一、 配送中心建设信息系统应遵循的原则
配送中心在建设自己的信息系统时， 有必要结合几条原则来满足管理信息的需要， 并充分支持管理者制订物流运作计划和实际的业务操作。
（一） 可用性
信息系统所储存的信息， 例如订货和存货在库或出库状况的信息， 必须具有可用性， 也就是信息系统应能够在第一时间内向其供应商和客户提供最新的电子信息， 应能向信息需求方提供简易、 快捷获取信息的方式， 而不受时空的限制。
（二） 精确性
信息系统提供的信息能否精确地反映配送中心处理货物的当前状况， 将衡量配送中心的整体业务运作水平。 精确性可以解释为信息系统的报告与配送中心的实际业务运作状况吻合的程度。 例如， 平衡的物流作业要求实际的存货与物流信息系统报告的存货相吻合的精确度最好在99％以上。 当实际存货和信息系统之间存在较低的一致性时， 就有必要采取安全的方式来适应这种不确定性。
（三） 及时性
信息系统必须提供及时、 快速的信息反馈。 及时性指一种活动发生时与该活动在信息系统内体现时的时间差。 例如在某些情况下， 系统要经过几个小时或几天才能将一个新订货看作为实际需求， 因为该订货不一定会直接进入现行的需求量数据库。 结果， 在认识实际需求量时就出现了耽搁， 这种耽搁会使计划制订的有效性降低， 而使存货量增加。 信息系统的存货状况也许是按每小时、 每工班或按每天进行更新的。 显然， 实时更新或立即更新更具及时性， 但是这会导致增加工作量。
（四） 主动性
信息系统应能帮助配送中心的管理者识别需要引起注意的决策。 使得管理人员能够把精力集中在最需要引起注意的情况， 或者能提供最佳机会来改善配送服务或降低运营成本的情况。
（五） 灵活性
信息系统必须有能力提供能符合特定客户需要的数据。 例如有些客户想要把订货发货票跨越地理或部门界限进行汇总； 有些客户想要每一种商品的发票； 而另外一些客户却可能需要所有商品的总发票。 这就要求信息系统要有持续不断地快速更新和升级能力。
（六） 易操作性
信息系统必须友好和容易操作。 适当的系统界面要求提供的信息要有正确的结构和顺序， 能有效地向管理人员和客户提供相关的信息。
二、 以流程为基础进行信息系统的规划
自1993年Michael Hammer出版了 《企业再造》 一书后， 企业界兴起了一片改造之风， 主要是因为多年来功能式的组织结构没有发挥专业分工应有的效益，反而延滞了组织的效率， 其间的灰色地带、 本位主义， 给客户造成了无所适从的感觉。 而Hammer的书中， 希望企业以流程的角度来看组织的功能， 以重新设计组织流程来提升效率， 改善组织的反应时间， 提高客户的满意度。
流通业本身并不生产任何东西， 仅是处理商品由生产者到消费者中间这一段通路， 所以流程的长短、 效率的重要性不言而喻。 在前面， 介绍了物流、 资金流及信息流， 配送中心的运作情形， 其实正是以流程的观念来看配送中心的营运，我们只要盯住某一个实体， 观察它在整个移动过程中所受的处理， 就可找出实际的流程现状及流程过程中的问题。
以某一商品为例， 可以观察该商品从生产者处运出， 到入库、 拣货、 出库、配送到消费者手中的全过程和处理过程中所花的成本及时间， 这样就可找出目前功能式组织管理方法的缺点。
了解了物流与资金流之后， 再观察配合此物流及资金流的相关信息的处理和报单， 就很容易找出目前信息流不顺畅的地方。 从这里可以看出建立信息系统主要的目的在于有效地处理信息流， 最终的目的是维持物流及资金流的畅通。 所以在配送中心信息系统的规划中， 一定要从流程的角度来看待所有的工作。
但是截至目前， 绝大多数企业仍是金字塔形、 功能式的组织， 而信息化的进行， 总是在某些有较急迫需求的部门开始的， 并非从整体的流程来考虑， 其间产生了许多问题与困难。 尤其是在各部门都有信息系统， 想要整合更是困难重重。所以在信息系统规划时， 就要考虑如何以流程的观念来克服现有的功能式组织带来的困难， 尤其是在流程跨越各个不同部门时， 应注意其连贯性， 不能有任何不连接或含糊的地方， 这样才能保证将来系统的正常运行。
目前许多的配送中心组织结构的基础是以功能划分出来的各个部门， 各自掌管各自的事务。 在一线作业的部分， 也是将物流作业划分由许多部门来管理， 从订单、 报关、 到货、 入出库、 加工、 接单、 拣货到派车， 各分散的部门物流动线切割分段。 而所谓的上一层管理， 也仅是将下层的几个单位合并成一个大单位，由一位经理人负责。 有的公司直接以功能来切割利润中心， 高层主管负责制定政策、 原则和绩效的评估。 在这种组织结构下， 如果大家分工清楚， 合作一致， 应该不会有太大的问题， 但运作一段时间之后， 由于部门间的工作不是那么容易将每件事情划分得很清楚， 自然而然产生许多灰色地带， 各部门推托的结果， 使得整个流程不顺畅， 怨声四起， 组织效率自然日渐下降。
