4. 5 编制内部宣传资料和对外宣传册
4. 5. 1 编办内部板报和宣传栏
板报和宣传栏是组织机构内部的重要宣传媒介，常用于通报情况、宣传政策、鼓励先进、鞭策落后，具有形式简单、通俗易懂的优点，为公众所普遍喜爱，是组织机构尤其是部队、学校、矿区、村镇等基层单位传播内部信息不可多得的有力工具。
1.板报和宣传栏的特点
板报是对黑板报和其他颜色的板报(现在有白色的板报)的统称。黑板原本只是一种教学用具，黑板报是采用黑板这种教具进行教学目的以外的信息宣传，同时也不仅仅在室内使用，有些还移到了室外，此外黑板的制作材料也得以改进，单一的白色粉笔也发展到彩色粉笔和彩色画笔。这一发展历程，不但使人们认识到板报自身的价值，更能反映出在大众传播媒介的飞速发展过程中，广大群众对通俗活泼的信息传播方式的钟爱。
宣传栏可以说是“写在纸上的板报”或“放大了的报纸”，在形式与功能上同板报和企业内部报纸相近，与其共同承担着传递组织机构内部信息的作用。
板报和宣传栏的特点可以概括为:
(1)经济实用。板报和宣传栏使用的材料花费不多，也容易买到，相对于其他的宣传媒介，要经济得多;而这种宣传形式却很实用，大到中央文件精神，小到企业内部拔河比赛的消息，都可以通过板报和宣传栏广泛地传达到员工中间去。在一些企业文化搞得比较好的公司，板报和宣传栏经常用来表扬先进、鞭策落后，其经济实用的特点非常明显。
(2)更换方便。板报和宣传栏没有固定的周期，为配合日常公关工作，可以十天或半个月一期;有紧急任务或发生突发事件时，可以根据需要随时更换内容。但凡字迹工整、稍懂一点美术知识者，都可以动手制作，更换版面也非常方便。可以说，板报和宣传栏是公关媒体中的“轻骑兵”。
(3)美化环境。板报和宣传栏还具有较强的装饰性，能起到点缀环境的作用。大多数学校、军营都极为重视校园、营区的环境规划，板报和宣传栏往往被纳入整体规划之中。如果校园文化、军营文化搞得好，又有得力的办报人，板报和宣传栏就会常换常新，以生动活泼的内容吸引人，以丰富多彩的版面形式美化着环境。
2.板报和宣传栏的内容
板报和宣传栏的内容，是与组织机构的内部发展息息相关的，同时，也兼顾了一些外部世界的信息。
(1)组织机构内部的新近动态。内部的新近动态通常是刚刚过去的一段时间(如本月)内组织机构取得的新成绩和存在的新问题。通常以一件引人注目的大事为引子，把有关成绩和问题的信息简要汇总起来;可以是一件大事的不同侧面，也可以是与一件大事相关联的几件小事。新近动态往往以新闻简报的形式出现在版面的中心位置。
(2)组织机构的近期打算。近期打算通常是在未来一段时间内(如下月、下一季度等)组织机构将要做什么。来自组织决策层的重大决定，比较适合以会议简讯的形式报道出来。为了强调决议的权威性，可以配发小评论，也可以“新闻内幕”的形式报道决议产生的经过;为了配合决议的实施，可以发表对决议实施有导向作用的“专访”;为了充分调动全体员工的积极性，还可以工会的名义号召大家献计献策。
(3)国内外新闻与行业动态。过去我们常讲“胸怀祖国，放眼世界”，现在我们提倡小平同志的三个面向:“面向现代化、面向世界、面向未来”。板报和宣传栏应当拿出一小块版面摘抄报纸上刊登的近期国内外重大新闻和本行业的消息，可以开设“国内外新闻荟萃”和“行业动态”专栏，只刊登短讯、标题新闻或一句话新闻，不必做详细报道。
(4)好人好事与“坏人坏事”。这是板报和宣传栏每一期都必不可少的内容。但表扬与批评都要注意:一要有分寸，话不要说得太满、太狠，以免受表扬者遭讥讽，挨批评者心生怨恨;二要有根据，应以事实为根据，不能凭空想象和听信个别人的议论;三要尽可能“见事不见人”，点名批评固然要特别慎重，即便是点名表扬，也要经过当事人所在部门负责人的认可，主办人不可自作主张。
