档案检索工具的编制

第二节　档案检索工具的编制

一、馆藏性检索工具的编制

1.卷内文件目录

卷内文件目录是以案卷为单位，系统登录卷内文件的题名及其他特征并固定其排列顺序的检索工具。卷内文件登录的内容一般包括:顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。卷内文件目录能够固定文件在案卷中的具体位置，巩固档案实体系统整理的成果，而且能够反映卷内文件的基本情况，是检索具体档案文件的重要工具。

2.案卷目录

案卷目录是在档案实体整理过程中，对案卷进行排列与编号以后，将案卷号、案卷题名及其他特征进行系统登记的检索工具。案卷目录也就是案卷名册。其中，案卷目录表是案卷目录的主体，案卷目录表的基本项目包括:案卷号、案卷标题、案卷起止日期、卷内文件页数、保管期限和备注等。案卷目录的主要作用是:固定全宗内档案分类体系和案卷排列次序，反映和巩固档案整理工作成果;揭示全宗内档案内容与成分，是查找、利用档案的基本检索工具;是案卷清册和总账，便于档案的统计和安全保管。

3.全引目录

全引目录又称案卷文件目录或“卷内文件目录汇集”。它是以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录合二为一，汇编而成的一种档案目录。全引目录兼有案卷目录和卷内文件目录之功能，使检索能够深入到文件级。全引目录能够弥补案卷目录与卷内文件目录分开，卷内文件目录附于案卷内部，不利于检索的缺憾，可直接、具体地揭示每份文件的基本特征。利用者通过查阅全引目录，能比较全面地了解档案馆(室)的馆藏档案的情况。全引目录格式如表6-1所示。

二、查检性检索工具的编制

1.分类目录

档案分类目录是按档案分类法组织起来的，揭示全部(或主要部分)馆藏内容与成分的一种综合性检索工具。它打破了全宗的界限，不受档案实体整理体系的束缚，提供从档案内容入手检索档案的途径，是档案工作人员从事业务工作和利用者查找档案的不可缺少的工具。分类目录还可作为一种基本检索工具，派生出各种专题目录、重要文件目录等，向外报道馆藏，满足利用者的特定需求，正逐渐代替案卷目录，在档案馆(室)中占据主导地位。

表6-1　全引目录格式

在手工检索系统中，分类目录的编制包括条目的排列、参照卡和导卡的设置、字顺类目索引的编制。

①条目的排列。将已经著录的条目按分类号的顺序排列起来，对同一类号的条目再按时间顺序、题名、责任者字顺等其他特征排列。

②参照卡。用于揭示类目间的相互关系，指引利用者准确找到所需的档案。分为一般参照卡、直接参照卡和相关参照卡。一般参照卡表示类目的注释或说明分类规则。可告诉利用者，此类只收什么档案，什么档案本类不反映，应到哪个类去查找，如图6-1所示。

图6-1　档案分类目录一般参照卡

直接参照卡(又称单纯参照卡)，用来指引利用者从未被采用的类目到被采用的类目查找，参照符号用“见”表示，如图6-2所示。

图6-2　档案分类目录直接参照卡

相关参照卡用来表示类目间的交叉关系，用“互见”作参照符号，如图6-3所示。

图6-3　档案分类目录相关参照卡

③导卡。也称指引卡。用于揭示分类目录的结构及其逻辑体系，指导人们在目录内迅速准确地查到所需的档案卡片。一般可在每一类前放一张概括本类内容的导卡(见图6-4)。

图6-4　档案分类目录导卡

④字顺类目索引:将分类目录的类目按字顺排列起来，提供从字顺主题入手查找档案的途径，提高分类目录的利用效率。分直接索引和相关索引两种，其中相关索引用处较大，其编制方法如下:对类名进行规范化处理，将之转化为标题形式;补充分类表中未列的概念，如类名同义词、表中未收的新学科、新事物或其他重要概念等;编制索引款目，对两个或两个以上主题的类目分别编制款目;对某些款目词实行轮排，使同族概念集中，并提供多条检索途径;将所有的索引款目按字顺排列。字顺类目索引范例如图6-5所示。

