国际物流信息系统的设计

一、 国际物流信息系统的设计原则

物流信息系统以物流为特定的对象范畴， 把物流和物流信息结合成一个有机的系统， 这个系统用各种方式选择、 收集、 输入有关物流计划、 业务、 统计的各种数据， 经过有针对性、 有目的的计算机处理， 即根据管理工作的要求， 采用特定的软件技术， 处理完原始数据后输入对管理工作有用的信息。 我们在设计国际物流信息系统时必须遵守以下原则：

1. 完整性原则

物流的不同层次通过信息流紧密地结合起来。 在物流系统中， 存在对物流信息进行采集、 传输、 存储、 处理、 显示和分析的信息系统， 基本功能包括： 数据的收集和录入、 信息的存储、 信息的传播、 信息的处理及信息的输出等。 因此， 物流信息管理系统应该具有功能的完整性， 即根据企业物流管理的实际需要， 制定能全面、 完整覆盖物流管理的信息化要求的系统。 建立信息系统， 不是单项数据处理的简单组合， 必须有系统地规划， 这是范围广、协调性强、 人机结合紧密的系统工程。 它是系统开发最重要的环节。 有了好的规划， 就可以按照数据处理系统的分析和设计， 实现系统开发。 因此， 物流信息要保证系统开发的完整性， 制定出相应的管理规范， 例如开发文档的管理规范、 数据格式规范、 表文件规范， 保证系统开发和操作的完整性和可持续性。

2. 可靠性原则

系统在正常情况下是可靠运行的， 实际上就是要求系统的准确性和稳定性。 系统的准确性依赖于物流信息的精确性和及时性， 物流信息必须精确、 及时地反映企业目前的状况和定期活动， 以衡量顾客订货和存货水平。 信息精确性的含义既包含了信息本身由书面信息转化为电子信息的准确性， 同时也包含了信息系统上所显示的存量信息与实际存货的一致性。 信息的及时性要求一种活动发生时与该活动在信息系统内可见时的时间耽搁应尽可能地小， 并要求及时地更新系统内的信息。 系统稳定性除了依赖于系统的准确性， 还依赖于系统所存储的信息必须具有容易且持之以恒的可得性。 一个可靠的物流管理系统要能在正常情况下达到系统设计的精度要求。 不管输入的数据多么复杂， 只要是在系统设计要求的范围内， 就应能输出可靠结果。 非正常情况下的可靠性， 是指系统在软、 硬件环境发生故障的情况下仍能部分使用和运行。 一个优秀的系统也是一个灵活的系统， 在设计时必须针对一些紧急情况做出应对措施。 因此， 物流信息系统必须以处理异常情况为基础， 依托系统来突出问题和机会，管理者通过信息系统能够集中精力关注最重要的情况， 以便及时做出相应的危机公关决策。

3. 经济性原则

企业是趋利性组织， 追逐经济利益是其活动的最终目的， 每一次投入它都会考虑产出，所以在系统的投入中也要做到投入最小、 效益最大。 软件的开发费用必须在保证质量的情况下尽量地压缩。 一个经济实用的物流信息系统必须层次分明， 不同层次上的部门和人员， 需要的可能是不同类型的信息。 一个完善的物流信息系统， 要有以下层次：

（1） 数据层， 将收集、 加工的物流信息以数据库的形式加以存储。

（2） 业务层， 对合同、 票据、 报表等业务表达方式进行日常处理。

（3） 运用层， 包括仓库作业计划、 最优路线选择、 控制与评价模型的建立、 根据运行信息监测物流系统的状况。

（4） 计划层， 建立各种物流系统分析模型， 辅助高级管理人员制订物流战略计划。 另外， 物流信息系统必须是友善和易于操作的， 这可以方便管理者使用操作， 同时也可以提升工作效率。 系统界面要求提供的物流信息要有着正确的结构和顺序， 能有效地向决策者提供所有相关的信息， 避免管理者通过复杂操作才能达到相应的要求。 系统投入运行后， 还必须保持较低的运行维护费用， 减少不必要的管理费用。