(5)“四季歌”。“四季歌”就是每隔一定时间拿出一定的版面来活跃气氛，丰富员工的业余生活。这部分内容一般是随着季节的变化而变化的。春天来了，号召员工周末去踏青;夏季到了，动员员工去游泳;秋天的红叶最迷人，冬天的山川最壮美……可以定期穿插一些有关这些活动的报道，也可以每隔一定时间编发一期“四季歌”形式的板报、宣传栏，让员工的诗作、散文、素描等各种创作百花齐放。
(6)名人名言。这是普通员工喜闻乐见的内容，更是办报人拿手的“段子”。名人生活其实是普通人生活的缩影。名人名言是人生哲学的精粹，是点燃生命智慧的火花。用名人名言丰富员工的精神生活是开展内部公关工作的一种很好的形式。从办报的角度看，名人名言都很简短，可以起到“补白”和活跃版面的作用。与名人名言作用相似的还有小幽默、小窍门、“脑筋急转弯”、“生活一点通”等。
3.板报和宣传栏的编写
板报的形式，可以从版式、体裁、文字和文章结构四个方面来说明:
(1)版式
版式即板报和宣传栏的规格和编排样式。板报和宣传栏的规格一般是横长方形，长与宽的比例可以根据实际需要而定。在版面编排上，要求中心突出、版式灵活、字体多样。每期突出一个主题，包含本期主题的文章放在版面的显眼位置，一般在左上方，相当于报纸的一版头条，并进行强调处理，比如版面多占一些，配发醒目的大字标题等;其他文字或图形居于从属的地位，篇幅、标题、字体都相对短小。版式可以横竖相同，富于变化而不零乱。从书写快捷、视觉流畅方面看，正文多选用楷书、魏碑;标题可选用黑体和隶书，以求醒目。
(2)体裁
板报和宣传栏的体裁可以多种多样，大体分为新闻、评论和文艺作品三大类。细分有消息、短评、诗歌、故事、文摘、笑话、谜语、传说、小幽默、漫画、快板书、顺口溜等，几乎无所不包。具体到一版一期，毕竟容量有限，一般以5～6种为宜，再多会显得杂乱。每期都应有新闻报道和评论文章，前者反映组织机构的最新动态，后者进行思想教育和舆论引导。
(3)文字
与公开出版物不同，板报和宣传栏的文字不要求字斟句酌、一板一眼，而应是简洁、通俗、口语化。简洁是要求文字简洁明快，少用铺垫性的语句，不加或少加修饰性的词汇;通俗是指要用普通员工读得懂的词句;口语化是指要尽量少用专业术语和文气十足的语言，多使用语气亲切的口语。
(4)文章结构
板报和宣传栏选用的文章结构比较多样。板报和宣传栏中的文字比报纸更加简练，结构安排上则能省就省，看起来也更加干净利落。比如说，可以用标题代替导语，标题之后直接开始正文;正文可以化整为零，独立成篇;文章不一定要专门的结尾。
4. 5. 2 内部刊物
内部刊物也是组织机构内部的重要宣传媒介。
内部刊物的功能可以概括为以下四个方面:一是传播信息知识;二是培植组织文化;三是交流工作经验;四是丰富员工生活。
内部刊物的形式有报纸、杂志等。
内部刊物的编写首先需要人员。按工作职责划分，要维持一个内部刊物的正常运转，需要文字编辑、美术编辑、记者、通讯员四类人员。从“精兵简政”的原则出发，前三类人员的职责如果由一个专职人员担当起来的话，则其必须具备很高的素质和能力，而且需要经过一段时间的新闻专业训练。与此同时，要成立一个由办公室秘书、公关员、工程师、推销员等3～5人组成的兼职编委会，外加一支人数众多、分布在各部门的通讯员队伍。两个团队的活动都由专职人员统筹、协调。
内部刊物可以参照板报和宣传栏的编写要求，适当增加其他内容。在突出主题的基础上，可以考虑根据不同文化层次读者的需要，尽量采用读者喜闻乐见的形式，多刊登一些轻松的、富有知识性的内容，以提高内部刊物的可读性。除了形式上的自由活泼、百花齐放，内部刊物在内容安排上，同样要避免唯业务、唯工作、唯思想性的急功近利的倾向。
一期报纸或者杂志，从酝酿到印制出来，一般要经过以下七个环节:召开编委会，确定主题—召集通讯员，安排任务—记者、通讯员采写—编辑整理来稿、催稿、汇总—编辑召开会议，核实材料、修改定稿一排版、校对、印制一发行。
