第一节 管理信息及其特征
一、信息的定义
在管理研究中，信息是数据经过加工处理后得到的结果。为了准确理解信息的这一定义，需要比较信息和数据。
信息和数据是两个既有密切联系又有重要区别的概念。数据是记录客观事物的性质、形态和数量特征的抽象符号，如文字、数字、图形和曲线等。数据不能直接为管理者所用，因为其确切含义往往不明显。信息由数据生成，是数据经过加工处理后得到的，如报表、账册和图纸等。信息被用来反映客观事物的规律，从而为管理工作提供依据。
为了更好地理解信息和数据之间的联系和区别，我们举一个例子。会计做账时，要有各种发票和单据，这些发票和单据对会计来说就是原始数据，会计要对这些数据进行分类登录、汇总和其他的加工处理，制成满足不同需要的账册、报表和分析资料，这些就是对管理者有用的信息。
信息的生成过程如图16.1所示。从图中可看出，信息是数据经过加工处理后得到的结果。
图16.1 从数据转化为信息的过程
信息和数据的区别不是绝对的。有时，同样的东西对一个人来说是信息，而对另一个人来说则是数据。譬如，某零售企业在某地区开设了若干家连锁店。当顾客在连锁店购货时，连锁店的存货就要发生变化。由顾客购货产生的交易数据对连锁店负责人至关重要。从这些原始数据，负责人可以得到有关连锁店的销售额、需要补充的存货量等信息。而负责这些连锁店的地区负责人则对每笔交易的细枝末节不感兴趣。相反，地区负责人关心的是较宽泛的问题。例如，所有这些连锁店作为一个整体，其经营情况如何？其中一家连锁店的业绩是否比另一家好？不同的货物陈列是否对销售量产生影响？等等。由于地区负责人感兴趣的是这些连锁店作为一个整体的情况，而不是单个的连锁店或单个的顾客，所以对信息的需要是不同的。因此，对连锁店负责人来说是信息的东西在地区负责人那里只是数据。
二、信息的评估
当今很多组织对信息的重要性认识不够，它们没有充分利用可以得到的机会去收集数据并利用由数据产生的信息。但收集和处理数据需要支付成本，这种成本要与信息所带来的收益进行权衡。所以管理者在决定获取信息前，要对所要获取的信息进行评估，以判断获取这样的信息是否值得。有两类信息不值得管理者去获取：
（1）信息的收益较高，但其获取成本更高；
（2）信息的获取成本较低，但其收益更低。
我们可以看出，信息评估的关键在于对信息的收益和获取成本进行预先估计，即进行成本收益分析。
考察与数据收集和信息产生有关的成本，可把这种成本划分为两部分：
1.有形成本，有形成本是指可被精确量化的成本。例如，一个数据收集系统的硬件和软件的成本（包括系统维护和升级成本、折旧成本以及系统运行和监督成本等）就是有形成本。
2.无形成本，无形成本是指很难或不能被量化的成本，这是因为很难或不能准确预期结果。无形成本的例子包括因组织业绩下降而使信誉受损、员工士气不振以及因工作程序变动而造成的工作瘫痪等。
我们再来看一下因利用信息而产生的收益。收益也包括有形收益和无形收益两部分。有形收益包括销售额的上升、存货成本的下降以及可量度的劳动生产率的提高等。无形收益可能包括信息获取能力的提高、士气大振以及更好的顾客服务等。
决定是否收集更多的数据以产生更多和更好的信息是比较困难的。在很多情况下，由于信息对组织来说是新的，确定可能发生的成本要比预测潜在的收益容易。实际上，新信息的最重要收益通常是无法预期的，只是在员工对新信息比较熟悉时才出现。很多组织在引入信息技术时会遇到此类问题，不仅所预期的收益是不切实际的，而且真实收益通常是不可预见的，从而无法量化。
三、信息的特征
管理信息通常具有下述特征：
（一）价值的不确定性
管理信息虽然在不同程度上客观地反映了企业经营中何时、何地发生了何事，因此其内容应该是相对确定的，但是，这些信息的意义，它们对人们的启示，其利用能够得到的利益，亦即信息的有用性或其价值则是不确定的。
