索赔工作程序和索赔小组

第四节　索赔工作程序和索赔小组

一、索赔工作的特点

与工程项目的其他管理工作不同，索赔的处理和解决有如下特点；

1．对一特定干扰事件的索赔没有预定的统一标准的解决。要达到索赔的目的需要许多条件，如在上述提及的合同背景、业主以及工程师的信誉、公正性和管理水平、承包商的索赔业务能力、合同双方的关系等，这些带来了索赔处理的不确定性。

2．索赔和律师打官司相似，索赔的成败常常不仅在于事件本身的实情，而且在于能否找到有利于自己的书面证据，能否找到为自己辩护的法律（合同）条文。

3．对干扰事件造成的损失，承包商只有“索”，业主才有可能“赔”，不“索”则不“赔”。

如果承包商自己放弃索赔机会，例如，没有索赔意识，不重视索赔，或不懂索赔；不精通索赔业务，不会索赔；或对索赔缺乏信心，怕得罪业主，失去合作机会，或怕后期合作困难，不敢索赔，任何业主都不可能主动提出赔偿。一般情况下，工程师也不会提示或主动要求承包商向业主索赔。所以承包商对索赔必须有主动性和积极性，具体表现在：

1）培养工程管理人员的索赔意识和索赔管理能力；

2）积极地寻找索赔机会；

3）一经发现索赔机会，则应及早地提出索赔意向通知，主动报告并请示工程师；

4）及早提交索赔报告（不必等到索赔有效期截止前）；

5）在提出索赔要求后，经常与业主，与工程师接触、协商，敦促工程师及早审查索赔报告，业主及早审查和批准索赔报告；

6）催促业主及早支付赔（补）偿费等。

在一般情况下，索赔提出并解决得越早，承包商越主动，越有利。而拖延多有不利：

（1）可能超过合同规定的索赔有效期，导致索赔要求无效；

（2）尽早提出索赔意向，对业主和工程师起提醒作用，敦促他们及早采取措施，消除干扰事件的影响。这对工程整体效益有利，否则承包商有利用业主和工程师过失（干扰事件）扩大损失，以增加索赔值之嫌。

（3）拖延会使业主和工程师对索赔的合理性产生怀疑，影响承包商的有利的索赔地位；

（4）“夜长梦多”，可能会给索赔的解决带来新的波折，如工程中会出现新的问题，对方有充裕的时间进行反索赔等；

（5）尽早提出，尽早解决，则能尽早获得赔偿，增强承包商的财务能力。拖延会使许多单项索赔集中起来，带来处理和解决的困难。当索赔额很大时，尽管承包商有十分的理由，业主会全力反索赔，会要求承包商在最终解决中作出让步。

承包商对待每一个索赔，特别对重大的一揽子索赔，要像对待一个新工程项目一样，进行认真详细的分析、计划，有组织、有步骤地工作。

4．由于合同管理注重实务，所以对案例的研究是十分重要的。在国际工程中，许多合同条款的解释和索赔的解决要符合通常大家公认的一些案例，甚至可以直接引用过去典型案例的解决结果作为索赔理由。但对索赔事件的处理和解决又要具体问题具体分析，不可盲目照搬以前的案例，或一味凭经验办事。在国际工程中，许多相同或相近的索赔事件，由于合同背景、环境、合同实施和管理过程、合同双方索赔（反索赔）策略不同，可能得到完全不同甚至相悖的解决结果。这是毫不奇怪的。所以在分析研究一些书和杂志中介绍的索赔案例时，应注意到这些问题，它们对索赔的解决有极大的影响，但在案例中常常很难清楚和详细地介绍。所以阅读和分析索赔案例切不可像看小说一样，只注重事件起因和最终结果，否则会产生误导。

所以人们更应注重索赔管理的方法、程序、处理问题的原则，从一些案例中吸取经验和教训。

二、索赔工作程序

索赔工作是指对一个（或一些）具体的干扰事件进行索赔所涉及的工作。它包括许多工作内容和过程。从总体上分析，承包商的索赔工作包括如下两个方面：

1．承包商与业主和工程师之间涉及索赔的一些事务性工作。

这些工作，以及工作过程通常由工程合同条件规定。FIDIC合同条件对索赔程序和争执的解决程序有非常详细的和具体的规定（FIDIC工程施工合同20条）。承包商必须严格按照合同规定办事，按合同规定的程序工作。这是索赔有效性的前提条件之一。

