文献采集的方式与特点

二、文献采集的方式与特点

图书馆等文献机构要实现最大限度满足信息用户需求的目的，就必须依据一定的原则标准，通过各种途径将各种类型文献采集回来。科学的文献采集方法是采集到高质量文献的保证。由于现代图书文献数量庞大，类型复杂，学科广泛，出版发行分散多头，有商品性的，有交流性的，有公开的，有内部的。因此，文献采集必须采用多种渠道、途径和方法。

(一)购入采集方式

购入采集方式是指图书馆向出版发行单位和个人有偿获取文献信息的方式。它包括预订、现购、邮购、代购、网购、复制等形式。购入采集方式是补充藏书的主要方式和经常性来源，是保证图书馆有计划、有针对性入藏文献，建设系统的藏书体系的主要方式。

1.预订

预订是指文献采访人员依据出版发行部门提供的征订目录进行圈订，然后送交出版发行部门，按预约计划购买文献资料的方法。它包括期货文献预订和现货文献订购两种方式。出版社、书店、邮局、图书进口公司、内部书刊编印单位，凡是计划发行的或所拥有的各类出版物，都预先编制征订目录，向各单位和个人用户征集具体订数，图书馆根据需要选择圈选，并在预订单上填写所需文献的名称或编号、所需份数等，在规定的时间内向文献出版发行机构返回订单，待文献出版后出版发行机构按预订的种数、册数供应订户。图书馆是各种大宗出版物最主要的单位订户之一。文献采访人员可依据实际采集的需要和范围，通过新华书店或其他书商的征订目录预订国内公开出版图书；通过邮局征订目录预订国内公开出版的报刊；通过出版社杂志社征订目录预订出版社公开出版自办发行的图书期刊；通过各种学术团体、机关单位、学校出版物征订目录预订公开或内部出版的书刊资料。对外文进口图书的采购预订由于受外汇管理规定的限制，目前图书馆预订外文图书报刊资料，还需委托国内的代理商办理。主要是：中国教育图书进出口公司、中国图书进出口(集团)总公司、北京中科进出口公司以及各地的外文书店等。随着国家相关政策的逐步实施，外国独资代理商将陆续登陆中国发行市场，与国内代理商展开竞争。

目前，国外一些出版机构多采用“大宗采购”这一订购方式，并利用计算机和网络等现代化手段进行管理，简化了文献订购的程序，方便了图书馆的文献采集。其方式主要有：纲目订书、提类订购、全数订购、集中订购、租借订购、长期订购等。

纲目订书是指图书馆将自己的藏书补充计划按入藏文献范围、内容、出版社、价格等列成纲目，提交给有关书刊发行代理商。书商根据图书馆所提出的“纲目”，将其需要的最新文献直接寄给图书馆，图书馆有权退回不符合需要的书刊，但退书率不得高于10%。这种方式简便易行，只要签一次合同就能连续不断地获得所需图书。

提类订书是指图书馆将自己所需订购的文献的学科类目告诉有关书刊发行机构，由他们根据图书馆提供的类目，为其选择所订购的文献。但这种方式很少能退货，比较适合于范围较窄的学科领域，需要有足够的经费保证。

全数订购是指图书馆根据本单位的需要，向一些学术机构和专门出版社等特定的出版机构订购其全部出版物。

集中订购是图书馆向特定的出版机构或文献发行代理机构大批采集文献。这种订购方式是由文献出版或发行代理机构先将文献样品成批送到图书馆，让其选择，合适的留下，不需要的退回。在这种采购方式中，文献发行人员参与图书馆的文献采集工作，许多文献出版和发行机构为争取订单，常常派人主动向图书馆提供样品及各种书目任其参考，使其能更全面掌握文献出版信息，并能在较短的时间内采集到大量文献。此种方法比较适用于新建图书馆的文献采集。

租借订购是文献出版机构按期向图书馆提供它们新出版的文献，图书馆根据文献的内容和形式决定保留或退回。留下的文献再根据事先的协定付出一定的租借费，文献经过一段时间失去使用价值后，再退还给出版机构。如经使用，图书馆认为有必要将其长期保留，也可购买。该方式比较适用于文献采集机构有一定需求，但本机构又不必入藏的文献。

