科技期刊稿件采编系统的需求与应用

科技期刊稿件采编系统的需求与应用&;;_论文集

科技期刊稿件采编系统的需求与应用
——以《水电能源科学》杂志为例

程　淑

（《水电能源科学》编辑部，武汉 430074）

摘　要：《水电能源科学》杂志采用的勤云8.0期刊采编系统，具有作者在线投稿、实时交流与查询、编辑在线审稿、专家在线审稿等功能，实现了收稿、初审、送审、录用、发稿等环节的全流程数字化管理。近一年的实践表明，采用该系统后，编辑工作效率得到大幅提高，方便了作者与编辑、编辑与专家之间的交流，为刊物影响力的提高发挥了不小的作用。

关键词：采编系统；科技期刊；稿件处理

Title：Development of Manuscript Management System for Sci－tech Journals and its Application－case Study of Magazine Water Resources and Power Abstract：Deploying Qinyun 8.0System，magazine Water Resources and Power supports online submission，real－time communication and inquiry，online editing，and online review，etc.，and digitally manages the whole procedures including manuscript acquisition，pre－examination，review assignment，acceptation and publication.One－year practice shows that such a system improves the editing efficiency，facilitates the communication between authors and editors as well as between editors and reviewers，and promotes the influence of the magazine.

Key Words：management system；sci－tech journals；manuscript handling

1　引言

近年来，随着计算机技术和网络的飞速发展，很多科技期刊的编辑部开始使用采编系统管理稿件，在作者投稿、发送回执、编辑送审、专家审稿、分配稿件、发送校样等各环节改变了以往的纯手工操作模式，减少了错误率和遗漏率，极大地提高了工作效率，方便作者查询稿件状态，便于编辑和作者、编辑和审稿专家之间的交流，也因此缩短了出版时滞，提高了刊物的质量和知名度［1，2］。

本文以《水电能源科学》杂志为例，介绍了编辑部工作在使用采编系统前后的变化，说明了作者模块、编辑模块、审稿专家模块的功能，并指出了该采编系统的有待改进之处。

2　以往的采编模式

我刊编辑部在采用勤云公司8.0智能采编系统以前的工作流程如下。

（1）作者通过邮箱发送带有附件的论文。

（2）编务收到邮件后按固定格式登记在Excel表格中，并在知网学术不端检测系统检测重复率，超过20％的即退稿，未超过20％的发送收稿回执。

（3）收稿后交由主编负责送审，并在Excel文档中记录送审专家、送审时间等信息。

（4）审稿专家返回意见后，若同意发表则将审稿意见发给作者，等待作者修回；否则不予发表。

（5）作者返回修改稿并缴纳版面费后，安排刊期，将纸质稿件分配给编辑。

（6）进入编辑环节。经编辑、复审、一校、二校后，扫描稿件并作为校样发送给作者，待作者通过电子邮件返回校样后，核对校样，并发送中英文标题、摘要、关键词给负责核对此部分内容的老师。二校后的流程依次为校红、校对清样、付印前校对。

实践证明，在来稿量适中的情况下，上述采编模式科学合理。编辑部通过精细化的人工管理，以强烈的责任感和质量意识，做到了按时落实每篇稿件的各个环节，为作者提供良好的服务质量。

3　需求分析

2008年《水电能源科学》被评为中文核心期刊后，来稿量每年都有大幅提高，2011年达1800余篇，若继续采用人工方式紧盯每篇稿件的推进情况，工作量极大且易出错。为做好新形势下的采编工作，经研究原有模式的不适应之处，主要是随来稿量的激增，在以下两方面出现了瓶颈。

1）准确性有待提高

（1）手工操作错误率高。①在收到作者新投稿件后，通过电子邮件发送收稿回执，或通过挂号信发送录用通知书时，需要写明作者姓名、稿件编号、论文标题，由于是使用Word模版复制粘贴，常出现这三者不一致的情况，误导作者，也增加了编辑部的运营成本；②为新到稿件登记稿件编号时，出现不同的论文登记了相同的稿件编号，或纸质稿件编号与Excel文档不一致等情况，为后续工作带来麻烦；③给审稿专家送审稿件，使用E－mail粘贴附件时，出现附件论文与审稿单提供的标题、稿件编号信息不一致情况；④发送中英文标题、摘要、关键词给校对老师时，从方正文档中复制，粘贴到Word文档中，此过程易出现中英文不一致的错误。

