档案著录的含义和作用

第一节　档案著录的含义和作用

一、档案著录的含义

档案著录，是对档案内容特征和形式特征进行分析、选择和记录的过程。档案内容特征，是指文件或案卷所论述的主题内容，表现为分类号、主题词、摘要等记录项目。档案形式特征，是指文件或案卷的形成时间、数量、责任者、档号、文种、载体等不直接揭示档案主题的有关记录。揭示档案内容特征和形式特征的记录事项称为著录项目;档案著录的结果，称为条目，它是反映文件(案卷)内容与形式特征的著录项目的组合;由揭示档案特征的条目汇集而成，并按照一定次序编排的条目组合，称为档案目录。

档案目录是档案信息检索的基本工具，它是由条目组成的。条目是组成目录的基本单元，档案条目又由著录项目组成。在著录项目中，分类号、题名、主题词、文号等特征常被用来选作标目，标目是排列条目顺序的依据及档案检索的媒介，标目的名称决定了条目和目录的名称。

1985年我国颁布了国家标准《档案著录规则》(GB/T3792.5—1985)，该标准以国家标准《文献著录总则》(GB 3792.1—1983)为基本依据，在著录项目、著录格式、标识符号等方面都参照了《文献著录总则》的规定，并与其他各项文献著录标准保持了协调性。同时，突出了档案本身的特点。

经过十几年的推广使用，国家档案局对《档案著录规则》进行了修订，修订时参照了《档案著录国际通用标准》(ISAD(G)—1993)^[1]，并结合我国档案管理的实际情况，规定标准的适用范围是对文件和案卷的著录，不包括以全宗和类别为对象的著录。1999年国家档案局以行业标准形式发布了新的《档案著录规则》(DA/T18—1999)。此外，我国还制定了有关的档案著录细则，如《明清档案著录细则》(DA/T8—1994)、《革命历史档案著录细则》(DA/T17.1—1995)、《革命历史资料著录细则》(DA/T17.2—1995)、《中国人民解放军档案著录规则》等，使我国的档案著录标准初步形成了一个内容全面、相互补充和协调的体系。

二、档案著录的作用

(1)　它是揭示与获取档案文献中所含档案信息的重要手段。著录项目中所包含的档案主题内容、成分、作者、保存价值、存放地点等信息，能够有效地揭示馆藏，宣传报道档案信息资源，使利用者不查原文即可对档案材料有一个大概的了解，以便有针对性地快速查到所需要的档案材料。

(2)　它是建立档案信息检索系统的基础和前提条件。无论是手工检索系统还是计算机检索系统，在运行之前都要纳入充足的经过加工的数据。手工检索系统中的各种档案目录和计算机检索系统中数据库的建立都必须依赖著录项目的输入，档案著录是实现档案信息检索必不可少的前提条件。

(3)　它是决定检索工具和检索系统质量的重要因素。检索工具和检索系统要有效地发挥存储和检索功能，必须依赖于著录事项的完备性以及揭示档案内容的深度和确切程度。档案著录中的任何疏漏、不当和错误都会影响检索工具和检索系统的质量，降低检索效率。

(4)　它为查找档案材料提供途径和依据。利用者通过查阅检索工具，辨别检索标识可以准确找到自己所需要的档案材料，大大提高检索速度，节省翻阅原件所需要的时间。

总之，档案著录是建立档案检索系统，开展档案的报道与交流，开发档案信息资源的基础，也是档案管理现代化必不可少的前提。档案著录和档案标引因此被称为档案信息的“前处理工作”。