管理信息的价值的不确定性表现在三个方面：
1.信息在不同时间的有用性是不同的。同一信息，今天可能价值连城，明天却会分文不值。比如，反映企业经营活动出现偏差的信息，在活动尚未最终结束以前，企业根据它们所反映的情况，及时采取纠偏措施，则可以确保预定计划的实现，因此信息的价值是极高的。相反，如果在活动结束以后才发现反映偏差的信息，那么即使这些信息是绝对准确的，也难以指导企业采取任何措施以改变已经形成的事实。因此，其价值相对较小，顶多只能为下期工作的安排提供借鉴。
2.同一信息在不同地区的有用性是不一样的。比如，制造某种产品的技术信息，在发达地区，由于生产厂家很多，产品已经充斥市场，大部分消费者的需求已经得到满足，因此其有用性几乎接近于零。而在那些尚不发达的地区，该产品的生产技术可能还鲜为人知，因此其价值非常高，企业及时利用信息，生产这种产品可能获得高额利润。
3.同一信息对不同企业有用性也是不一样的。这是由于不同企业认识和利用信息的能力各不相同所形成的。反映客观世界现状和特征及其变化的信息产生以后，企业如果及时地感知其存在，发现其意义，并具有利用这种信息从事某种活动的能力，则信息价值极高。反之，如果企业未感知其存在，或虽感知其存在但未发现其意义，或虽感知其存在并发现其意义，但不具备任何利用信息的条件，则这条信息对企业的价值几乎为零。
此外，信息价值的不确定性往往与使用者的数量有关。信息不同于资金和物质。物质资源或资金在一定时空只能由一个组织或人员拥有与支配，而同一信息的使用权则可被多个厂家所共享。因此，同一信息的使用者数量越多，对单个使用者来说，其价值越小，反之则价值越高。
（二）内容的可干扰性
任何管理信息，只有被利用才能实现其有用性。而利用的前提是感知信息的存在，认识信息的价值，并将其传送给适当的管理部门和人员。管理信息内容的客观性在被感知、认识和传送的过程中可能受到干扰。
1.这种干扰可能首先来自其他信息的存在。任何客观事物都不是孤立地存在的，而是存在于与其他事物普遍联系中。反映客观事物的信息亦然。不论是在企业外部的经营环境中，还是在企业内部的生产过程中，都存在着大量的事和物，不断产生出大量的信息。人们在感知其中某些信息的价值时，必然会受到同时存在或出现的其他信息的干扰。比如，在经济不景气的条件下，某种产品需求量下降的信息，可能被简单地认为是购买力普遍下降的一般结果，从而未给予足够注意，而实质可能是在这种下降的背后隐藏着消费偏好转移的深层原因。
2.其他信息的存在不是人们认识信息的唯一干扰源。信息的内容在传递过程中可能还会受到人们的态度和能力的扭曲。人们总是根据自己的需要和自己的认识去发现信息和传递信息的。对于那些符合自己需要的信息，人们通常能敏锐地观察到其存在，并在传递过程中强调、甚至夸大其重要性；而对那些不符合自己需要的信息，则可能漠视其存在，或在传播过程中，降低其重要性。因此，原始信息的许多内容在传播过程中可能逐渐减弱，直至湮灭，而原来并不存在的另一些内容，则会因传递或接受者的需要而不断加入，从而使管理信息失去其客观性，管理者最终使用的可能是在传播过程中已经失真的信息。
（三）形式和内容的更替性
作为反映客观事物的符号，管理信息的内容和形式是随着客观世界本身的变化而不断改变的。企业经营活动及其相关要素始终处在不断发展和变化的动态过程中。随着时间的推移，企业经营及其环境会不断呈现出新的状态。市场供求的数量和价格水平、消费者的购买能力、竞争厂家的市场占有率、企业内部的资金拥有情况、原料库存或生产进度，等等，所有这些都在不断变化、从而不断生成并传送出大量新的信息。信息数量的累积，内容和形式的不断更替，对企业及时、正确地发现和利用信息提出了更新、更高的要求。
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