（2）电子邮件易被误判为垃圾邮件。我刊以往使用sdny@x263.net和sdny@mail.hust.edu.cn两个邮箱与作者、审稿专家联系，近来改为只使用后者。但不管是哪个邮箱，常出现作者邮件和审稿专家邮件被邮箱服务器误判为垃圾邮件的情况，导致工作延误。

（3）稿件分配工作的受控性差。①同一稿件可能重复分配给多名编辑，由于是手工将纸质稿件分给编辑，常出现将一篇稿件分给多名编辑，当编辑完成编辑、复审、一校后才发现重复分稿，这样对人手紧张的编辑部来说是很大的人力浪费；②因不便统计数量，有可能将大量稿件送给同一个审稿专家，造成同一个审稿专家审稿工作量过大。

2）可追溯性需要增强

（1）稿件状态不便作者查询。作者投稿后无法及时获取稿件状态，常打电话或发邮件询问，易使责任编辑的工作思路及效率受到影响。

（2）若审稿专家久未返回意见，送审编辑常无法及时觉察和催审。稿件送审信息登记在Excel文档中，有时审稿专家未收到稿件，或返回了被误判为垃圾邮件，由于无到期自动提醒功能，有可能导致某篇稿件审稿周期长达2个月以上。

（3）对审稿专家的审稿态度、审稿周期不便记录。有的审稿专家每次审稿速度都很慢，或审稿意见过于简单，作者无法按照审稿专家意见修改，导致编辑稿件时才发现问题，给编辑部工作带来很大困扰。对这样的审稿专家编辑只能凭印象记住，不便回避。

上述瓶颈造成了大量的不必要的人力资源开销，逐渐超出编辑部现有人力规模的可承受范围，采编模式亟需改变。我刊编辑部根据自身的采编流程、人力资源构成特点及瓶颈因素，论证了采编系统需求，完成了采编流程设计、角色权限分配、统计信息需求等目标图像设计工作。经多方比较和选择，我刊最终采用了北京勤云科技发展有限公司的勤云8.0智能远程采编系统。该系统嵌入到编辑部的网站中（www.sdnykx.com），根据我刊的实际工作流程量身定做，主编、编辑、编务等各岗位根据岗位职责而权限不同。目前该系统运行已近一年，实践表明，该系统确能有效提高编辑和编务的工作效率，减少不必要的工作量，大幅提高了审稿的速度。

4　现有系统介绍

勤云8.0智能采编系统采用基于Ajax无刷新技术架构，SQL Server数据库，结合了拖拽式、标签式、Excel式操作体验，大幅提升了办公效率的同时，提升了系统的易用性和人性化。建议服务器配置为内存2GB以上，硬盘100GB以上，CPU频率2.0GHz以上；操作系统为Windows Server 2000/2003/2008；数据库为SQL Server 2000/2005/2008；运行平台为net Framework 2.0。系统除了提供投稿、送审、审稿、组稿等功能外，还提供引证报告查询功能。系统操作界面见图1。

图1　采编系统操作界面

下面对作者中心、采编中心、审稿中心、统计中心、读者中心、系统安全性等分别进行介绍。

4.1　作者中心

作者登录我刊网站后点击左上角“作者投稿”模块，注册并激活账号后，即可通过采编系统完成在线一键投稿，此过程中可实现论文信息的自动抽取，无需逐条粘贴标题、关键词、摘要、作者、参考文献等信息，大量节省作者时间。投稿时系统在自动抽取出参考文献后，将自动完成参考文献的校对工作，以便让作者修改错误的参考文献，将校对工作交由系统和作者完成，极大减少编辑部后期的文献校对时间，确保文献的正确性。系统还可实现相似文献查询，通过语义分析技术，自动查询出与作者稿件相关的文献，供作者引用和判断是否有继续投稿的价值，这样可筛选掉一大批低质量的稿件；可与平台外的其他使用勤云稿件系统的用户实现联合的查重模式，从而查询到一稿多投的信息，这样可节省编辑宝贵的时间^［3］。