图6-5　分类目录字顺类目索引示例

分类目录还可作为一种基本的检索工具，派生出各种专题目录、重要文件目录等，向外报道馆藏，满足利用者的特定需求。

2.主题目录

档案主题目录是根据档案主题法的原理，按档案主题词的字顺组织起来的目录。主题目录不受全宗和分类体系的限制，直接从事物出发按字顺查找所需档案，灵活性强，便于进行特性检索，但系统性不如分类目录。在手工检索系统中，主题目录的编制步骤和方法包括:标题形式的选择、主标题与副标题的确定、著录卡片按字顺排列、参照卡的设置。

①标题形式的选择:标题形式有单一标题、复合标题、倒置标题等。单一标题是由一个主题词构成的标题。如“经济改革”、“粮食”等。复合标题是由两个以上具有逻辑关系的主题词组配而成的标题，主题词之间为概念限定关系时，用短横连接，如“小麦—种子—繁育”;若为概念相交关系，则用冒号连接，如“生产作物:经济作物”。倒置标题是将主题词中的定型词提前，提供族性检索的机会，如“飞机，超音速”，这种标题形式有利于同族事物的集中。对一个主题概念的表达，在同一个目录中只能采取一种标题形式，须根据需要选择适当的标题形式。

②主标题与副标题的确定:主标题反映的是档案的中心内容，是查找档案的主要依据，提供检索入口;副标题是对主标题的限定或说明，起细分作用。应选择具有独立检索意义，符合利用者检索要求，档案中较详细论述了的主题词作为主标题。

③著录卡片按字顺排列:先按主标题字顺排，主标题相同的，按副标题字顺排;主标题和副标题都相同的，按题名或责任者字顺排，也可按年代、地域等特征排列。当标题中出现外文字母、阿拉伯数字和各种符号时，一般按照以下顺序排列:“()”、“—”、“:”、“，”、汉文文字、拉丁字母、斯拉夫字母、希腊字母、阿拉伯数字、罗马数字。对复合标题中有独立检索意义的主题词进行轮排，以提供多条检索途径。如:

高产作物:经济作物→经济作物:高产作物

④参照卡的设置:根据《中国档案主题词表》中的参照项设置参照卡，显示主题词之间的相互关系，方便检索。与分类目录一样，主题目录的参照卡也可分为一般参照卡、单纯参照卡、相关参照卡几种。

3.专题目录

档案专题目录是集中揭示有关某一专题档案内容的检索工具。它不受全宗的限制，有利于按专题查找档案材料，对于科学研究，解决某些专门问题很有帮助，是档案部门进行定题定向服务的有效工具。

档案专题目录的编制程序如下:

(1)　选题

应根据党和国家各项工作的需要、利用者的某一特定需要，从本馆所藏档案材料的具体情况出发，选择具有现实利用价值的专题。选题是决定专题目录能否产生较大效益的关键，分被动选题和主动选题两种方式。

被动选题是根据主管部门下达的任务或有关部门提出的委托进行选题;主动选题是根据当前的中心工作、社会生活的重大事件、科学研究中的重大课题及各项工作的具体要求，结合本馆所藏档案状况和人力、物力等自主选题。选题的基本原则是要尽量满足当前的利用需要，反映馆藏特色，以重大课题为主，兼顾一般要求，具有一定的研究意义，并量力而行。

(2)　选材

有关某一题目的档案数量往往很多，这些档案可能涉及好几个全宗，各全宗中所含有该专题的档案的数量和角度不同，需要对这些材料进行挑选，挑出能反映专题本质的有价值的材料，既不遗漏有关的档案，又防止充塞许多对本专题意义不大的档案。可以利用现有的检索工具选材。

(3)　著录

对选好的材料进行著录，也可借用分类目录中的卡片。

(4)　排列

一般按分类号排列，也可按时间、地区等标准排列，根据所收档案的特点而定。

4.联合目录

档案联合目录是汇总若干档案馆或其他单位收藏的档案，综合编成的一种检索工具。如“革命历史档案联合目录”、“明清档案联合目录”、“中华民国档案联合目录”等。其作用在于:

(1)　资源共享。它把分散在各地的档案从目录上联成一体，可为利用者提供更丰富的档案线索，实现档案信息资源共享。

(2)　它是建立目录中心的先决条件。

(3)　可推动馆际间的协作和交流，便于互通有无，形成全国性或地区性的协作网络，扩大档案利用的范围。

档案联合目录的编制方式有三种:

(1)　以一馆为基础，其他馆校对补充。

(2)　在统一著录格式和方法的前提下，各档案馆分头编制。由一馆牵头校对补充，汇总。

(3)　各馆分编，组织专门班子汇总。

联合目录的结构包括:

(1)　序言或编制说明。说明编制目的、使用范围、选材标准、著录方法、体系结构等。

(2)　汇总的条目。条目的著录格式统一，条目按分类号排列组成分类联合目录，按主题词排列则组成主题联合目录。

(3)　辅助索引。联合目录体系庞大，应配置辅助索引。如档案馆名称索引、全宗索引、人名索引、地名索引等，帮助利用者顺利查找所需档案。

5.档案索引

档案索引是深入揭示档案的内容特征和形式特征，注明其来源出处，并按一定规律加以编排的一种检索工具。索引对分散在各个全宗、年卷中的档案信息内容分门别类地进行揭示，提供查找档案的线索，具有灵活、直观、简洁、使用方便等特点。索引和目录不同，目录是对档案内容和形式特征进行全面系统的记录，著录项目详细、完备，它所揭示的是完整的档案单元，如一个全宗、一个案卷、一份文件等。而索引则深入揭示了档案的某一方面的特征，如人名、地名、机构名等，与目录相比，索引揭示档案内容更为深入、细致，索引款目比较简略，一般只有标目和档案出处等项，能提供简便的查找途径。不少目录的正文后面，往往附有辅助索引，将档案目录的有关著录项目根据不同的需要，按与目录正文不同的排检方式重新组织起来，为利用者从多途径查找档案提供了方便，目录的使用价值也随之提高。因此，档案索引还能提高其他检索工具的检索功能和利用价值。

(1)　档案索引的分类

①按内容分，档案索引可分为分类索引、主题索引、人名索引、地名索引等。

分类索引是以分类号作为标目及检索入口的索引，按分类号的顺序排列。例如，为档案主题目录配置的分类索引，可以同主题目录一起同时提供分类、主题两条检索途径。

主题索引是以主题词为标目及检索入口的索引，按主题词字顺排列。例如，为档案分类目录配置主题索引，可以提高分类目录的使用价值，提供按主题查找档案的途径。

人名索引是以档案中涉及的人名为标目及检索入口的索引，按人名字顺排列。

地名索引是以档案中涉及的地名为标目及检索入口的索引，按地名字顺排列。

②按载体分，可分为书本式索引、卡片式索引、缩微式索引、机读式索引。

书本式索引是以纸张为载体，通过印刷方式编制并装订成册的索引。

卡片式索引是以纸质卡片为载体，用手工书写或机器印刷方式编制和生产的索引。

缩微式索引是以缩微平片和缩微胶卷为载体的索引。

机读式索引是以磁带、磁盘为载体的索引，它是索引生产自动化的产物。

③按编制方式分，分为手工索引和机编索引等。

手工索引是人工编制的索引，这是传统的索引形式。

机编索引是用计算机编制、生产的索引，又分为机助索引和全自动索引。机助索引是用计算机辅助人工编制的索引;全自动索引是全部由计算机生成的索引。机编索引基本可取代手工索引。

