档案文献遗产保护信息化建设的现状与特点

6.5.1　档案文献遗产保护信息化建设的现状与特点

档案文献遗产的保护信息是指来源于各个机构和个人的、以保护档案文献遗产为目的的内容、知识的总汇。网站是表现档案保护信息的重要形式之一。笔者曾对我国档案与图书机构的网站作过调查，以便了解网站上所反映的档案文献遗产保护信息。调查的基本情况是：第一，目前的省级及以上网站上，档案文献遗产保护还没有成为一项主要内容。国家档案局、国家图书馆、上海档案信息网、天津档案信息网、浙江档案信息网、广东档案信息网等网站上涉及档案文献保护技术和方法的信息，不到省级及其以上档案、图书信息网站的5%。第二，网站上的档案文献遗产保护内容大多数是转载的，大多放置在经验交流一类的类目，并没有设置专门的保护类目。第三，在包含有档案文献遗产保护内容的网站，有关传统档案保护技术的内容占多数，而各种新型档案的保护方法和措施谈得甚少，从中可以看出档案保护理论研究已经落后于实践发展的需要。第四，网站更新速度很慢，各网站中的有关文献都出自2006年以前，最早的文献登录于2002年，至今没有更新，不能及时地捕捉保护技术发展与理论研究的最新动态。第五，为数不多的设置有公共咨询和馆际交流服务的网站中，未见任何档案文献遗产保护方面的交流，表现了对于档案文献遗产保护信息的极大漠视。上述调查结果客观上反映了当代我国档案文献遗产保护信息化建设的典型性特点。

（1）信息的分散性

档案文献遗产保护是伴随着遗产的产生而出现的。世界各国，遗产形成有早有晚，保护经验与技术发展有快有慢，这决定了保护信息的分散性。

从来源上看，有来源于档案馆、图书馆、博物馆等藏品机构的保护信息，还有来自保护科研机构、保护教育机构、高等学校甚至是个人的保护信息。其中，既包括公立机构的保护信息（这是目前保护信息的主体），也有来自私立机构的保护信息（如海燕文物修复中心等）。从技术内容区分，有藏品的预防信息、治理信息和修复信息。按照保护的对象来看，则存在纸质遗产保护信息、金器保护信息、银器保护信息、瓷器保护信息、陶器保护信息等。

（2）信息的无序性

档案文献遗产保护实践及其研究的分散性决定了保护信息处于一种无序的状态。对于某一个特定的机构而言，保护信息是有限的、有序的。总体看来，各种遗产保护信息则呈现无序的杂乱状态，有待于疏导和整理。

（3）信息的非对称性

档案文献遗产保护信息处于一种非对称状态。不同文献载体保护的信息量差异很大，不同机构发送的信息量不等。即使是同一机构发送和接收的信息量也不对等。也有不少机构与外界联系甚少，处于一种信息相对封闭的状态。

（4）信息的稀缺性

各国档案文献遗产藏品信息管理系统都存在一个普遍的现象：极少登录保护信息。例如，图书信息管理系统往往有作者、书名、出版社、出版时间等基本著录项目，文物信息管理系统经常著录质地、大小、发掘地点等，档案信息管理系统则必须著录责任者、发文日期、标题、密级等，各种信息管理系统对原件及其保护状况的描述甚少，藏品保护的信息非常欠缺，这导致保护工作者或管理者对藏品的质量无法了解，致使保护工作无法开展。或者，即使是开展起来了，也往往带有很大的盲目性。

正因为如此，需要将处于分散状态的保护信息有效地整合起来，变分散为集中，化无序为有序，使不对称的信息趋向均匀分布，为各个馆藏机构的保护实践提供参考。为此，需要建立档案文献遗产保护信息系统。

“信息系统是指组织内部以文字及电子媒介来处理资料及传递信息。”^[172]据此，档案文献遗产保护信息系统是组织内部以各种形式处理资料及传递信息，能够有效地收集、整理和记忆各种保护信息的人—机系统。正因为它可以有效地对遗产的质量信息及其保护状态进行记忆，为制定保护决策提供参考。因此，保护信息系统在档案文献遗产保护过程中起着非常重要的作用。

鉴于当下档案文献遗产保护信息的特点，需要从微观和宏观两个方面加强档案文献遗产保护信息系统的建设：微观上，针对藏品单体（件或组）建立保护信息系统；宏观上，将不同组织、跨地区和国家间的保护信息整合起来，形成跨组织的系统，从而为分散的保护实践服务。