二、 国际物流信息系统的组成

一个完整的物流信息系统基本包括以下几个子系统：

1. 资料传输系统

资料传输系统主要包括企业间资料的传送、 转入/转出、 处理以及回传统计结果等。 例如， 某物流中心经由数据机接收A公司传来的送货通知 （或订货单）， 转入物流信息系统，开始对其内容进行处理 （拣货、 流通加工、 装箱、 出货等）， 出货完成后即将此信息转出并回给A公司， 以便清货及库存对账。 资料传送可采用Fax、 DDS、 E－mail以及网络浏览器直接下单或接收回传信息等方式。

2. 表单管理系统

表单管理系统包括进货单、 出货单、 入库单、 出库单、 拣货单和盘点单等的作业状况管理。 表单管理应力求精确， 尽量避免人工的数据输入动作， 且最好从进货到入库、 接单、 出货实现完全自动化。

3. 物流作业系统

物流作业的基本活动是储位管理。 一切的商品保管、 拣货安排、 客户商品的分类、 集货装箱/包装乃至货物装卸顺序、 配送路线、 车辆安排等操作都与储位信息息息相关。 为了及时掌握正确的物流作业信息， 我们可以设置一些辅助设备， 如条码扫描器、 HT （手提终端机） 以及RF无线网络等。 利用商品条码、 储位条码、 表单条码可以减少人为的错误， 加快表单作业的速度。 与物流现场作业相关的信息功能大致如下：

（1） 进货验收： 宜缩短验收作业时间， 且系统应有规律地安排货物暂存空间。

（2） 入库： 由电脑指定入库储位， 以加强商品管理、 提高拣货效率。

（3） 补货： 由系统适时提出补货商品清单， 以减少不必要的搬运活动、 提高拣货效率。

（4） 拣货： 由电脑指定拣货储位。 拣货方式可分为两种： 摘取式和播种式。 摘取式即按订单拣货； 播种式即将数张订单汇总后， 先按商品总数量拣货， 再按店别进行分类。

（5） 流通加工： 采用拣货方式领出相关的商品， 经组合包装后再由系统印制箱标签，可应用于服装、 商品促销、 价格标签及中文说明手册等流通加工。

（6） 分类： 分类作业是用于货流量大、 货物进出频繁的物流中心。 系统必须能够及时提供相关分类资料 （如箱标签、 箱单明细、 客户明细等） 以供出货时参考。 如果商品或外箱包装贴有条码的话， 引进自动分类机设备也是一种很好的选择。

（7） 出货验货： 核对订单需求量与出货量的差异， 列印出货单和相关附件。 该作业须与拣货方式密切配合， 其信息流也必须同步畅通。

4. 派车、 配送系统

要达到降低成本、 提高作业效率的目的， 系统的设计必须符合以下要求：

（1） 能缩短配车计划时间。

（2） 能提高车辆的使用效率 （可减少车辆数）， 降低车辆闲置率， 缩短等候时间。

（3） 能按规定的配送条件 （如JIT需求） 来做配送计划， 必须定时定量而不能一概优先考虑装载率。

（4） 作业平均化、 标准化。 必须对配送区域、 路线安排、 沿途装货点、 车辆调度等环节进行详细而周密的规划。

5. 物流计费

物流的计费项目主要包括以下三种： 仓储保管费 （含保险费）、 流通加工费、 运输配送费。 计费标准的确定必须考虑市场的接受度和营运成本， 而计费功能必须和财务会计系统密切配合。

三、 物流信息系统的建设步骤

物流领域在推进信息化的进程中， 既带有一般行业信息化的共性， 也有其特殊性。 这是因为物流业全面融会了多学科的经济科学和技术科学， 涵盖了资源配置科学、 仓储科学、 流通科学、 环境科学、 运输科学、 搬运科学以及营销科学、 再生科学、 系统科学等诸多内容。一次性解决所有问题是不可能的， 所以， 物流企业的信息化建设要分阶段、 分步骤地实施。

