管理信息系统的一般结构

1. 管理信息系统的结构

管理信息系统的一般结构如图3－2所示。 从结构图中可以看到的一个明显特征是，管理信息系统能为企业中三个层次的人员提供管理和决策支持。

2. 管理信息系统的输入

管理信息系统用到的输入数据来自内、 外两方面: 内部的主要数据来源是TPS，外部数据源则包括客户、 供应商、 竞争对手、 股东等。 TPS的主要任务就是在不断运行的业务活动中收集和存储相关数据。 随着业务活动的开展，各个TPS应用不断对组织的数据库进行更新，这些实时更新的数据正是管理信息系统的主要内部数据源。

图3－2 管理信息系统的一般结构

管理信息系统处理这些数据，按照预先设定的格式产生报表，提供给管理者使用。 例如，销售部门的经理可以要求管理信息系统每周为他提供一份报表，显示过去一周内不同地区、 不同销售代表、 不同产品系列的销售状况，并且和上周数据、 上年同期的数据进行对比。 这份报表的价值对他来说比一个简单的上周销售总额数据要大得多。

3. 管理信息系统的输出

管理信息系统主要的输出就是提供给管理者的各式报表，可以分为进度报表、 需求(定制) 报表、 异常报表、 常规报表四类。

(1) 进度报表

进度报表是周期性生成的，如生产部门经理可以利用每周的工资汇总表，对生产成本加以控制，用于控制产品制造的每日生产计划表也属于这一类。

在进度报表中有一种报表，对前一天的关键活动进行汇总，供当天工作日开始时使用称为关键指标报表。 这类报表可用于描述库存、 生产、 销售等方面的数据，与关键成功因素密切相关，因而受到管理者的关注。

(2) 需求报表

需求报表的作用是按照管理者的要求提供相应的信息，也就是说，根据用户的要求而产生。 例如，一个管理者想知道某特定产品的库存状况，就可以要求提供这样一份需求报表。

(3) 异常报表

当组织中出现异常情况，需要管理者注意时，由系统自动生成的就是异常报表。 管理者可以设定参数以便明确怎样的状态属于异常情况，如库存低于50就让系统输出报表。 和关键指标报表类似，这类报表监管的也是组织中的重要对象。 设定参数或触发点时，应当周密考虑，设定过低会导致异常报表数量太多，设定过高会导致真正的异常情况没有引起注意。

组织中时常会用到这项功能，如纽约的Republic National银行运用异常报表对超过1500万美元的法律事务账单进行管理，某些企业对差旅费、 传真费等设定项目超过总额10％的一些账单进行控制。

(4) 常规报表

常规报表就某个主题为管理者提供详尽数据，如某银行集团拥有120亿美元资产，200名员工的首要目标就是运用SAS软件监控银行贷款中的坏账情况，如果发现短期内坏账剧增，工作人员就对全部电子数据进行追查，以便探明此次坏账问题是否由某个特定类型的贷款、 部门或者客户群所引发。 运用制图功能创建的彩色图表可以清晰地展现借贷业务状况而高层管理人员则可据此判断集团是否切实遵循了诚实借贷法案。

需要注意的是，以上四类报表可能会有重叠，如对于某种产品的销售状况，已经设定在关键指标报表中，管理者后来又要索取异常报表。 为了保证输出效果最佳，设计与开发管理信息系统的报表时应当遵循以下原则: 用户参与原则、 满足需求原则、 内容格式清晰原则、讲究实效原则。