餐饮原料采购控制

第五节　餐饮原料采购控制

一、餐饮原料采购质量控制

餐饮原料的质量是一个变量，影响原料质量的因素很多。从餐饮企业自身角度来看，原料的质量高低与餐饮企业的所处市场的经济、自身定位、目标市场、产品价格策略等有密切关系，其标准是适合餐饮企业经营与管理的质量标准；其次，从餐饮产品生产角度来看，原料的质量与餐饮产品质量和品牌有密切的要求，其标准是质量与成本的平衡；再次，从原料自身质量要求角度来看，与原料的品种、生产方式、生产时间、贮存时间、加工程度等有着一定的关系，其标准是掌握各种原料的品质鉴定知识和经验，正确判断原料的质量。诸多影响餐饮原料质量变化，成为采购管理的难点和重点，建立一套质量管理体系是采购内部管理的关键。采购规格书，又称标准采购单，是餐饮企业根据食品分类标准，结合自身产品的质量、选料、成本等要求，以书面形式将所需各种原料的质量、规格等作详尽规定并汇编成册，作为餐饮原料采购的标准。

1.采购规格书的内容与形式

餐饮原料的采购是餐饮生产经营的准备阶段的技术性工作，原料采购是为满足生产需要服务的，采购原料的质量、规格、价格等必须符合餐饮生产所需的原料标准。因此，餐饮经营与管理人员根据自身企业的经营目标和产品定位，对用于生产的各种原料制订出的质量、规格标准，应该与食品加工业、商品销售业中各类原料的质量、规格等级相统一，制订出质量、规格保持稳定，采购成本符合定价标准的原料采购规格目录，并对主要原料的采购要求进行详尽说明，最终形成符合餐饮企业自身生产与销售目标的原料规格标准，即采购规格书。

采购规格书的内容具体包括：①产品通用的名称或常用商业名称；②法律、法规确定的等级、公认的商业等级或当地通用的等级；③商品报价单位或容器；④基本容器的名称和大小；⑤容器中的单位数或单位大小；⑥重量范围；⑦最小或最大切除量；⑧加工类型和包装；⑨成熟程度；⑩防止误解所需的其他信息。实践中可根据原料的具体情况，采取灵活的分类方式，对影响各类原料质量要素进行梳理，列出作为规格标准，尽可能避免质量、规格以及理解上的偏差。

（1）水果的采购规格内容一般包括品名、产地、等级、外观、色泽、新鲜、规格等，见表3-1。

表3-1　水果采购规格书（样例）

（2）蔬菜的采购规格内容一般包括货号、品名、产地、单位、商标、规格等，见表2。

表3-2　蔬菜采购规格书（样例）

（3）粮食类的采购规格内容一般包括货号、品名、单位、商标、规格等，见表3-3。

表3-3　粮食类采购规格书（样例）

（4）生鲜肉类的采购规格内容一般包括品名、产地、部位、外观、色泽、新鲜、规格等，见表3-4。

表3-4　生鲜肉类规格书（样例）

（5）罐头食品的采购规格内容一般包括货号、品名、商标、规格、价格等，见表3-5。

表3-5　罐头食品采购规格书（样例）

（6）水产类的采购规格内容一般包括货号、品名、规格、商标、单位等，见表3-6。

表3-6　水产类采购规格书（样例）

（7）冷冻品的采购规格内容一般包括货号、品名、商标、规格、单位等，见表3-7。

表3-7　冷冻品采购规格书（样例）

（8）调味品的采购规格内容一般包括货号、品名、商标、规格、单位等，见表3-8。

表3-8　调味品采购规格书（样例）

餐饮原料的种类繁多，采购规格书的形式可以根据原料特点，进行分类对待。一般基础性原料可以将原料的质量、规格、重量和其他特别项目所需因素加以说明制成报价单即可，目的是让采购人员熟悉采购原料的质量和规格要求，同时让供应商准确把握餐饮企业所需原料的标准，帮助供应商及时满足餐饮企业采购原料的期望。而一些作为餐饮企业的品牌菜点原料和名贵原料，其采购规格标准应加以详细说明，如原料的品名、用途、原料介绍、规格等各种要素，并对所采购原料的验收程序、鉴别方法等注意事项加以说明。餐饮企业可根据自身餐饮产品生产要求，将品牌菜点、特色菜点、地方传统菜点、保健菜点、山珍海味类的原料以及食疗菜肴中药等，汇编成规格书，有助于提高采购效率，起到稳定采购原料的质量和价格。

