人力资源管理信息系统分析

2.2.1 任务导入

人力资源管理信息系统（Human Resource Management Information System，HRIS）是组织进行有关人与人的工作方面的信息收集、保存、分析和报告的过程。你认为企业人力资源部的组织机构应以何种形式体现？人力资源管理信息系统业务流程主要包含哪些环节？

2.2.2 任务分析

HRIS分析就是对要建设的项目进行系统的、结构化的研究，分析人力资源管理过程并提出优化和改进的思路和逻辑方案／模型，解决“做什么”的问题。

学生应根据人力资源管理系统招聘、薪酬等主要业务特点，绘制业务流程图和数据流程图，能够对人力资源管理信息系统做出准确的分析。

2.2.3 相关知识

一、详细调查

1.组织机构

通过对企业现行系统的调查，了解到该企业人力资源部的组织机构设置为：档案管理中心、薪酬管理中心以及招聘管理中心。其组织机构如图2-1所示。

图2-1 现行系统组织机构图

各部门的主要功能：

人力资源部：负责组织制定人力资源战略并制定相应的人力资源规划，组织制定公司年度招聘计划，组织制定员工绩效考核和薪酬福利方案。

档案管理中心：主要负责公司员工的档案管理，包括员工的职工号、姓名、性别、出生日期、学历、职称等基本信息的登记、修改和删除。

薪酬管理中心：主要负责公司员工的工资管理。制定薪酬福利计划，并由薪酬管理员向各部门传达，各部门编制员工工资表，上交薪酬中心管理员，根据企业的效益更新薪酬福利计划，下发至公司各部门；各部门编制员工调资表，上报薪酬中心，经总经理审批后，编制汇总的工资调整表，更新员工信息档案库并存档。

招聘管理中心：主要负责公司员工的招聘工作。用人部门填写人员增补申请表提交总经理审批，人力资源部拟定招聘宣传文件实施招聘，经过筛选后报送用人部门负责人审批，招聘专员发出面试通知单，向面试合格者发出录用通知单，并建立员工档案信息。

2.功能结构

人力资源部是该公司的主要职能部门之一，主要负责公司员工的考核、员工学历认定、档案管理、管理及专业技术人员招聘及技术职务评聘和认定等工作。如图2-2所示。

图2-2 现行系统功能结构图

目前，人力资源部人手一台计算机，对现在的人力资源工作人员而言，办公软件都可以被熟练地运用，无论是基础性的办公，还是简单的日常管理都是借助计算机实现的。伴随着日益普及的Office办公软件，在一定层面上，人力资源管理对应的效率得到了提升，但是数据共享性降低，准确度不是很高。运用计算机进行人力资源管理，问题主要有如下五点：

（1）数据更新不能做到同步进行。

（2）查询不方便。

（3）数据一致性、准确性较差。

（4）统计工作烦琐。

（5）综合分析较差。

3.业务流程

由于现行系统整体业务流程涉及的内容较多，在此仅以员工考勤信息管理业务为例进行业务流程的详细描述，员工考勤管理的业务流程如图2-3所示。

考勤管理模块的业务流程为：人力资源部审核员工的基本信息资料、考勤卡资料和员工的其他考勤资料（考勤方式、班次资料等），首先判定考勤卡是否为新卡，如果是，则进行考勤卡初始化操作；如果不是，则将卡分配到员工，并创建人力资源资料卡片信息。其次判断员工是否为新员工，如果是，仍将卡分配到员工，同时创建人力资源资料卡片信息；如果不是，直接创建人力资源资料卡片信息。最后审核其他考勤资料判断是否为新月度，如果是，则建立考勤月账套，形成考勤账套资料；如果不是，直接生成考勤账套资料。人力资源部根据员工是否正常考勤作业汇总最终考勤数据，月末上报至总经理审批。

图2-3 考勤管理业务流程图

4.数据流程

现行系统的顶层数据流程，如图2-4所示。

现行人力资源管理数据流程中主要模块为：

（1）档案管理：员工将个人简历及其他相关材料（培训经历、资格认证证书、考核奖惩材料、录用材料等）提供给人力资源部，人力资源部编制档案内容明细目录形成人力资源档案目录一览表，人力资源部定期或不定期进行员工资料的收集、审核、分类、整理，然后按资料内容进行归档。

（2）招聘管理：各用人部门提出用人需求计划，经总经理审批后由人力资源部发布招聘信息。人力资源部将应聘者的简历进行筛选后组织面试，对面试合格者做出录用决策，发出录用通知，办理录用手续并签订劳动合同。

（3）薪酬管理：人力资源部制定薪酬福利方案（方案包括固定工资和浮动工资管理）报给财务部，财务部进行公司承受能力分析上交给总经理，经总经理审批后执行方案。各部门对员工进行绩效考核，将考核结果上报给人力资源部，人力资源部编制工资报表提交财务部审核，财务部将审核结果上报给总经理，经总经理审批后进行工资发放。

二、现行系统的分析

随着企业业务规模的扩大，原有的手工操作和业务流程已经不能满足其业务流量的需求，严重影响企业效益的提高。存在的问题主要有以下几点：

图2-4 现行系统顶层数据流程图

（1）档案管理方面：由于公司本身的性质致使公司人员流动性很大，员工档案管理仅仅局限于员工信息的登记已经不能满足企业的需求，对离退人员以及新员工的信息管理还处于一种混乱状态。

（2）人员培训方面：原有系统流程多注重员工档案管理，对于新老员工的培训没有进行信息化的管理。随着企业员工的增加，传统的培训管理比较麻烦和烦琐，经常会出现部分员工多次参加培训，而有些员工从没参加过培训的现象，造成不必要的员工内部矛盾，降低员工的工作积极性，给企业的管理带来更大的麻烦。