1. 物流信息化建设问题的提出

从目前我国物流业的现状分析， 首先应该解决的是基础信息化， 利用计算机、 网络等技术实现信息共享、 信息传输， 使得信息更广泛地成为控制、 决策的依据和基础。 在这个过程中重要的是解决信息的采集、 传输、 加工、 共享， 这样才能提高决策水平， 从而带来效益。在这个层面上可以不涉及或少涉及流程改造的优化问题， 信息系统的任务就是为决策提供及时、 准确的信息。

其次要解决的是流程信息化， 将系统论和优化技术用于物流的流程设计和改造， 融入新的管理制度之中。 一方面， 应固化新的流程或新的管理制度， 使其得以规范地贯彻执行； 另一方面， 应在规定的流程中提供优化的操作方案。 此时， 信息系统的作用主要在于固化的管理和优化操作。 此类信息化建设涉及流程， 因此带有明显的行业特点。

最后要解决的是供应链的形成管理， 通过对上下游企业的信息反馈服务来提高供应链的协调性和整体效益， 如生产企业与销售企业的协同、 供应商与采购商的协同等。 物流信息系统不仅是供应链的血液循环系统， 也是中枢神经系统。 供应链的基础是建立互利的利益机制， 但是这种机制需要一定的技术方案来保证， 信息系统在这里的主要作用是实现这种互利机制的手段， 例如销售商的库存由供应商的自动补货系统来管理， 生产上的生产计划根据销售商的市场预测来安排等。

2. 规范管理流程

建设信息化系统之前， 我们应该首先确认现有管理的流程规范性， 同时知道目前管理物流行业属于服务行业， 信息量很大， 用传统的工具无法一一记录下来， 同时还存在信息共享和交流非常不及时的现象， 严重影响了工作效率。 员工工作的考核也停留在领导眼睛看到的表面现象， 奖惩没有明确的数据依据， 管理缺乏透明度和伸缩性。 依靠传统的方式和工具，无法科学地进行过程的管理和控制， 简单的电话传真手段已经远远不能了解到异地分支机构的运行状况。 这些都是日常管理的简单现象， 但实际上， 这些简单现象导致了客户服务水平的低下， 从而影响了客户对企业的信任和忠诚度， 影响了企业业务的再开拓。 所以， 明确本身的管理流程和弊端， 是信息化建设的首要内容。

3. 数据化进程的管理

物流行业的过程管理简单来说可以分成几部分： 业务收益、 仓储管理、 配送管理、 客户管理和决策支撑等， 还有的公司涉及人事、 部门、 分公司、 代办点、 配货、 车辆、 货运调度及仓库调拨， 另外有的公司还会涉及条形码、 CPS、 拣货等过程， 所以物流行业的过程管理是比较复杂的管理过程。

实施信息化建设， 我们必须将各个过程进行数据化， 并将相关的过程用数据相互联结起来， 将工作过程管理转化为数据流管理， 同时将关键数据指标转换为决策数据。

图12－1是简化后的系统结构图， 各种数据资源统一在数据交换中心进行管理和分配，整个系统数据按两条索引线集中和分发， 这两条索引线是货物和费用。 另外的财务管理最好不要包括在这个系统中， 原因是财务管理的内容都属于公司机密， 放在此系统中不利于数据的安全性， 一个错误的操作权限就会导致财务信息流失， 可以使用系统中的费用管理部门和财务部门进行核对。