2.采购规格书实际作用

采购规格书是对餐饮企业所需各种原料的规格标准的详细说明，以文字和图片的方式记录餐饮企业所需各种原料的特点、用途、来源、生产、包装、规格要求以及鉴别方法等信息，无论是餐饮企业采购验收人员，还是餐饮企业原料供应商都具有很好的参考价值。其具体的作用如下：

（1）事先确定每一种食品原料的质量要求。

（2）为生产提供适质的原料。

（3）可防止采购人员与供应单位之间的误解。

（4）向各供应单位分发采购规格书，可便于供应单位投标。

（5）订货时不必每次都要说明食品原料的质量。

（6）有助于搞好食品原料验收工作。

（7）有助于搞好领料工作。

（8）可防止采购部门与食品原料使用部门之间产生矛盾。

（9）有助于成本控制员履行职责。

（10）有助于保证购入的各种食品原料质量都符合企业的要求。

3.采购规格书编写原则

（1）稳定性。采购规格书使根据餐饮企业生产和成本要求确定的原料质量标准，在一定经营过程中应保持原料规格的稳定，以便保持餐饮企业产品生产的质量和价格稳定。餐饮企业对一般基础性原料的采购，应严格规定原料的基本属性，如品种、来源、生产、大小、部位、重量、包装等，以稳定原料的质量。而对品牌菜肴、传统菜肴、特色菜肴等原料应长期保持原料采购的规格标准，有些大型餐饮企业将自身需要的主要餐饮原料，通过不同经营合作方式，实施原料生产、运输、加工、储存、销售“一条龙”供货服务，更有利于稳定原料的质量，同时也有效地降低了原料成本。

（2）标准性。餐饮企业常因经营特色不同，并且受地方传统的影响，对餐饮原料的规格描述有一定差别。随着我国食品业和商业的发展，餐饮原料生产的标准化管理有了长足的发展，餐饮原料的大多数品种都能按照国家有关部门颁布的标准制订相应的规格书，有助于采购人员、验收人员、供货商对原料规格标准的准确把握，并且在发生供货纠纷时，可以按照标准进行处理。尤其是涉及原料质量安全方面的标准，如食品安全标志、绿色标志、有机食品标志、厂家、商标、包装、理化指标、运输、储存条件和时间等，标准都有明确的规定，任何生产企业都不得任意改变现有标准。

（3）发展性。随着人民生活水平提高及食品科学的发展，对餐饮企业产品质量要求越来越高，并且因餐饮市场成熟和竞争，步入微利时代，使得餐饮企业的质量和价格竞争愈演愈烈。从餐饮企业生存与发展角度分析，产品创新、质量稳定与提高、物有所值是经营关键，也因此决定着餐饮企业采购原料品种和规格的变化，加之食品和原料生产的发展以及质量标准的不断修订，采购规格书必须按照最新的相关标准定期作出修改和增补，使原料采购规格书在结合餐饮企业自身发展和市场需求变化中得以不断地发展。

（4）实践性。采购规格书直接影响到餐饮企业原料采购工作的效率，建立一套适合餐饮企业经营要求的采购规格书是一项长期的系统工程，一套合理的采购规格书需要综合餐饮企业内部经营管理特点和市场环境，在实践中需要对采购的各种原料作研究，如对原料的产地、产期、品种、规格、价格、产量以及质量等基本属性作长期的积累和比较研究，通过研究对现有的采购规格书提出修改建议，以适应餐饮企业和市场环境的变化。因此，采购规格书的建立需要长期的工作实践积累，内部各岗位实践需要长期提供餐饮菜点生产中有关原料品质、使用特点和成本等信息；外部采购需要不断收集各种原料的规格信息，并将其作为岗位职责规定执行，才能形成不断完善的良性循环，以提高采购工作的效率。

