中外档案网站检索实例分析

第五节　中外档案网站检索实例分析

为了了解当前国内外档案网站信息组织与检索的基本现状，本节选取美国国家档案馆(National Archives and Records Administration，NARA)、英国国家档案馆(The National Archives of United Kingdom)和加拿大图书国家档案馆(Library and Archives Canada)、浙江省档案馆、青岛市档案馆作为分析对象，对这些网站的检索功能进行实验和分析。

一、档案网站信息资源的基本情况

(一)　美国国家档案馆(http://www.archives.gov/)

美国国家档案馆在其主页向用户介绍自己的内部体系、馆藏特色、服务功能、历史沿革乃至使用导向，每个网络用户都可以通过互联网充分利用存放在美国国家档案馆里的超过5 000万份的历史记录。为了方便用户的检索，NARA开发了一系列基于网络的数据库，如检索NARA电子文件的档案数据库检索系统(Access to Archival Databases，AAD)、检索NARA非电子文件的档案研究目录系统(Archives Research Catalog，ARC)、检索缩微资料的缩微出版物检索系统(Microfilm Publications Search)、肯尼迪总统暗杀记录收藏参考系统(The President John F. Kennedy Assassination Records Collection Reference System)和国家档案馆图书馆目录(NARA Library Catalog)等^[9]。2011年，NARA新推出了一站式联机公共查询系统(Online Public Access，OPA)，用户可通过该集成检索平台，一次性检索ARC、AAD、ERA的相关数据，ARC的数据和绝大部分功能将被OPA取代。2007年，美国政府在“国家档案馆与档案管理局”(NARA)内部成立“政府信息服务办公室”(Office of Government Information Services，OGIS)来协调处理政府部门(信息形成者、拥有者)与信息公开申请者之间的关系，对信息自由法(FOIA)进行评价，并向国会和总统提出政策变革的建议^[10]。在美国总统奥巴马倡导更加开放、透明政府的政策引导下，2009年10月，美国白宫、政府出版局(GPO)和美国国家档案馆联邦登记办公室合作开展了一项突破性的工作，它们将《联邦登记》日报10年间(2000—2009)的文本转化为XML格式，并同时在联邦政府的几个信息门户上提供在线使用，即政府出版局联邦数字系统(GPO’ s Federal Digital System)、联邦登记网站(http:// www.federalregister.gov)和政府数据的新门户网站(http://www.data.gov)。这次改革将XML增补为官方出版格式，可以大大提高公众获取和处理政府信息的能力，满足个性化的信息需求^[11]。此外，公众还可以通过RSS定制，定期从网站上获取联邦登记日报的最新出版内容。

美国国家档案馆网站一般提供简单检索和高级检索两种途径，以ARC检索系统为例，其简单检索和高级检索界面如图9-2、图9-3所示:

(二)　英国国家档案馆(http://www.nationalarchives.gov.uk/)

英国国家档案馆是在2003年由公共档案馆(Public Records Office)和英国皇家历史手稿委员会合并组建而成的。英国国家档案馆建立了非常完备的档案信息资源服务体系，包括联机目录(the Catalogue)、国家数字档案库(The National Digital Archive of Datasets)、“获取档案”项目(Access to Archives，A2A)和国家档案登记系统(National Register of Archives)等，可为公众提供全面的档案信息服务。

此外，英国国家档案馆对于正式出版(网络出版)的政府信息资源和未正式出版的政府信息资源采取了不同的公开与服务方式。目前，英国政府与公众之间的信息交互，其中有一半以上都是在网上进行的。政府网站日益成为政府与公民、企业交流的基本工具，这些在网络公开出版的政府信息很容易消逝，因此，英国国家档案馆认为，采集和保存作为电子政务重要渠道的政府网站，具有非常重要的意义。于是在2003年9月，建立了专门选择性收藏英国中央政府网站的档案馆————英国政府网络档案馆。政府网站保存工作由国家档案馆下设的数字保存部(Digital Preservation department)具体实施。英国政府网络档案馆采集并保存的网站信息都可以在万维网上公开、免费获取，其分为11个主题，即“商业，工业，经济和金融”、“文化和休闲”、“环境”、“政府、政治与公共管理”、“卫生、保健与护理”、“国际事务与国防”、“人类、社区与住房”、“公共查询与皇家委员会”、“公共秩序、司法和权利”、“运输、通信和技术”、“工作、教育和技能”，读者可以通过政府网络档案馆主页(http://www.nationalarchives.gov.uk/webarchive/)上的搜索引擎和专题索引工具进行检索利用，本国用户还可以直接到国家档案馆公共检索大厅进行查询。

图9-2　美国国家档案馆ARC简单检索界面

图9-3　美国国家档案馆ARC高级检索界面

英国国家档案馆网站主要提供快速检索(关键词和时间检索)、高级检索两种检索界面(如图9-4、图9-5所示)。

图9-4　英国国家档案馆网站快速检索界面

图9-5　英国国家档案馆网站高级检索界面

(三)　加拿大国家图书档案馆(http://www.collectionscanada.gc.ca/index-e.html)

