档案信息检索的一般过程

第一节　档案信息检索的一般过程

一、档案信息检索的基本步骤

(1)　明确检索要求，确定所要查找的档案信息在时间、类型、内容等方面的特点和限定范围。

(2)　根据所在档案机构检索工具和检索系统的设置情况，选择有效的检索途径，确定需查找的档案检索工具或数据库。

(3)　对检索课题进行主题分析，并依据档案分类表或词表将档案检索课题的主题概念转换成档案检索标识(分类号或主题词)。

(4)　从档案检索工具或检索系统中进行查检，将档案检索标识与表达档案主题概念的档案文献标识进行匹配(相符性比较)，检出相关档案。或者直接利用关键词进行检索获得相关档案，或者通过其他检索途径如题名、责任者、文号、档号等查找符合检索要求的档案。

(5)　对检索结果进行分析，若与检索要求不符，则根据需要扩大，缩小或改变检索范围，直到获得满意的检索结果为止。

二、手工检索过程

(1)　了解和熟悉馆藏检索工具。了解本馆(室)所设置的检索工具的种类、收录范围、编排方式、功能等，弄清楚本机构能提供什么样的检索途径，为查找某方面的档案选择恰当的检索方式。

(2)　明确检索要求。针对某一具体的检索课题，明确检索的真实目的，所要求的检索角度、深度和广度。由于各种原因，利用者在提出检索要求时，常常是不够确切的，对检索要求含糊不清的表达常常掩盖了利用者真正的情报需求，致使检索效果受到影响。因此，档案检索人员需要向利用者反复了解、征询，以确定检索的真实要求。

(3)　根据检索要求，选择必要的检索途径。选择什么样的检索途径要看利用者对所要查找的档案线索的掌握程度，如已知文号，可查文号目录;已知责任者，可查责任者目录;若没掌握什么线索，则可通过分析检索课题的主题，选择内容检索途径，查找分类目录和主题目录。在手工检索中，明确了检索途径，也就基本上确定了所要使用的检索工具。

(4)　如果选择的是分类和主题检索途径，在检索过程中就须将检索课题的主题概念转换成检索标识。由于概念转换须借助档案分类表和主题词表，而检索人员对分类表、词表的结构、功能和使用方法不一定很熟悉，再加上分类标引和主题标引有一定的难度，因此，概念转换是手工检索过程中较为困难也是比较关键的步骤。

(5)　根据检索标识在各种卡片式、书本式的检索工具中进行查检。这是手工检索的实际操作阶段，在检索过程中应根据检索要求随时调整检索范围，包括扩大、缩小或改变检索范围。可利用分类表的等级体系或词表的参照系统、范畴索引来实现。

(6)　获得与检索课题相关的档案线索后，就可根据检索工具提供的出处提取档案，进行甄别、筛选或利用。

(7)　如果一次检索达不到较高的检全率或检准率，不能完全满足检索要求，可另外选择检索途径，重新进行查检，直到获得满意的结果。

三、计算机检索过程

计算机检索是在构造和执行检索策略的过程中进行的。检索策略是根据检索要求和检索系统的具体情况制订的检索方案，具体表现为完成一次检索而构造的一系列检索表达式。实际上，手工检索过程中也需要制订恰当的检索策略，但手工检索对检索途径、检索用词和查检步骤的选择和安排只存放在检索人员脑子中，不必要写成书面的表达语句，并且可以边查边看边考虑，灵活改变检索方案。而在计算机检索中，由于检索标识与文献标识之间的对比匹配关系是由机器进行的，必须把情报提问转换成计算机可以识别的形式，这就需要事先制订周密的检索策略，以保证检索的顺利进行。

计算机检索的具体过程如下(见图8-1):

图8-1　计算机档案检索流程示意图

(1)　明确检索要求和检索目的，确定大致的检索范围。

(2)　根据检索要求选择数据库(或文档)，并确定检索途径。

(3)　对用户提问进行概念分析，依据检索词将分析出的主题概念转换成检索标识。

(4)　运用布尔逻辑算符或检索系统支持的其他检索方法构造检索提问表达式。

(5)　输入提问表达式，由计算机对文档进行查找，检出相关文献。

(6)　分析检索结果，若不符合要求，则对提问表达式进行修改并且重复第(5)步，直到满意。

(7)　按照所需要的格式和要求，输出最终检索结果。