（5）实用性。采购规格书的实用性主要表现在对采购工作的指导和参考作用。采购规格书的基本特点是反映餐饮企业经营管理和菜点生产的要求，餐饮各销售和生产部门的原料使用应以采购规格书为蓝本，填写各种原料申领单或申购单，才能不偏离餐饮的成本、质量和定价标准。其次，采购规格书是采购人员采购、向原料供应商询价、采购招标等实践工作的标准，以此为采购工作的标准，达到降低成本、提高品质、确保供应等目的。此外，采购规格书也是采购研究和培训的重要资料。

二、餐饮原料采购数量控制方法

餐饮原料数量控制的目的主要是满足餐饮产品生产的需要，避免产生原料的短缺和质量下降等现象。如采购数量过多或存货过量，占用过多的资金，都会影响资金的周转；原料存放时间过长，其质量容易下降或变质会因此增加存储成本和存储场地。采购数量过少就会出现缺货、减少销售量和造成顾客不满等结果，并且如需紧急采购既费时又费钱，还会失去大批量采购所获得的折扣，导致成本增加。因此，合理设置采购数量值具有非常重要意义。

1.影响餐饮原料采购数量要素

影响餐饮原料采购数量的要素很多，总体上要考虑餐饮企业的规模和类型，不同规模和经营方式，餐饮原料的周转率是不同的。如大型餐饮企业、连锁餐饮企业、餐饮集团一般采购数量较独立餐饮企业大；快餐企业的需求量一般大于社会餐饮企业，大于星级酒店的餐饮。因此餐饮企业应当根据自己的实际结合生产部门、仓储部门、销售部门的实际需求量和市场原料供求关系来确定原料的采购数量。归纳起来主要有以下要素。

（1）餐饮原料类型。

（2）原料市场供应状况，如价格变动、供应量、数量折扣等。

（3）订货成本方面的因素，增加订货数量，减少订购次数可以降低订货成本。

（4）运输成本。

（5）销售量变化，供应的菜肴数量增加，这些菜肴所需的食品原料数量显然也应增加。

（6）可供存储的设施可能会限制采购数量，设置最高或最低存货量。

（7）如果目前存储的数量增加，采购数量可减少。

（8）餐饮生产部门原料的加工净料率、折损率以及菜肴配份的变动。

（9）供应单位可能会规定送货的最低金额或最少重量。

（10）供应单位发货数量限制，如不肯拆箱零售食品原料。

采购数量的确定是餐饮企业采购工作的基础。餐饮原料采购数量控制就是要结合各种要素，制定适应企业本身管理和经营特点的原料采购数量。现代餐饮企业中那些已经使用先进的“餐饮采购管理系统”的企业，也需要从技术和经验等层面通过分析来确定各类原料的采购数量。

餐饮企业原料采购数量的确定一般通过限度来控制，并将限度渗透到原料使用、存储、销售等部门对原料的管理。如生产部门对原料的使用，可通过控制原料申领频率和数量、原料加工净料率和损失率，确定具体标准线、目标标准线，有利于采购数量的确定，也有利于生产管理水平的提高。而仓储部门则根据生产部门原料的使用情况，确定发料的频率和库存额，一般采用最高／最低存货量进行控制，也可通过用平均存货量来确定绝大多数原料的存货量。

每次采购数量和采购周期则取决于采购方式、发料频率、仓储条件以及原料类型。一般受原料的类型的影响，不同库存要求的原料，如易变质和不易变质的原料，采购方式、发料方式、储存时间等都不同。对不易变质的原料，采购的数量大，采购频率低、库存面积大、库存周期长；而易变质原料，采购数量少，采购次数多，以便在短期使用完，避免出现原料的浪费和质量下降现象。

此外，采购数量的控制还应结合实践中的具体情况，如运输，考虑每次运输成本来确定采购数量的增加或减少；批量采购优惠价格，则考虑每次采购数量的增加；原料保质期长短，来确定采购数量；原料生产和供应情况，确定每次采购数量的增加或减少；以及餐饮企业本身未来销售状况确定采购数量的增加或减少，等等，这些影响采购数量确定的要素，则与采购经验有着密切关系，需要作长期研究和分析，掌握各类原料质量特点、使用特点、库存特点、市场供求和销售预测，才能合理地制定各类原料的采购数量。

