企业的采购工作相当重要并且也非常繁杂，相当多的企业采购从中央到地方经常因采购工作中的一些琐事而影响了采购工作的效率，对采购工作的主要控制要素：物料供应的数量、价格以及供应时间只是勉强应付，几乎没有时间与精力去研究采购市场与开发供应商，更谈不上建立企业的稳固、高效和低成本的供应链条。ERP的出现为采购工作注入了强大的活力，提供了管理和技术并举的解决方案。你认为基于ERP系统的采购管理信息系统的业务流程包括哪些？
5.1.2 任务分析
企业采购流程通常是指有制造需求的厂家选择和购买生产所需的各种原材料，零部件等物料的全过程。从信息管理环节方面，需要经过建立供应商资料、下采购订单、收（退）货通知单、外购入库单、开具发票等多个环节。
5.1.3 相关知识
一、业务流程
1.采购计划
产品用料采购计划的产生方式主要有两种：由生产部门运行MRP产生和产品用料采购计划由采购部门在采购申请根据配套查询产生。采购申请方式有：设备备件、办公用品、低值易耗品及其他物资的采购由相应业务部门在系统录入采购申请；由物料需要部门在相应业务部门在系统录入采购申请；由采购部门在物料定义再订货点、安全库存、最低库存等补货策略，这样也可以直接根据缺货查询生成采购申请（系统支持再订货点、安全库存、最低库存等补货策略）。
2.订单处理
（1）采购订单：采购部门业务员根据已审核的采购申请单，编制采购订单，经与供应商协商后，下达给供应商作为订货依据。订单处理作为核心作业，既是采购业务的起点，又将采购管理与物料需求管理无缝连接起来。
（2）订单价格管理：采购部门业务员编制订单时，可以在线进行价格管控，同时可以进行最高限价控制，从而保证采购业务的价格透明及有效控制。
（3）订单配额管理：根据供货比例，在采购申请下达采购订单时，可以按设置的供货比例自动分供应商生成采购订单；系统提供选项，可以在下达前根据实际情况灵活修改供货配额。
（4）订单执行：系统提供选项，可以按订单严格执行收料，也可以按比例执行收料；针对审核确认后的订单，如果需要进行修改，系统提供专门的订单变更流程处理。
（5）订单分析：系统提供相应的订单执行分析报表，帮助制造企业实时监控。
3.采购收料及退料
（1）收料。
由采购部门业务员根据供货方沟通协调的情况编制收料通知单，审核后下达给仓管员；仓管员根据收料通知单接收货物，编制外购入库单，接收入库。
（2）退料。
当收料通知单有一定时效性时，比如当天开出的收料通知单，如果供应商没有及时供货，则未收料的通知单即作废；待次日重新开具收料通知。这种情况下可以应用退料通知单进行冲回。
仓管员根据供应商送货及相应的采购订单编制采购检验申请单，将货物收入待检仓；质检员检验后，根据检验申请编制检验单，其合格或不合格数反写检验申请单。如果质检通过，则仓管员根据反写合格数据后的采购检验申请单编制外购入库单。将货料收入实仓，同时系统自动冲减待检仓数量。如果货物检验不合格，则仓管员编制退料单（退料通知单），物料退还给供应商，系统自动冲减待检仓数量。
如果物料为非免检，但并不启用质检系统。则流程可以如下：
仓管员根据供应商送货及相应的采购订单编制收料通知，将货物收入待检仓；质检员检验后，如果合格，则仓管员根据手工检验报告编制外购入库单。将货料收入实仓，同时系统自动冲减待检仓数量；如果货物检验不合格，则仓管员编制退料单（退料通知单），物料退还给供应商，系统自动冲减待检仓数量。
4.采购发票
采购发票分为普通发票及增值税发票两种类型，而根据来源为订单或入库单，分为以下两种主要流程。
（1）先入库后收票。
财务人员收到供应商开具的采购发票后，根据其匹配的红蓝字外购入库单编制系统采购发票，作为付款依据并确实物料单价。
（2）先收票后入库。
采购发票可以与对应的外购入库单进行钩稽，核算后确定入库单价；另外，红蓝字采购发票也可以直接进行对等核销；同时，财务人员或采购部门业务员编制完采购费用发票后，可以与入库单、发票一起进行三方钩稽，如果费用发票迟于已钩稽的发票及入库单发生，也可以进行补充钩稽。在开票环节，根据参数选项，可以进行采购价格管理，进行内部监控。
基于ERP中采购信息系统业务流程图如5-1所示。
图5-1 ERP系统中采购信息系统业务流程图
二、系统功能
（1）全面的供应商管理、价格管理功能，帮助采购人员选择最佳的供应商和采购策略，控制采购成本。
（2）能够及时、准确地得到采购需求信息，以便及时采购和下达采购计划。杜绝由于缺货而造成的待料现象。
（3）采购订单的执行跟踪查询，随时了解订单执行状态，以便及时跟催未到账物料。
5.1.4 技能训练
采购业务中基础资料的设置有利于企业采购业务的管理和控制，如采购价格管理。采购价格设置完成后，录入采购单据时，单据中的采购价格项可以根据设置好的采购价格自动进行匹配。
案例
上海电线电缆厂对电源订货在100个以内（含100个），报价为10元；100个以上，报价为9元。为了控制采购成本，天津远望科技有限公司要求电源采购的最高价格不得超过12元。
在企业的实际操作过程中，一般由采购经理进行采购价格的设置。为了便于操作，这里以系统管理员的身份登录系统。
步骤
（1）选择【供应链】→【采购管理】→【供应商管理】→【采购价格管理】，单击进入采购价格管理窗口，如图5-2所示。
图5-2 采购价格资料（物料）
（2）单击【供应商】，选择按供应商进行原材料的采购定价设置，如图5-3所示。
图5-3 采购价格资料（供应商）
（3）选择“上海电线电缆厂”，单击图中工具条上的【新增】按钮，选择按供应商进行原材料的采购定价设置，如图5-4所示。
图5-4 供应商供货信息（一）
（4）单击【保存】，保存刚才所做的采购100个以内（含100个）的电源报价设置。
（5）单击【新增】，新增采购100个以上的电源报价设置，如图5-5所示。
图5-5 供应商供货信息（二）
（6）单击【保存】，保存所做的采购报价的设置。单击【退出】，返回到图5-6所示的窗口，窗口中显示了刚刚新增的上海电线电缆厂对电源的报价。
图5-6 采购价格资料列表
免责声明：以上内容源自网络，版权归原作者所有，如有侵犯您的原创版权请告知，我们将尽快删除相关内容。
