要求对方公司付款的联络函

引导台

10年时间，我市商业信函比重从10%增长到56%，私人信函则从以前的90%下降到15%，信函的消费方式发生了深刻的变化。

随着电子通信工具的普及，市民认为寄信速度太慢，还不如打个电话或者发个电子邮件。2002年全市信函达2.45亿件，私人信件只占了15%。

市邮政局也证实，近年来主要是账单、卖场商品宣传、按揭还款通知等商业信函及印刷品光顾邮局。一位企业负责人说，与电话等通信工具相比，商业信函虽然慢，但针对性强、信息容量大且保密性也很强，比较适用。邮政部门表示，随着人们生活水平的提高，商业信函取代传统信函成为信函消费的主力军已成为趋势。

资料来源:《武汉晨报》2003年4月9日。

展示厅

询价函

尊敬的××先生:

我公司对贵公司生产的光源产品有浓厚的兴趣，需订购××节能灯管。品质:一级。规格:每箱25支。望尽快就下列条件报价:

1.单价;

2.交货期限;

3.结算方式;

4.质量保证方式。

如贵方价格合理，且能给予优惠，我公司将考虑大量进货。

××发展有限公司

××××年×月×日

报价函

×××超市:

贵方×月×日询价信收悉，谢谢。兹就贵方要求，报价详述如下:

商　　品:君山毛尖茶

规　　格:一级

容　　量:每包100克

单　　价:每包×元(含包装费)

包　　装:标准纸箱，每箱100包

结算方式:商业汇票

交货方式:自提

交货日期:收到订单10日内发货

我方所报价格极具竞争力，如果贵方订货量在1000包以上，我方可按95%的折扣收款。

如贵方认为我们的报价符合贵公司的要求，请早日订购。

恭候佳音。

××茶叶厂

××××年×月×日

解析实验室

商业信函，简称商函。它以信函为载体，是企事业单位用于联系业务、洽谈生意、磋商问题、沟通信息的重要工具，是商业活动中经常使用的文种，具有明显的联络性、商洽性。商业信函是贸易双方磋商、沟通的重要形式和手段。每一份商业信函都代表着单位的形象，显示着单位的水平和实力，影响着客户对自己公司的评价，是常见的商务用文。

贸易活动中，交易磋商是买卖双方为达成交易合同就买卖商品的条件进行的磋商，交易磋商的结果直接关系到买卖双方之间的权利、义务和经济利益，是买卖合同签订的基础和做好交易的关键。函件是书面磋商的主要形式。

商业信函涉及的内容广泛，形式多样，种类较多，细分起来主要有建立商务关系函、询问函、报价函、答复函、交涉函、付款函、装运函、确认货物收到函、要求索赔函、接受索赔函等等，归纳起来常用的主要有以下四类:建立商务关系函，交易磋商函，确认成交函，索赔、理赔磋商函。

商业信函用于生意交往，以交易为目的，以商谈生意为内容，行文结构、语言表达都要以有利成交、获取利润为目的。因此，商函具有特定的书写格式、行文对象以及简洁典雅的语言。

商函在行文和写作上有哪些要求，又有哪些需要注意的事项呢?

一、商函的结构

无论哪种商函，其结构一般由信头、收函方、称呼、标题、正文、祝颂语、附件、落款组成。

(一)信头

由发函方名称、地址、电话、传真、E-mail、邮政编码、编号等信息组成。一般企业的信笺多印有信头，因此商业信函均使用印有信头的公函信笺，这样就不必再写信头了。信头置于信函的最上方。例如:

编号有两种形式:一是类似行政公文发文字号的格式，如“中丝字〔2011〕22号”。二是直接编号，如“第22号”。编号是为了便于发函收函双方对商函的处理以及归档、备查。

(二)收函方

即收函单位名称，要顶格书写。

(三)称呼

商函属于商洽性函件，需注重称谓。应顶格书写，后加冒号。如写给单位，应写单位全称;如是写给个人的，要在公司名称和个人姓名后加职务或者职衔，表示对对方的尊重，如“××公司××经理”、“××先生(女士)”。依据习惯，还可以在称呼后加“台鉴”、“台览”、“惠览”、“雅鉴”等，表示对对方的尊重。

