文献采集的流程

三、文献采集的流程

文献采访活动是一项学术性、技术性和实践性较强的工作，它有严密的程序和严格的要求，并有一定的操作规范和技术措施。图书文献采选流程一般要经过三个阶段，即选书阶段、订书阶段、验收阶段。各阶段都有具体程序和要求，彼此间相互衔接，构成科学合理有序的文献采集流程。

(一)选书阶段

选书阶段是订购前的准备阶段。这一阶段的工作分为三部分：即搜集各种书目信息、将征订目录送交有关人员进行审查圈选、将初步审查圈选的征订目录进行核对“查重”。

图书馆进行文献采选首先是对各种征订目录的收集，书目信息齐全，才能有更多的选择余地，对同类书刊通过比较来选择比较优秀的进行订购，才不至于出现漏购和错购。其次要对征订目录上的文献进行圈选，选择的文献是否合适，直接关系到馆藏文献资源的质量。虽然各图书馆选书的形式并不相同，但通常都采用集体选书。组织集体选书，就是采用一定的组织形式，依靠馆内外专家、领导和专职采购选书人员，通过集体智慧最后圈定所选书刊。特别是对各学科外文原版书刊、昂贵的中文书刊和重要书刊的选订，更应经馆内外专家或选书委员会、选书小组讨论通过，最后由主管人员审定批准。再次，采访人员对经过选择决定采集的文献还要进行“查重”，即检查核对本馆以前是否订购过某种书以及订购的数量，以避免重复浪费。随着计算机在图书馆的普及应用，用计算机进行查重已十分方便、快捷，以目前我国公共图书馆使用的ILAS系统·采访子系统为例，它提供了文献名、责任者、ISBN号等检索途径，文献采访人员只要将所需查重的文献从任一检索途径按要求输入相应的内容，就可很快地得到结果。

(二)订书阶段

订书阶段是初选和查重之后的采购行动实施过程。采购人员在通过综合平衡确定了合理的复本数量后，要尽快办理相关审批手续，填报预订单、寄发订购单，即完成订购工序。

目前，国外文献信息机构多通过网上书店购买选定所需文献，国内则较少。网上订购方式要采访人员将所选文献放入“购物篮”，并查看购物篮内所选的文献，然后提交订单，书店收到订单后会很快给用户发出“订购确认”的电子邮件，如果用户发现订单有差错，可以及时改正。这种方法便捷有效，而且还可享受打折优惠。

(三)验收阶段

图书馆预订的图书到馆后，要及时进行验收。验收包括三个步骤：一是按发票验收，即验收人员用发票或清单核对拆包书刊，查清单价、种册数、总金额；二是提样本核对预订目录，即将核对过的书刊，每种书抽出一册样书逐一核对预订目录，仔细检查收到的书刊是否与预订品种、册数完全相符合，如发生多发、少发、漏发、错发及搭配等问题，必须及时向发书单位反映纠正差错；三是财务报销，核对完毕后，在预订目录上注明已到标识，在发票与清单上办理盖章手续，进行书款结算，并在文献的书名页和特定的书内页上盖上馆藏章，然后将验收好的文献成批移交给登录人员，完成验收程序。

随着计算机在图书馆的广泛应用，图书馆传统馆藏文献采访工作程序也发生了改变，更多的大中型图书馆采用了计算机文献采访系统，这些系统一般都具有处理订单、制作预订卡、查重、登录、验收、统计等多项功能，初步实现了文献采访的现代化管理，提高了工作效率和质量。

【注释】

[1]郑樵.求书八法.通志二十略［M］.北京：中华书局，1995：1813-1814.

[2]祁承火业等.澹生堂藏书约(外八种)［M］.上海：上海古籍出版社，2005： 15-18.

[3]祁承火业等.澹生堂藏书约(外八种)［M］.上海：上海古籍出版社，2005： 15-18.

[4]孙庆增.藏书记要［M］.北京：古典文学出版社，1957：33-34.

[5]叶德辉.藏书十约［M］//叶德辉书话.李庆西标校.杭州：浙江人民出版社，1998：4-5.

[6]王春生.论20世纪90年代以来文献采访工作的发展趋势［J］.大学图书馆学报，2005(5)：25-29.