如果从资金流与信息流的角度来看， 工作划分的方式却截然不同。 在资金流方面， 最基本的是会计系统， 记载所有与交易有关的账， 通常分为普通会计与成本会计两大项， 有了基本材料后， 就可以针对各项开支进行绩效评估， 从而可以开展计价管理、 应收账款管理及利润中心管理。 由于所有的金钱出入都需记账，所以在金钱方面， 会计有完整的记载， 不会有争议， 其他部门仅提供各项凭单，或协助收账， 责任明确。 高层主管通常需要的是管理会计或财务管理的分析资料， 如现金流量分析、 投资报酬分析、 财务结构分析等， 这些一般都由财务部门掌管， 无须争议。 在信息流方面， 却呈现出不同的看法与做法， 因为信息流其实是支援资金流与物流的基础， 其间的关系非常复杂， 牵涉不同部门与人员， 有不同的做法与认知。 信息流的机构与工作一般可分为三类： 第一类是作业性的工作， 包含资料处理、 系统开发、 维修等； 第二类是有关系统的整体性， 包括网络管理、 系统安全维护、 主从式架构规划及未来EDI的连线作业设计； 第三类是决策性， 即信息系统支援管理决策的部分， 包括数据库建立及管理、 专家系统的开发、 效益分析、 策略性信息系统的规划等。 从作业性到决策性， 所有的作业项目， 都需考虑物流、 资金流的全体需求， 如果将物流、 资金流及信息流三方面结合成一个金字塔， 就可以形成物流业整体的运作。
在大多数的情况下， 我们只注意到物流按照功能来区分的那一面， 因此即使在推动信息系统的开发或维护时， 依然根据功能组织来区分， 由不同的信息人员来支持不同的部门， 缺乏整体流程的考虑， 埋下未来整合不利的种子。 现在我们已很清楚地看到信息流和物流在方向上是不同的。 有了这样的观念与架构在脑中， 在信息系统的规划与执行单位的协调与相互配合时， 就比较容易进行了。
二、 配送中心信息系统的一般架构
1. 配送中心的基本作业
配送中心的功能有销售、 配送、 仓储保管、 流通加工、 信息提供等。 为了完成上述各项功能， 配送中心所要具备的基本作业内容如下：
（1） 订单处理作业。 配送中心的交易起始于客户的询价、 业务部门的报价，然后是接受订单， 业务部门查询出货日的存货状况、 装卸货能力、 流通加工负荷情况、 包装能力、 配送负荷情况等， 并根据这些内容来答复客户， 当订单无法满足客户的要求时， 业务部门就要对订单进行协调。 由于配送中心不是在送货当时收取货款， 而是在一段时间后统一结账， 所以在处理订单资料的同时， 业务人员还要根据公司对该客户的授信状况查核是否已超出其授信额度。 此外在特定时段， 业务人员还要统计该时段的订货数量， 并进行调货、 设计出货程序、 设定出货数量的处理。 退货资料的处理也是在此阶段进行的。 最后， 业务部要制定报价计算方式， 做报价历史资料管理， 确定客户订购的最小批量、 订货方式以及订单截止时间等。
（2） 采购作业。 接受订单后， 如果配送中心的货品不能满足最低需求时，配送中心就要向供货厂商或制造厂商订购商品， 采购作业的内容包括商品需求数量的统计、 查询供货厂商交易条件， 然后根据需要的数量和供货厂商提供的不同的批量价格， 确定出经济订购批量并提出采购单。 采购单发出之后， 还需要对该批货物进行入库进货的跟催动作。
（3） 进货入库作业。 采购单开出之后， 在采购人员进行进货入库跟催的同时， 入库进货管理员即根据采购单上预定入库日期做入库作业排程计划和入库月台排程计划。 在商品入库当日， 当货品进入时做入库资料查核、 入库品验收， 查核入库货品是否与采购单内容一致， 当品项或数量不符时要做适当的修正或处理， 并将入库资料登录建档。 入库管理员还要根据商品特性指定卸货和栈板堆叠方式。 对于从客户处退回的商品， 退货品的入库也要经过退货品检验、 分类处理， 然后登录入库。
一般商品入库堆叠在栈板上后有两种作业方式： 一种是商品入库上架， 储放于储架上， 待有出库要求时再出货。 商品入库上架是由电脑或管理人员根据仓库区域规划管理原则或商品生命周期等因素来指定储放位置， 或在商品入库后登录其储放位置， 以便于日后的存货管理或出货查询。 另一种方式是直接出库， 此时管理人员根据出货要求将货品送往指定的出货码头或暂时存放地点。 在入库搬运的过程中由管理人员选用搬运工具、 调派工作人员， 并做工具、 人员的工作时程安排。