长期订购是保证多卷和连续出版物完整入藏的一种手段。它只需办理一次手续，长期有效，而且还可享受10%～30%的优惠。采用大宗采购使图书馆在新书出版后很短的时间内便可收到所需图书，避免漏购，还可获得较多的优惠和减少选订时的大部分事务性工作。

总之，预订是图书馆等文献信息机构有计划采集文献比较可靠的方法。其优点是文献信息来源保障率高，文献采访人员和出版发行部门都能掌握主动权，不至于重复和遗漏。但这种方式也有局限性，一是征订目录的著录过于简单，采访人员单凭书目订单根本不能完全了解图书的内容和水平，加上有时带有广告色彩，就容易错购或漏购；二是目录所登载的文献仅是计划出版，因此会出现因订数过少而不出版的情况，从而影响图书馆的文献采集计划；三是通过预订的文献到馆周期过长，预订手续复杂，这些都给文献采集带来困难；四是各种各样的书店书社、图书中心、发行公司以及出版社、编辑部乃至著作者本人，纷纷将订单寄到图书馆采访部门，使得工作人员无法得到准确的出版信息，由于同一选题重复出版，同一种书在不同书目中重复征订不作说明，很容易造成重购。因此，图书馆要搞好预订工作，要求文献采访人员熟悉发行渠道，掌握书源信息，广泛收集征订书目和出版动态，科学地选择所需书刊品种与复本，合理地分配购书经费，注重品种与复本数量适当，及时准确地填报征订单。图书馆还可与出版发行机构签订合同，规定预订文献出版后到馆的期限，对过期未到的文献可通过其他的方式、渠道补购，同时做好预订的准备、检查、验收和登记工作。文献订购是大中型图书馆采集文献的主要方式之一，但还需与其他采购方式相结合。

2.现购

现购是指文献采访人员直接到书店、书市或出版销售部门选购书刊。这种方法能获得预订所得不到的书刊，如有些发行量小的书、内部发行的图书、古旧图书、地方出版物等，往往不经过征订就直接在市场上销售。有些漏订的书、预订不足的书、以及需要临时补配的书，都需要通过到书店、书市、出版社及有关单位直接选购来解决，因此，文献现货选购成为文献补充和采集中的重要方式。尤其是现代电子信息技术的飞速发展，使以前采访人员在现购时面临的重购问题迎刃而解，采访人员只要通过笔记本电脑或电子信息网络的使用就可解决查重问题。

现购的方式有两种：一是在本地区直接选购，图书馆可与各类图书发行机构建立长期购销关系。书商根据图书馆提供的收集藏书范围、重点和复本基数预留新书，采购人员定期去书店所需图书品种与复本，经过筛选后不需要的图书可及时退还。二是到外地采购，主要是利用书展或书市的机会前去采购。文献采访人员在外出采购时，必须先要熟悉馆藏，明确外出采购补缺范围，编制补充采购计划等。

现购可弥补预订方法的不足，一些漏订的文献和发行量小的文献都可通过现购的方式解决。更重要的是，现购能看到实物，并据此进行鉴别和选择，了解其内容与质量，以决定取舍，简便而迅速。但由于现购受文献服务部门拥有的品种数量的限制，在采购时偶然性大，很难保证文献采访的完整性和系统性。所以，直接选购图书的方法对于小型图书馆来说，是一种主要的购书方法，而对于大中型图书馆，仍是一种辅助购书方法。

3.邮购

邮购也称函购，它是指文献采访人员根据有关的书目、广告、订单等直接与外地书店的邮购部、出版社的读者服务部、有关单位的图书经销部挂钩，按照所开列的书目或范围数量要求，采用邮寄托运的方法购买所需文献资料。邮购的对象一般都是在本地脱销或购买不到的出版物，这种方式能起到补漏、补缺的作用，是一种辅助性购书方法。