④按排序方法分，可分为字顺索引、序号索引、编年索引。

⑤按索引所处的位置分，可分为附录式索引、单卷式索引、期刊式索引。

附录式索引是附于档案目录、文摘、参考资料等之后的索引;单卷式索引是单独出版的索引;期刊式索引是相隔一段时期连续出版的索引。目前最常见的档案索引是附录式索引。

总之，档案索引的种类繁多，各档案机构应根据自身的条件和利用者的需求选择所要编制的索引的类型。

(2)　档案索引的结构

索引由正文和附属结构两大部分组成。索引正文包括索引款目和参照系统等;附属结构有使用说明、代码表、检字表、缩略语表等。简单的档案索引常常只有索引款目一项。

①索引款目。索引款目是索引的基本组成要素，是构成索引正文的基础。其功能是指引利用者查找档案中包含的某一方面信息，并指明其出处。包括标目和出处两项。

索引标目是索引款目的排检入口，它决定了款目在索引中的排检位置，是用户查找索引的出发点。各种档案特征，只要具有检索意义的，都可作为标目，如档案分类号、主题词、人名、地名、文号等。索引标目决定了索引的性质和类型。

出处项指明索引揭示的档案信息在馆藏体系中的位置，亦称档号。

除了标目和出处两个基本项目外，有些索引款目中还有注释和其他附加信息如题名等，对标目起补充说明作用。

索引款目结构如图6-6所示:

图6-6　档案索引款目结构示例

②参照系统。参照系统是反映索引款目之间相互关系的一种关系网络。它能提供更多的检索入口，帮助用户更全面、更迅速、更准确地查到所需要的档案信息，起提示和指引的作用。参照系统由见参照、参见参照、说明参照等组成。

见参照由非正式标目指向正式标目。如:毛润之见毛泽东。

参见参照指明标目之间的相互关系。如:孙中山参见辛亥革命。

说明参照又称一般参照，说明索引的使用方法。如:

档案馆

参见各种类型档案馆，如综合性档案馆、专业性档案馆、企事业单位档案馆等。

③附属结构。它包括使用说明、代码表、检字表等。使用说明是对索引用途、收录档案的范围、排列方法、使用方法的说明。代码表包括档案及档案馆类型代码表、机构名称代码表、地区代码表等。检字表包括汉语拼音检字表、笔画笔顺检字表、四角号码检字表等，以方便查找。

(3)　档案索引的编制

①总体设计。确定档案索引的编制目的、规模，收录档案的范围，索引的类型，编制方式等。

②标引。分析档案内容，从中选择所需的索引标目，如人名、地名、机构名、事物名等。如果要编制分类索引或主题索引，则需依据档案分类法或主题法进行分类标引或主题标引。标目的选择应考虑用户的检索习惯及其需求，只选取具有检索意义的档案内容特征或形式特征作标目。

③编制索引款目。将从档案材料中选取的标目，连同出处、注释以及某些附加信息等，按照一定的格式编成一条条索引款目。

④配置参照。结构较复杂的索引一般都应设置参照，以显示索引标目之间的相互关系。分类索引和主题索引的参照可以参考档案分类法和主题词表编制，其他索引的参照一般也要参考一些工具书编配。

⑤将全部索引款目和参照按一定的次序统一排列。排序的方法应根据索引的类型而定，分别采用分类、字顺、序号等排列方式。

⑥编辑加工与排印。结果审核校对、编辑后，按预先设计的版面格式附上编制说明及必要的代码表、检字表等排版印刷出版。

如果是应用计算机辅助编制索引，则在标引完成后，将索引款目和参照系统等数据输入到计算机内，由计算机自动完成款目拼接、排序、编辑、打印等工作。

(4)　计算机在索引编制中的应用

计算机主要在如下方面应用于索引的编制:

①自动标引。利用专用软件，进行自动分词、句法分析、自动聚类、自动抽词、词频统计等工作。由于标引是索引编制过程中所费人力最多、难度最大的一项工作，所以自动标引技术的应用对于提高索引的编制速度，节约人力、物力有着十分重要的作用。

