好记性从哪里来

备忘录

发给:王琳——秘书

发自:施惠——行政部经理

日期:2005年6月8日

内容:总经理来深行程安排

总经理将于2005年6月18日星期六到达深圳，并将于7月4日离深返港。希望你安排一下总经理在深圳期间的行程，并经我确认后发到香港办公室。

提示:备忘录的形式灵活多样，一般装订成册，或放置在案头，或随身携带;其写法也不拘一格，只要把内容写清楚，能起到提醒备忘的作用即可。

注意:一、商业备忘录主要是写给作者自身所处的内部成员看的，所以也常被称为“办公室内部信件”，它们通常不像书信和报告那么正式。二、外交与经济领域的《谅解备忘录》、《合作备忘录》等，与日常工作所用的备忘录是不同的，这里我们暂不去研究它。

解析实验室

请根据下面提供的资料，练习备忘录的写作，内容要表达得清晰完整。

由于市场方面的原因，李总告诉黄亚明，原用于购买原材料的一笔200万元的款项暂停付款，什么时候付给对方，等下个月中旬再确定。同时，从这笔200万元的款项中先抽出20万元作为金惠公司的技术转让项目的预付款，这笔款必须在下周一之前办理完。黄亚明是公司的秘书，他要将此事用备忘录的形式通知财务部主管匡琳。今天是9月22日。

拓展基地

英文备忘录的写法

一、概述

备忘录是一种录以备忘的公文。在公文函件中，它的等级是比较低的，主要用来提醒、督促对方，或就某个问题提出自己的意见或看法。在业务上，它一般用来补充正式文件的不足。它的内容可以分为以下几项:

书端(Heading);

收文人的姓名、头衔、地址(Addressee's Name，Title，Address);

称呼(Salutation);

事因(Subject);

正文(Body);

结束语(Complimentary Close);

署名(Signature)。

二、注意事项

书端部分包括发文机关的名称、地址、发文日期，有的还包括电报挂号、电传号、电话号码等。许多机关有自己特制的信笺，在写书端时，其格式和标点符号的使用与一般信件的相同。收文人(或收文单位)的姓名、头衔、地址一项写在左上角编号处的下面，其格式与书信的写法相同。

称呼从左边顶格写起，对一般机关、团体的负责人一般用Dear Sir，对政府官员可用Sir。

“事因”一项目前采用得较少。它可放在称呼语之前，也可放在其后，前面可加Re或Docket，Subject。如果此项写在称呼语之前，多从左边的顶格写起;若放在称呼语之后，一般写在信笺正中。它多采用不完整的句子，只需很少几个词，甚至一个词，目的在于使收文人对文中的主要内容一目了然，便于及时处理。

正文、结束语和署名等项与一般信件的格式相同。

三、举例

【例1】

Directions:Write a memorandum of about 100 words to the student service department and ask them to fix a telephone for each dormitory.

MEMO

August16，2004

To:The leader of student service department

From:LiMing

Subject:Telephone

Dear Sir，

Iwould like to remind you that we are in want of a telephone for each dormitory.As a university student，we need to cope with the daily increasing communications with teachers，friends and people outside the campus.

We need a telephone to get and send message，which is important for us.Thoughmost of us havemobile phones and e-mail address，a telephone in the dormitory is after all the most convenient and cheapest tool of communication.I hope that you will pay attention to this problem and solve it as soon as possible.

Regards.

Yours，

Li Ming

【例2】

Directions:You are supposed to write a Memorandom of about100 words to the leader of the supply section to borrow one more microscope for your biological experiment.It should include:

(1)Why you need themicroscope.

(2)When you need it.

MEMO

August12，2004

To:Mr.Gates，leader of the supply section

From:LiMing of the biological laboratory

Subject:Microscope

Dear Sir，

I'm a student of biology department and we are badly in need of an extra microscope in order to improve our experimentalwork.

Our experimentwill start on Friday，so please issue amicroscope to us as soon as possible so thatwe can prepare better for the experiment.

With kind regards.

Yours sincerely，

Li Ming

*这是一封备忘录，在写备忘录的时候，一定要注意它的格式，尤其要在开头写清楚是谁写给谁来备忘的，用“From”、“To”两个单词即可。文中的“badly”是“非常的，迫切的”意思。短语“in order to”同下句的“so that”意思是一样的，即:为了，目的是。不同的是前者后接动词原型而后者常跟目的状语从句，类似的短语还有“in order that”，用法与“so that”相同。