数据的排序、

4.5.1 数据排序

通过对数据排序， 可以使查找或观察数据更为方便。 Excel2010支持数据排序功能， 它可根据单元格的数值使数据按特定的顺序排序， 用户只需分别指定关键字及升降序， 即可完成简单或复杂的排序操作。

1. 简单数据排序

如果只对单列数据进行排序， 则可以直接单击 “开始” 功能区的 “排序和筛选” 按钮， 然后在下拉菜单中选择“升序” 按钮或 “降序” 按钮即可。

2. 复杂数据排序

一般情况下， 我们通常要对多列的数据进行排序， 如先按 “平均成绩” 排序， “平均成绩” 相同时再按 “总成绩” 排序， “总成绩” 相同时再按某一科目的成绩进行排序， 这种情况下， 我们可采用如下的排序方法。

单击要排序数据区中任一单元格， 单击 “排序和筛选” 按钮， 在下拉菜单中选择“自定义排序”，弹出 “排序” 对话框， 如图4-22所示， 根据排序所依据的先后次序分别填写 “主要关键字” “次要关键字” 等。

图4-22 “排序” 对话框

单击 “排序” 对话框中 “选项” 按钮， 弹出 “排序选项” 对话框， 如图4-23所示，用户可以设置自定义排序次序、 排序时是否区分大小写、 排序的方向是按行或列、 排序的方法是按字母顺序还是按笔画顺序。

4.5.2 筛选数据

数据筛选就是按一定条件从工作表中筛选出符合要求的数据记录， 这是一种查找数据的快速方法。 使用 “筛选” 功能可以在数据清单中显示出满足条件的数据行， 而将不符合条件的数据暂时隐藏起来。 对数据进行筛选的方式有 “自动筛选” 和 “自定义自动筛选” 两种。

图4-23 “排序选项”对话框

1. 自动筛选

需要注意的是， 在执行自动筛选操作时数据表中必须有列标记。 下面以学生成绩表为例说明使用 “自动筛选” 功能筛选数据的操作步骤。

选定需要筛选的数据清单中任一单元格， 单击 “排序和筛选” 按钮， 在其下拉菜单中选择 “筛选”。 此时， 在每个列标记右侧都会显示插入了一个下三角按钮， 单击包含用户需要显示的数据列对应的下三角按钮， 即可看到一个如图4-24所示的下拉列表。

图4-24 筛选下拉列表

下面要对筛选条件进行设置， 如在本例中， 要选出科目一成绩最高分的前四个人， 则在下三角按钮展开的列表中单击 “数字筛选” → “ (10个最大的值) ”， 弹出 “自动筛选前10个” 对话框， 将对话框中选项分别设为 “最大”“4” “项”， 如图4-25所示， 单击 “确定” 按钮。 此时就会看到经过筛选以后的结果， 也就是只显示第一组成绩最高的前四名学生的数据记录。

图4-25 “自动筛选” 前10个对话框

2. 自定义自动筛选

Excel2010的 “自定义筛选” 功能可实现对已有数据的有条件的筛选。 仍以上述数据为例， 若想查找第一组和第二组成绩均大于9分的学生情况， 首先还是要在筛选的数据清单中选定单元格， 单击 “排序和筛选” 按钮， 在弹出的下拉菜单中选择 “筛选” 命令， 单击 “科目一” 右侧的下三角按钮， 出现一个下拉列表框，在此列表框中选择 “数字筛选” → “自定义筛选” 命令， 弹出 “自定义自动筛选方式” 对话框，如图4-26所示。在对话框中单击第一个下拉列表框，其中包含了一些常见的比较运算符， 选择与要求相符合的条件， 然后在其右侧的下拉列表框中输入合适的数字。 确认无误后， 单击 “确定” 按钮， 即可以得到自定义筛选数据清单。

图4-26 “自定义自动筛选方式” 对话框

3. 取消筛选

如果想要取消单列的筛选， 则单击 “科目一” 右边的按钮， 弹出如图4-27所示的下拉菜单， 单击 “从 ‘科目一’ 中清除筛选” 即可。 或者在开始功能区中单击 “排序和筛选” 按钮， 选择 “清除” 命令。

图4-27 清除筛选

4.5.3 分类汇总

在实际应用中经常要将同一类别的数据放在一起， 然后进行统计计算， 这就需要用到分类汇总。 Excel2010的分类汇总功能可以分类求和、 计数、 求平均值等。

1. 分类汇总表的建立

下面我们来介绍一下进行分类汇总的方法。首先要确定数据表格的主要分类字段， 并按其分类字段对数据表格进行排序。 单击 “数据” 功能区的“分类汇总” 按钮， 打开如图4-28所示的对话框。 在 “分类汇总” 对话框中， 用来选择分类字段的是 “分类字段” 下拉列表框； 用来选择汇总方式的是 “汇总方式” 下拉列表框； 用来选择要进行汇总数据项的是 “选定汇总项” 列表框。最终选定相应的条件后， 单击 “确定” 按钮即可。

若取消分类汇总，只需在如图4-28所示的对话框中单击 “全部删除” 按钮， 数据显示就会自动回到未分类汇总状态。

图4-28 “分类汇总” 对话框

2. 分类汇总数据的分级显示

Excel2010在进行分类汇总时会自动对列表中的数据分级显示。 分级显示区出现在工作表的左侧， 默认情况下， 数据分三级显示。 分级显示区上方有三个用来控制显示数据级别的按钮， 它们的功能分别是:

按钮 “1”， 显示列表中的列标题和总计结果；

按钮 “2”， 显示列标题、 各个分类汇总结果及总计结果；

按钮 “3”， 显示所有详细数据。

3. 嵌套汇总

若需要对同一张数据表进行不同汇总方式的分类汇总， 可以重复分类汇总的操作。 在 “分类汇总” 对话框 “汇总方式” 下拉列表框中选择汇总方式为所需的附加汇总方式， 在 “选定汇总项” 列表框中选择要求的数据项并撤选 “替换当前分类汇总” 复选框， 即可完成重复分类汇总的操作。