4.代购

代购是指文献采访人员委托他人在外地或国外选购所需文献资料。一般来讲，代购的文献都是具有一定价值或信息用户急需而本地又没有货源的文献资料。代购的形式有两种：一是临时性代购，就是委托他人按照所列书目到外地、外单位选购文献资料，如是外文文献资料则可委托出国人员或外文书店采购人员代购。二是长期性相互代购，就是委托外地有友好关系的单位按一定的范围和数量代购当地的信息资料，建立起长期互相代购的关系。采用这种方法的优点是及时有效，但委托他人代购必须开列书目和限量，要注意避免错购和重购。

5.网购

传统的文献采集方式明显存在着弊端，因为文献采集人员获得图书出版信息的唯一来源是各类征订目录。随着市场竞争的激烈，网络技术的广泛应用，越来越多的出版社上网，网上书店的数量和规模也不断扩大。出版商已不再通过书目征订这种单一渠道，网上选购为图书馆文献采集方式带来了革命性的飞跃：一是为图书采访工作手段现代化创造了良好的环境，利用网上书目选书，将大大地缩短周期。二是由于网络在载体容量上的优势，能提供的书目信息数量是印刷型书目望尘莫及的。三是网上反映一本书也是多角度的，包括书的内容简介、目录、封面、书摘、书评等。采集人员利用书目信息进行鉴别、筛选后可在网上直接订购或向出版社、图书进出口公司订购。当然，利用网上书目直接选书、购书的工作方式将大大地增加信息采集人员的工作量及工作难度。

网上选书、订书的优势是能迅速准确获得所需图书，而且漏购率低，时间短，还可节省购书经费，因为大多数网上书店会打折销售。通常，文献采访人员可以在网络终端上完成文献采访的大部分工作。在网上，文献采访人员获取采访信息的方式有两种，一是可以充分利用出版发行机构制作的网页来了解出版新动态。采访人员在需要购入新的文献时，只要在自己的联机终端上输入某一已上网的出版发行机构的网址就能找到该出版发行机构的网页。二是可以充分利用网络服务提供商制作的目录寻找所需文献。如美国Infomic公司在互联网上提供的Titlenet商业性图书目录系统，进入其网址就可以浏览所提供的文献目录，并可用著者、书名、关键词三种方式进行检索。Titlenet的所有书名都与一份订单相连，一旦需要，采访人员可以立刻通过电子邮件向出版发行机构发出订购要求。

6.复制

复制是指采用多种复制方法获得复制品。复制的对象多为重要的科技文献或信息用户需要而图书馆没有收藏又无处购买的文献资料，特别是发现有价值的信息线索，就可采用复制的方法，也可委托有关文献信息机构、情报部门代为复制，或通过馆际互借方式由本馆自行复制。如国家图书馆、上海《全国报刊索引》和中国人民大学书报资料中心均可代读者复制。对图书馆来讲，复制也是一种补充稀缺书的好方法，如孤本、善本、无法购入的原版本等，均可通过复制的方法获得，这样复制品可代替原版书刊为读者使用。复制的方法包括抄录、照相复制、静电复制、缩微复制、录音录像复制、扫描仪扫描、光盘刻录复制、计算机磁盘光盘拷贝等。复制文献虽然通常需付一定的费用，但却是获得珍贵书刊和罕缺资料的好形式。另一方面，亦需注意解决版权问题。

(二)非购入采集方式

非购入方式是指图书情报机构不用货币购买而采用其他方法免费或用少量经费获得各类文献或非卖品文献的方式。主要包括呈缴、调拨、征集、索取、交换和赠送等。接受呈缴是国家图书馆获取本国出版物的主要方式，有些省级公共图书馆也被授权接受本地出版社呈缴的样本。调拨一般是在上级主管部门或文献资源协调委员会的组织下，有计划地将某些图书馆的馆藏文献资源调拨给另一些需要这些文献的图书馆。征集、索取、交换和赠送则是采集一些学术性强、情报价值高、不通过商品流通渠道销售的过期出版物、特种文献、内部编印的非卖品书刊资料的主要方式。征集主要是指图书馆根据有关信息，对非正式出版单位出版的内部书刊资料，采取主动发函或上门访求的方法，或在报纸上登广告或征书启事的办法，有针对性地进行征集。索取是图书馆直接用通讯联系或派人上门去取回自己所需文献信息的一种方法。交换和赠送也是重要的文献获取方法，有关内容，在下一章第三节有详细的阐述。