使国家机密泄露出去，造成重大损失。总之，文书工作是一项严肃认真的工作，必须准确、周密、一丝不苟，这样才能充分发挥文书的作用。

(三)及时高效

要求文书工作及时，就是要求文书工作保证效率。只有文书工作效率得到保证，机关工作的效率才能够保证。

文书工作的及时高效，包括两层意思:

(1)处理文件要迅速。即处理文件的节奏要快，提高文件的周转率，按时完成文件处理的各个环节的任务。例如，签收后的文件，要多长时间分发到各有关单位和部门，文书部门就要遵守这个时间;上级要求承办部门什么时间之内完成工作任务，承办部门就要按时完成;文书部门的人员还要监督各个部门按时阅读文件，及时周转文件。

(2)处理文件要适时。有些文件的传递和阅读，必须按照规定的时间进行，既不能提前也不能拖延。这就有一个区别几种行文方式的问题。例如，要求逐级行文时，就不能直达行文和多级行文;要求直达行文时，也不能逐级行文和多级行文，一定要按要求行文。

总之，及时地处理文件，就是要求文书人员具备时间观念，迅速及时地做好文书工作。

(四)安全

文书工作安全的要求有两层意思:

(1)保证政治上的安全，要求对机密文件内容的保密。各级机关都有一部分机密文件，这就要求文书工作的各个环节都必须注意保密，不允许有任何失密、泄密的问题出现。文书人员不能把机密文件的内容告诉不应知道的人员，不要让与机密文件无关的人接触到此文件等。

(2)保证物质上的安全，确保文件不丢失、管好文件。

(五)简便

简便就是精简、方便。文书工作要厉行简便、讲求实效。这种简便的原则主要体现在三个方面:

(1)发文要少而精。不要事事都发文，凡是能够不发的文件一律不发，能够少发文的尽量少发。能够用其他方式解决问题，就不要发文。

(2)处理文件要方便读者。能够直接送阅的，就不要装封邮寄，能会议传达的，就不要人人传阅，能直接送阅的，就不要层层转送，这样就会减少环节，节省时间，有利于文件的传达贯彻。

(3)文书管理要有利于使用。文书管理要严格，手续要严密。这是必要的，但不能做得太繁琐，把文件管得太死，否则就会影响文件的使用。管理文件的目的在于方便使用，应当根据这一目的，制定文件的管理办法，使其符合简便的原则。

随着政府信息化工程的推进和电子文件的大量积累，公文处理的原则将运用计算机技术和网络技术，向更加及时、高效、简便发展。

二、文书工作要求

《国家行政机关公文处理办法》在“总则”中规定，“公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。”“公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。”《中国共产党各级领导机关文件处理条例》在“总则”中亦指出，“文件处理的基本原则是准确、及时、保密。”“行文要注重效用，要少而精，防止和克服官僚评论、形式主义、文牍主义。”“行文应贯彻党政分开的原则。”根据上述规定，文书工作的要求可以归纳为以下几点:

1.文书处理必须准确、及时、安全

准确是文书工作保证质量、避免差错、发挥公文作用的前提和基础。无论什么工作都要讲质量、避免差错，文书工作关系到党和国家事务的管理，更应当讲求质量、避免差错。具体来说，在文书工作中，每一处理程序都必须按照要求准确无误地进行，因为任何粗枝大叶、草率马虎都有可能造成不良的后果，不但使公文发挥不了应有的效用，而且还会使机关工作造成混乱。如登记的发文字号不准，会造成公文的下落不明;信封上的收文机关地址填写不准，会造成公文的误投;拟制的公文词语不准，会造成公文的意图表达不清等。

文书工作的及时要求，有公文本身的时效性决定。因为公文应特定的需要形成，在一定的时间里使用和解决一定的问题，误时就会误事。所以，文书处理必须及时，反对拖拉作风和积压公文。例如，公文的撰写、印制、传递、办理不及时，贻误了时间，所针对的事物发生了变化，就失去了制发的意义。为加快文书工作节奏，机关应健全制度，明确分工，简化手续，改进工作作风，针对不同的公文文种和内容制定不同的时限要求，积极地研究和推行文书工作的标准化、制度化、现代化，以保证文书工作及时执行。

