新时期网络与数字环境发展带来的学术期刊网站及审稿系统的变革

新时期网络与数字环境发展带来的学术期刊网站及审稿系统的变革

郭　萌，张晓进，杨　颖，范永德，薛爱华

（《中国防痨杂志》编辑部，北京 100035）

摘　要：网站及网络审稿系统对于科技期刊的发展具有重要意义。随着网络与数字化出版的发展，各种审稿系统层出不穷，各具特色与优势，现就《中国防痨杂志》网站及网络审稿系统情况进行简要介绍，以期与科技期刊同仁进行探讨交流，为《中国防痨杂志》网站及网络审稿系统进一步优化提供借鉴。

关键词：审稿系统；科技期刊；审稿

Title：Transformation of the Website and Manuscripts Examination System of Academic Periodical Brought by the Network and Digital Environment Development in New Period

Abstract：Website and manuscripts examination system is very significant for the development of academic periodical.With the development of network and digital publication，all kinds of manuscripts examination systems are created with their own features and advantages.Now setting Chinese Journal of Antituberculosis as an example，the development of network and manuscripts examination system and its advantages are discussed.

Key Words：manuscripts examination；academic periodical

学术期刊是进行学术交流最重要的工具之一，学术质量是学术期刊的生命。影响期刊学术质量主要有两个因素：一是稿源，二是对来稿的审查^［1］。国内学术期刊大多采用三审制，即编辑初审、专家外审、编辑部主任（或主编）终审。所有审稿均需要在审稿系统中进行，所以审稿系统对于处理作者来稿、缩短期刊文章的发表时间、保存期刊历史记录和期刊的发展具有重要意义。此外，网站作为期刊面向外界的窗口，对于期刊的宣传也具有重要意义。

国内的审稿流程从先前的信函邮寄和邮箱审稿变为网上审稿，历经了大的变革。网上审稿不仅可以降低审稿周期，同时还可以做到有审稿记录可循，方便编辑对文章及审稿数量的统计，作者可以自行查询审稿进度等。当今时代，网络与数字化的发展，各类研发企业不断推出新的审稿系统，科技期刊也在不断适应着时代的变革，寻找适合本刊的网站及审稿系统。目前，各种审稿系统层出不穷，各具特色与优势，如果能够做到博众家之所长为我所用，将会对期刊的发展起到积极的作用。现就《中国防痨杂志》网站及审稿系统情况简要介绍如下，以期与其他期刊的编辑进行探讨交流，为《中国防痨杂志》网站及其审稿系统进一步优化提供借鉴。

1　流程管理

1.1　系统流程

《中国防痨杂志》审稿系统每个阶段非常明确，每个流程完全显示，每次查稿都会有据可循，历史记录非常明确（除非进行回退操作），后一次的操作不会将前一次的操作覆盖（如一审、二审；一修、二修），以便各种操作及审稿、退修意见可以随时查考，稿件处理过程备份清晰。

1.2　投稿流程

投稿成功后，由编辑干事按照稿件内容属性分配给经管编辑，如果有的稿件分配不妥，编辑可以退回编辑干事进行重新分配（系统中每一步操作都可以切换责任编辑）。外审的稿件要同时送给两位或以上专家审阅，送审即时要给审稿专家发送短信息与电子邮件告知。电子邮件内容和手机短信息在后台完成设置，无须每次手动录入，所有给专家和作者的电子邮件和短信内容，通过编辑部的系统管理员都可以进行修改；电子邮件的内容，除了注明稿号外还要注明文题和链接该稿的网址（专家看到电子邮件后，点击“立即审稿”就可以直接进入该稿进行审阅，签署审稿意见后点击提交按钮就可以完成此次审稿，无须登录网站输入用户名和密码；如果专家当时不想审阅，也可以在其他空闲时登录《中国防痨杂志》网站，点击“专家审稿登录”，输入用户名和密码进行审阅）。如果因为种种原因不能够审阅该稿，专家可以将稿件尽快退回编辑部（专家可以点击拒绝审稿，此时系统就不计算该专家为一次审稿）。系统设定每位专家的审稿时间为15天，系统可以如实记录送审时间和审回时间（并且可以每半年统计一次专家是否按时审回稿件）。如专家超过15天未审回，则该专家处会变为红色，提示审稿超时，编辑也可以收回给该专家送审的稿件，将文章发送给其他专家审阅，编辑如果认为有必要继续请该专家审阅，还可以点击“催审”按钮，并且从系统中发送短信息和邮件提醒。