②自动生成索引款目。向计算机输入各种索引数据后，采用专用软件可用于索引款目的拼接、参照的配置，并自动排序和轮排，生成各种索引款目。

③辅助编辑排版。可通过计算机控制版面格式、变换字体与字号、添加助检标志、输出打印稿等。

④用于索引的管理。可利用计算机进行索引的统计工作，检查索引中存在的错误和遗漏，并对其进行必要的修订。

(5)　人名索引的编制

人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明其出处的一种检索工具，可分为综合性人名索引和专题性人名索引两种。综合性人名索引是将馆藏档案中涉及的全部人名编制成索引;专题性人名索引是按某一专题范围编制人名索引，即选择若干比较常用的专题来编制人名索引。一般来说，专题性人名索引利用率较高，且编制工作量不大，对一般档案部门都是适宜的，可以满足大多数从人名入手查找档案的利用要求;而综合性人名索引编制工作量大，且并非档案中涉及的任何人名都有检索意义，所以，往往只用于人事档案、诉讼档案等，对普通档案不太适宜。

在编制人名索引时，应对一人多名的情况加以处理，在一个人的真实姓名、字号、别名、笔名、艺名等之间建立参照，将同一人的档案材料集中一处，避免漏检、误检。人名索引可参照《中国档案主题词表》所附人名表编制。

人名索引分人名和档号两部分，将人名引向所在档案的档号，即可查到记载某一人物的各种档案材料。人名索引可按人名字顺排列，有笔画笔形法、音序法等。其款目结构如图6-7所示:

图6-7　档案人名索引款目结构示例

(6)　地名索引

地名索引是揭示档案中所涉及的地名并指明其出处的一种检索工具。地名索引可以为从地区角度入手查找档案的利用者提供档案线索。尤其是对利用档案编史修志者十分有用。地名索引比较适用于涉及地区范围较广的地质档案、农业档案、气象档案、测绘档案等。

在编制地名索引时，应搞清楚各地区在行政区划、名称等方面的沿革，在原用名和现用名之间建立参照，将同一地区的档案材料集中一处。

地名索引包括地名和档号两部分，必要时应加上注释，将地名引向所在档案的档号，即可查到记载该地区情况的各种档案材料。其款目结构如图6-8所示:

图6-8　档案地名索引款目结构示例

6.档案文摘

档案文摘是以提供档案内容梗概为目的，不加评论和解释，简明确切地记述档案重要内容的短文。档案文摘虽然在档案室和档案馆并不常见，但它具有其他档案检索工具所不具备的功能和特点。

(1)　档案文摘的功能和特点

档案文摘是对档案信息内容的浓缩，主要起报道档案内容，甚至代替原文阅读的功能，档案文摘虽然也能提供一定的检索手段，但其主要作用不是提供检索途径，而是报道档案内容。档案目录和索引则是揭示档案的内容和形式特征，提供档案查找的线索，不直接报道档案的内容，具有较强的检索功能。档案文摘的功能主要体现在3个方面:信息报道功能、检索功能和信息传播功能。

由于文摘在一定程度上可以代替原文阅读，能够及时提供大量信息，与目录、索引相比，更具有时效性。然而，绝大多数档案室和档案馆并未把编写档案文摘提上议事日程。较为常见的是公文文摘，即在现行文件阶段，由文件作者或文书人员以及其他人员撰写的文摘，这种文摘往往与处理完毕的文件一起移交给档案室，供日常工作查考之用，它更多地起到了参考资料的作用，而非检索工具的作用。另外，档案文摘的特殊性在于，它不能像其他普通文摘一样公开刊行，不能让人任意查阅，具有一定的封闭性。

(2)　档案文摘的种类

按不同的标准，档案文摘可以划分为不同的种类。

①按所含信息量的多少，可划分为报道性文摘、指示性文摘和报道指示性文摘。

报道性文摘是直接、完整地反映档案原文中所含定量和定性信息的文摘。它是信息含量最大的文摘，它将原文中的主要论点、性质、方法、结论等事实数据比较全面地反映出来，在一定情况下可以代替原文的作用。