2.餐饮原料采购数量控制常用方法

从采购的角度出发，原料可分为两大类：一类分为容易变质的原料，主要指鲜活餐饮原料，一般不需要储存或在短时间中使用完；一类是不易变质的原料，主要指具有一定保质期的餐饮原料，可以保存一段时间。因此，对这两类原料的采购方式也就不同。

（1）易变质原料采购数量的确定。易变质的食品原料即鲜活的原料，一般是现用现采购或采购后存储几天使用的原料。鲜活原料如鲜货、烘烤食品和奶制品等，其不可储存的特点决定了餐饮企业采购后即时使用，通常一周就要采购，有些新鲜原料还需每天采购。由于经常采购，采购管理人员通常了解这些原料的使用率，而无须计算其库存情况，必要时为零库存，以确保其完全新鲜。并遵循消耗库存原料，然而才能进货的原则。其采购一般过程是：检查现有库存数量、营业报表、决定下一期营业所需的原料数量，然后计算出采购的数量。采购鲜活原料的方法常见的有日常即时采购法和长期订货法。

日常即时采购法　适合于采购消耗量变化大、有效保存期短的鲜活原料，如新鲜肉类、禽类、水产类等原料。其采购原料数量计算是计算下一期营业所需原料数量，减去现有库存量，减去已经订货数量，即为实际采购数量。实践操作见表3-9报价／申购单。

表3-9　报价／申购单

长期订货法　适合于一些消耗量变化不大的鲜活原料，如面包、蔬菜、水果、奶制品等。餐饮企业与供货商商定定期以固定价格供应一定量的原料，并签订协议或合同，以确保所需原料能及时满足需要，还能有效避免因价格变动而产生的成本变动现象的出现。餐饮企业还可以采取补充采购方法，即与供货商商定定期补充各种原料，以消除因销售波动产生原料的积压而造成浪费。使用采购定量卡，并每天有专人检查盘点，记录实际库存，对每次进货数量控制，并于每次送货时通知下次补充的原料和数量。

（2）不易变质原料采购数量的确定

不易变质原料具有一定的储存时间，采购周期相对较长，可根据原料储存性能和使用率设定采购周期，如两周一次，一月一次或几个月一次等。常见采购方法有定期订货法和永续盘存卡订货法。

定期订货法　适合如干货原料等具有良好储存性能原料的采购，其采购次数减少也就成为可能。餐饮企业可根据原料储备占用资金的定额来确定采购的周期，采购数量可根据销售、库存面积等实际情况来确定。

订货数量＝下期需用量-实际库存量＋期末需存量

期末需存量＝（日平均消耗量×订购期天数）×（1＋50%）

式中：期末需存量：指每一订货期末餐饮企业必须剩下的足够维持到下一次送货日的原料储备量；

订购期天数：指发出订购通知单至原料入库所需的天数；

50%：是期末需存量的保险储备量。

永续盘存卡订货法　使用永续盘存卡以记录进货和发货数量。每一种原料都须有预订的最高储备量和订货点量，依据完整的、精确的数据记录对各种原料的进货和领料进行有效的控制。每类原料的进出时需要记录增减数量。永续盘存图见3-7。

图3-7　永续盘存表（样张）

原料最高储备量一般指原料进货后达到的最高数量。订货点量则是指原料存量降低到这个数量时应及时订货的最低存量线。确定最高储备量应考虑原料库存额、订货周期、每日消耗量、供货单位最低订货量规定；订货点量确定则根据原料日平均消耗量、采购周期和安全存量。其计算公式