1.3　催审功能

外审稿件后，系统对专家有自动催审功能（从后台设置）。当送审时间达15天时通过短信息与电子邮件催审一次，电子邮件内容很详细，除了稿号外还要注明文题和连接该稿的网址，使得专家看到催审电子邮件后点击网址就可以直接进入该稿进行审阅。在15天后还没有审回的稿件，编辑可以继续催审，也可以点击“缺审”按钮，标记为“缺审”的稿件不计为专家审阅，编辑可以及时将该文章发送给其他专家审阅。

1.4　第一次送审流程

第一次送审完成后，稿件流向分为三种：一是退稿，由经管编辑执行，执行后该稿就归入“已退稿”区域；二是退修后再审，也由经管编辑执行，执行后该稿进入“退修”区域，作者修回后系统要自动标示“已修回”，并且显示修回日期；三是上定稿会，由经管编辑执行，执行此操作后该稿就进入“定稿会”区域。

1.5　网上定稿会功能

定稿会区域细分为三个小组（根据文章类型不同划分），即：“基础研究”、“预防控制”、“临床诊治”三个小组（每组还有一位组长），每个小组有若干预先设定的专家，这些专家均可以看到转过来的待定稿件和一审专家的审稿意见。当稿件完成外审环节，并且稿件质量较好，编辑可以通过点击“预防控制定稿会（或其他两个定稿会，此处以预防控制定稿会举例）”按钮，发送短信息与电子邮件给各小组的定稿会专家（定稿会专家也可以从外审专家中临时选择，如果稿件中任意一位作者为定稿会或外审专家，则该专家被屏蔽，无法选择其参与定稿会）。每篇稿件各小组内的定稿会专家均可以填写意见，并且可以互相见到该小组各位专家的意见，但无法看到每位专家的姓名（定稿会盲审），可以看到外审专家意见和外审专家姓名（外审非盲审），各位专家可以重复留言，看到其他专家审稿意见后，可以再次发表自己的看法。待各位专家大部分完成审稿意见填写后，编辑可以点击“预防与控制组长”，将文章提交给专家组组长审阅，专家组组长可以看到外审意见、外审专家姓名及定稿会意见、定稿会专家姓名（专家组组长非盲审），最终由组长签署该稿件结论：录用、退稿或修改后再审的意见。专家组组长审阅完毕以后，编辑将专家组组长认为需要“退稿”的稿件作退稿处理，对于专家组组长认为“录用”和“修后再审”的稿件，编辑点击“主任分稿”按钮，将稿件交给编辑部主任，由主任统一分配稿件。

1.6　主任分稿及主任定审

专家组组长审阅后的稿件，编辑点击“主任分稿”按钮将稿件发给主任（同时发送邮件），主任根据编辑部稿件总体数量情况下分稿件，并再次将稿件进行把关（一些质量稍差的文章可能会再次退稿），编辑部主任能够从系统中看到每位编辑正在处理稿件的数量，将稿件分给稿件数量较少的编辑（主任也可以分给自己一些稿件），以便每位编辑手中的稿件数量较为接近，主任分稿分为：主任分稿—退稿、主任分稿—退修、主任分稿—暂退（暂退指因为稿件问题较多，但仍然有刊登价值，采取让作者修改后重新投稿的方式，但邮件一定要说清楚）。“主任分稿”结束以后，编辑进一步完成退修及修后再审（暂退）流程，退修一栏分为“所有退修稿件”，下面再细分为“已修回”和“未修回”，经管编辑可以处理已修回稿件（如编辑深加工等）；处理后退稿的稿件归入“已退稿”板块（暂退稿也归入该板块）。编辑对已修回的稿件进行编辑深加工，编辑深加工后的稿件需要请主任定审，需要从系统中转给主任并发送邮件，主任定审后分为：主任定审—退修、主任定审—暂退。编辑继续按照编辑部主任的要求进行操作，待所有问题均得到解决后，稿件需送审中英文摘要。