(四)标题

函件的标题居中书写，一般要简明概括地写明磋商的内容，使人一看即知函件的主要内容是什么，如“建立业务关系函”、“售货确认函”、“成交函”、“理赔函”、“磋商函”等等。

(五)正文

正文是商函的主体，是核心内容，一般分为开头、主体、结尾三个部分。

1.开头

商函的开头应开门见山、直切正题，不需要寒暄客套，注意针对不同的内容，采用不同的写法。

(1)与对方是初次联系，拟建立业务关系时，应先作自我介绍并简洁明了地说明发函意图，如“从……获悉贵公司专门经营……，现愿与贵公司建立业务关系”。

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开头语与自我介绍实例8句

①驻贵地的中国领事向我们介绍，你公司是……生产……(商品)的大出口商。

②承……的介绍，获悉你们是……有代表性的进口商之一。

③我们欣然寄发这封自荐信，希望是互利关系的前奏。

④我们冒昧通信，期待与贵公司建立业务关系。

⑤你公司是信誉卓著的照相机进口商，我公司极愿与你公司建立业务关系。为此，我们现在寄去商品目录和价目单，用以向你公司毛遂自荐。

⑥我们愿在平等互利、互通有无的基础上与你公司建立业务关系。

⑦鉴于你们是……的主要进口商之一，特此联系，盼能建立业务关系，以有助于你们满足各项需求。

⑧盼直接洽谈，以便将你公司特种经营商品引进我地市场。

(2)与对方已有过磋商交易，开头则要直截了当表明发函意图，如“我们对贵方的新产品……甚感兴趣，希望能寄来贵公司的产品目录及价格表”。

(3)回复对方的来函，要引述对方来函，以说明此函是针对对方哪一封函的回复，并明确表明自己的态度。如“贵公司×月×日来函及所寄商品目录收悉”。

2.主体

主体要具体、明确地写明发函者的意见，使对方清楚明白地了解磋商内容。

3.结尾

结尾表示希望回函或提出有关要求，如“若同意我方上述报价，请速来函确认”。

(六)祝颂语

商函一般为联络感情，表示礼仪，常在结尾使用祝颂语，表示赞美、问候、祝愿之意，常用的有“顺致商安”、“商祺”、“台安”、“台祺”等。

(七)附件

附件是随函附发的有关材料，如确认书、报价单、发盘等，位置在正文之后，应写清名称、件数。如“附件:检验证明书正本一份”。

(八)落款

正文结束后在右下方签署发函方单位名称或个人姓名，另起一行书写日期。

二、商函写作注意事项

商业信函不同于文学创作。文学作品忌显不忌隐，忌直不忌曲，而商业信函讲求实效，应清楚明确、不隐不曲，应开门见山地直接说明要点，要写得短小精悍，令人容易理解。商函的写作要遵循正确、清晰、简明、完整和礼貌的原则，应注意以下几点:

一要主题突出，观点明确。商业信函是为开展某项商业业务而写的，具有明显的目标。商函内容应紧紧围绕这一目标展开，不要涉及无关紧要的事情，以免冲淡主题;也不必像私人一般信函那样，写入问候、寒暄一类词语。向对方提出的问题要明确，回答对方的询问也要有针对性，不能答非所问，或故意绕弯子，回避要害。

鉴于商业信函往来涉及经济责任，所谈事项必须观点明确，交代清楚。例如答复对方订货要求时，必须将供应商品的规格、性能、供货日期、价格与折扣条件、交货方式、经济责任等，一一交代清楚，切忌含混不清，以免日后产生纠纷。

二要面向对方，态度诚恳。为促进双方业务往来，商函应给对方一个好的印象。因此，在写商函之前，要设身处地想一想对方的需要、处境、利益与困难，想一想如何在互惠互利的前提下尽可能考虑对方的需求，还要考虑对方的地位、身份、专业知识、文化程度、接受能力等，使对方正确理解信中所谈内容。

态度诚恳是指商函内容应实事求是，不要夸夸其谈，弄虚作假。即使对方提出的要求不能接受，也应用委婉的语气加以解释，以求保持良好关系，不致损害以后的业务来往。

三要实事求是，谦恭有礼。业务往来要求实事求是，遵守职业道德，维护企业与个人的信誉，不得蓄意欺骗对方或设下圈套诱使对方上钩，以谋求不正当利益。谦恭有礼不是仅说几句客套话，而是要尊重对方，讲究文明礼貌。例如，收到对方来函，应尽快回复，拖延回信的做法是不礼貌的。

