信息化对企业组织效率的影响

4．2　信息化对企业组织效率的影响

研究信息化与组织变迁的一般范式是：以企业的委托—代理模型作为分析框架，通过信息技术运用所造成的委托—代理成本的变化来分析企业管理的层级与幅度，这些研究常常指出信息化运用导致委托成本下降，因为通过信息处理系统的监控，委托人现在可以监督更多的代理人，这样管理层级减少而每一层管理幅度增加的扁平化组织的出现就具有一定的必然性。本节基于企业能力理论，从信息化对企业能力的影响，以及不同信息结构处理效率不同，对信息化与企业组织变革做一个与前述分析不同但又互补的分析。我们的基本思路是，企业内部不同信息结构的效率与企业内部不同任务单元的互补性程度、不同单元处理信息的能力相关，企业的技术环境发生变化使得企业不同任务单元信息处理能力发生变化，也使得企业不同任务单元间能力互补性程度发生变化，这就使得适应原有能力组合的企业组织形式发生不适应。意识到这种不适应所带来的生产性租金的存在是企业组织变革的一个原因，也决定着企业对技术环境变化的反应，但决定信息通信技术到底从哪个方向上影响企业组织这个问题上，要取决于企业能力互补性变化所导致的内部组织成本与市场交易成本的对比，而这些成本变化往往在不同的行业有不同的变动方向，因此很难就信息化与企业组织变革得出一个普遍适用的结论。

4．2．1　信息传递方式与组织的基本类型

组织可以看做是一种通过“认知的分工"部分地克服个人能力有限以及相对理性局限性的设置^[1]。组织的一般形式表现为一种层级结构，其中相互关联的活动被分解为各不相同的单元，上级和下属间呈错综复杂的树状结构，由于各任务单元从事不同的任务，其能力的互补得当与否关系到组织目标是否得以实现。从某种意义来看，任何管理活动都是通过提供一个计划，使得具有不同技术互补与信息传递关系的各个任务单元间得以相互一致地运用稀缺的组织资源，为组织协调提供一个总体架构。但是，在竞争性市场和持续变动的技术条件下，以集权方式处理有关组织域中市场、技术和操作环境的变化的信息不可能实现效率，为适应市场环境的不断变化，保持竞争力，组织必须调整各任务单元间的活动。但问题在于，组织如何建立一个信息结构以调整不同任务单元间的活动。因为信息处理不能简单地分解到各个任务单元并通过信息集成实现计划的统一与不变，有些经济上有价值的信息适合于在现场及时加以利用，有些信息适合于在不同任务单元间进行共享。我们把组织内部不同任务单元信息加工活动的分配（认知劳动的分工）称为组织信息结构。组织结构可以看做是一组上级和下属的垂直信息关联和下属不同任务单元间的水平信息关联关系。组织内部不同任务单元能力互补性所决定的信息关联方式可以分为信息的层级分解、信息同化及信息包裹三种基本模式。

如下分析阐述了不同信息结构的异同。假定在一个组织域中只有两个基本的任务单元，分别表示为T₁和T₂，这两个单元可以是管理单元和操作单元，开发研究单元和制造单元，两个车间，两个车间小组，或两项任务，它们使用公共资源共同生产一个单位的产品，产品成本取决于他们的行动决策以及环境状态。设想在组织活动开始前，组织对环境参数的分布与变化规律拥有先验估计，根据这些先验估计，组织得出使每项任务预期报酬最大化的最优决策，然后各相关任务单元将这些决策视为行动指南，这种指南可以定义为计划或标准，这是因为这种事前优化决策是在没有任何进一步的环境信息的条件下形成的。在生产过程开始后，环境参数的具体数值便得以显现，于是组织开始监测环境参数的具体数值并根据监测结果相应地调整其决策变量，修订计划以提高组织报酬。但每个任务单元监测环境的效果受制于有限的信息加工能力而无法做到完美无缺，组织结构设计的目的就是要在组织内部各任务单元间分配信息加工任务，并决定应采取怎样的事后决策规则处理观察数据，在这一过程中我们可做出如下三个假设：

①组织面临的环境可以分解为系统性部分E_S，与任务单元一和任务单元二相关的特质性部分E₁、E₂三部分，由任务单元所处理的特质性信息都是哈耶克式的信息，它们只能被相关的任务单元现场观察到，而无法由观察单位事后精确地传递给他人。环境参数的实现值会以不同方式影响到任务单元的决策对组织报酬的贡献，计划决策必须随着环境参数的变动做相应的变动。

