推进电子校务建设

推进电子校务建设　加快校务信息公开

邓　敏

(实验室与设备管理处)

严格地说，所谓电子校务，就是应用现代化的电子信息技术和管理理论，对传统校务进行持续不断的革新和改善，以实现高效率的大学管理和服务。其最重要的内涵在于运用信息技术和管理理论，将大学的管理和服务通过网络技术进行集成，基于互联网和校园网实现组织结构和工作流程的优化重组，来提高高校的工作效率、决策质量、调控能力，节约运行成本，完善改进高校的业务流程和工作方式，促进办公自动化、电子化、网络化和信息资源的共享，向校内师生和社会提供优质、规范、透明的服务，最终实现数字化大学。

一、武汉大学电子校务建设的现状

目前，武汉大学已经建立起一系列的，以网络为基础，利用先进的信息化手段与工具，立足各部门业务的系统平台，实现了从环境(包括设备、教室)、资源(如讲义、课件)到活动(包括教学、管理、服务、办公)的逐步信息化，包括武汉大学办公自动化系统;教务部的教务平台，实现了科研和教学成果等的查询;人事部的人事管理系统;研究生院的研究生管理系统，实现学生从选导师到选课到答辩的各项手续网络操作;财务部的财务查询;招生就业工作处的学生就业信息资源共享平台，招生计划查询;实验室与设备管理处的实验室信息管理系统和设备管理信息系统;招投标的零星采购竞价系统;后保部的学生住宿信息服务系统等。这些已有的系统，提升了传统校园的效率，扩展了传统校园的功能，实现了教育过程的逐渐网络化、数字化，信息化。从本质上讲，电子校务的核心在于资源的信息化，传输的网络化，用户端的智能化。武汉大学电子校务的总体结构如图1所示。

图1　武汉大学电子校务的总体结构

总的来说，武汉大学行政管理信息化水平较高，但人工传送文件现象仍存在。学校各职能部门上报报表繁杂，上报信息不能充分利用，资源无法跨部门共享，重复劳动现象依旧存在。由于高校电子校务系统的实施建设没有进行统一的规划，各所高校及高校内部不同单位对于系统所采用的技术及所遵循的信息标准各不相同，因而造成了高校电子校务系统各自为政的局面。国内已实施建设电子校务的高校不仅与国家教育行政管理部门无法相通，而且与其他高校之间也无法实现数据共享和协作。高校电子校务建设存在部门之间交流不畅通的状况，从而导致信息孤岛。信息孤岛问题的存在完全违背了国家推广建设电子政务的初衷，现已成为教育信息化发展的瓶颈。目前，跨部门、跨系统的数据共享和业务协同越来越受到重视，一些典型的跨部门应用，如校园卡系统等，进入了应用整合阶段。通过集成学校内外部的信息资源，一方面为学生教师职员及学校管理层提供综合服务，另一方面为教学和科研活动以及学校管理提供有力的支撑，从而为学校的电子校务建设提供一个整体的解决方案。

二、武汉大学电子校务建设的主要任务

1.加强门户网站服务体系建设

通过拓宽服务领域，为广大师生及校外大众提供方便、快捷、透明的网上“一站式”服务，为学校与师生之间、学校与社会之间搭建一个交流互动的桥梁，成为展示和宣传武汉大学的重要窗口。

2.优化管理信息系统

管理信息系统包括的业务内容十分丰富，包括如办公自动化、财务、人事、固定资产、教学、科研、招生就业、档案、后勤管理等诸多应用系统。随着信息技术的发展，它也应跟踪先进技术，适应数据结构、业务逻辑与业务流程的更新与变化，不断提升系统功能。

3.完善电子校务规范，强化信息标准

实施国家校务信息标准，在教育信息化规划的框架下，完善高校内部和高校之间管理信息标准、各类信息规范、信息编码标准等，为高校间电子校务系统信息联网和校务信息共享铺平道路。