1.7　送审中英文摘要

编辑修订稿进入待编板块后，要送审中英文摘要，通过邮件和短信息告知英文摘要审校专家，专家修改后可以从系统中提交，也可以通过邮件发送给编辑。此时审稿专家提交的稿件为中英文摘要修订后的稿件，编辑需要再次检查改正的是否符合本刊的编排规范，待问题都得到解决后，编辑点击“发稿”按钮，进入发稿的稿件为最后修订稿。

1.8　稿件组版

进入某期的稿件收齐后，由责任编辑进行组版，此期稿件就算完成，责任编辑要检查文章是否齐全，并通读稿件。

1.9　发送校样

排版后的pdf版稿件由编辑干事通过点击某稿号中的“发送校样”按钮给第一作者或通信作者发送pdf版的校样、著作权转让书和稿件缴费通知的邮件，同时采用短信提醒作者查阅电子邮件中的校样等文件。

2　费用及其他管理

2.1　专家费用结算

给专家发放稿件审理费。系统每半年结算一次审稿专家有效审稿的次数，并列出审理费清单。

2.2　版面费和审稿费

通过网上银行或邮局系统收取版面费和审稿费。如果通过网上银行系统成功收到费用，系统会自动显示为已经缴费；如果通过邮局收到费用，则需要编辑干事手工记录为已经缴费。

2.3　作者汇款注意事项

投稿须知放在投稿系统的明显位置，当作者投稿后，系统即弹出要求作者交纳审稿费的提示，并要求其填写发票信息，项目包括：第一作者姓名，第一作者身份证号，付款单位（个人），发票收件人、地址、邮编，填写完毕后点击下一步可进入网银完成汇款。如通过邮局汇款，需要将汇款号码通过系统的作者留言告知（也需填写发票信息）。

2.4　稿件管理系统应该具有归纳总结的功能

通过系统查询，可以得出各位编辑经管稿件的总数（包括退修、外审、编辑加工的稿件数量）、刊出稿件的篇数、刊出稿件6个月之内多少篇、9个月之内多少篇、12个月之内多少篇，以及各位编辑全年刊出稿件的面数。

3　网站内容管理

《中国防痨杂志》网站设有“当期目录”，每期杂志在当期10日印刷完成，网站也于此时同步完成当期目录的发布，每期目录中每篇文章内容包括中英文文章题目、作者、作者单位、摘要、关键词、作者邮箱、基金等信息。本刊网站会员还可以下载过刊文章的pdf版本（pdf版本只对会员开放，会员条规详见我刊网站）。

为了使网站内容更加丰富，《中国防痨杂志》开辟了“本刊动态”“国内外学术交流”“继续教育”“信息与交流”“政策与标准”“防痨科普专栏”“企业动态”等6个栏目，及时刊登本刊及结核病领域最新的动态。

4　总结

优秀的期刊必须有自己独立的网站及采编系统，在数字化大潮的冲击下，方能适应时代的发展，保证期刊的稳定性和自主性，应对数字化和其他出版物的挑战。《中国防痨杂志》于2011年9月采用新的远程稿件处理系统（即本文所述审稿系统），该系统实施后实行全程无纸化办公，从收稿、外审、定稿会讨论到收发邮件、收费、发送短信，都可以从网站中进行，此系统可以大大缩短审稿周期，节约人力、物力和财力，减少办公用品的消耗，节约能源，同时也为环境保护作出贡献。《中国防痨杂志》远程稿件处理系统与《中国防痨杂志》网站合二为一，读者既可以通过网站投稿查稿，也可以从网站中获取结核病相关的信息和资料。事实证明，《中国防痨杂志》网站很大程度缩短了稿件的审稿周期，如2011年以前的出版周期多在为240～360天，进入2011年明显缩短至120～180天，2012年出版周期进一步缩短，一些优秀的稿件可以做到当月来稿当月发，缩短出版周期工作已经得到显著提升，未来还将进一步提升。系统支持论文送任意多位专家审理，论著如需要加送专家时可以随时加送，送审同时要给审稿专家发送短信息与电子邮件告知。虽然，网站仍旧有一些需要改进的地方，如某些操作步骤仍旧烦琐，需要进一步优化等，但是节约审稿周期、方便专家审理稿件是《中国防痨杂志》远程稿件处理系统不断努力的方向。