图12－1 简化后的系统结构图

在确定信息化建设项目之前， 必须按两条索引线设计出过程管理的数据模型， 以便确定系统的规模和实施目标， 同时也能让集成商提供出切合实际的解决方案和价格体系。

4. 明确物流信息系统建设初期的目标和规模

当确定了以上的步骤内容之后， 实际上信息化建设的目标就已经明确了， 但是没有任何一个信息化建设项目可以一步到位， 这取决于初期资金的投入和系统运行的效果评估。 所以需要根据目标和具体过程进行分析， 将整个系统进行阶段划分， 阶段划分的依据就是不影响过程管理和数据流管理， 同时每个阶段的系统都可以独立运行， 更可以整合运行。

因此， 在明确初期目标和规模时， 最好和在物流领域比较专业的顾问或开发公司合作，共同制定适合自身的初期规模和目标。

初期资金投入也是影响初期建设目标的主要因素， 建议初期投入不宜过高，20万元左右比较合适， 原因是初期建设主要是为了进一步验证数据模型的准确性和系统的运行效果，同时可以总结出系统的使用习惯是否偏离原有管理流程过多。 如果偏离过多， 说明数据模型设计不够准确， 因此信息化建设的最终目的不是让员工适应计算机操作， 而是让信息系统适合企业的管理过程。

5. 解决方案的选择

初期的目标和投入明确之后， 就可以和集成商进行联系收集技术解决方案了。 技术解决方案包括的内容一般有系统结构、 系统功能、 系统投资预测、 组网方案及实施方案等， 同时也附带服务承诺等相关内容。 技术解决方案的内容大同小异， 为了确定实施的可靠性， 还需要和集成商就方案内容的细节进行交流。

6. 开发商的选择

系统建设方案的产生， 是采用了很多集成商所提供方案的优势部分综合而成的， 所以标准的系统设计方案具有可操作性、 可实施性。 我们可以根据这个标准的系统解决方案重新明确系统选型的范围和数量， 提出切实的初期和远期建设要求， 并通知开发商进行设备和系统的标准报价， 同时可以和开发商进行商务洽谈， 最终确认适合自己的系统开发商。

确认开发商后， 需要和开发商的技术人员围绕确定系统设计方案进行充分的技术调研和交流， 形成明确各个细节的实施方案。 实施方案中描述了实施步骤和双方在实施过程中的人员、 物资及环境等方面的配合、 协调等具体工作。

商务合作合同的内容应该包括系统软硬设备的提供方式、 系统实施的进度、 系统验收的标准、 系统款项的支付方式和步骤、 服务承诺及违约责任等内容。 一般由于开发商在采购和开发过程需要付出相当大的成本， 因此， 签订合同时一般需要支付一定数量的合同预付金，并在设备到货时支付一定的履约金。 系统开发的过程中和系统初始运行时， 都要支付一定的履约金。 系统验收合格之后， 一般会有一段时间的质量保证期 （大多为1～3个月）。

7. 物流信息系统的施工和验收

系统的验收工作一般分为两个阶段：

（1） 硬件设备的验收， 通常按照合同约定品牌、 型号和配置进行， 硬件设备大多有生产商印制的标准设备装机单， 可以对照进行验收。

（2） 软件设备的验收， 通常有阶段性验收和系统交接验收两种， 阶段性验收是指系统中某项功能的验收， 系统交接验收是指系统开发完毕的总体运行验收。 验收的相关内容主要是体现系统建设方案中的内容， 一般都在合同签订时制定标准的验收方案， 双方技术人员按标准验收方案进行系统的最终验收工作， 完全确认后需要验收工程师在验收报告中签名并加盖公司的印章。

8. 物流信息化系统运行效果评估

系统运行效果的评估， 主要包括以下几个方面：

（1） 功能是否达到系统建设方案的要求， 一般如果达到98％就可以认为其合格。

（2） 系统运行界面的优化， 主要是操作的方便程度和美观性。

（3） 系统的稳定性。 若能够达到724小时的稳定运行， 则基本可以认为其合格。

（4） 系统的速度。

（5） 系统的可扩展性。

（6） 是否遵守服务承诺。