4.完善电子校务安全保障体系

重视电子校务安全，建立并完善教育电子校务的信息安全技术保障系统。以安全可靠、经济实用为原则，重点做好门户网站、电子校务内外网络、数据库三个方面的安全保障工作，建立有效的身份认证、授权管理和责任认定机制，构建电子校务安全防范体系，确保电子校务系统安全稳定运行。

5.建立健全人才培养机制

建立一支训练有素、专业技能过硬、管理水平较高、相对稳定可靠的技术队伍，以保证教育电子校务网络和应用系统安全正常运转，并通过完善绩效考核机制，逐步推进电子校务的发展。比如，把办公自动化应用能力和水平列入职工年度考核指标体系，并把它作为选拔或引进干部的重要因素，加强电子校务系统应用的培训工作，进行办公自动化资格考核，定期组织人员进行经验交流，建立奖惩机制，以更有效地推广应用电子校务。

6.提高信息服务水平

通过提高信息服务水平，使广大师生及校外群体最大限度地享受信息建设的成果，通过信息门户与统一消息平台为公众提供高效率、高质量和多层次的信息服务。

三、武汉大学推进电子校务建设的几点建议

1.领导重视

电子校务建设的领导、规划和管理十分重要，必须建立强有力的电子校务领导组织体系，把信息化建设放在适应青年干部教育培训的突出位置来抓。建议成立电子校务建设领导小组，由主要领导挂帅，直接负责，亲自抓信息化教育，抓信息化考核，相关职能部门负责人、各方面的学术带头人、博士生导师或博士生为主要成员，全局规划、统一设计、分段实施、精心管理。通过出台硬性信息化培训措施，让青年干部在有限的时间内掌握在电子校务工作中所需要的技能。对规定时间内掌握不了基本的网上发文办公、网上数据处理等办公自动化的青年干部，年终考核给予一定程度的扣分。又由于在不同的发展阶段，电子校务的侧重点也不尽相同，因此还要统筹规划，因地制宜，根据自身条件和特点，确定电子校务重点项目，组织力量重点突破，以重点带动全局。

2.加大资金投入

信息化建设是一项耗资巨大的工程，要求我们一开始就要高标准定位，遵循先进、成熟、标准、安全、开放、可扩展、可兼容、可替代的原则，以尽量减少以后的重复投入和浪费。应做好财政预算，安排专项资金，以保证电子校务建设工作的顺利开展。资金短缺是制约信息化建设发展的主要障碍，资金的持续投入，才能保障高校电子校务建设的持续发展。除了国家或各省财政投入以外，还要多方开拓渠道筹集资金，例如拓展市场化融资渠道，大力推进投融资的市场化运作，通过项目招商、校企合作等多种形式，扩大资金来源，广泛吸引和利用外资，构建多元化的投资格局，并做到专款专用，以保障高校信息化的正常运行，从而有力推进电子校务建设。

3.人才的培养与引进

要真正发挥电子校务系统的作用，人员的素质至关重要，它要求管理人员必须具备一定的计算机技术能力。因此，培养既懂技术又懂管理的综合人才，将技术和管理实践结合起来，才能真正使电子校务符合学校的实际，发挥软件的作用。否则，从推行开始就会陷入恶性循环的困境。引进、培养和造就一批既懂信息技术又熟悉各部门、各平台管理的信息化队伍，是高校电子校务运行的基础。电子校务建设并不是学校领导或几个职能部门的事，而是学校自上而下、自下而上的协同性校务。除了技术开发，在维护管理阶段，为了使电子校务顺利运转，各单位应由一名分管领导负责，指定至少一名专职人员负责电子文件的收发和系统的维护管理。学校可加强技术培训，采用网络课件(远程教育)、专业进修、本地培训和讲座等多种形式，对管理人员，尤其是青年干部和技术人员等开展不同层次的技术培训，提高各级领导干部的信息技术水平和信息安全意识，建立一支专业的既懂技术又懂各自部门管理的人才技术维护队伍。