（3）决策方面：对于员工的信息没有进行细分统计，而且手工报表制作浪费时间，降低了时效性，极容易出现人为的错误，在员工登记信息表中查询企业所需要的信息的时间过长，人工对统计资料进行分析的难度较大，而且准确率不高，致使管理者对员工的年龄结构、学历水平、工资水平不能准确地掌握。

三、新系统的逻辑方案

1.组织机构分析

通过对企业现有系统的分析，了解了企业现行系统的缺陷。根据系统的设计目标，对企业人力资源部的人员分工做了进一步细分，对企业人员的岗位职责做了进一步的调整，增加了培训的管理。新系统的组织机构图，如图2-5所示。

图2-5 新系统组织机构图

经过改良后的新系统各部门的主要职责如下：

人力资源部：除了行使原系统的职责，还增加了培训计划的制定与审核功能。

档案管理中心：负责公司新老员工、离退休员工的档案信息管理，并能够根据相应信息进行统计，为公司经理制订招聘计划、薪酬计划及培训计划提供依据。

薪酬管理中心：新系统加强了此模块的功能，将考勤管理模块更新为员工绩效管理。绩效考核管理部分包括考勤管理和企业关键业绩目标完成情况管理，月末由各部门将月考勤表和业绩目标完成情况上交至人力资源部，由人力资源部进行考核分数的汇总，上报至总经理审批，审批后实施奖励或薪酬调整。

招聘及培训中心：除了具有原系统招聘管理的职责，还负责员工的培训管理工作，培训管理的流程为：每一年度各部门提交培训需求给人力资源部，人力资源部将汇总的培训需求进行分析后上报至总经理，经总经理审批后确定培训项目、制定培训计划、组织实施员工培训并进行培训效果的评价。

2.功能结构分析

由于组织机构的调整，相应的管理功能也发生了变化，根据新的组织机构图和实际的要求，我们对新系统的管理功能做了相应的改变。具体功能如图2-6所示。

图2-6 新系统功能结构图

（1）档案管理：包括员工的人力资源档案资料管理，同时对人力资源的异动、员工的奖惩、员工的考绩、员工的培训进行备案。

（2）薪酬管理：加大对员工工作绩效的管理，将绩效作为员工浮动工资的依据，以此刺激员工的工作积极性，加快企业前进的步伐。

（3）招聘及培训管理：在行使招聘管理功能的同时，增加企业的培训管理。每一年度下达年度培训计划，为每一个员工提供培训的机会，从而使员工掌握先进的技术，拓展业务领域，提高工作的效率。

3.业务流程分析

根据组织机构图和功能结构分析，新系统的业务流程如图2-7所示。

图2-7 新系统业务流程图

（1）加强档案管理模块功能的使用，将原有档案管理分为登记和统计过程。将员工信息分为三类：离退员工、在职员工、新员工。新系统除了能够实现对员工的个人简历、家庭成员、社会关系、个人基本资料的管理，也能够在企业发生内部人员调动、升职、降职或添加职工和开除职工等情况时，进行人员信息的修改、添加和删除。同时还增加了人力资源档案的统计功能，人力资源部门根据调入人员档案、离退休人员档案、调出人员档案进行统计，形成年龄分析表、工资统计表、职工学历表以及职工统计表。

（2）将薪酬管理模块下的考核管理改为绩效管理，增加津贴绩效管理的功能。

（3）培训管理模块主要负责员工培训课程的管理以及员工培训记录的管理。

4.数据流程分析

根据分析得出的新系统的业务流程图分层绘制出新系统的数据流程图。各层DFD图构成了新系统的逻辑模型。在绘制DFD图时采用了自顶向下、逐步分解的方法。确定DFD图的关键是确定系统的输入、输出、处理和外部实体。顶层DFD图的模式如图2-8所示。

该人力资源管理系统加强了员工档案管理模块的功能，增加了绩效管理和培训管理模块：

（1）员工档案管理：包括职员基本人力资源信息和人力资源异动信息两部分，主要用于员工基本信息的录入、修改、查询、统计以及人力资源异动情况的记录，并提供各类员工卡片、名册、统计报表。

（2）培训管理模块：该模块的功能包括培训计划的制定、培训通知的发布、培训档案的登记以及培训效果的评估。

（3）薪酬管理模块：包括考勤管理和绩效评估两个子模块，其中考勤管理模块主要记录员工的出勤情况，并且与绩效评估模块共同影响薪酬管理模块，从而激励员工的工作积极性，提高工作效率；绩效评估模块是影响和决定绩效的因素，包括员工自身的主观性因素和员工工作所处的客观环境因素两类，前者主要是指员工的活力（工作状态或工作积极性与主动性）、素质、技能和创造能力，后者则是指组织为员工工作提供的内部客观环境条件（含物质性和非物质性条件），以及组织外部的客观社会环境条件（诸如社会政治与经济状态、社会风气、市场竞争强度等）。

将员工档案管理数据流程进行分解，可以得到如图2-9所示的一层DFD图。

5.数据字典

由于本系统的数据字典较多，这里只描述几个范例：

（1）数据项。

图2-8 新系统顶层数据流程图

图2-9 新系统一层数据流程图

（2）数据存储。

（3）数据流。

（4）处理过程。

（5）外部实体。

2.2.4 技能训练

一、实训目的

通过训练使学生能够对企业人力资源管理系统进行分析，撰写系统分析报告。

二、实训内容

以小组为单位从互联网或课程网络空间选取某企业人力资源信息系统进行分析。

（1）分析该系统中的组织结构，绘制组织结构图，分析组织结构中各部门的关系和功能。

（2）通过系统分析绘制主要业务流程图及数据流程图。

（3）撰写系统分析报告，制作PPT，并进行成果展示与交流。