②组织的总体报酬除受制于环境变化外，还取决于两个任务单元决策的组合的方式，两个任务单元决策组合方式，可分为互补性场合与替代性场合。其一，当某个任务单元的产出被另一个单元用做投入时，若它们的活动步调不一致，就会导致库存过度或库存不足，从而增加成本（技术互补性场合）；或者两项任务的产品设计特征必须能够兼容，以形成内在一致的产品系统（特征互补性场合）。其二，如果同时提高两个单元的活动水平，会导致内部资源使用的拥挤（技术外在性场合）；或者为了满足多样化的外部需求及保持未来的灵活性，两者最好能够相互区别（特征替代性场合），等等。

③当环境变化时，决策变量应该如何做出事后调整取决于观察的精确程度，如果精确度低，过度对环境做出反应将对组织报酬产生不利影响；观察的精确度取决于观察任务单元的信息加工能力以及信息加工活动的努力程度。由于环境的特质性部分只能被相关任务单元观察到，根据有关环境的系统性部分的信息加工活动在两个任务单元间的分配情况，组织结构存在层级分解、信息同化、信息包裹三种模式，当任务单元一监测系统性环境参数并根据它对环境参数的估计相应地调整自己的行动变量，随后T₁以一定的交流误差告知T₂它的决策，然后T₂相应做出自己的决策，此时的信息结构形成了层级分解制组织；当两个任务单元共同监测环境系统性部分以至于形成对环境的同化认知，我们称这种组织结构为信息同化。这又分为以下两种情况，如果两个单元是从环境的公共数字信息网络抽取相同的成文数据，称为数字式信息共享；当两者分别从环境中抽取样本但集体形成对其后验分布的共同估计，则形成意会性信息共享的组织结构。当两个任务单元独立地监测环境的系统性和特质性部分，每个任务单元的信息加工活动相互隐蔽，所形成的组织结构称为信息包裹模式；这种模式的一个极端情形是两个任务单元仅仅观察其各自的特质性部分，无人观察环境的系统性部分。

有必要指出，上述三种模式是一种原型，它们很容易扩展到两个任务单元以上的情形，实际中的组织可以垂直或水平的方式构造这些原型的复合体。

4．2．2　不同类型组织结构的相对信息效率

正如我们所知道的，任务单元对环境观察的精确程度取决于它们对信息加工活动的努力水平。如何决定努力水平是每种信息模式必须面对的组织结构的激励问题，现在我们不考虑这一点而假定观察的精确程度惟一地由任务单元的信息加工能力和可行的信息加工技术决定，这样在每一种模式下，每个任务单元根据某种事先确立的规则将观察转化为决策，或者修正一定的标准决策，这种事先的规则称为决策规则。如果对于模式M存在一个事前的决策规则集合，它在一定环境下的组织收益总是比模式N的任何决策规则产生的组织收益都要大，那么我们就说在这种环境下模式M比模式N在信息上更有效率。下面的命题提供了在不同环境与能力互补性程度下三个不同组织信息结构相对效率的一般规则：

①假定每个模式的所有任务单元的信息处理能力是一样的，如果两个任务单元是竞争性的，那么信息包裹模式比信息同化模式在信息上更有效率。如果两个任务单元是互补的，信息同化模式就比信息包裹模式更有效率。这是因为，如果两项任务是互补的，那么为了使协调失效的成本最小化，按同化的方向调节两项任务的活动水平总是能最优的适应环境变化；如果两项任务是竞争性的，相互隐蔽各自利用的信息从而避免行动变量的同化调节将更好，否则，它会增加因观察不当而导致内部资源利用过度或不足的机会。

②如果两个任务单元是互补的，假定两个单元之间的沟通成本不至于太高，那么，层级分解模式比信息包裹模式更有效率。如果在意会性信息同化模式下，集体信息处理能力是两个单元单独能力的平均，面对面的交流和在意会性信息同化中达成共识需要时间与精力，给定从T₁到T₂层级沟通成本不是太高，在能力不等的单元间双向交流和达成联合后验估计相对来说比由能力较强的一人单独处理信息加工和传递要耗费更多成本。