因为编辑需要将稿件另存为盲审稿后送审给审稿专家，而Pdf文档不便修改，因此投稿时论文应为Word文档而不是Pdf文档。完成稿件上传后，作者还可以提供推荐审稿人或回避审稿人名单。在编辑送审后，作者不能自行修改稿件，必须等编辑部退修。所有稿件均以稿件编号为文件名，若作者需要返回修改稿，必须严格使用同一文件名，否则上传失败。

稿件被录用后，作者可在线提交汇款信息、发票抬头等基本信息以及稿费收取等人的联系信息，以确保信息准确性，采用交互式的模式将大部分工作分摊给作者完成，降低编辑部的处理时间和出错率。

4.2　采编中心

虽然勤云智能采编系统可以在勤云公司“期刊界”数据库里自动实现相似文献查询，但由于知网学术不端检测系统的检测结果中直接用红色字体标出投稿论文与其他期刊论文的重复之处，而且还可以检测投稿论文与学位论文的重复率，因此还需要使用知网学术不端检测系统再进行一次检测。

检测通过，待主编按论文的学科方向给编辑分稿后，编辑的注册邮箱会收到邮件提醒，登录系统后在新收稿列表里即可查看。按照编辑部规定，新收稿7天之内必须处理完毕。首先查看“备注”里的重复率及主编对此稿的意见，然后下载并仔细阅读原文，形成对此文的个人意见后填写初审审稿单，然后将下载的原稿处理为盲审稿。再根据论文的研究方向，从专家库里选择合适的审稿专家并上传盲审稿，再在系统里选择给审稿专家发送邮件，使审稿专家及时获取待审稿信息。

与以往未使用勤云8.0智能采编系统时相比，审稿专家可在收到邮件后登录采编系统，及时告知编辑是否审稿，这样就避免了以往经过很长时间以后才答复未收到审稿单或不便/不能审稿的情况，节省了大量的时间。此外还提供自动催审功能，送审2周、3周、4周……之后系统自动发送邮件。若审稿专家答复不能审稿，即可撤销审稿并送审给其他审稿专家。编辑在送审后45天之内必须获得审稿意见。收到审稿专家意见后，按编辑部规定编辑3天内必须将意见返回给作者。基于以上这些措施，我刊的审稿周期基本控制在55天之内（为26天），极大地为作者提供了便利。

若作者不按照审稿专家和编辑的修改意见修改稿件，编辑可无限次退修，直至作者返回满足要求的修改稿为止。

4.3　审稿中心

稿件一经指定审稿人后，将向审稿人发送审稿通知，在邮件里有一个向编辑部给回执的链接，审稿人只需点此链接，即可向编辑部给回执。审稿专家的注册邮箱收到送审提示邮件后，登录采编系统即可在左侧工作栏中看到待审稿的数量。为防止审稿专家各刊物审稿账号过多忘记账号或密码，邮件里还会给出审稿专家的密码。

审稿专家下载盲审稿后阅读全文，可在线填写审稿意见，并给出相应的审稿结论。审稿完毕后，责任编辑的邮箱也会收到系统发送的提示邮件，以便及时查看。

4.4　统计中心和读者中心

除了作者中心、采编中心、审稿中心以外，系统还有统计中心和读者中心。统计中心可以分别统计审稿周期、出版周期、责编处理周期、责编工作量，还可以进行引证报告查询。读者中心可实现论文展示、论文检索、期刊征订、订费登记、费用结算、交易历史查询、在线支付等功能。

4.5　系统安全性

系统的安全性主要通过以下措施来体现^［3］。

（1）防注入攻击。系统所接收的参数都严格经过勤云统一的安全接口程序进行过滤，不允许提交特殊的参数，避免了注入式攻击。

（2）数据备份。①数据库自动备份，设定好备份策略后，系统就会定时备份；②异机备份，另外再增加一台服务器，通过数据库自带的镜像功能备份，也可通过勤云自有的双系统镜像技术实现数据库备份；③通过对特殊的重要数据实时进行文件化增量归档备份机制，即使数据库出现了毁坏情况，也可通过实时的备份数据从文件中重构数据库，确保数据的绝对安全。