指示性文摘是简要描述档案原文的主要内容供利用者判断是否需要阅读原文的一种简短的文摘。指示性文摘不直接反映档案原文的事实性信息，只指明原文的主题和内容梗概。

报道指示性文摘是介于上述两者之间的一种文摘，对原文中的重要内容采用报道性文摘的写作方法，对其他内容则采用指示性文摘的写法。

②按文摘的编写者，分为作者文摘和文摘员文摘

作者文摘是由档案原文责任者自己编写的文摘。这种文摘一般与原文同时产生，能及时、准确地传递原文的信息，具有显著的报道功能。

文摘员文摘，也称第三者文摘，是由专职或兼职的文摘员编写的文摘，是档案责任者以外的人员编写的文摘。这种文摘要求文摘人员具有较高的专业水平，并按照一定的规范编写，以保证文摘的质量。

③按文摘的内容，分为综合性文摘和专业性文摘

综合性文摘是指汇集了不同学科、不同主题档案内容的文摘。这种文摘全面反映各个学科、专业的档案内容，一般没有特定的利用对象。

专业性文摘是只针对某一专业或某一主题内容编写的文摘。这种文摘一般只针对某一特定的利用对象，只反映档案原文中特定的内容信息。

④按文摘所在位置，分为同址文摘和异址文摘

同址文摘指与原文登在一起的文摘。这种文摘一般作为作者文摘，常刊登在原文之前。

异址文摘指与原文分开刊登的文摘。这种文摘刊载在专门的检索刊物上。

(3)　档案文摘的结构、构成要素与详简度

①档案文摘的结构。档案文摘一般由著录事项和文摘正文两部分组成。

档案文摘的著录事项包括:

1)档号、文摘号与计算机备检号;

2)档案题名;

3)档案作者与立档单位;

4)档案所在案卷标题及其起讫页码;

5)档案存放处所及其编号;

6)关键词。

著录事项的详略程度依文摘的类型与阅读对象而定，它直接影响到文摘的检索功能。

②档案文摘的构成要素。文摘正文一般由如下要素构成:

1)目的:档案的主题范围，所要达到的目的、对象;

2)事由:所要解决的问题、采用的方法、手段等;

3)结论:观察、研究和处理的结果、数据，今后的课题、启发、建议、预测等。

4)其他有情报价值的信息。

③档案文摘的详简度。档案文摘的详简度应根据档案的类型、内容、信息量、篇幅和实际需要确定，其中档案内容是决定性因素。根据《文摘编写规则》(GB6447-86)的规定，报道性文摘和报道指示性文摘一般以400字左右为宜，指示性文摘一般以200字左右为宜。

一般来说，宜写成报道性文摘的档案材料有:工作报告、调查报告、总结、情况反映以及3000字以上的文件;宜写成指示性文摘的档案材料有:命令、指示、标准、技术图纸、工作章程、合同、协约、判决书、法规、3000字以内的文件材料。

④档案文摘的编写步骤和方法。档案文摘的编写步骤如下:

1)进行主题分析。正确把握原文的内容，明确其主题，确定编写文摘的要点。

2)撰写正文。根据国家标准《文摘编写规则》的要求，按规范的文摘结构和要索，编写文摘正文。

3)进行著录。根据利用者的类型和利用者的需要作详尽无误的著录。其中，档案原文题名、作者及出处是必不可少的著录项目。

下面是一条指示性档案文摘示例:

关于资源、综合利用项目与新建和扩建工程实行“三同时”的若干规定/国家计委/1—3—4—12/要求新建、扩建、改建项目和技术改造项目，以及一切可能对环境造成污染和破坏的工程建设和自然开发项目，必须严格实行防止污染和生态破坏的措施与主体工程同时设计、施工、投产，并对坚持“三同时”，推动资源综合利用，促进企业合理利用资源，增加社会财富，有效地保护环境等作了具体规定。

三、介绍性检索工具的编制

1.全宗指南

全宗指南是对一个全宗的档案的形成历史、内容范围、成分、数量等各个方面以文章叙述的形式所作的全面介绍。可分为组织全宗指南、个人全宗指南、联合全宗指南等，其中，组织全宗指南占绝大多数。

(1)　全宗指南的结构

全宗指南由立档单位和全宗历史概况、全宗内档案内容和成分介绍、辅助工具三部分组成。

①立档单位和全宗历史概况。介绍立档单位和全宗的形成时间、经过、名称、性质、演变情况;全宗内档案的来源、数量、所属年度、进馆时间、分类、完整程度、整理鉴定和被利用情况等。