③如果任务单元的信息处理能力存在充分差距，同时给定层级交流足够有效，那么，层级分解模式比信息同化模式在信息上更有效率。另一方面，如果两个单元间的信息处理能力存在充分的均质性，而在汇集样本和建立有关环境的公共认知的交流成本相对较低，那么信息同化模式比层级分解模式更有效。

4．2．3　信息技术对企业能力与组织方式创新的影响

重大的技术革新是组织变化和经济重组的有力工具，同时也给组织施加压力并引进商业运作中新的劳动管理流程，这表现为日常工作的自动化程度越来越高，更高水平的生产任务重组，强调专业系统之上的决策，以及在企业内各部门以及经济实体间建立互联网，这些发展趋势体现了互联网与企业组织的互动关系。下面的分析旨在提出一个信息技术与组织结构效率变化的一般结论，其逻辑如下：企业内部的不同任务单元能力的互补性程度、信息加工处理能力的差距、环境的不确定性状况决定着不同组织结构信息传递的相对效率。如果任务单元是互补的，而不同单元信息处理能力又相差较大，信息最好单向传递，否则以同化方式双向进行信息共享是有利的。信息化的推进，使得人们交流与沟通的成本大大降低，现代办公软件技术的发展使得即使是小公司也能采用一些诸如财务、绩效分析、销售报表之类的应用信息系统，因而使得小型的任务单元能够提高信息处理的速度与效率，减少与相关任务单元（如与之任务互补的大型制造公司）的信息处理差距。这就使得在前述情况中，本来具有相对效率的单向信息传递组织形式（层级分解模式）不再具有优势，组织结构的层级分解就转变信息双向传递共同分享的信息同化模式。比如，在第二次世界大战前，最有效率的企业组织形式是功能层级制，以典型的功能层级制如美国制造系统为例，在该系统中，企业主控制了一个两级功能层级结构，在生产标准零件时借助专业化机器和受过专业化训练的工人，各个工种分工明确，系统的注意力放在生产过程上，即各个操作任务的协调而不是对它们直接的层级指挥，将产品系统分解为标准模块件，然后以存货控制的办法来处理特征互补性，这样工人可以更专注于其专业化的工作而无需注意使它们任务协调的信息。但在信息技术渗透无所不在的当今社会中，即使是由于任务互补性存在而使层级制具有相对效率的组织也处于变革中，比如，传统的功能层级制也正倾向于由单一功能层级转变为M型组织。在M型组织中，公司总部通过金融手段控制了各分部的经营活动，而各分部都具有自身的层级部门，各部门相互独立，这样做的目的就是为了避免由于层级上升所引起的交易成本的不断扩大。

如果认为信息同化会导致组织的小型化或扁平化，那也不符合事实。新的信息技术的使用在使企业变得更为灵活的同时达到等级分明成为可能，新技术在一些领域内主要是放大了组织原有的层级机制，而不是创造新机制。虽然生产自动化程度在不断提高，等级分明的管理机制仍然存在以利用新技术对于绩效考核的效果，而决策的集中程度，更多的极权出现了，这主要是因为企业的高层管理人员现在可借助于现代通信技术更有效地处理信息；一些以前可委托给下层代理人员的权限现在可回收到上层，以使得管理人员保持着对经营过程的控制。企业信息系统的设计也可以根据了解的信息和操作水平逐渐反映出处于不同等级职员的不同信息享用权限。正如一些经验分析所表明的，在新的通信技术出现后，大型企业不断增长的主导地位并没有得到根本改变；通过分散经营，也就是企业把工作部分或全部转包给第三者，即少数附属的中等规模商业机构，大型企业现在具有更多的控制力与灵活性；正是因为互联网把企业与其各部门和附属机构联系起来，形成了一个等级森严而又多样化的复杂的组织结构。

从组织成本与交易成本的角度来分析，一方面，通信技术活跃了市场，使得协调成本下降而使企业越来越将更多的业务外包出去；另一方面，新技术同样也会使原先在企业内部因为能力互补性程度相差过大而无法有效共同组织生产的部门现在成为可能。把不同能力捆绑在一起的组织一体化的总原则是要比较市场中的预期交易成本和预期的组织成本，这个比率是多因素的函数，尤其是市场制度的质量与技术的函数。通信技术的变化使得组织内部交易以及外部交易的相对成本发生变化，并在相当长的一段时间里，计算机主机的普及是有利于大型组织的，在20世纪60年代和70年代里，计算机都有作为能处理大量标准化信息的大型成套设备而出现，所以大公司和大型政府机构具有竞争优势，这造成了一种将越来越多的活动整合进大型组织框架内的激励。