2．承包商为了提出索赔要求和使索赔要求得到合理解决所进行的一些内部管理工作。它们为索赔的提出和解决服务，必须与合同规定的索赔程序同步进行。同时这些工作又应融合于整个施工项目管理中，获得项目管理的各职能人员和职能部门的支持和帮助。

综合这两方面的工作，索赔的工作过程通常可以细分为如下几大步骤：

1）索赔意向通知。在干扰事件发生后，承包商必须抓住索赔机会，迅速作出反应，在一定时间内（FLDIC条件规定为28天），向工程师和业主递交索赔意向通知。该项通知是承包商就具体的干扰事件向工程师和业主表示的索赔愿望和要求，是保护自己索赔权利的措施。如果超过这个期限，工程师和业主有权拒绝承包商的索赔要求。在国际工程中许多承包商因未能遵守这个期限规定，致使合理的索赔要求无效。

2）承包商对索赔的内部处理过程。

一经干扰事件发生，承包商就应进行索赔处理工作，直到正式向工程师和业主提交索赔报告。这一阶段包括许多具体的复杂的分析工作（见图9-2）：

图9-2　索赔处理过程

（1）寻找索赔机会，进行事态调查。通过对合同实施的跟踪、分析、诊断，发现索赔机会，对它进行详细的调查和跟踪，以了解事件经过、前因后果，掌握事件详细情况。在实际工作中，事态调查可以用合同事件调查表进行。只有存在干扰事件，才可能提出索赔。

（2）干扰事件原因分析，即分析这些干扰事件是由谁引起的，它的责任该由谁来负担。

一般只有非承包商责任的干扰事件才有可能提出索赔。但是干扰事件责任常常是多方面的，必须划分各人的责任范围，按责任大小分担损失。

（3）索赔根据，即索赔理由，主要是指合同条文，必须按合同判明干扰事件是否违约，是否在合同规定的赔（补）偿范围之内。只有符合合同规定的索赔要求才有合法性，才能成立。对此必须全面地分析合同，对一些特殊的事件必须作合同扩展分析。

（4）损失调查，即为干扰事件的影响分析。它主要表现为工期的延长和费用的增加。如果干扰事件不造成损失，则无索赔可言。

损失调查的重点是收集、分析、对比实际和计划的施工进度、工程成本和费用方面的资料，在此基础上计算索赔值。

（5）收集证据。一经干扰事件发生，承包商应按工程师的要求做好并保持在干扰事件持续期间内完整的当时记录，接受工程师的审查。证据是索赔有效的前提条件。如果在索赔报告中提不出证据，索赔要求是不能成立的。按FIDIC条件，承包商最多只能获得有证据能够证实的那部分索赔要求的支付。

（6）起草索赔报告。索赔报告是上述各项工作的结果和总括，是由合同管理人员在其他项目管理职能人员配合和协助下起草的。它表达了承包商的索赔要求和支持这个要求的详细依据。

3）提交索赔报告。

承包商必须在合同规定的时间内向工程师和业主提交索赔报告。FIDIC条件规定，承包商必须在索赔意向通知发出后的28天内，或经工程师同意的合理时间内递交索赔报告。如果干扰事件持续时间长，则承包商应按工程师要求的合理时间间隔，提交中间索赔报告（或阶段索赔报告），并于干扰事件影响结束后的28天内提交最终索赔报告。

4）解决索赔。

从递交索赔报告到最终获得赔偿的支付是索赔的解决过程。这个阶段工作的重点是，通过谈判，或调解，或仲裁，使索赔得到合理的解决。

（1）工程师审查分析索赔报告，评价索赔要求的合理性和合法性。如果觉得理由不足，或证据不足，可以要求承包商作出解释，或进一步补充证据，或要求承包商修改索赔要求，工程师作出索赔处理意见，并提交业主。

FIDIC施工合同条件规定在承包商提出索赔报告后42天内工程师必须对承包商索赔要求作出答复。这是对传统施工合同的一个重大修改，这种处理带来如下好处：

①大幅度减少一揽子索赔，使工程索赔能够尽快地解决。

②使承包商能够得到及时和合理的支付，对业主更有信心。

④有利于缓和双方矛盾。

（2）对经工程师和业主认可的索赔要求（或部分要求），承包商有权在工程进度付款中获得支付。

（3）三方就索赔的解决进行磋商，达成一致。这里可能有复杂的谈判过程。

根据工程师的处理意见，业主审查、批准承包商的索赔报告。业主也可能反驳，否定或部分否定承包商的索赔要求。

如果承包商和业主双方对索赔的解决达不成一致，有一方或双方都不满意工程师的处理意见（或决定），则产生了争执。双方必须按照合同规定的程序解决争执，最典型的和在国际工程中通用的是FIDIC合同条件规定的争执解决程序。