学术期刊存在的一个普遍问题是经费短缺，投入严重不足。一般来说，办好一本学术期刊，月刊需要40万元。而现状是一期期刊投入平均只有2万元，大多数期刊需要解决作者稿酬、办公费用、专家审稿费用、期刊的印制成本等，时常捉襟见肘^［2］。扩大发行渠道和受众市场，可以在一定程度上弥补经费不足的问题，然而扩大发行需要扩大宣传，需要经费支持。一个好的网站作为一本期刊最重要的宣传平台，为临床医生打开认识期刊的一扇窗，所以网站应该同杂志一样办得出色，不仅方便临床医生的投稿查稿，还要让他们通过网站获取必要的信息资源。值得一提的是，投稿系统因为有一定的点击量，可以与期刊一样，成为发布广告和发布会议通知的重要平台，也可以刊登协办单位的信息，成为学术期刊弥补经费不足的又一重要手段。

面对网络“期刊矩阵”的“圈效应”（即借助互联网技术平台，打破刊与刊、期与期的界限，以规模化存在形成联动和辐射，提高接触率和阅读量），期刊社往往交给数据库的内容是完整的，但进去之后却被割裂的支离破碎。数据库对读者阅读方式的改变，导致期刊名存实亡，期刊的特色、编辑思想、编排风格、专栏结构、各专栏间的呼应消失。学术期刊沦为初级资源提供者的角色，编辑与主编的创造性劳动被彻底消解^［2］。《中国防痨杂志》的网络期刊每期仍旧以完整期刊的形式存在，每篇文章又有独立的pdf，既实现了网络版的完整性，每篇文章又以独立的形式存在，方便读者阅读。然而，凡事都要与时俱进，尽管《中国防痨杂志》网站已经实现了多种功能，但是仍旧需要开发一些新的功能，如系统自动将文章作者姓名和单位去掉，变为盲审的形式等，需要请研发公司解决。如果能够不断完善我刊的审稿系统，使之成为一个完善的、优越的、具有创新意义的系统，对于整个学术期刊采编系统的更新升级，都具有积极的意义。

《中国防痨杂志》网站具有多个亮点，其中网上定稿会功能为本刊网站审稿系统的最大亮点。以往的专家定稿会是集中了北京市的部分专家对稿件进行集中讨论，这样的做法往往会耽误大量的时间，很多专家无法出席，且每次定稿会讨论的稿件数量有限，如果专家来得少，就会制约期刊稿件的审理，一些着急的稿件也无法完成加速审稿。新的系统首先可实现全程网络化运作，作者、编者、审者随时随地都能处理稿件，不受时间空间的限制，只要有电脑能上网就能处理稿件，从此文章的审理不再受到定稿会制约。其次，系统可以实施邮件与短信息并用。通过短信平台发送信息，可以及时通知专家审稿，告知作者尽快交纳稿件处理费、版面费、查收校样、修改稿件及其他邮件，提高了期刊的快速反应能力。再次，系统可以实施网上银行缴费。作者可以足不出户进行缴费，节省了作者的时间，且便于管理，操作方便。此外，期刊系统附带独立的网站，使作者在投稿查稿的同时顺便获得结核病领域的一些信息，更具实用性。

参考文献

［1］曹大刚.传统审稿体制的反思与变革［J］.西安电子科技大学学报（社会科学版），2001，11（2）：107－109.

［2］张耀铭.中国社科学术期刊的困境与出路［J］.现代出版，2011（5）：5－14.

作者简介

郭萌（1983—），男，大学本科，《中国防痨杂志》编辑部，中级职称。通信地址：北京市西城区东光胡同5号（邮编：100035）。电话：13520793214。电子邮箱：guomenggg@yahoo.com.cn。