4.完善制度建设，保障系统安全

要制定出台相关规章制度和实施细则，如《电子校务实施细则》、《电子校务保密细则》、《电子校务运行管理规定》等，对电子校务平台中的模块与实际工作的对应关系、具体流程等做出明确规定，落实安全保密工作责任制，使得电子校务的施行有章可循，这是电子校务沿着规范、有序、高效轨道运行的根本保证。要采用国家有关部门审核认定的加密和电子认证技术，确保信息安全。如建立统一的身份认证体系，为各类、各级的信息应用系统提供基础的安全保障与统一的用户管理，网上各种应用与各种资源的访问均可以通过统一的认证方法来确认用户身份，并通过授权控制来实现访问控制。同时建立数据备份系统，确保校务系统的快速恢复和可靠运行。

5.整合资源，减少信息孤岛

电子校务系统是一个动态的概念，随着信息技术和信息理念的发展和变化，它也存在着各项技术指标的变化和升级。构建电子校务系统，从技术角度上讲，必须寻求一种标准化的技术手段以使各部门、各应用之间的数据实现真正意义上的共享与交换，为实现各部门的业务协同、决策支持奠定良好基础。这些标准包括:一是数字化的技术标准，即电子校务系统所运用的各项技术都应该具有一个统一的标准;二是信息化的程序标准，在信息化过程中所运用的各种程序都应该具有一个统一的运行平台，所输出的各种数据同样应是标准化的格式;三是信息资源的共享标准，电子校务系统的配置是建立在共享的基础之上的，要保证数据全面的兼容与规范化。

要整合学校信息资源，进行标准化管理，建立全校同一的信息门户，将分立系统的不同功能有效地组织起来，为各类用户提供一个同一的信息服务入口。要保证各个系统拥有统一的底层数据库、统一的中间件、标准的数据接口和系统开发接口。要建立流程服务平台，利用工作流、消息、Web服务等技术实现跨系统、跨平台的服务流程的整合和管理。要建立统一安全的数据综合服务管理平台，完成数据的访问、转换、聚合、交换和管理工作。要为建立全校统一的信息安全机制提供统一的用户管理平台，建立统一的用户身份管理平台，提供统一的电子身份。要建立身份认证和单点登录支撑平台，统一用户权限管理平台，数据共享和交换平台，流程管理和控制平台等，以实现跨系统、跨业务的流程整合，实现更高层次的信息集成，从全局的信息视图为用户提供更良好的信息检索服务平台。其技术框架如图2所示。

图2　电子校务的技术框架

做到了这些，就可以避免学校内部各应用系统的低水平重复建设、信息无法共享、资金资源浪费等现象，从根本上解决校园内所有应用系统的数据共享和未来系统升级、维护等问题。

6.分步实施，循序渐进

无论是网络软硬件的建设，还是电子校务的推行，都必须立足实际，要坚持“以人为本”的原则，分步实施，循序渐进。一个成功的电子校务系统，主要看它能否被广大师生接受，能否真正提高办事效率及实用程度。系统设计人员应该充分听取管理人员的意见，充分考虑普通管理人员的计算机应用水平，力求使系统简便实用，提高管理人员使用系统的积极性。

四、小　结

观念的落伍很大程度上制约新技术的应用和推广，影响管理水平、管理效率的提高，因而推进武汉大学电子校务的建设，加快校务信息的公开，除了采用先进的开发技术以外，务必要使全体员工从上到下树立信息化、数字化意识，切实学习和掌握信息技术，以适应建立电子校务的需要。网络建成后，应用水平的提高，内容的即时上传和更新发布必须要有高效的管理措施作保证，要切实转变那种不愿提供自己的信息，又想共享他人信息资源的落后思想。建设完善的电子校务需要管理到位，技术到位，观念到位，而且要三者不断创新、改革、完善和有机结合。

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