一、会议记录中常见的问题
笔者在工作中发现，会议记录中常常存在一些这样那样的问题。归纳起来，主要是：
（一）记录不完整。由于管理不善、制度不严、责任不清及人员素质差等因素，记录时该记的内容未记，该形成纪要的没有形成。有些会议记录未记载会议日期、地点、主持人、记录人；有些会议记录只有参加人、时间和主持人而无会议内容；有些会议记录虽有会议内容却没有记录会议的议题等；有些会议记录中应妥善保管的资料出现损坏或丢失，这些情况都直接影响了记录的完整性。
（二）真实性不够。记录时没有把会议进行的真实情况如实地记下来，任意增减或改变会议发言或者决议的原意，以主观代替客观，以偏概全，随意加修饰词等。
（三）格式不规范。有些记录人员不熟悉，甚至不懂会议记录的书写格式，盲目地随意地去写，写出来的东西条理不清、逻辑不强、语言不准确，没有重点，杂乱无章，完全脱离文体的要求。有的会议记录本内无目录。特别是不填写会议议题时，在利用时就要逐页查阅，不仅效率很低，而且人为地增加了对案卷的磨损，不利于档案的保存。
（四）不符合归档要求。有的会议记录人经常使用圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久字迹材料，而且书写潦草，不利于会议记录的日后查考和归档后的长久保存。有的会议记录本没有按工作性质分开，共用一个会议记录本，给保管和利用带来不便；有的会议记录本不固定。
（五）记录不及时。有的单位和部门，由于对会议记录工作不够重视，或是人员安排不当，检查指导不力，使会议记录不是不记，就是严重滞后于记录的形成时间，在需要时拿不出东西，突击整理，往往是粗制滥造，漏洞百出。
二、对做好会议记录工作的建议
通过对会议记录工作中存在问题的分析，加之自己的工作实践与探索，对做好会议记录工作，提高会议记录质量，笔者提出以下几点意见建议：
（一）提高思想认识，高度重视会议记录工作
会议记录是在对会议中各种材料、与会人员的发言以及会议简报等进行综合基础上形成的，其重要性包含两层含义：一是会议本身的权威性；二是会议记录集中反映了会议的主要精神和决定事项。会议记录所记载会议基本情况，是日后工作中可供查考的凭证。它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。它的制作质量如何，直接影响其日后转化为档案的质量。因此必须重视会议记录工作。
（二）加强教育培训，切实提高记录人员素质能力
会议记录人员素质能力的高低，直接决定着会议记录的质量。因此，抓好干部队伍的在岗学习培训工作显得尤为必要。学习教育培训要坚持集体学习与个人学习相结合，制订年度学习计划，提出目标要求，严格考核办法。一是组织参加省、市举办的各类培训班，同时邀请有关人员采取理论辅导、专题讲座，对机关工作人员进行强化培训。二是创造条件，组织工作人员外出学习借鉴兄弟人大工作的先进做法和成功经验。三是实践锻炼，就是根据常委会各个阶段的重点工作安排，有计划地组织文秘人员参与重大会议的筹备、综合材料起草，参加各类调研视察、执法检查活动，使工作人员的综合能力在实践中得到锻炼。特别要加强对记录工作人员的职业道德教育，强化责任意识和岗位职责，着力提高他们对会议记录工作重要性的认识。
（三）抓主抓重，努力提高会议记录的质量
马克思主义的辩证法指出，要把握和分析事物的普遍性与特殊性，因此会议记录工作既要认真翔实，更要突出重点，抓住关键。
第一，全神贯注、记录重点。会议期间准确记录发言者的发言内容，不求多，但求精、求准。记录的重点，除了根据发言者的语气和措辞判断之外，剩下的就靠经验了。比如，领导说，“我建议”“我认为”“我觉得”的时候就是要下主观结论的时候了，后面的内容往往比较重要，有可能是总结性的要点。当然，全神贯注的听讲是最基础的前提。
第二，实事求是，抓主放次。会议达到了什么样的结果，确定了什么样的方案，准确记录会议达成的一致结果。比如大家讨论方案A和方案B，最终采用的是B方案，这种会议结果一定要详细记录下来。特别琐碎、次要的东西可不做记录，记录的顺序要有主次先后之分，最好在第一时间完成对会议记录的整理，否则越往后推，做出来的质量会越差。
第三，精炼准确，合乎规范。按照规范格式做好会议记录，会议记录一般分为两个部分：一是会议基本情况。包括会议名称、开会时间（要写明年、月、日及会议开始时间）、会议地点、出席人（人数不多的会议要把出席者的姓名都写上，注明其他人员全部到会；人数过多的会议可只写出席范围和人数）、列席人、主持人、记录人。上述内容要在会议主持人宣布开会前写好。二是会议内容。包括会议议题、会议发言、会议结论等。会议内容是会议记录的重点，记录时必须聚精会神，边听边记，耳、脑、手并用，不能因注意力分散而出现疏漏。不是记录文字越多越好，重点在于语言组织、逻辑思维的严谨、通顺，让人一看就懂。因此用词要少而精。同时要注意字体、段落、空格、标点符号等都要合乎规范，符合要求。另外，务必使用固定的或专用的会议记录本。会议记录本前三页应写有目录，包括会议日期、内容摘要、页码、备注等栏目。会议记录人应把每次会议的情况按目录栏中的要求逐项填写清楚，这样不但查找起来一目了然、十分方便，而且有利于档案的保密和保存。
第四，创新考核，提高管理。一是要制定严格的考核管理制度。对会议记录工作提出明确要求和考核检查评比办法，按季度或年份，组织人员对记录工作进行检查评比，以此提高会议记录的质量和水平。二是要加强会议记录管理与保存。对于日常的普通会议，例如党支部会议、秘书长办公会议等，要确定专人记录、专人保管，年底统一归档。对于特别重要或是大型的会议，例如人大常委会会议，会前要根据会议内容和要求，抽调业务熟练、素质较好的人员，提出具体的记录要求，组织记录人员学习相关的法律法规，阅读相关的会议文件材料，做到心中有数，有的放矢。会议结束后，立即收回记录本，由专人保管存档。
（谈敦旺）
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