采购信息系统应用

5.2.1 任务导入

了解企业一般采购业务的操作和管理内容，运用采购管理系统对常用采购业务，货到票未到、票先到货后到等情况进行业务处理。

5.2.2 任务分析

本任务根据金蝶K／3ERP采购业务类型，对采购各种业务进行具体处理，包括常用采购、暂估入库、单到货后到、退货、采购信息查询等业务。制作业务单据，单据审核及钩稽。

5.2.3 技能训练

一、常用采购流程

其中，除付款单外，其他单据在采购系统处理。灰色单据是采购系统中最基本的业务流程。采购申请单和收料通知单可以根据企业需要选择是否使用，当然，外购入库单也可以在仓库系统新增。关于采购过程的检验处理我们在质检系统再行讲解。

该流程体现的实际业务是：货先到，发票后到，最后付款。同时，入库单和发票都在同一个期间入账，处理相对简单。

需要注意的是：如果发票和入库单不在同一个期间入账，则仓库账和财务账可能存在不一样的情况。为了保证财实相符，此时，需要账务根据入库单进行估价入账管理。

案例

为方便讲解，后续所有操作以系统管理员身份进行。

步骤

1.采购申请单

选择【供应链】→【采购管理】→【采购申请】→【采购申请单-新增】，单击进入采购申请单新增窗口。填制单据内容，保存后，由主管人员审核，如图5-7所示。

采购申请单是企业需要采购物料时向上级提交的申请单据，此单据用户不一定要填制。单据生成后要审核。

图5-7 采购申请单

注意

当采购申请单保存后，可以在此界面上直接审核，但只有设置为“审核人员和制单人为同一人”时才可以；在单据序时簿的采购申请单中也可以审核（有一个反审核功能，可以取消审核）。

2.采购订单

采购订单是企业采购部门根据各种采购申请单制定，并交给供应商作为订货依据的单据。采购订单是采购订货业务工作中非常重要的一个管理方式，通过采购订单可以直接向供应商订货并可查询采购订单的收料情况和订单执行状况。此单据用户可以不填制，单据生成后要审核。采购订单的生成有三种方法，第一种直接输入保存生成；第二种通过采购订单中【采购申请单号】的接口引入数据生成（如果采购申请单没有审核，则无法直接引入）；第三种进入采购申请单维护界面，利用下推方法进行，单据生成后要审核，如图5-8所示。

图5-8 采购订单

3.收料通知单

收料通知单是采购部门在物料到达企业，登记由谁验收、由哪个仓库入库等情况的详细单据，便于物料的跟踪与查询。此单据用户可以不填制，单据生成后必须要审核。

收料通知单是采购系统与仓存系统连接的关键接口，仓存系统外购入库单就可以根据其引入生成，它是物料入库的依据。

选择【供应链采购管理收料通知单-新增】，单击进入【收料通知单新增】窗口，如图5-9所示。通过关联方法填制单据中相关内容，保存后，由主管人员审核。

4.外购入库单

选择【供应链】→【采购管理】→【外购入库】→【外购入库单-新增】，单击进入外购入库单新增窗口，如图5-10所示。通过关联方法填制单据中相关内容，保存后，由主管人员审核。

图5-9 收料通知单

图5-10 外购入库单

5.采购发票

采购发票是企业采购物料时供应商开具的凭据，是财务上非常重要的一种原始单据。采购发票在形式上分为专用和普通两种。它们的区别在于专用发票涉及增值税，而普通发票不涉及。普通发票在格式上只比专用发票少了几个增值税有关的项目，其他操作相同。不管是专用发票还是普通发票，也分两种，即蓝字、红字发票，它们的生成方式也有所不同。蓝字发票是真正的采购发票，而红字发票则是指退货发票。

选择【供应链】→【采购管理】→【采购发票】→【采购发票-新增】，单击进入采购发票新增窗口，如图5-11所示。通过关联方法填制单据中相关的内容，保存后，由主管人员审核。

注意

【采购发票】是采购系统的关键操作，它涉及付款和确定采购成本，所以是采购系统与供应链系统中应付账款系统和存货核算系统的接口。

图5-11 采购发票

6.费用发票

费用发票应用于运输单位开给购货单位或加工单位开给来料单位等，是用于付款、记账的依据。一般来说，费用发票可以通过手工录入、采购发票连属等途径生成。

选择【供应链】→【采购管理】→【费用发票】→【费用发票-新增】，单击进入费用发票新增窗口，如图5-12所示。填制单据中相关内容，保存后，由主管人员审核。

图5-12 费用发票

注意

只有审核的发票才能与费用发票进行关联。

7.采购发票钩稽

采购发票的钩稽具有特殊性，其实际意义是采购发票和外购入库单的核对，钩稽的主要作用是进行实际成本的匹配确认，最后通过外购入库核算后，使外购入库单的成本与采购发票保持一致。无论是本期或前期间的发票，钩稽后都作为钩稽当期发票来计算成本。采购发票钩稽的具体操作如下所述。

