网络环境对传统档案信息组织和检索方式的影响

第一节　网络环境对传统档案信息组织和检索方式的影响

传统的档案信息检索工具主要是手工编制的目录、索引、文摘、指南，局限于对文本信息的组织。即使采用了计算机技术以后，所处理的仍然是二次档案信息，需要首先用人工进行著录、标引等费时费力的前处理工作。而在网络环境下，档案信息资源主要以信息库、资源库的形式存在，除了传统的二次文献信息数据库外，出现了越来越多的全文数据库、多媒体数据库;除了文本信息之外，出现了大量的图形、图像、声音、视频等多媒体信息;数据的组织方式除了线性组织方式之外，还有非线性组织方式。传统的高度专业化、规范化、结构化的信息组织与检索方式已经不能完全满足网络环境下的档案信息需求。如何有效地组织与检索档案信息，使其能在网络环境下得到方便的存取和利用，是档案部门面临的重要任务。

一、网络环境下档案信息资源的特点

网络环境下，档案信息以数字形态为主，它们的主要特点是:

(一)　对技术和设备的依赖性

数字档案信息的形成和利用都依赖于数字环境和电子技术，必须通过设备和技术才能被识别和利用，并随着技术环境的变化而变化。

(二)　载体形式的多样性和不稳定性

数字档案信息的载体可以是磁带、磁盘、光盘等形式，相对于纸质档案而言具有体积小、节省存储空间的特点，但对于环境的温湿度、防磁性、抗病毒等条件要求较高，载体脆弱而不稳定，寿命较短。

(三)　信息源的分散性

数字档案信息来源广泛，种类繁杂，跨行业、跨语种、多介质，不规范，呈现分散无序的状态，其相关性难以判断。

(四)　信息的动态性和可变性

数字档案信息可直接由计算机进行存储、删除、修改和发送，使档案信息的处理变得高效、便捷，但同时也随时面临着被篡改、盗窃甚至销毁的危险，其更迭、消亡难以预测，信息的可靠性大大降低。

(五)　信息的可共享性

数字档案信息可不受时间和空间的限制，能通过网络大范围传播和交流，提供给多个用户检索利用，实现信息资源共享。

二、网络环境对传统档案信息组织和检索方式的冲击

(一)　传统的档案加工方式无法胜任对海量信息的组织和检索

传统的档案信息组织加工方式大多是以手工方式为主，如各种目录、索引、文摘的编制等，尤其是著录、标引等信息前处理工作需要耗费大量的人力、物力，更不用说分类表、词表的编制和维护了。面对网络环境中海量的全文信息和多媒体信息，传统的档案信息组织和加工方式显得无能为力，这要求实现档案信息组织与检索的自动化，如自动分类、自动标引、自动编制和管理分类表和词表、自动编制目录、索引、文摘，以及自动搜索网上信息源等。

(二)　基于文本的档案信息组织和检索无法满足对大量非文本信息的处理

在网络环境中，除了文本信息之外，还有大量的非文本信息，如图形、图像、声音、视频等。这些非结构化的信息，不像目录信息那样格式化和规范化，如何对它们进行加工和组织，如何描述和揭示它们的内容特征，如何实现非文本信息数据库的规模生产和低成本检索等，传统的基于文本的档案信息组织和检索方式难以胜任。

(三)　用户类型和需求的变化要求增加和完善档案检索系统的功能

网络环境下，用户可以通过任何一台与Internet连接的计算机查询Web资源，各行各业、不同年龄、不同文化层次的人都可以成为终端用户，直接利用网络信息资源，用户成分多样化、复杂化。大多数用户未经过专门的训练，缺乏计算机数据处理知识和必要的信息检索技能，因此，要求网络信息组织与检索方式简单实用，尽量考虑用户的要求，使普通用户不经过训练就能用自己熟悉的语言与网络交互，提供不同的界面满足不同水平用户的需要。

(四)　信息资源共享性要求档案信息组织与检索的标准化

信息网络是对各类信息源进行存储、加工和利用的协作系统，要求各方面的整体配合。如果只顾单个信息系统的特定需要，就会带来系统间的交流障碍，使网络资源得不到充分利用。因此，网络信息资源共享的前提条件是信息组织与检索的标准化和兼容化，在网络建设、信息处理与检索等方面采取一系列标准，使网络资源得以共享。