从20世纪70年代后期开始，现代通信技术转向了分散、灵活的计算能力，新用户软件和低成本的新用户通讯。这使小型经营者获得了一种工具，能更好地利用既分散又高度专业化的知识和技能。当四处分布的计算机网络降低了交易成本，更便宜的电讯使得客户和投入供应商之间能更频繁而密集地通信时，向外转包常常成为更好的选择，这一变化派生出大量新市场小环境以及更多的外包和联网绝非偶然，如轿车行业越来越多地用分包商来开发和生产专业化的轿车部件，同时集中于整车的组装。电脑联结使厂商能做到即时交货，并使独立的企业间能充分地共享技术专长，专注于核心业务成为商务组织的口号，这往往伴随着更扁平、更简单、更少层次的管理结构，并鼓励企业内高度自治的团队展开竞争^[2]。现代通信系统的不同方向的利用既促进了大型企业与公司的兴起，也使得小型企业及其集群能够在经济生活中发挥越来越重要的作用。

4．2．4　信息化、经济协调与企业组织的空间分布

信息的特征与产业组织密切相关，高度标准化产品生产与交易所需信息相对简单，可大规模生产，生产交易过程每一步骤所需信息与知识能被编码，并被任何足够熟练的交易者所理解。由于信息技术革命加速了产品隐含信息与知识的标准化、常规化、编码化过程，使得不管是企业对企业还是企业对消费者的交易都能够通过网络在很远距离进行。随着交通与通讯变得更有效与更便宜，以前被排除于生产交易行为之外的地点变得经济上可行，经济行为可根据重新定义的比较优势自由配置，扩展了标准化经济行为的空间，形成产业分散化效应。另一方面，信息技术革命使得产品生命周期变短，不断波动的市场与快速的技术变迁抑制了产品的标准化与生产过程的常规化。尤其是技术创新过程所需要的信息传递不能通过编码进行常规化调整，以创新为基础的行为所依赖的信息仅存在于少数人力资本中的意会性知识，无论用多少成本都不可能编码。大部分只能来自于在给定问题领域内工作的少数个人间密切的交流。换言之，成功的技术创新依赖于人际关系，这又涉及社会网络、信任、代表性社区与声誉效应的动态性影响。交易技术、产品差异、生产组织、生产系统分布之间存在于动态相互作用中，信息技术使得交易技术发生改进，与供应商可以更好地接触使新的投入组合成为可能，这反过来修正了生产给定最终产出的成本，使生产组织与生产分布发生改变，这样的网络效果同时影响到市场规模与分工范围。事实上，物理通讯设施创新，如运河、铁路、高速公路、邮递服务、电报、电话都没有使现代资本主义都市化趋势走向末路；相反，这些创新倾向于强化工业区位与城市的增长，它们创造了新的专业化的部门，反过来加强了企业对企业与企业对消费者间交易的复杂性，使得面对面的交易更重要。互联网增加了经济中产品的差异化并创造出新形式的复杂交易，使得经济集聚更为重要，形成信息技术革命的产业集聚效应。互联网带来三个主要的变化：产品差异增加、劳动分工的深化（迂回生产）与中介与协调的自动化。迂回生产的增加导致集聚效应，因为联结不同部门的交易对地理位置敏感。互联网时代的来临使得下面一些部门迂回生产与集聚更为显著：以设计驱动为导向的产业，客户驱动制造业、以创新为基础的制造业，新消费者服务业、娱乐、智力研究与管理行为。中介与协调自动化导致分散效应，信息技术使得网上拍卖、网上银行、网上证券交易、网上医院、网上服务之类的交易行为可在更广阔的空间实现，当然这类远程交易系统的组织者很可能集聚在一起。

总之，通讯技术、生产组织和经济行为分布相互作用的方式很多，并没有创造出一个单一的商业模式，而是形成一个部门内与部门间专业化与劳动分工间复杂的动态反馈效果。这个过程是演进的。一般来说，依赖于面对面进行协调的交易行为会继续集聚，而产业与企业的组织方式也就处于两个不同方向的变动过程中。