三、索赔小组

一般单项索赔作为一项日常的合同管理业务，由合同管理人员在项目经理的领导下在项目实施过程中处理。但同时索赔是一项复杂细致的工作，涉及面广，需要项目各职能人员和总部各职能部门的配合。

对重大索赔或一揽子索赔必须成立专门的索赔小组，负责具体的索赔处理工作和谈判。索赔小组的工作对索赔成败起关键作用。索赔小组应及早成立并进入工作，因为他们要熟悉合同签订和实施的全部过程和各方面资料。对一个复杂的工程，合同文件和各种工程资料汗牛充栋，研究和分析要花许多时间。不能到谈判时才拼凑人马。索赔小组作为一个群体需要全面的知识、能力和经验，这主要有如下几方面：

1．具备合同法律方面的知识，合同分析、索赔处理方面的知识、能力和经验。有时要请法律专家进行咨询，或直接聘请法律专家参与工作。即使国外一些专门的咨询公司或索赔公司，在索赔处理中遇到重大的合同问题还得请当地法律专家作咨询或做鉴定。

具备合同管理方面的经历和经验，特别应参与该工程合同谈判和合同实施过程，熟悉该工程合同条款内容和工程过程中的各个细节问题，了解情况。

2．现场施工和组织计划安排方面的知识、能力和经验。能进行实际施工过程的网络计划编制和关键线路分析，计划网络和实际网络的对比分析；应参与本工程的施工计划的编制和实际的管理工作。

3．工程成本核算和财务会计核算方面的知识、能力和经验。参与该工程报价，工程计划成本的编制；懂得工程成本核算方法，如成本项目的划分和分摊方法等。

4．其他方面，如索赔的计划和组织能力，合同谈判能力、经历和经验，写作能力和语言表达能力，在国际工程中的外语水平等。

所以，通常索赔小组由组长（一般由工程项目经理担任）、合同经理、法律专家或索赔专家、估算师、会计师、工程施工工程师等组成。而项目的其他职能人员，总部的各职能科室则提供信息资料，予以积极的配合，以保证索赔的圆满成功。

索赔小组在能力、知识结构、性格上应互补，构成一个有机的整体。

索赔是一项非常复杂的工作。索赔小组人员的忠诚是必须保证的。它是取得索赔成功的前提条件，主要表现在如下几个方面：

（1）全面领会和贯彻执行总部的索赔总战略。索赔是企业经营战略的一部分，承包商不仅要取得索赔的成功，取得利益，而且要搞好合同双方的关系，为将来进一步合作创造条件，不能损害企业信誉。在索赔中必须防止索赔小组成员好大喜功，为了自己的业务工作成果而片面追求索赔额。

（2）索赔小组应努力争取索赔的成功。在索赔中充分发挥每个人的工作能力和工作积极性，为企业追回损失，增加盈利。

所以索赔小组既要追求索赔的成功，又要追求好的信誉，保持双方良好的合作关系，这是很难把握的。

（3）加强索赔过程中的保密工作。承包商所确定的索赔战略、总计划和总要求，具体谈判过程中的内部讨论结果，问题的对策都应绝对保密。特别是索赔战略和在谈判过程中的一些策略，作为企业的绝密文件，不仅在索赔中，而且在索赔后也要保密，这不仅关系到索赔的成败，而且影响到企业的声誉，影响到企业将来的经营。

（4）要取得索赔的成功，必须经过索赔小组认真细致地工作。不仅要在大量的复杂的合同文件、各种实际工程资料、财务会计资料中分析研究索赔机会，索赔理由和证据，不放弃任何机会，不遗漏任何线索；而且要在索赔谈判中耐心说服对方。在国际工程中一个稍微复杂的索赔谈判能经历几个，十几个，甚至几十个回合，经历几年时间。索赔小组如果没有锲而不舍的精神，是很难达到索赔目标的。

（5）对复杂的合同争执必须有详细的计划安排，否则很难达到目的。