现代建设工程合同管理的过程和组织设置

第二节　现代建设工程合同管理的过程和组织设置

一、建设工程合同管理过程

合同管理作为工程项目管理的一个职能，有自己独特的工作任务与过程，贯穿于工程项目的决策、计划、实施和结束工作的全过程。按照我国的建设工程项目管理规范，合同管理的工作流程可见图0－3。

1．合同总体策划。这是对整个工程项目合同有重大影响的问题进行研究和选择，以决定工程项目的合同体系、合同类型、合同风险的分配、各个合同之间的协调等。

2．工程招标投标和签约管理。一个工程可能要签订几份，或几十份合同，它们一般都必须通过招标投标过程。

对大型建设工程，招标投标工作可能持续时间很长，有些招标工作（如装饰工程、采购）可能在工程开工后才进行。

在招标投标过程中，合同管理完成招标投标的一些事务性工作，包括起草合同文件、合同审查，并对实施方案的制定、报价和合同的签订，提出意见、建议和警告。

图0－3　工程项目合同管理过程

3．合同实施控制。在工程的施工阶段对相关合同进行分析、交底，制定合同实施管理体系，对合同的实施过程进行监督、跟踪、诊断，处理合同变更和索赔问题。

每个合同都有一个独立的实施过程，工程项目实施阶段就是由许多工程合同的实施过程构成的。

4．合同后评价工作。即在工程项目的结束阶段对工程合同管理过程的经验和教训进行总结，以对新工程的合同管理工作进行指导。

上述管理工作过程构成工程项目的合同管理子系统。

二、建设工程合同管理的组织设置

合同管理的任务必须由一定的组织机构和人员来完成。要提高合同管理水平，必须使合同管理工作专门化和专业化，在建设工程项目组织和工程承包企业中应设立专门的机构和人员负责合同管理工作。现在国内外许多工程项目管理公司（咨询公司）和大的工程承包企业都十分重视合同管理工作。对不同的企业组织和工程项目组织形式，合同管理组织的形式不一样，通常有如下几种情况：

1．对于大型的工程项目，设立合同管理部门，专门负责与该项目有关的合同管理工作。例如，我国某大型建设工程项目的组织结构见图0－4。

2．现在我国的许多工程承包企业都设置合同管理部门（科室）。例如中国建筑总公司设法律事务部，各个工程局设法务合同管理部，各个分公司设合同部。

这些部门负责企业所有工程合同的总体的管理工作。主要包括：

●参与投标报价，对招标文件、合同条件进行审查和分析；

图0－4　我国某大型建设工程项目的组织结构图

●对工程合同进行总体策划；

●参与合同谈判与合同的签订，为报价、合同谈判和签订提出意见、建议甚至警告；

●向工程项目派遣合同管理人员；

●对工程项目合同履行情况进行汇总、分析和诊断；

●协调项目各个合同的实施；

●处理与业主，与其他方面重大的合同关系；

●具体地组织重大的索赔。

3．在国内外的大型施工项目组织中通常都设立专职的合同管理部门。例如在美国凯撒公司的施工项目管理组织系统中，设置合同管理部，设立合同经理、合同工程师和合同管理员岗位。它的施工组织系统见图0－5（见参考文献7）。

图0－5　美国凯撒公司施工组织系统

4．对于一般的项目，较小的工程，可设合同管理员。他在项目经理领导下进行施工现场的合同管理工作。

而对于小型工程项目，或处于分包地位，且承担的工作量不大，工程不复杂的承（分）包商，工地上可不设专门的合同管理人员，而将合同管理的任务分解下达给各职能人员，由项目经理作总体协调。

5．对一些特大型的，合同关系复杂、风险大、争执多的项目，在国际工程中，有些业主或承包商聘请合同管理专家将整个工程的合同管理工作（如招标工作、索赔或反索赔工作）委托给咨询公司或管理公司。这样会大大提高工程合同管理水平和工程经济效益。