（1）发票审核后，选择【供应链】→【采购管理】→【采购发票-维护】，单击进入采购发票过滤窗口，如图5-13所示。

图5-13 过滤条件

（2）选择全部发票，单击【确定】，进入采购发票序时簿，如图5-14所示。

图5-14 采购发票序时簿

（3）单击工具栏中的【钩稽】按钮，第一次执行时提示选择要显示的列，设置完成后进入发票钩稽界面，如图5-15所示。发票钩稽窗口的上半部分显示了参与钩稽的发票列表，左边显示了本次钩稽的发票数量。发票钩稽窗口的下半部分显示了参与钩稽的外购入库单列表，左边显示了本次钩稽的外购入库数量。本次钩稽的发票数量与本次钩稽的外购入库数量原则上应保持一致。

（4）选择“费用发票”页签，单击工具栏中的【费用】按钮，显示费用发票列表，如图5-16所示。

（5）双击所选费用发票，进入“采购发票钩稽”界面，如图5-17所示。

图5-15 采购发票与外购入库单钩稽界面

图5-16 费用发票序时簿

图5-17 采购发票钩稽界面

（6）单击发票页签，选择对应钩稽的采购发票、费用发票和外购入库单，单击【钩稽】，系统提示成功，如图5-18所示。

（7）所有单据钩稽完毕，单击【退出】返回到K／3系统主窗口。

（8）通过【供应链】→【采购管理】→【采购发票】→【采购发票-钩稽日志】可以钩稽的单据信息，如图5-19所示。

注意

（1）已经钩稽的采购发票可以通过反钩稽取消钩稽操作。如果选择的采购发票是钩稽的，再单击【钩稽】键，弹出的是发票已钩稽界面。若不拆单，部分钩稽也可以实现。

图5-18 钩稽成功

图5-19 钩稽日志

（2）如果只收到部分存货，但发票对方全额开具时，发票数量大于外购入库单数量，钩稽前需要在发票序时簿中先将该发票进行拆分处理。同样，如果存货全部入库，但只收到部分采购发票，发票数量小于外购入库单数量，钩稽前需要在外购入库单序时簿中先将外购入库单进行拆分处理。

二、暂估入库

案例

采购部崔燕于2010年5月20日向石家庄电子厂购买硬盘100个，单价50元（不含税）。2010年5月25日货到，当日采购部通知仓库入库，仓库管理员顾佳入原料仓，发票本月末到。

案例分析：该案例特点是货先到采购发票后到。仓库先收到货物，仓库先入账；后收到发票，财务才入账。所以在发票到达前实际的仓库账与财务账是有差异的。但其中有一点需要注意：单据在当月无法到达，单据和货物的管理不在一个会计期间内，所以财务上一般使用暂估入库，在核算成本时人为地给该物料一个单位成本。

处理流程

步骤

1.收料通知单

选择【供应链】→【采购管理】→【收料通知】→【收料通知单-新增】→【填制单据中相关内容】→【保存】→【审核】，如图5-20所示。

图5-20 收料通知单

2.外购入库单

选择【供应链】→【采购管理】→【外购入库】→【外购入库单-新增】→【填制单据中相关内容】→【保存】→【审核】，如图5-21所示。

图5-21 外购入库单

注意

暂估入库业务发票当月不处理，月底在存货核算系统中做暂估处理。

三、单先到货后到

案例

采购部崔燕于2010年5月20日向天津电子设备厂购买内存条100个，单价200元（不含税）；2010年5月25日收到天津电子设备厂开出的增值税发票；2010年5月30日货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员顾佳入原料仓。