订货数量＝最高储备量-（订货点量-日平均消耗量×订货期天数）

订货点量＝日平均消耗量×订货期天数＋安全存货量

三、餐饮原料采购价格控制

餐饮原料的价格是采购工作中最重要的内容，有效的采购工作目标就是用合理的价格获得满意的原料和服务。长期以来，餐饮企业将成本控制作为采购原料的价格标准，认为价格越低越好。虽然餐饮企业常因原料成本占餐饮生产总成本比例高而影响其产品市场竞争力和企业利润，但对不同餐饮企业来说，不都是原料的价格越便宜越好，因为如果价格过低，供应商的利益受到损失，势必设法偷工减料而降低原料的规格和质量。如河虾，一般不同大小规格的河虾按不同价格批发或销售，但为了竞争或应对降低价格压力大多供应商将不同大小规格的河虾掺和在一起以适中价格进行销售，结果出现了不符合规格河虾以较高的价格销售出去的现象。所以，采购价格应以达到“合理价格”为最高目标。

餐饮原料的价格受各种因素的影响，如市场的供求状况、餐饮的需求程度、采购的数量、原料本身的质量、供货单位的货源渠道和经营成本，以及供货单位支配市场的程度等。针对这些影响因素，应采取相应的措施和方法，尽可能在保持原料质量的基础上降低原料的价格，达到控制成本的目的。

1.限定采购价格

通过详细的市场价格调查，对餐饮企业所需的某些原料提出采购限价，要求在一定幅度范围内或一段时间内，按限价进行市场采购。限定采购价格的制订一般从餐饮企业本身原料成本、原料市场调查、供应商协议等方面考虑。其工作流程是列出需要制订限价的原料清单发送给三家以上的供应商报价，采购人员根据供货商的报价单进行市场调查，在衡量成本、规格、数量、服务、结算等因素后，确定采购价格。限价采购品种一般是指采购周期短，先进先用的新鲜原料，并规定采购周期与供应商进行核价，制订采购价格。

2.规定供货渠道和供应单位

餐饮企业一般为了稳定原料的价格和质量，并获得良好的服务，通过各种合作方式，如合同关系、战略伙伴等关系，与供应商建立长期合作关系，限定供货渠道和供货单位。通过规定供货渠道和供货单位，不但稳定价格、质量和服务，更重要的是可以消除各种人为的影响，并且可以得到供应商在其他方面的合作和支持。

3.控制大宗和贵重原料的购货权

贵重和大宗原料的价格是影响餐饮成本的主体，因此，餐饮企业对这一类原料的采购有明确的规定，制订相应的审批制度，由餐饮生产部门提供原料使用情况及质量规格报告，采购部门通过供应商报价和市场调查，提供各种原料采购建议，最后由企业高层人员确定。可使用供货商比较表，如图3-8。

图3-8　原料采购“货比三家”审批表（样张）

4.提高购货量和改变购货价格

大批量采购可降低购货单价。大型餐饮企业、连锁或集团化餐饮企业，以及区域合作餐饮企业，可以通过提高采购原料的数量，以降低采购原料的单价，达到降低成本，提高竞争能力的目的。另外，当某些原料的包装规格有大有小时，如有可能，大批量地购买厨房可以使用的大规格包装原料，因为大包装原料的绝对价格便宜。

5.根据市场情况，适时采购

餐饮原料的价格受市场情况的影响较大，而影响市场情况的因素又很复杂，如天气状况、货源供给量、节假日、国家经济和货币政策以及行业发展状况等，都会影响原料的价格波动。根据市场情况，适时采购，应注意收集各种有关价格的信息，对价格的变化作预测，并根据市场具体情况调整采购数量。当某些原料销售价格因供求关系变化而上涨时，可适当减少采购数量，只要能满足短期生产即可；当某些原料价格因货源充足而下降时，可适当增加采购数量储备，以减少以后价格回升时的开支。适时采购的关键需要采购人员具有丰富的市场经验和掌握各类餐饮原料生产和供应的规律，才能有效地控制价格和数量之间的关系。

6.尽可能减少中间环节

餐饮原料从生产到销售，在不同地区、不同市场中，具有不同的中间商或代理商，每一个中间环节都包含商业成本、利润和税费，因此，在不同市场中采购的原料的价格具有一定的差异性。尽可能减少中间环节就是要避免不必要的中间商，直接从具有生产资质的生产商或种植园区进行采购，或从正规的大型原料批发市场进行采购，可以获得较优惠的价格。