加拿大国家图书档案馆是由加拿大国家档案馆(National Archives of Canada)和加拿大国家图书馆(National Library of Canada)于2004年合并而成的，是国际上图书馆、档案馆合并较为成功的案例，在成功进行馆藏资源、人力资源等多方整合后，其整体信息服务能力得到了极大提升。加拿大国家图书档案馆还针对网络政府信息资源数量日益增多的情况，从2005年开始收集加拿大联邦政府网站的资源，其建立的加拿大政府网络档案馆(Government of Canada Web Archive)于2007年11月正式开通，公众可以通过关键词、政府部门名称、URL地址在加拿大国家图书档案馆网站上浏览、检索所需信息资源。目前，加拿大政府网络档案馆已经拥有1. 7亿数字对象、超过700万兆字节的政府网站资源，成为公众获取网络政府信息资源的重要窗口。

加拿大国家图书档案馆由于是图书馆、档案馆的集成，因此在其检索界面提供了图书(library)、档案(archives)、祖先(Ancestors)、网站(websites)四种检索入口，既可以在四种入口进行集成检索，也可以选取任意一种检索入口进行独立检索(如图9-6所示)。

图9-6　加拿大国家图书档案馆检索界面

(四)　浙江省档案馆(http://www.zjda.gov.cn/)

浙江省档案馆网站公布了馆藏档案(含历史档案、新中国成立后档案、革命历史档案、馆藏资料、人物档案)的全宗介绍等信息，开发了“民国浙江阵亡将士名录”、“浙江省历任劳动模范”、“浙江省革命烈士英名录”、“浙江历史名人”、“校友录”等专题数据库，“英士大学”、“浙江大学”等照片资料数据库，以及现行文件数据库等，从而给公众提供了非常有特色的档案信息资源。

浙江省档案馆网站提供的检索路径主要是输入检索和浏览检索，其中输入检索包括关键字检索、高级检索(人物、自由词、主题词、会议等，如图9-7所示)、二次检索。浏览检索主要是根据相关主题进行浏览。

图9-7　浙江省档案馆网站高级检索对话框界面

(五)　青岛市档案馆(http://www.qdda.gov.cn/)

青岛市档案馆从1999年开始规划数字档案馆建设，2001年启动项目建设，2003年正式投入使用，是国内第一个投入运行的数字档案馆^[12]。目前，青岛市数字档案馆(http://www.qdda.gov.cn/qddigitalarchives/front/index.jsp)已经建成囊括青岛市13个综合档案馆馆藏资源的数字化检索平台(如图9-8所示)。

图9-8　青岛数字档案馆检索界面

青岛市数字档案馆能够提供关键字检索、类别检索(类别包括现行文件、新中国成立前档案、新中国成立后档案、照片档案、实物档案、视频档案、图书、报纸、期刊、地图等)、来源检索(市委、市政府、市政协等)、文号检索、时间检索、专题检索等检索路径，从而能够满足公众多角度的检索需求。

二、档案馆网站检索实例

(一)　美国国家档案馆网站检索实例

1. ARC系统的检索实例

(1)　简单检索

第一，在ARC “People”检索项中输入“Bill Clinton”，见图9-9。

图9-9

第二，检索结果显示如图9-10所示。

图9-10

第三，选取其中第一项(Clinton，Bill，1946—)，则有相关记录197条，如图9-11所示。

图9-11

(2)　高级检索

第一，在高级检索项“with all of the words”与“with the exact phrase”中分别输入“Bill Clinton”和“China”，见图9-12。

图9-12

第二，检索结果显示如图9-13所示。

图9-13

第三，选取其中第四条记录，则具体显示如图9-14所示。

图9-14

2. AAD系统的检索实例

(1)　简单检索

第一，在检索栏中输入“Abraham Lincoln”，见图9-15。

第二，检索结果显示如图9-16所示。

图9-15

图9-16

第三，选取其中一条记录:“Historic American Buildings Survey/Historic American Engineering Record (HABS/HAER)Database Files，September 1997 (Part 1)，1933 -9/24/1997”，点击“View records”图标，则显示结果如图9-17。

图9-17

(2)　高级检索

第一，在检索项“with the exact phrase”和“with the exact phrase”中分别输入“Declaration of Independence”和“Thomas Jefferson”，见图9-18。

图9-18

第二，显示检索结果如图9-19所示。

第三，点击其中一条记录，则显示如图9-20所示。

图9-19

图9-20

(二)　英国国家档案馆网站检索实例

在检索栏中输入“Winston Churchill”，检索结果如图9-21所示。

检索结果提供主题浏览，也提供检索结果列表浏览。

结果细览页面可提供文档的详细描述信息(见图9-22)，另外还可通过添加为购买，填写E-mail后即可在线下载档案全文(见图9-23)。

图9-21

图9-22

图9-23

(三)　加拿大国家图书档案馆网站检索实例

1.集成检索(Search All)