案例分析：该案例也是企业中常见的一种采购业务。但需要说明：单到货后到，一般企业在货物不到时是不付款的，此时企业可以将该发票暂放，等货到后一起处理。

处理流程

步骤

1.采购发票

选择【供应链】→【采购管理】→【采购发票】→【采购发票-新增】→【填制单据中相关内容】→【保存】→【审核】，如图5-22所示。

图5-22 采购发票

2.收料通知单

选择【供应链】→【采购管理】→【收料通知】→【收料通知-新增】→【填制单据中相关内容】→【保存】→【审核】，如图5-23所示。

3.外购入库

选择【供应链】→【采购管理】→【外购入库】→【外购入库-新增】→【填制单据中相关内容】→【保存】→【审核】，如图5-24所示。

4.钩稽

选择【供应链】→【采购管理】→【采购发票】→【采购发票-维护】→选择需要钩稽的发票→【钩稽】，如图5-25所示。

图5-23 收料通知单

图5-24 外购入库单

图5-25 采购发票钩稽

四、退货业务

案例

仓库管理员顾佳发现2015年5月10号向江苏电子厂购买入库的键盘20个有质量问题，采购人员决定于5月10日从材料库退货。5月14日江苏电子厂开出红字增值税发票。

处理流程

步骤

1.退料通知单

选择【供应链】→【采购管理】→【退料通知】→【退料通知单】→填制单据内容→【保存】→【审核】，如图5-26所示。

图5-26 退料通知单

2.红字外购入库单

选择【供应链】→【采购管理】→【外购入库】→【外购入库单】→单击【红字】按钮→填制单据中相关内容→【保存】→【审核】，如图5-27所示。

注意

红字外购入库单可以直接录入或从退货通知单中获取，也可以从原外购入库单中获取，但注意要更改退料数量。

3.红字采购发票

选择【供应链】→【采购管理】→【采购发票】→【采购发票-维护】→单击【红字】按钮→通过关联方法填制单据中相关内容→【保存】→【审核】，如图5-28所示。

图5-27 红字外购入库单

图5-28 红字采购发票

4.钩稽

选择【供应链】→【采购管理】→【采购发票】→【采购发票-维护】→选择需要钩稽的发票→【钩稽】，如图5-29所示。

五、直运业务

案例

采购部门业务员崔燕应供应商深圳荣华有限公司的订单要求，2010年5月15日向深圳有限公司订购内存条50个，不含税单价为200元，不进行入库，直接发送给客户深圳荣华公司。

处理流程

图5-29 采购发票钩稽

步骤

1.采购订单

选择【供应链】→【采购管理】→【采购订单】→【采购订单-新增】，单击进入采购订单新增窗口。通过关联方法填制单据中相关内容，保存后，由主管人员审核，如图5-30所示。

图5-30 采购订单

2.采购发票

选择【供应链】→【采购管理】→【采购发票】→【采购发票-新增】，单击进入采购发票新增窗口，通过关联方法填制单据中相关内容，保存后，由主管人员审核，如图5-31所示。

注意

采购订单和采购发票的采购方式要选择直运采购。

图5-31 采购发票

六、代管物资

案例

2010年5月18日收到广州钢铁贸易总公司发来的代管物资CPU100片，入代管库。

案例分析：该业务类型不核算企业的实际仓库，通过虚仓进行管理，只核算数量不核算金额，不进行成本计算。收料时采用收料通知单，代管物料发出时采用退料通知单。

处理流程

步骤

选择【供应链】→【采购管理】→【收料通知】→【收料通知单-新增】→填制单据中相关内容→【保存】→【审核】，如图5-32所示。

图5-32 收料通知单

七、受托代销

案例

（1）2010年5月25日收到受托方广东电力仪器有限公司发来的飞利浦显示器200台，单价1000元。

（2）2010年5月28日代销给江门电子电器公司150台，单价1500元。

（3）2010年5月30日把未销售完的显示器50台退回给受托方广东电力仪器有限公司。

案例分析：收到代销商品时，先放入代管仓。根据实际销售的数量情况，先做同样数量的采购入库，再做销售出库，未销售完成的商品退回给受托方。

处理流程

注意

（1）收到受托商品时，做一张收料通知单，注意此时仓库应当是代管仓，代管仓只核算数量，不核算金额。

（2）销售受托商品时，先做外购入库单，入库单必须是关联收料通知的方法录入，如实仓，同时生成采购发票（此发票是与受托方的结算发票并做一张实际的销售发票和销售出库单，发到目标客户）。

（3）当还有受托商品要退回给受托方时，只要再做一张退料通知单，从代管库发回给受托方即可。

详细的操作步骤参考前述内容，不再演示。

八、采购系统单据及报表查询

日常业务管理完毕，需要随时查询已录入的单据或分析采购订单执行情况，通过账簿报表进行处理。

案例1

仓管人员需要查询5月份所有的采购入库单。

步骤

（1）选择【供应链】→【采购管理】→【外购入库】→【外购入库-维护】，单击进入过滤条件窗口。在【条件】选项中，将【红蓝字】改为全部，如图5-33所示。

（2）在【排序】页签中，选定要排序的记录“日期”，单击【添加】按钮，则排序字段框中自动增加了选择的“日期”字段，排序方式系统提供“升序”“降序”两种，可以自由选择。同样操作，增加排序字段“供应商”。排在上面的是第一排序字段，依此类推。本案例先按日期排序，然后是供应商。如果先按供应商排序，则选定供应商，单击右边的【上移】按钮即可，如图5-34所示。