（3）密码安全机制。用户注册时系统限制密码必须是6位以上，并采用验证码方式防止进行密码扫描式攻击。

（4）恶意访问控制。采用防止恶意下载和浏览的控制措施，对频繁的访问将进行限制。

（5）Ajax架构天然的保密性。Ajax架构模式下系统只有一个公开的入口，其中所有程序对扫描软件均是不透明的，彻底控制了扫描软件对漏洞进行扫描的可能。

（6）IP地址登录控制。用户可以限定登录的IP地址范围，即使密码泄露，如果不在特定的登录范围，也无法登录。

（7）密码错误限制。可启用密码错误保护措施，如果连续3次以上密码出现错误，则禁止用户登录。

5　有待改进之处

在采用勤云8.0智能采编系统以后，编辑部的各位工作人员刚开始不适应，觉得比以往手工操作更麻烦，经过一段时间的磨合以后，现均熟悉并掌握系统操作，有效提高了工作效率和质量，缩短了发表周期。使用过程中，发现在以下两方面仍存在优化的余地。

1）界面友好性有待持续改进

（1）无法使用系统自动推荐审稿专家功能。

（2）无法提示审稿单是否已打印，不便编辑统计审稿专家工作量。

（3）平时搜索审稿专家时，只能搜索审稿专家的专业，而不能通过研究方向或职称等选项进行搜索；只有送审稿件时才能按研究方向、审稿领域等信息搜索专家。

（4）发送中英文摘要给校对老师时，如果能自动提取修改后的中英文标题、摘要、关键词，则能减少排版员与编辑的工作量，降低出错几率。

（5）各种稿件数量不能实时更新。登录采编系统后，如有新稿件、已修回稿件等数量上的变化，列表里均无法实时更新，只能通过邮件实时提醒，若遇上邮件服务器无法发送邮件，则影响编辑及时处理稿件。

（6）稿件缴纳版面费后就从编辑的工作栏列表里消失了，无法直观地看到同一名编辑有哪些稿件被采用并缴纳了版面费，只能在查询稿件时按编辑姓名查询再逐篇查看状态。随着系统使用时间的延长，同一名编辑负责的稿件越来越多，这样的查询将变得越来越烦琐。

（7）作者上传校样后常发现还有需要补充或修改的地方，而系统设置作者只能上传一次校样，这样作者要再次返回校样只好发邮件到邮箱，有可能被误判为垃圾邮件。

2）服务稳定性还可进一步改善

（1）服务器时有不稳定。出现数次邮件在待发送邮件列表里积累好几天发不出去的情况。

（2）出现过若干次审稿专家未收到送审邮件，却收到催审邮件的情况，原因正在排查。

6　结语

随着我国非时政类报刊出版单位转制的深入进行，学术期刊也将走向市场化、集团化、规模化、专业化之路。学术期刊编辑部采用智能采编系统，有利于缩短稿件的审校周期、提高编辑和出版质量、缩短出版时滞，从而在市场竞争中提高竞争力、吸引优质稿源，形成良性循环。《水电能源科学》编辑部使用勤云8.0智能采编系统以来，审稿周期缩短，深受作者好评，今后希望能与勤云公司继续合作改进系统不足之处，更加方便作者、编者和审者使用。

参考文献

［1］张科，王景发.期刊网络采编系统研发及系统功能分析［J］.大学图书馆学报，2008（4）：72－76，80.

［2］黄莘，漆蓉，税红，等.稿件采编系统的操作分析［J］.编辑学报，2008，20（4）：153－154.

［3］北京勤云科技发展有限公司.勤云远程投稿系统8.0产品手册［Z］.北京：北京勤云科技发展有限公司，2012.

作者简介

程淑（1978—），女，硕士，华中科技大学《水电能源科学》编辑部，编辑。通信地址：湖北省武汉市洪山区珞喻路1037号水电能源科学编辑部（邮编：430074）。电话：13545011186。电子邮箱：chengshu@mail.hust.edu.cn。