②全宗内档案内容和成分介绍。主要介绍档案来源(责任者)、内容、形式(种类、制成材料等)、形成时间、可靠程度、查考价值等。这是全宗指南的主体部分。

③辅助工具。包括目次、机关简称表、人名索引、地名索引等。

(2)　全宗指南的编制方法

①档案馆全宗数量很多，价值各异，不必为所有全宗编制指南，而应根据全宗的特点和利用需要，有选择地为具有实际利用价值的、经过系统整理和编目的全宗编写指南。

②编写时应全面收集有关该全宗的历史材料以及说明档案内容和成分的材料，查阅各种检索工具和档案材料本身，必要时还应该找有关人员调查，使全宗指南的叙述有根有据。

③根据全宗内档案材料的性质和特点，在介绍的详略程度上，分别采取简要介绍(将各案卷综合介绍)，详细介绍(将各案卷逐个介绍)，重点与全面相结合介绍(一般案卷简要介绍、重要案卷逐个介绍)等形式，将最有价值的档案材料突出介绍出来，以达到宣传、报道的目的。

④文字简练，条理清楚，内容准确，不掺杂个人观点，所引出处无误。

⑤尽可能提供档案编号和出处，适当配备辅助工具，方便利用。

2.档案馆指南

档案馆指南是对一个档案馆的概况及其全部馆藏以文章叙述方式所作的概略介绍。它是档案馆对其收藏和服务情况进行宣传和报道的重要工具。

详细的档案馆指南包括序言、档案馆概况、馆藏档案情况介绍、馆藏资料介绍、索引、附录等组成部分。

(1)　序言。说明档案馆指南的编写目的、功用、结构体系、排列顺序、使用方法、编制过程等。

(2)　档案馆概况。主要包括档案馆沿革、馆藏档案概况、档案馆服务方式及规章制度。档案馆沿革说明档案馆成立时间及发展历史、历任馆长姓名、馆内组织机构、建筑、设备、馆址、联系方式等;馆藏档案概况包括:馆藏档案的特点、种类、范围、数量、起止年度、来源、变化、整理、鉴定、保管利用情况;档案馆服务方式及规章制度包括:开馆时间、利用手续和所需证件，借阅程序和方法，制发档案证明和复制本的规定，查阅机密文件的审批手续，收费标准等。

(3)　馆藏档案情况介绍。这是档案馆指南的主体部分，是将馆藏全宗按性质分为若干部分，分章节进行系统介绍。对全宗的介绍，可分为两种形式:一是对一个全宗作单独介绍;二是对若干全宗作综合介绍。档案馆不必对每一个全宗一一介绍，可只重点介绍比较重要的全宗，不太重要的只在序言中作概括交代即可。在介绍全宗内档案情况时，对反映立档单位基本职能和主要工作活动的档案要作详细介绍;对具有全国意义的重大实践、知名人物和具有地方特色的档案要突出介绍;一般档案作概略介绍即可，涉及党和国家机密的档案不予介绍。

(4)　馆藏资料情况介绍。各档案馆都收藏有一定数量的馆藏资料，它可以补充档案之不足，可在档案馆中专辟一章作介绍。内容包括馆藏资料的来源、种类、数量、分类、整理及检索工具等。

(5)　索引。索引是档案馆指南的辅助工具，可给利用者使用指南提供方便。一般包括人名索引、地名索引、机关名索引、主题索引等，可以是综合性索引，也可以是专门索引。

(6)　附录。包括本馆检索工具一览表及其使用说明，馆藏全宗目录，利用档案的规章制度等。

3.专题指南

专题指南是以文章叙述的方式，按一定专题对档案机构收藏的有关该专题的全部档案材料所作的综合介绍。专题指南在选题、选材上与专题目录相同，在档案内容成分的介绍方式上类似全宗指南。专题指南主要起介绍、宣传和报道作用，但它不记录档案的检索标识，不具备查检档案的功能。

