组织内部传播

三、组织内部传播

所有的组织都自有一套掌控和管理信息的方式和工具,但在组织的内部和外部传播中,如何正确进行信息的甄别、分类、管理、存储或发布,这是一个复杂但相当重要的工程。

首先来讨论组织内部传播的信息管理。

组织内部传播主要是指组织内各层级、部门和个人之间的正式和非正式的信息交流。主要形式按不同媒介划分主要有以下几类:

书面媒介:文件、报告、信件等;

会议、培训、年会等;

通讯媒介:电话、传真、闭路电视;

组织内部媒体:企业报刊;

计算机系统:邮件、即时聊天工具、BBS、局域网、基于网络的音频和视频通讯;

其他非正式场合:茶水间、前台、食堂、体育和娱乐活动期间等。

通过建立和操控组织内部传播,组织内部的信息经由正式或非正式的渠道进行流转,实现诸如:传达决策、指令;提交建议、方案、创意;传授和交流知识、经验、实践;公布组织重要信息等,是支撑组织的日常运作和发展的动力所在。

通常,每个组织都会根据其行业特性设立一整套内部信息管理体系,传统形式如:建立资料室、档案室或图书室,并辅以相关规章制度,如保密制度、信息报告制度等对信息的流通进行管控。随着信息技术的发展,现在的组织大多利用应用软件建立内部资料库,通过设置密码、权限等形式实施管理。

先进技术带来了信息管理的便利,但这柄双刃剑同时也使企业内部信息管理的难度更高。因为通过技术手段,使原本大多数以笨重的书面形式呈现的信息转化成电子文档、邮件、图片、音频和视频等数字信息,充分利用了网络快捷和大容量的优势,使通过邮件、网站、即时通讯工具进行的信息传输非常便利,从而也更难监控。

近来企业因内部邮件外泄而引起争议的事件屡有发生。2008年8月21日,国内最大的房地产企业——万科的总经理郁亮向全体员工发出一份旨在鼓舞士气的内部邮件。邮件中,万科高管认为“房地产行业资金紧张的局面在数年内不会改变”。“在这段时间里,万科的增长可能会暂时减速”,但万科很早就在为“过冬”做准备,有充足的资金渡过困难时期。^[4]

就在邮件内部发布不久,先是各大门户网站、房地产网站和新闻类网站纷纷全文刊登此邮件。第二天,全国各地的纸媒亦对这封邮件的内容,以及相关背景进行了报道。作为中国房地产行业的龙头企业,万科的举动和言行无疑是行业外的人们评测房地产企业,以及房产市场的晴雨表。因而,此内部邮件一出,其外传速度之快,传播面之广,令人咂舌。

万科的这封内部邮件外泄只是引发了一场对热门行业的关注,对万科本身而言有惊无险,但不是所有组织内部信息的泄露都能如此幸运。本文开篇提及的,前摩根士丹利经济学家谢国忠因内部邮件外泄而被迫离职一事便是佐证。