索赔管理的概念

第五节　索赔管理的概念

一、索赔管理的任务

在工程项目管理中，索赔管理的任务是索赔和反索赔。索赔和反索赔是矛和盾的关系，进攻和防守的关系，有索赔，必有反索赔。在业主和承包商、总包和分包、联营体成员之间都可能有索赔和反索赔。在工程项目管理中它们又有不同的任务。

（一）索赔的任务

索赔的作用是对自己已经受到的损失进行追索，其任务有：

1．预测索赔机会。在合同实施过程中经常会发生一些非承包商责任的，而且承包商不能影响的干扰事件。它们不符合“合同状态”，造成施工工期的拖延和费用的增加，是承包商的索赔机会。虽然干扰事件产生于工程施工中，但它的根由却在招标文件、合同、设计、计划中，所以，在招标文件分析、合同谈判（包括在工程实施中双方召开变更会议、签署补充协议等）中，承包商应对干扰事件有充分的考虑和防范，预测索赔的可能。预测索赔机会又是合同风险分析和对策的内容之一。对于一个具体的承包合同，具体的工程和工程环境，干扰事件的发生有一定的规律性。承包商对它必须有充分的估计和准备，在报价、合同谈判、作实施方案和计划中考虑它的影响。

2．在合同实施中寻找和发现索赔机会。在任何一个工程中，干扰事件是不可避免的，问题是承包商能否及时发现并抓住索赔机会。承包商应对索赔机会有敏锐的感觉，可以通过对合同实施过程进行监督、跟踪、分析和诊断，以寻找和发现索赔机会。

索赔机会通常表现为如下现象：

（1）业主或他的代理人，工程师等有明显违反合同，或未正确地履行合同责任的行为。

（2）承包商自己的行为违约，已经或可能完不成合同责任，但究其原因却在业主，工程师或他的代理人等。由于合同双方的责任是互相联系，互为条件的，如果承包商违约的原因是业主造成，同样是承包商的索赔机会。

（3）工程环境与“合同状态”的环境不一样，与原标书规定不一样，出现“异常”情况和一些特殊问题。

（4）合同双方对合同条款的理解发生争执，或发现合同缺陷，图纸出错等。

（5）业主和工程师作出变更指令，双方召开变更会议，双方签署了会谈纪要、备忘录、修正案、附加协议。

（6）在合同监督和跟踪中承包商发现工程实施偏离合同，如月形象进度与计划不符、成本大幅度增加、资金周转困难、工程停滞、质量标准提高、工程量增加、施工计划被打乱、施工现场紊乱、实际的合同实施不符合合同工作包表中的内容，存在差异等。

3．在处理索赔事件和解决索赔争执过程中的管理工作。

（二）反索赔的任务

反索赔着眼于对损失的防止，它有两个方面的含义：

1．反击对方的索赔要求。

1）对对方已提出的索赔要求进行反驳，推卸自己对已产生的干扰事件的合同责任，否定或部分否定对方的索赔要求，使自己不受或少受损失。

2）用我方的索赔对抗（平衡）对方的索赔要求，最终使双方都作让步，互不支付。

在国际工程中业主常常用这个措施对待承包商的索赔要求，如找出工程中的质量问题，以及承包商管理不善之处加重处罚，以对抗承包商的索赔要求，达到少支付或不付的目的。这是业主反索赔的重要措施。

2．防止对方提出索赔。

在合同实施中进行积极防御，通过有效的合同管理，处于不被索赔的地位，即着眼于避免损失和争执的发生，“先为不可胜”（《孙子兵法·形篇》）。这是合同管理的主要任务。积极防御通常表现在：

1）防止自己违约，使自己完全按合同办事。通过加强工程管理，特别是合同管理，使对方找不到索赔的理由和根据。工程按合同顺利实施，没有损失发生，不需提出索赔，合同双方没有争执，达到很好的合作效果，皆大欢喜。

2）但上述仅为一种理想状态，在合同实施中的干扰事件总是有的，许多干扰是承包商不能影响和控制的。干扰事件一旦发生，就应着手研究，收集证据，一方面作索赔处理，另一方面又准备反击对方的索赔。这两方面都不可缺少。