专题指南一般由序言、目次、档案材料内容简介、索引、附录等部分组成。其中，档案材料内容介绍是专题指南的主体部分。该部分的写作要求按专题的具体情况分若干章节，以简练、准确的文字，系统介绍本专题有哪些方面的材料，这些材料反映或涉及哪些主要问题、重大事件、重要人物及其时间、地点，有何利用价值，并指明档案材料的种类、数量、可靠程度、起止日期、全宗名称等。对几个档案机构合编的专题指南，还应注明档案的收藏处所。

四、档案检索工具体系

所谓档案检索工具体系，是指由若干功能不同的检索工具组成的各司其职、相互联系、相互补充的检索工具整体，这个体系能从不同角度揭示馆藏，提供不同的检索途径，满足利用者多方面查找档案的要求。建立科学合理的档案检索工具体系是使利用者充分了解和利用馆藏的重要保障，是开发利用档案信息资源的基础。建设档案检索工具体系的基本要求是:

1.要有一定数量的功能不同的检索工具

要馆藏性、查检性、介绍性检索工具并举。只有具备不同种类的多种检索工具，才能提供多种检索途径，满足多角度查找档案的要求。

2.要具有适用性，与利用需求相一致

每一种检索工具都有自己的独特功能，其功能是否得到有效发挥，要看馆藏档案的特点及利用需求情况而定，一个档案馆不可能也不必要编制所有类型的检索工具，若设置的检索工具与大多数利用者的查找角度、需求状况不相符合，其结果将是徒费人力物力。例如，省级以上的档案馆不应设文号索引，因为进馆档案至少是20年以前的文件，很少有人从文号角度查找。由于我国各档案馆普遍财力不足，所以应重视检索工具的使用效益和经济效益，在编制检索工具时，根据档案价值的不同应有所侧重，不宜平均使用力量。对于有价值的档案及利用率高的档案应优先投入较多力量，把钱用在刀刃上。某些价值不大或极少利用的档案只需要有目可查，检索工具可从简。

3.要正确处理各检索工具的联系与分工

在建立检索工具体系时，不应单纯追求种类的多样，应注意各种检索工具的作用和职能范围，使之完整、系统、配套、功能齐全。具体而言，就是在功能上比较接近，相互之间可以部分甚至全部代替的检索工具应不设，以免平行重复，浪费人力物力。例如，全宗文件目录与分类目录在功能上比较接近，有了分类目录就不必编制全宗文件目录。所以说，在建立体系的过程中不宜强调每一种检索工具著录项目和体例的完整，除了基本目录应全面系统地反映馆藏外，其他检索工具只起补充作用，以避免检索工具的多头现象。

在查检性检索工具中，分类目录与主题目录是功能互补的两大基本目录，按理应同时设置，但实际上，大多数档案馆在目前情况下无力同时设置这两种目录。于是，人们提出了两种检索方法相结合的问题。目前，两者结合的途径有以下三条:一是以分类目录为主导编制分类目录，类目索引作为辅助工具，同时提供分类、主题两条检索途径;二是以主题目录为主导编制分类索引，将主题词纳入范畴体系中，在主要提供主题检索途径的同时，提供一定的分类途径;三是编制分类主题目录，在组织目录时以《中国档案分类法》为依据，同时对某些专指性要求较强的部分在终端类目以下用主题词进行细分，细分后的主题词按字顺排列，将《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》结合使用。

4.在档案检索工具编制中应推行标准化

由于社会对档案信息资源共享的需要，对档案检索工具的标准化提出了迫切要求。档案检索工具的编制往往各行其是，虽说有统一的著录标准，但未得到切实贯彻执行，项目设置不够规范，存储的信息量不够丰富，影响了检索工具作用的发挥，不利于馆际协作和情报交流，不利于档案检索的计算机化。因此，在建立检索工具体系时，应积极推行标准化，为将来建立统一的档案信息检索体系奠定基础。

本章思考题

1.试述几种常用档案检索工具的编制方法。

2.如何建立科学合理的档案检索工具体系?