四要结构严谨、首尾圆合。要做到结构严谨这一点应在动笔之前，首先把所要写的内容有条不紊地组织起来，列成提纲或打草稿，以免结构松散，首尾脱节。

商业信函的特点是开门见山。可在开头直接进入主题而不落俗套。在结尾可提出各种希望等。

五要语气平和，用词准确。为了达到业务往来的目的，注意写信的口吻与语气是很重要的。商业信函的语气要平和，要平等相待，不得用命令或变相威胁的语气，要做到不卑不亢。

用词要准确，不要用一些晦涩的或易于引起歧义的词语。用词不当或不准确，常常会引起对方误解，甚至被人利用而导致一方发生经济损失。例如提请对方供货时，不要用“大量”、“许多”一类词语，应具体说明数量。同样，报价不能笼统地说“合理价格”或“市场价格”，而应说明具体价格为多少，用何种货币，怎样结算，有没有各种附加收费，尽量避免使用“大约”、“左右”一类词语。回复对方的来信，最好说明那封来信的日期、内容、编号，不要笼统地说“来信收到”或“上月来信”等，因为来信可能不止一封。

此外，商函用字应规范化，要正确使用标点符号。

六要清楚简洁，注意修辞。商函的内容与形式都要做到清楚简洁。做生意讲求效率与节省时间。清楚简洁的商函最受欢迎。要避免使用长句冗词以及不必要的修饰词。

商业信函以实用为宗旨，它不像文学作品那样讲究修辞，但必要的修辞也是不可少的。不通顺或逻辑混乱的语句，会影响意思的表达和信息的交流。

七要养成寄信前至少检查一遍的习惯。除核实内容是否完整、事实是否准确外，还要检查语句是否有毛病，以及信件是否能为对方理解和接受，经过检查认为满意后，再签名寄出。

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商业信函常用语小集锦

①有劳贵方，不胜感激。

②不胜感激贵方对此事的关照。

③对贵方在此事中的慷慨之举，深表感谢。

④对贵方之盛情，不胜感谢。

⑤贵方对此悉心关照，不胜感激。

⑥如承试订货，不胜感激。

⑦如承赐示具体要求，不胜感激。

⑧如承惠予样品，则不胜感激。

⑨如承优惠考虑报价，不胜感激。

⑩收到贵方大宗订货，不胜感激。

贵公司若有所需求，我公司定尽力效劳。

三、常用商函范文分析

(一)建立业务关系函

这是为了进一步促进企业的生产与销售，经多种途径了解客户后，希望与其建立贸易关系而使用的信函文书。

写作指导:首先要告知对方，我方是怎样获悉其经营范围和地址的，同时表示我方愿意与对方建立业务关系，进行交易，希望得到对方的合作。其次向对方作自我介绍，包括企业性质、基本业务状况、经营范围、分支机构等。希望推销某商品也可说明。最后以礼节性语言结尾。

(二)交易磋商函

交易磋商函是交易双方就某项商品买卖的各种具体交易条件反复磋商，最后达成交易所用的商业信函。

交易磋商函

××公司:

×月×日来信收悉。对你公司愿与我公司建立业务关系的愿望，我们表示欢迎。从来信中获悉你方对中国真丝绢花很感兴趣，并希望了解该商品的有关情况及我方的贸易做法。现将我公司销售绢花的一般交易条款介绍如下:

1.品质规格:真丝绢花以绫、绸、绢、缎等高级丝绸为原料，品种有月季、寒冬菊、杜鹃、凤尾兰等千余种，式样有瓶插花、盆景、花篮等。产品质地轻盈，不褪色，耐温耐压。具体规格请参阅全套彩色样本。

2.包装:纸箱装。大花每箱装20盒，每盒装1打;小花每箱装30、40或80打不等，根据货号决定。纸箱内衬蜡纸，外捆塑料打包带。每箱体积长×公分，宽×公分，高×公分。每箱毛重×公斤，净重×公斤。