内部刊物的发行对象主要是内部员工，也包括股东、客户和上级部门。发行渠道包括:内部渠道，通过通讯员发行到各科室、车间、班组;外部渠道，通过推销员发行到客户;展览会和展销会也是重要的发行渠道。
4. 5. 3 对外宣传册
1.对外宣传册的特点
随着组织机构宣传意识的增强，对外宣传册已经成为一种重要的宣传媒介。对外宣传册具有以下特点:
(1)反映全貌
对外宣传册要能向公众介绍、反映组织的全貌，包括组织机构整体规模与实力、经营宗旨与方向、组织发展的历史、已经取得的成绩和对社会的贡献等。不过，这些介绍只是概括性的，不涉及具体细节。
(2)影响持久
对外宣传册注重潜在、持久的影响，不强调信息传播的时效性。时效性强的信息传播效果“立竿见影”，但也容易“昙花一现”，往往不能持久。组织机构要“永葆青春”，就不能单靠一时一事的宣传，而必须把宣传作为一项永恒的课题持续不断地做下去。对外宣传册就承担起了这一责任。
(3)图文并茂，印制精美，讲求文化艺术品位
对外宣传册一般不以新鲜的信息内容吸引目光，而以较高的文化艺术品位取胜。简练隽永的文字、精心设计的画面以及精致的版式和印刷效果等，往往是人们对这类宣传册的期望，因此，但凡有一定印制条件的组织机构都努力在这些方面多下些功夫。
(4)形式多样，用途广泛
对外宣传册形式多样，用途广泛。很正规的大型企业画册，图案精美，制作精良，可以达到出版水平;规格较小，以轻松活泼见长的小册子，能起到“企业名片”的作用，可以广泛散发。
2.制作对外宣传册
一个正规的对外宣传册，是由文字资料和图片资料搭配而成的。
(1)文字资料
①综合性信息。综合性信息主要是通过文字和数据反映的组织机构的整体情况，向公众介绍组织机构的性质、机构规模、发展历史、地理方位等。这一部分内容很像一个展览会的前言，以概括性很强的文字介绍一个组织机构的全貌。
②组织机构的特色。这部分内容主要回答以下问题:组织机构在业务上有什么特色?能够为社会和公众提供什么样的服务?
③组织文化。组织文化部分主要是介绍组织机构的经营宗旨，如“以质量为核心，以市场为导向”，或是阐述组织的价值观，如“知识为本，利国利民”。
④人员素质与技术水平。人员素质可以由学历体现，也可以由技术职称体现出来。反映一个企业技术水平的指标很多，编辑人员可以在技术人员的指导下进行客观的阐述。
⑤管理水平。管理水平包括:管理素质，如平均学历、年龄、工作经历;管理风格，如经验管理、民主管理、目标管理等。
⑥社会评价。在社会评价方面，对外宣传册的内容一般只涉及正面信息，如历次各类评比的获奖情况，权威人士或领导人的赞誉等。
⑦联系办法。联系办法主要包括组织机构的通讯地址、电话、传真等。
(2)图片资料
①领导人的工作照。领导人的工作照包括主要领导人的个人工作照和领导班子的集体照片。
②组织结构图。组织结构图是以图表形式一目了然地展示组织机构自上而下的管理机构构，如董事会—董事长—总经理—副总经理—各科室—各车间。
③组织机构的鸟瞰图。组织机构的鸟瞰图一般采用模型图或实景摄影照片的方式来展现。
④建筑图片。建筑图片一般包括:门面建筑，如大门;主体建筑，如办公大楼。此外，还有园林建筑，如凉亭等。
⑤工作现场的图片。工作现场的图片可以是员工在现代化流水线上工作的照片，也可以是科研人员在实验室中进行试验的场景。
⑥展示成就的照片。展示成就的照片包括奖状、奖杯、获奖证书的特写，重要领导人和文化名人视察参观的情景等。
⑦文化生活的照片。文化生活的照片包括员工业余活动、文艺活动的情景，画家、书法家专门为组织机构作的字画等。
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