文书工作的安全要求，是要确保国家机密，做到不失密、不泄密，公文不丢失、不被盗。许多公文涉及党和国家的重大问题，涉及政治、经济、军事等重要机密。贯彻文书工作的安全要求，主要靠机关工作人员特别是文书工作人员的政治觉悟和严格必要的安全保密规章制度。对公文的收发、登记、传阅、保管、调用以及文件去向的记载，都要按章办事，一丝不苟。公文该谁阅、该谁办，就送谁阅、送谁办，而不应阅、不该办的人员，坚决不许接触公文。某些机关内部工作或社会生活管理的公文，在一定时间和范围内，也有适当保密的必要。文书工作必须严格执行保密制度，一切尚未公开的秘密公文都要注意保密，这是文书工作政治性、机要性的要求。文书工作人员必须遵守以下保密措施:

①不该说的机密，绝对不说;

②不该问的机密，绝对不问;

③不该看的机密，绝对不看;

④不该记录的机密，绝对不记录;

⑤不在非保密本上记录机密;

⑥不在私人通信中涉及机密;

⑦不在公共场所和亲朋好友面前谈论机密;

⑧不在不利于保密的地方存放机密文件、资料;

⑨不在普通电话、明码电报、普通邮政信件、未加密电子邮件中传达机密事项;

⑩不携带机密材料游览、参观和出入公共场所。

一旦发生文件丢失，必须立即查找;发现泄密，必须立即采取措施挽回或防止更大范围的泄露，以保证文书工作的安全要求。

2.行文要党政分开

党和国家机关的性质不同，职能不同，组织形式和工作方式也不同。党对国家事务实行政治领导，其主要方式是党的主张经过法定程序变为国家意志，通过党的组织活动和党员的模范作用带动广大人民群众实现党的路线、方针、政策。应当划清党组织和国家组织的职能范围，理顺党组织与人民代表大会、人民政府、司法组织、社会团体、企事业组织和其他各种社会组织之间的关系，做到各司其职。党的机关的公文不应主送政府机关，政府机关也不应当向同级或下级党的机关发指示、交任务;党委不能包揽政务，政府也不能取代党务。各级行政机关要在党的领导下充分发挥自己的职能作用。各级党政机关要在党的领导下充分发挥自己的职能作用。各级党政机关的文书工作，都要注意党政分开，属于行政方面的工作，向政府机关请示、报告;属于党的思想政治工作、组织建设方面的工作，通过党的机关请示、报告。

3.行文要注重效用

行文要注重效用，少而精，反对官僚主义、形式主义、文牍主义。官僚主义是机关的领导作风问题。形式主义、文牍主义是一种事无巨细、无论有无必要都以文来文去的工作方法。形式主义、文牍主义是官僚主义的产物，又是滋长官僚主义的温床。各级党政机关都应当深入实际，调查研究，密切联系群众，工作讲求实效，一切从实际出发，反对只办文不办事和为办文而办文的不负责任、不问实际效果的官僚主义、形式主义、文牍主义作风。

公文是管理国家政务必不可少的工具，文书工作是国家机关必不可少的工作，但绝不能把办理公文作为机关唯一的工作方法。并不是文件发得越多越有利于推动工作或解决问题。相反地，以文来文去为唯一的工作方法，就会导致不加控制地滥发公文，浪费人力、物力，使机关工作陷入形式主义、文牍主义，助长官僚主义作风，对工作百害而无一益。因此，机关必须认真精简公文，可发不可发的公文，做到坚决不发。机关职能范围内的工作，根据已有的有关规定处理，而不是遇事都请示;可以通过现场会、座谈会、电话或调查等形式解决的问题，就不用发文了。