3）在实际工程中干扰事件常常双方都有责任，许多承包商采取先发制人的策略，首先提出索赔。它的好处有：

（1）尽早提出索赔，防止超过索赔有效期限制而失去索赔机会。

（2）尽早提出索赔，能够使索赔尽快地获得解决。

（3）争取索赔中的有利地位，因为对方要花许多时间和精力分析研究，以反驳我方的索赔报告。这样有利于打乱对方的步骤，争取主动权。

（4）为最终的索赔解决留下余地。通常，索赔解决过程中双方都必须作让步，而首先提出的，且索赔额比较高的一方较为有利。

在实际工程中，这两种措施都很重要，常常同时使用，索赔和反索赔同时进行，即索赔报告中既有索赔，也有反索赔；反索赔报告中既有反索赔，也有索赔。攻守手段并用会达到很好的索赔效果。

至此，我们可以看到索赔管理所包含的主要内容，它可由图9-3表示。

三、索赔管理和项目管理其他职能的关系

要使承包工程有经济效益，必须重视索赔；要取得索赔的成功，必须进行有效的索赔管理。索赔管理作为工程项目管理的一部分，它涉及面广、学问深邃，是工程项目管理水平的综合体现。它与项目管理的其他职能有密切的联系，主要表现在：

（一）索赔与合同管理的关系

合同是索赔的依据。索赔就是针对不符合或违反合同的事件，并以合同条文作为最终判定的标准。索赔是合同管理的继续，是解决双方合同争执的独特方法。所以，人们常常将索赔称为合同索赔。

1．签订一个有利的合同是索赔成功的前提。索赔以合同条文作为理由和根据，所以索赔的成败、索赔额的大小及解决结果常常取决于合同的完善程度和表达方式。

图9-3　索赔管理的主要内容

合同有利，则承包商在工程中处于有利地位，无论进行索赔或反索赔都能得心应手，有理有利。

合同不利，如责权利不平衡条款，单方面约束性条款太多，风险大；合同中没有索赔条款，或索赔权受到严格的限制，这些因素形成了承包商的不利地位和败势，往往只能被动挨打，对损失防不胜防。

这里的损失已产生于合同签订过程中，而合同执行过程中利用索赔（反索赔）进行补救的余地已经很小。这常常连一些索赔专家和法律专家也无能为力。所以为了签订一个有利的合同而作出的各种努力是最有力的同时是最有价值的索赔管理。

在工程项目的投标、议价和合同签订过程中，承包商应仔细研究工程所在国的法律、政策、规定及合同条件，特别是关于合同工程范围、义务、付款、价格调整、工程变更、违约责任、业主风险、索赔时限和争端解决等条款，必须在合同中明确当事人各方的权利和义务，以便为将来可能的索赔提供合法的依据和基础。

2．在合同分析、合同监督和跟踪中发现索赔机会。在合同签订前和合同实施前，通过对合同的审查和分析可以预测和发现潜在的索赔机会。在其中应对合同变更、价格补偿，工期索赔的条件、可能性、程序等条款予以特别注意和研究。

在合同实施过程中，合同管理人员进行合同监督和跟踪，首先保证承包商全面执行合同、不违约。并且监督和跟踪对方合同完成情况，将每日的工程实施情况与合同分析的结果相对照，一经发现两者之间不符合，或在合同实施中出现有争议的问题，就应作进一步的分析，进行索赔处理。这些索赔机会是索赔的起点。

所以索赔的依据在于日常工作的积累，在于对合同执行的全面控制。

3．合同变更直接作为索赔事件。业主的变更指令，合同双方对新的特殊问题的协议、会议纪要、修正案等引起合同变更。合同管理者不仅要落实这些变更，调整合同实施计划，修改原合同规定的责权利关系，而且要进一步分析合同变更造成的影响。合同变更如果引起工期拖延和费用增加就可能导致索赔。

4．合同管理提供索赔所需要的证据。在合同管理中要处理大量的合同资料和工程资料，它们又可作为索赔的证据。

5．处理索赔事件。日常单项索赔事件由合同管理人员负责处理。由他们进行干扰事件的分析、影响分析，同时收集证据、准备索赔报告、参加索赔谈判。对重大的一揽子索赔必须成立专门的索赔小组负责具体工作。合同管理人员在小组中起着主导作用。