（4） 库存管理作业。 库存管理作业包括仓库区的管理及库存数控制。 仓库区的管理包括规划货品在仓库区域内摆放方式、 区域大小、 区域的分布等； 控制货品进出仓库的时间——先进先出或后进先出原则； 指定进出货方式——货品所用的搬运工具、 搬运方式； 调整仓储区储位等。 库存数量的控制是根据货品出库数量、 入库所需时间等来确定采购数量和采购时点， 并设置采购时点预警系统。此外， 还要规定库存盘点方法， 再定期制作盘点清册， 根据盘点清册内容清查库存数、 修正库存账册并完成盘盈盘亏报表。
（5） 补货与拣货作业。 通过对客户订单资料的统计， 配送中心就可以知道货品真正的需求量。 在出库日， 当库存充足可以满足出货需求时， 就根据需求数打印出库拣货单及各项拣货指示， 同时进行拣货区域的规划布置、 工具的选用及人员调派等工作。 出货拣取不只包含拣取作业， 更要注意拣货架上商品的补充，要使拣货作业流畅不能缺货， 这就需要靠补货作业来完成， 补货作业包括确定补货水准、 设定补货时点、 对补货作业排程、 调派补货作业人员等内容。
（6） 流通加工作业。商品在配送中心送出之前按照需要有可能先进行流通加工处理。在配送中心的各项作业中流通加工作业是最易提高货品的附加价值的。 流通加工作业包括商品的分类、称重、拆箱重包装、贴标签及商品的组合包装。 为了妥善完成流通加工任务，必须加强包装材料、 容器的管理， 组合包装规则的制定，流通加工包装工具的选用， 流通加工作业的排程， 作业人员的调派等管理工作。
（7） 出货作业处理。 完成货品的拣取及流通加工作业之后， 就可以进行商品的出货作业了。 出货作业主要内容包括根据客户订单资料打印出货单据给客户， 制定出货排程， 打印出货批次报表、 出货商品上所需要的地址标签和出货检核表。 由排程人员决定集货方式、 选用集货工具、 调派集货作业人员， 并决定所配运送车辆的大小与数量。 由仓库管理人员或出货管理人员决定出货区域的规划布置及出货商品的摆放方式。
（8） 配送作业。 配送作业包括将货品装车并配送到客户手中。 为完成这些作业必须事先划分配送区域、 安排配送路线， 根据配送路径的先后次序来决定商品装车的顺序， 还要注意在商品的配送途中做好商品的追踪与控制、 配送途中意外状况的处理。
（9） 会计作业。 商品出库后销售部门就可以根据出货资料制作应收账单，并将账单转入会计部门作为收款凭据。 在商品购入入库后， 则由收货部门制作入库商品统计表作为供货厂商请款审核之用。 并由会计部门制作各项财务报表供管理人员制定营运政策、 进行营运管理参考之用。
（10） 营运管理及绩效管理作业。 除了上述配送中心的实体作业之外， 良好的配送中心运作还需要管理者通过各种考核评估来达成配送中心的效率管理， 并制定有效的营运决策及方针。 营运管理和绩效管理主要是通过分析一线作业人员或中级管理人员提供的各种信息与报表来进行的， 这些信息主要包括出货销售的统计资料、 客户对配送服务的反应报告、 配送商品次数及所需时间的报告、 配送商品的失误率、 仓库缺货率分析、 库存损失率报告、 机器设备损坏及维修报告、燃料耗材等使用量分析报告、 外雇人员报告、 机器和设备成本分析报告、 退货商品统计报表、 作业人力的使用率分析报告等。
2. 物流信息系统的效益评估
信息系统的效益评估是非常难的一项工作， 它可以分成几个方向来探讨。 第一， 信息系统是否需要？ 成本效益如何？ 在这方面目前争议已较少， 因为信息系统所能提供的服务及竞争力是不容置疑的。 第二， 不同信息系统的评估。 例如自行开发或买套装软体， 或不同套装软体间的评估， 决定之前有几个考虑因素， 如时效性、 可靠性、 成本、 易学及维护难易、 扩充弹性等， 因各个企业的需求而不同， 在我国还有中文处理及中文码的选择问题， 目前均无标准解决方式， 唯一需注意的是， 最好在选择前， 多参考几家实际使用过厂商的情形与意见， 因为信息产业竞争激烈， 大多数产品在未成熟前就已上市， 所以选择一个全新的产品会有较高的风险。 第三， 信息系统与硬件的配合度。 虽然每一家信息厂商都强调通过性与相容性， 但其配合度上仍有相当差异， 如网关软件、 网络协定、 作业系统、驱动程序、 网络卡、 中文卡、 印表机等软、 硬件间的配合， 仍需注意， 这方面的问题不是一般使用者有能力解决的， 要尽可能避免这种问题的发生。 解决之道是最好由一家厂商负责或先参考其他厂商现有的系统的运作配合情形， 先行测试也是一条可行之道。 目前对信息系统本身的测试有一些方法， 但对效益的评估， 因牵涉太多主观的认定， 仍无一致的做法。
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