餐饮原料采购工作程序

第二节　餐饮原料采购工作程序

餐饮原料采购工作程序是采购工作的核心之一，能使采购工作的各类人员明确各自的职责和范围，并且对采购工作程序各个环节进行有效管理，才能使采购工作顺利进行。随着餐饮企业管理方式方法的改进以及市场原料供应商情况改变以及订货方式改变，原料采购流程的再造也是管理者提高采购效率的主要内容。

一、餐饮原料采购工作程序

餐饮原料的采购程序，涉及餐厅、厨房、仓库、验收、财务以及供应商之间的工作关系。采购程序的功能就是严格执行各部门和单位的职责，使原料质量规格、数量和价格以及资金支付等要素分别得到严格的管理和监督，使采购工作能达到预期目标。餐饮原料采购工作程序是由餐饮生产部门填写领货单，将写好的领货单送达仓储管理员，由管理人员发放生产所需的餐饮原料。仓储管理人员根据各种原料储存数量标准，制定采购计划达到餐饮原料补充目的，并填写请购单交采购部。采购部通过正式或非正式的采购预订系统向供应商订购所需原料，将预订单的副联送达验收人员和会计人员。供应商将预订原料送达验收处，并出示一张送货发票。验收人员根据请购单的副联对预订原料进行核对质量、数量和价格。验收人员将核对合格原料送达合适地方储存后，将验收单送达会计人员，支付预订原料的货款。对核对不合格的原料作出退货处理，交采购部门处理。采购程序见图2-2。

图2-2　餐饮原料采购程序

1.采购部门

采购部门接受餐厅、厨房、仓库等单位的原料订货单，进行分析、调查、价格议定、选择供应商、进行订货和原料的转运等采购工作，并将采购订单、送货单送达验收和财务部。在具体实践中，采购部门可根据最新商情以及餐厅销售情况与原料使用和需求单位进行商议，起到以订促销的作用。

2.餐厅、厨房

餐厅、厨房按照餐饮企业采购管理政策，一般限定原料采购范围，可由餐饮经理、行政总厨、厨师长或专人负责所需原料的采购申购单填写，并由专人审批后送达采购部，由采购部负责原料采购。

3.仓库

仓库根据各种原料贮存的订货点量对各种原料进行分类保管贮存，当原料的贮存数量达到订货点量时，及时填写原料申购单，经负责人审批后送达采购部实施采购。

4.验收

验收人员凭单验收采购原料的数量、质量规格以及价格，对验收通过的原料及时送达申购单位，开出验收章到财务，并做好登记手续。对验收不合格的货物，联系采购部负责追查工作；对无票据的原料开出无购货发票收货单。

5.财务

根据原料申购单、采购单、验收章和供应商发票，核查后支付供应商货款。

二、餐饮原料采购基本工作流程管理要素

餐饮原料采购作业是指餐饮企业为了达成生产和销售计划，在确保适当品质的情况下，于适当的时期，以适当的价格，从适当的供应商那儿购入必需数量的原料。采购作业作为餐饮企业的一种重要作业，有其特定的流程。采购流程会因采购的来源、采购方法以及采购对象等不同，在作业上有若干差异，但是基本的流程则大同小异。采购流程是餐饮企业完成特定的采购任务而开展的一系列相互关联的活动过程。从需求部门的采购申请，到采购部门的结案归档，其中跨越审计、仓储、品质管理以及财务等部门。餐饮企业规模越大，采购金额越高，企业对流程设计要求就越严格。因此，采购工作流程中各阶段要素管理，是采购计划实施和提高采购业绩的关键。

1.确认需要

它是指在采购之前，应先确定采购原料的品种、数量、时间和使用单位等内容。采购之前需要采购部门和各业务部门协调采购原料的预算和计划。具体工作程序见图2-3，采购计划表见图2-4。

图2-3　编制采购计划流程

图2-4　原料采购计划表（样张）

2.需要说明

原料采购需要由使用单位提出采购申请，办理审批手续。采购申请和审批是采购计划批准后的计划执行。

（1）计划采购。凡已经批准列入采购计划，并有具体供货时间、批量要求的原料，由采购部门直接填写采购单，说明采购原料的计划数和已采购数，经采购部经理签章后即可采购。计划采购单见图2-5。

计划采购单　　　　　年　月　日

图2-5　计划采购单（样张）

（2）按库存定额控制采购。由仓库按定额控制库存的原料，当库存达到最低定额时由仓库保管员按库存定额管理办法的规定直接填写采购申请单，注明确定的最低、最高库存定额和填单日的实际库存数，经仓库主管和采购部经理签章后交采购员采购。定额采购单见图2-6。

定额采购单　　　　　年　月　日

图2-6　定额采购单（样张）

（3）非计划采购

凡未列入计划和超计划的采购称为非计划采购或临时采购，由使用部门办理申请，经部门经理初审签章后报采购部审核，根据授权范围，经审批后执行采购。临时申购单见图2-7。

临时申购单

填单须知：（1）各部门签章必须齐全。一料一单（大批请购，可附清单，格式同上）。

（2）审批按照审批权限规定处理。

图2-7　临时申购单（样张）

（4）鲜活原料采购。餐饮原料中许多是鲜活原料，又要按客户定菜要求准备，采购次数频繁，数量零星，因此对鲜活原料采购申请手续应尽可能简便，可用多项目式原料采购申请单，每日或随时申请，一般经餐饮部经理或厨师长审批即可采购。鲜货原料申请单见图2-8。

鲜活原料采购申请单

图2-8　鲜活原料采购申请单（样张）

3.选择可能的供应来源

选择可能的供应来源是指对于需要说明的，或从原有的供应商中，选择信誉良好的供应商，通知其报价，或以刊登公告的方式，公开征求报价。确定供应商的权限一般视餐饮企业自身的规定执行。一般采购可由采购部经理选择决定，大宗原料或高档原料采购一般报总经理审批决定。

4.合适价格的决定

合适价格的决定是指在决定可能的供应商后，和其进行价格谈判。原料价格受到许多因素的影响，如原料的来源、质量、规格、数量、运输、时间和服务等，以及还要考虑原料使用单位的成本和产品质量要求，所谓合适的价格主要指在满足使用单位成本和产品生产质量要求的基础上，提供优质的原料和服务所确定的价格，是合理的。

5.订单安排

订单安排，指在价格商定后，应办理订货签约手续，如订单或合约，均属于具有法律约束力的书面文件，对供需双方要求、权利及义务须说明清楚。

6.订单跟踪和审计

签约订货后，为保证供应商能够如期、包质、按量交货，应及时与供应商保持联系，防止发生意外变故而造成供货不及，以便及时采取补救措施。避免因时间延误而造成原料的短缺，影响生产和销售，对企业带来经济和社会形象上的损害。

7.核对发票

供应商交货验收合格后，应及时开具发票；要求付清货款时，对于发票的内容是否正确，应先经采购部门核对后，财务部门才能办理付款手续。

8.不符与退货处理

凡是供应商所交原料的清单与订单不符或原料经验收部门验收不合格时，应按合约规定办理退货手续，并立即重新采购，予以结案。

9.结案

凡验收合格付款，或验收不合格退货，均须与供应商办理结案手续，并清查各项书面资料是否完整，评定绩效，报请高层管理或相关主管部门审核批示。

10.记录与档案规定

凡是结案批示的采购，应列入档案登记，编号分类，予以保存，以便参阅或事后发生问题时查考。此外，档案有一定的保管期限。