3.数量:为便于安排装运，卖方有权多交或少交5%的货物，其多交、少交部分按合同价格结算。

4.付款:买方应通过卖方所接受的银行开具全部货款不可撤销的准许转船准许分期装运的即期信用证，信用证必须于装运月份前15天送达卖方。其中转船货物的数量和金额允许增减5%，信用证有效期应规定在最后装运日期后15天在中国到期。

5.保险:如按CIF价格条件成交，卖方概按发票金额110%投保综合险，以中国人民保险公司的有关海洋运输货物保险条款为准。

6.人力不可抗拒因素:因战争、地震、严重的风灾、雪灾、水灾以及其他人力不可抗拒因素而致延期交货或无法交货时，卖方不负任何责任。

7.索赔:凡有对装运货物质量提出索赔者，必须在货到目的港后30天内提出。货物质地、重量、尺寸、花型、颜色均允许有合理差异，对在合理差异范围内提出的索赔，卖方概不受理。

8.仲裁:凡因执行合同所发生的或与合同有关的一切事宜，双方应通过友好协商解决。如协商不能解决，应提交北京中国国际贸易促进会对外贸易仲裁委员会根据该会仲裁程序暂行规则进行仲裁，仲裁裁决是终局的，对双方都有约束力。

以上一般交易条款已为×国其他进口商所接受，相信这些条款也将为贵公司所接受。如有任何疑问，请向我们提出。

近来各地对中国真丝绢花需求甚殷，如你方有意购买，请即询价。我们相信，在双方良好的配合下，首笔交易必将能很快达成。等候佳音。

××公司

××××年×月×日

写作指导:交易磋商函包括一系列复杂环节，商业信函需要写明各环节的具体内容，不可遗漏。

(三)订购函

订购函是经过双方的反复磋商，买卖双方接受了交易条件后，买方按双方谈妥的条件向卖方订购所需货物所用的商务文书。

订购函

××有限公司

××先生台鉴:

贵公司×月×日的报价单收悉，谢谢。贵方报价较合理，特订购下列货物:

EPSON LQ-Q100打印机10台　单价1500元　总计15000元

STAR AR-2463打印机10台　单价900元　总计9000元

CICIAEN CKR-5240打印机10台　单价1500元　总计15000元

交货日期:××××年×月底之前

交货地点:××仓储部

结算方式:转账支票

烦请准时运达货物，以利我地市场需要。

我方接贵方装运函，特立即开具转账支票。

请即予办理为荷。

××公司

××××年×月×日

写作指导:订购函分为两种:一种是在信函里说明所需订购的货物，另一种是下订单，即把订购函制成订单式，以表格形式列明各项交易条件。订购函一般应包含商品名称、牌号、规格、数量、价格、结算方式、包装、交货日期、交货地点、运输方式、运输保险等内容。

(四)确认订购函

卖方在收到客户的订购函后，必须回函确认，同时告知客户交货情况和货款支付方式等事宜，询问客户是否还有其他要求。

确认订购函

××有限公司

××先生雅鉴:

非常高兴收到贵方×月×日第32号100瓶××特曲酒订单。我方即速予办理，货物将在贵方要求日期内运抵指定地点。

根据商业汇票的规定，我方通过××银行开出以贵方为付款人的银行承兑汇票，面额为1万元，承兑期限为3个月。我们相信此汇票必得承兑。

贵方对此订单还有何要求，请即函告。

感谢贵方的惠顾，希望我们能保持经常的贸易联系。

××公司

××××年×月×日

写作指导:要写明已收到对方什么时候寄出的订购函，并告知对方货物即将发出，希望对方查收。同时，明确告知对方货款如何支付。

(五)催款函

卖方在买方收到货物逾期未及时付款结算时可致函，提醒买方付款结账。常常会出现买方收到货物后，超过规定期限尚未将货款付给卖方的情况。在这种时候，卖方就应致函提醒买方付款结账。

催款函

××百货商场:

贵方于××××年×月×日向我厂订购真丝衬衫×件，货款金额计×万元，发票编号为××××。可能贵方业务过于繁忙，以致忽略承付。故特致函提醒，请即执行结算，我厂银行账号××××。逾期按银行规定，加收千分之二的罚金。如有特殊情况，请即与我厂财务科魏××联系，电话:××××××××，邮编:××××××，地址:××市××路×号。

特此函达。

××制衣厂

××××年×月×日

写作指导:催款函的主要内容如下:

(1)催款单位的全称和账号，必要时写上催款单位的地址和电话以及经办人的姓名等。

(2)双方交易往来的原因、日期、发票号码、欠款金额、拖欠货款情况等。

(3)处理意见，比如再确定一个付款期限。

催款函力求简洁，表达清楚催款的主题即可，不必虚礼客套，但注意用词把握分寸。

(六)索赔函

索赔函是合同争议或纠纷发生后，受损一方向违约一方提出赔偿要求的信函。

质量不符索赔函

××茶具厂:

随函寄上××市××检验所的检验报告(2010)××号。报告证明贵方售出的玻璃茶具中，有一部分的质量明显低于贵方所提供的样品，因此，特向贵方提出不符合质量标准的货物按降低原成交价30%的折扣处理。

特此函达，候复。

××百货公司

××××年×月×日

附件:××市××检验所检验报告一份。

写作指导:索赔函的主要内容包括:(1)简述事由。(2)陈述违约事实。(3)说明索赔理由。(4)陈述对方违约给自己带来的损失。(5)提出具体的索赔要求。

在写作索赔函前，应先认真研读买卖双方签订的合同的相关规定细则和双方交易过程中有关的往来函电，以分清是非责任。写作索赔函时，应提供足够的书面文件和有关方面的证明;提出索赔要求应合情合理，不漫天要价;应根据引起索赔的原因和不同的索赔情形选择相应的措辞和语气。

分解训练营

1.案例分析。

中国医药保健品进出口公司××省分公司与香港××商行就中药材交易用商函进行业务磋商。××省分公司先向香港××商行去函，表明建立合作关系的愿望，并说明随函寄去了商品目录，望得到对方的回复。

香港××商行收到××省分公司的来函后，对这项业务很有兴趣，很快回函表达了愿意合作的意愿，有针对性地进行了回复，在回函中首先表明态度，并提出了报价的要求。

2.××进出口公司专门经营化纤制品出口业务，从我驻巴基斯坦使馆商务参赞处了解到××贸易公司，希望与对方建立友好业务关系。

(1)请写出商函的标题、收函单位以及称呼。

(2)请写出商函的主体和结尾。

(3)请写出商函的祝颂语。

(4)请写出商函的落款。

3.请指出下面商函的不当之处。

×××:

你×月×日函称，合同21号项下自行车800辆货到目的港，被海关罚款，并多上税，为此对我提出索赔。收到上述来函，我即查核信用证，来证写有packed in wooden case，在case之后加有CKD，来证意思不明确，造成上述情况，贵方也有责任。

当然，我方未将自行车拆散后装箱，从而造成货证不符，也难辞其咎。

来函所提索赔人民币1万元，我决定赔偿60%，你方意见如何，请答复。

××公司

4.下面商函中出现的语句正确吗?

(1)顷接贵司来电，贵司甚念了。所询尚未回电事答复如下:……

(2)关于贵司所询事宜，由于某种不确定的原因，未能及时回函。

(3)你方31-5-83电传悉，事由你方所提白浴巾规格我方歉难办理。

(4)我公司所在市景色秀丽，风光迷人，欢迎您及您的部署亲临我公司洽谈业务并观光游览。

(5)顷接贵司来函已悉。

5.根据商函的写作要求，用恰当的词填空。

(1)______我驻意大利使馆商务处来信中______，希望与我国经营工艺品的外贸出口公司_____业务联系。我们______地______贵公司，我们______在开展这类商品的贸易方面与贵公司_____。

(2)香港宏嘉有限公司经理先生_____:

_____对我公司船舶燃油供应方面的_____，不_____感激。

现从有关方面______，凡在______购油______，均有1.5%回扣。但从______代理商华夏有限公司转来的_____原始发票上没有发现_____回扣，不知_____?