图5-33 条件过滤-条件

图5-34 条件过滤-排序

（3）在【表格设置】页签中，设置需要显示的内容，如图5-35所示。

（4）单击【确定】，系统自动将满足条件的记录显示在序时簿窗口，如图5-36所示。

（5）单击【上查】，可以查询所选择的单据新增录入时关联过的单据，如图5-37所示。

（6）单击【下查】，可以查询所选择的单据被哪些单据关联过，如图5-38所示。

（7）单击【退出】，返回K／3主窗口。

案例2

采购部需要按供应商查询5月份采购订单的执行情况

图5-35 条件过滤-表格设置

图5-36 外购入库序时簿

图5-37 外购入库序时簿-上查

图5-38 外购入库序时簿-下查

步骤

（1）选择【供应商】→【采购管理】→【采购订单】→【采购订单执行情况汇总表】，单击进入报表过滤条件窗口。按照案例要求修改过滤条件，起始日期：2010年5月1日，截止日期：2010年5月31日，去掉“仅显示汇总行”选项，汇总依据改为：供应商，如图5-39所示。

图5-39 报表过滤

（2）单击【确定】，系统按照过滤条件显示出“采购订单执行情况汇总表”，表中按照供应商分类显示了采购订单的签订数、入库数及未入库的情况，如图5-40所示。

（3）在图5-40所示的窗口，可以进行打印、数据引出等操作。查看完毕，单击【退出】，返回K／3主界面。

图5-40 采购订单执行情况汇总表

5.2.4 同步测试

目的：掌握K／3采购系统日常业务处理工作，熟悉业务的操作流程。

要求：

（1）根据以下业务资料进行采购系统各种业务单据制作；

（2）进行采购单据的审核；

（3）进行采购发票的钩稽；

（4）掌握各种账表的查看技巧。

实训内容：

1.货到单未到

行政部人员李萍于2015年1月5日向南方公司订购甲材料1000公斤，单价20元（不含税价）。2015年1月10日货到，当日行政部门通知仓库入库，经仓库管理员高超民检验合格后入库（原材料仓）。2015年1月10日南方公司开出增值税发票。

业务流程：采购订单→收料通知单→外购入库单→采购发票。

2.暂估入库

行政部人员李萍于2015年1月10日向王码公司订购乙材料1000公斤，单价100元（不含税价）。2015年1月12日货到，当日行政部门通知仓库入库，经仓库管理员高超民检验合格后入库（原材料仓）。

业务流程：采购订单→收料通知单→外购入库单→采购发票（下月发票到后做）。

3.单货同到

行政部人员李萍于2015年1月16日向王码公司订购乙材料1000公斤，单价120元（不含税价）。2015年1月22日货到，当日行政部门通知仓库入库，经仓库管理员高超民检验合格后入库（原材料仓）。同日收到王码公司开出的增值税发票。

业务流程：采购订单→收料通知单→外购入库单→采购发票。

4.单先到货后到

行政部人员李萍于2015年1月22日向南方公司订购甲材料1000公斤，单价30元（不含税价）。2015年1月25日收到南方公司开出的增值税发票，次日到货，行政部门通知仓库入库，仓管人员高起验收入库（原材料仓）。

业务流程：采购订单→采购发票→收料通知单（从采购发票获取）→外购入库单。

5.退货业务

仓管人员高起发现2015年1月25日向王码公司购入的乙材料有质量问题，决定并于2015年1月29日从原材料仓退货。2015年1月30日向王码公司开出红字增值税发票。

业务流程：退料通知单→红字外购入库单→红字采购发票。

6.代管物资入库

2015年1月30日收到南方公司发来的代管物资甲材料100公斤，入代管仓。

业务流程：通过收料通知单做代管仓入库。

7.受托代销业务

（1）2015年1月25日收到受托方南方公司发来的A产品100件，单价500元。

（2）2015年1月28日代销给天达公司50件，单价700元。

（3）2015年1月30日把未销售完的A产品50件退回给受托方南方公司。

业务流程：收料通知单→外购入库单→采购发票→销售出库单→销售发票→退料通知单。