在国际工程中，索赔已被看作是一项正常的合同管理业务。索赔实质上又是对合同双方责权利关系的重新分配和定义的要求，它的解决结果也作为合同的一部分。

（二）索赔与计划管理的关系

索赔从根本上说，是由于干扰事件造成实际施工过程与预定计划的差异引起的，而索赔值的大小常常由这个差异决定。所以计划必然是干扰事件影响分析的尺度和索赔值计算的基础。

1．通过施工计划和实际施工状态的对比分析发现索赔机会。

在实际施工过程中工程进度的变化，施工顺序、劳动力、机械、材料使用量的变化都可能是干扰事件的影响，进一步的定量分析即可得到索赔值。

2．工期索赔由计划的和实际的关键线路分析得到。

3．提供索赔值计算的计算基础和计算证据。

（三）索赔与成本管理的关系

在施工项目管理中，成本管理包括工程预算和估价，成本计划、成本核算、成本控制（监督、跟踪、诊断）等。它们都与索赔有紧密的联系。

1．工程预算和报价是费用索赔的计算基础。工程预算确定的是“合同状态”下的工程费用开支。如果没有干扰事件的影响，则承包商按合同完成工程施工和保修责任，业主如数支付合同价款。干扰事件引起实际成本的增加，从理论上讲，这个增量就是索赔值。在实际工程中，索赔值以合同报价为计算基础和依据，通过分析实际成本和计划成本的差异得到。要取得索赔的成功必须：

（1）工程预算费用项目的划分必须详细、合理；报价合理、反映实际，这样不仅可以及时发现索赔机会，而且干扰事件的影响分析才能准确，才能使得索赔的计算方便、反映实际、索赔要求有根有据。

（2）由于索赔报告的提出有严格的有效期限制，索赔值必须符合一定的精度要求，所以必须有一个有效的成本核算和成本控制系统。

2．通过对实际成本跟踪和分析可以寻找和发现索赔机会。在工程预算的基础上确定的成本计划是成本分析的基础。成本分析主要研究计划成本和实际成本的差异以及差异产生的原因。而这些原因常常就是干扰事件，就是索赔机会。在此基础上进行干扰事件的影响分析和索赔值的计算就十分清楚和方便。

3．索赔需要及时的、准确的、完整的和详细的成本核算和分析的资料作为索赔值计算的证据，例如各种会计凭证、财务报表、账单等。

（四）索赔与文档管理的关系

索赔需要证据，它构成索赔报告的一部分。没有证据或证据不足，索赔是不能成立的。

文档管理给索赔及时地、准确地、有条理地提供分析资料和证据，用以证明干扰事件的存在和影响，证明承包商的损失，证明索赔要求的合理性和合法性。

在日常工作中，承包商应注重取得经济活动的证据，必须保持完整的实际工程记录。同时，建立工程项目文档管理系统，委派专人负责工程资料和其他经济活动资料的收集和整理工作，对于较大的较为复杂的工程项目，用计算机进行文档管理能极大地提高工作效率，很好地满足索赔管理的需要。

当然，索赔（反索赔）能力反映承包商的综合管理水平。索赔管理还涉及工程技术、设计、保险、经营、公共关系等各个方面。一个成功的索赔不仅在于合同管理人员或索赔小组的努力，而且依赖于工程项目管理各职能人员和企业各职能部门在合同实施的各个环节上，都进行卓有成效的管理工作。

复习思考题

1．试查阅其他书籍，罗列对“索赔”一词的不同解释，分析它们的差异。

2．有人说：“在任何工程中，使用任何形式的合同都不能完全避免索赔。”你觉得这句话对吗？为什么？

3．为什么说在工程中应尽力避免一揽子索赔？

4．为什么说在工程项目管理中索赔管理是全面的，同时又是高层次的管理工作？

5．在NEC合同中，将索赔事件定义为“补偿事件”，您觉得这种提法有什么好处？

6．为什么说“为了签订一个有利的合同而作出的各种努力是最有力的索赔管理”？

7．试分析我国建设工程施工合同文本，列出承包商可以索赔的干扰事件，及其理由。

8．试分析FIDIC合同的索赔程序。

9．为什么说对一个特定的干扰事件，没有一个预定的统一标准的解决结果？

10．在索赔处理过程中，需要承包商项目组的其他管理人员及企业的其他职能人员提供什么样的帮助？

11．“索赔是以利益为原则”，则项目经理应采用各种手段搞索赔，索赔得越多越好。您觉得对吗？为什么？

12．索赔证据有哪些基本要求？

13．某办公楼建设工程使用FIDIC合同条件。施工中由于业主提供的图纸不及时造成施工现场停工10天。请起草一份单项索赔报告（其他条件和数据可以自己假设）。