据不完全统计，______从2010年1月至2012年2月在______上油分别为M.D.O.410,500MT，B.G.O.454,913MT，M.F.D.869,767MT，共计1,735,180MT，金额为USD425,922.80，应付回扣UBD6,388.84(_____)。

以上_____，望贵司_____办理，将回扣付华夏转_____账。

仿制厂

××贸易公司给××进出口公司发来一封商函，请求订购××货物，但因货源紧张，无法满足客户要求，张经理要业务员小萧拟写一份回函。请你代小萧拟写一份回函。

拓展基地

一、商业信函所涉及的商务知识及范例

进出口贸易通常先从市场调查开始，然后建立业务关系，接着是询盘(enquiry)、报价(quotation)和发盘(offer)、接受(acceptance)、发货(delivery of goods)、押汇(negotiation for documents)。而对于一笔特定的交易而言，询盘则是商业谈判中实质性的第一步。

(一)询盘

询盘是指交易的一方欲购买或售出某种商品，向对方询问买卖该种商品的各项交易条件(如商品的品质、规格、价格、装运等)。询盘实质上是邀请对方发盘(invitation of offers)，在商法上属于要约邀请。询盘，又称为询价，可以分成两种:一种只询问价格，索取商品目录或样品，称为一般询盘(general enquiry);另一种询盘则包括特定商品的各项交易条件，称为具体询盘(specific enquiry)。

询盘是建立双方贸易关系的第一步。现举例说明:

××公司:

我们从中国国际贸促会得知贵公司的通信地址。现写信希望同你方建立贸易关系。我们对贵公司的工艺品很感兴趣，请即报罗马到岸价。如你方报最低价，我方将非常感激。

××公司

××××年×月×日

(二)发盘

发盘通常是以广告、传单、信件或回应询盘的方式发出的。交易的一方为了销售或购买一批商品，向对方提出有关的交易条件，并表示愿按这些条件达成一笔交易，这种意思表示的行为称作发盘。发盘可以分成两类:实盘(firm offer)和虚盘(non-firm offer)。二者的区别一定要清楚，因为不仅是它们的表达方式不同，更重要的是它们的法律效力是不一样的。

1.实盘

实盘是发盘人(offerer)按其提供的条件以达成交易目的的明确表示。实盘具有法律效力。受盘人(offeree)一旦在有效期限内接受实盘上的条件，发盘人就无权拒绝交易。一项实盘必须满足下列要求:

(1)发盘的内容和语句必须肯定，不能用“大约”、“参考价”等模棱两可的词。

(2)发盘的内容明确完整，其内容应包括商品品质、数量、包装、价格、装运、支付、有效期等。

(3)发盘中不能有保留条件，如:以我方最后确认为准，以货物的未售出为准。

现举例说明:

××公司:

前从××处获悉，贵公司为发展出口贸易，拟订购我梅林牌午餐肉罐头，直接销往菲律宾。为了配合你方开展这一业务，我们乐意给予支持。现提供48×397克罐头两万箱，每箱×美元，CIF马尼拉，交货日期××××年2月，分两批各一万箱，付款条件是不可撤销即期信用证。上述发盘，×月×日我方时间×时复到有效。

××进出口公司

××××年×月×日

2.虚盘

虚盘是发盘人所作的不肯定交易的表示。凡不符合实盘所具备的上述三个条件的发盘，都是虚盘。虚盘无须详细的内容和具体条件，也不注明有效期。它仅表示交易的意向，不具有法律效力。出现下列词句者，皆为虚盘:

(1)不负任何责任。

(2)有权先售。

(3)所作报价，除特别注明外，须经我方确认后方能生效。

(4)出口许可证准许签证，我方报价才有效。

(三)报盘书信

外方的问价是我们走出国门的开端，报盘书信之所以重要，是因为一封优秀的报盘信能争取新客源，提高产品知名度，从而开拓和扩大国外市场。例如:

××公司:

非常感谢贵公司的询盘。现寄上我公司报价单和一批样品，相信贵公司一定会感到我方产品质优价廉。

××进出口公司

××××年×月×日

(四)还盘书信

还盘书信的目的是为我方争取最大权益。虽然应明确提出我方要求，但应该委婉得体。

二、7C原则与5W标准

(一)商业信函的写作原则(7C)

即完整(complete)，简洁(concise)，体谅(considerate)，具体(concrete)，清楚(clear)，礼貌(courtesy)，正确(correct)。

(二)商业信函的写作标准(5W)

一封信写得是否完整，建议用5个“W”来检验，即“who”、“what”、“where”、“when”及“why”(包括how)。例如:在订货的信中，必须明确说明“需要什么商品”(what)，“何时需要”(when)，“货物发到何地”(where)，“如何付款”(how)。对对方的要求做出否定的答复(如不能报盘、不能理赔等)时，应说明理由“为什么”(why)。