(1)　在Search All中输入“Chinese Canadians”，得到检索结果显示如图9-24所示。

图9-24

(2)　打开其中第1条记录，显示如图9-25所示。

图9-25

2.档案检索(Archives Search)

档案检索提供简单检索(Basic Search)和高级检索(Advanced Search)两种形式，具体检索界面如图9-26所示。简单检索主要提供档案类型(建筑

图9-26

与技术图纸、电影视频、地图、照片、文本等)和档案层级(Fonds/series/ Files/Items/Accession)检索项。高级检索则提供了关键词、档案类型、档案层级、时间、是否在线、来源(私人、政府等)等检索项(见图9-27)。

图9-27

(1)　简单检索

在简单检索栏中输入“Chinese Canadian Association”，并限定“Type of materials”为“Films and Videos”，则显示结果为2条记录，如图9-28所示。

图9-28

点击第2条记录，则显示该记录的详细信息，如图9-29所示。

图9-29

(2)　高级检索

在任意关键词(Any Keywords)中输入“Chinese immigration AND tax”，得到24条记录，显示如图9-30所示。

图9-30

点击其中第2条记录，显示如图9-31。

图9-31

(四)　浙江档案馆网站检索实例

1.浏览检索(见图9-32)

图9-32

2.简单检索

在“建国后档案文件级”全文检索项中输入“婚姻”，显示结果如图9-33所示。

图9-33

可查看电子原文(djvu格式)，如图9-34所示。

图9-34

(五)　青岛数字档案馆检索实例

1.关键字检索

在关键字检索项中输入“城市规划”进行检索，见图9-35。

图9-35

在数据库中检索到记录共41条，其中现行文件12条，新中国成立后3条，新中国成立前1条，视频17条，期刊8条。所有记录以列表形式在一个网页中显示，如图9-36、图9-37、图9-38所示。

图9-36

2.现行文件检索

标明了档案名称、责任者、文号、时间、所属档案馆等数据项，并提供原件下载。文件格式为html格式，可通过IE浏览器或djvu工具阅读全文(见图9-39)。

图9-37

图9-38

图9-39

对于档案目录，记录中显示了题名、责任者、时间、材料出处、来源、档号等项(见图9-40)。

图9-40

另外，可以从类别、所在馆藏、时间等方面进行限定检索，如图9-41所示。

图9-41

本章思考题

1.网络环境下信息组织方式主要有哪几种?

2.网络档案信息检索途径有哪些?

3.试述EAD的发展与应用。

4.举例阐述档案网站信息组织和检索方法。

【注释】

[1]张琪玉.网络信息检索工具的分类体系————网络信息检索工具发展的方向与提高竞争力的途径［J］.江苏图书馆学报，2002 (4):7-11.

[2]Koch T.The Role of Classification Schemes In Internet Resource Description and Discovery ［EB/OL］.［2011-02-20］.http://www.ukoln.ac.uk/metadata/desire/classification/classification.pdf.

[3]洪漪，梁树柏.分类法在信息网络中的应用［J］.情报学报1998 (1):19-22.

[4]匹兹堡大学的元数据模型［EB/OL］.［2010-07-05］.http://web.archive.org/web/20001212190100/http://www.sis.pitt.edu/~nhprc/meta96.html#2.

[5]电子文件元数据标准(征求意见稿)［EB/OL］.［2010-06-04］.http://www.saac.gov.cn/articleaction.do?method=view＆id=ff8080811870109e0118edd93afa0111.

[6]Development of the Encoded Archival Description DTD［EB/OL］.［2011-02-12］．http://www.loc.gov/ead/eaddev.html.

[7]Encoded Archival Description Tag Library(Version 2002)［EB/OL］.［2011-02-12］．http://archivists.org/publications/epubs/EAD2002-TL-05-03.pdf.

[8]［美］Daniel V.Pitti著.EAD发展的总体回顾［J］.宋李娜，毕娟，译.档案与建设，2003(6):41-43.

[9]黄如花.美国国家档案馆档案数据库检索系统的检索［J］.图书情报知识，2004 (5).

[10]Harold C.Relyea.Federal Freedom of Information Policy:Highlights of Recent Developments ［J］.Government Information Quarterly，2009，26 (2):317.

[11]The National Archives. The White House，National Archives and Government Printing OfficeAchieveOpenGovernmentMilestone ［EB/OL］.［2010-04-20］. http://www.archives.gov/press/press-releases/2010/nr10-02.html.

[12]宋丽云.国内第一个数字档案馆青岛市档案馆启用［EB/OL］.［2011-04-10］．http://www.people.com.cn/GB/keji/1056/2028542.html.