第一节 档案信息特征及组织方式
档案信息是依附于各种有形的物质载体，反映事物对象的状态、特征及其规律的原始信息。档案信息具有一般文献信息的共性，又具有自己的特征。
一、档案信息特征
(一) 档案信息与载体的不可分离性
档案信息固化于一定的物质载体上，其载体形态可以是以文字为表述形式的纸质材料，也可以是以图像、声音等非文字手段为表述形式的声像、缩微、机读材料等。我们应用数字化技术手段可以使档案信息在不同物理载体间进行转换，但档案信息不能与载体相分离，必须附着于特定载体之上。物理载体是档案信息存在的必要条件，载体遭受损毁档案信息也就不复存在。
(二) 档案信息的流动性和再生性
档案信息在传递过程中经过人们的加工、整理、编纂、吸收和利用之后，会形成与原始档案信息形式不同的新的再生性信息。如地方志、年鉴、大事记、组织沿革、统计资料汇集、科技成果汇编、产品指南等常见的参考资料，都是在原始的档案信息内容基础上重新编写而成的再生信息。档案信息通过人们的加工、组织、编纂和整理之后，形成了新的信息产品，便于进行传递和交流。
(三) 档案信息的可浓缩性
档案信息不断积累，信息量逐渐增多，为了迅速、准确地查找所需要的档案信息，有必要对原始的档案信息进行描述，提取能够反映档案内容和形式特征的表征信息，并进行编排和组织。例如，档案目录、索引、各类档案数据库都可认为是对原始档案信息进行加工和浓缩的产物。
(四) 档案信息的原始性
档案信息是反映人类社会实践活动的原始记录。它真实地记录了人们在生产、生活、经济、科研、文化、教育、军事、外交、医疗等各方面活动的原貌，是第一手的材料，具有原始性特征。此外，不少档案信息涉及国家安全、企业商业秘密和个人隐私，必须保密。原始性特征是档案信息最本质的特征，它决定了档案具有独一无二的法律凭证性，这是其他文献信息所不能替代的。档案信息的原始性和保密性使档案信息的传播和利用受到了一定的限制，不可能像图书等其他文献信息那样不受限制地广泛传播和交流。
二、档案信息的组织方式
档案信息组织是将处于无序状态的特定档案信息，根据一定的原则和方法，使其有序化和系统化，便于人们进行利用。计算机技术、网络技术和人工智能技术等现代技术的应用为档案信息组织提供了先进的技术手段和技术环境，传统的档案信息组织方式逐步进行了改革和创新，档案信息检索系统的功能得到优化，档案信息组织的效率和质量大为提高。
第一，按对档案信息内容揭示的程度，档案信息组织方式分为目录法、索引法、文摘法、综述法等。
档案目录组织法是将档案的内容特征和形式特征进行全面系统的揭示，并按一定的方式加以记录和编排的方法，其表现形式是各种档案目录，如分类目录、主题目录、题名目录、责任者目录等。
档案索引法是对档案信息内容进行加工，按某一特征指明档案的出处和线索，从而揭示档案内容，提供档案信息的方法。与目录组织法相比，索引法能够更为深入、细致地揭示档案信息内容特征。
档案综述法是围绕特定主题集中档案文献，对一定时期、一定地域、一定数量的档案信息进行综合加工的方法。档案综述法是对一定范围内的众多档案材料进行分析、鉴选、研究和编撰，是对大量档案信息的集合和综述。
第二，按对档案信息特征揭示的角度，档案信息组织方式分为分类组织法、主题组织法、代码组织法、题名组织法、责任者组织法等。
分类组织法是指对档案信息内容依据档案分类法进行著录和标引，并按照分类号的顺序进行系统排列的方法。
主题组织法是将档案信息内容依据档案主题词表进行标引和著录，并依据主题词的字顺进行系统排列的方法。
代码组织法是利用档案代码系统如档号、文号等组织档案信息的方法。
责任者组织法是从档案责任者的角度，对档案信息进行揭示和著录，并依据责任者姓名字顺进行系统排列的方法。
第三，按排序方式，档案信息组织方式分为编号法、字顺法、时序法、地序法等。
编号法是将档案信息特征依号码顺序进行组织和排列的方法，如分类组织法和代码组织法都属于编号法。
字顺法是将档案信息特征依字顺进行组织和排列的方法，如主题组织法、题名组织法、责任者组织法等都属于字顺组织法。
时序法是将档案信息内容按照时间顺序进行组织和排列的方法，如大事记等属于时序组织法。
地序法是按照行政区划和地名顺序对档案信息内容进行组织和排列的方法，如地名索引的排列方式可采用地序组织法。
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