展览馆展品展销

8. 1　展览会

展览会是一种具有一定规模和相对固定的举办日期，以展示组织形象或产品为主要形式，以促成参展商和贸易方之间的交流洽谈为最终目的的中介性活动。它是通过现场展览和示范来传递信息，推荐形象的一种常规性公共关系活动，分为展览，庙会以及集会等。并且已经发展为会展业，当前正在快速发展着。

通常，企业参加展览会主要是出于以下目的:(1)市场的需要;(2)营销的需要;(3)宣传的需要。

8. 1. 1　展览会概述

1.展览会的特点

大体来说，展览会有以下几个特点:

(1)展览会是一种十分直观、形象和生动的传播方式。

展览会通常同时使用多种媒介进行交叉混合传播，包括:①文字注解、印刷宣传材料、介绍材料等文字媒介;②讲解、交谈和现场广播等的声音媒介;③照片、幻灯机和录像等的图像媒介。由于展览会采取的复合性传播方式综合了多种传播媒介的优点，展览会通常会达到令人满意的沟通效果。

(2)展览会可以为某一组织或机构提供与公众直接进行双向沟通的机会

展览会一般以展出实物为主，并以专人讲演和示范产品的使用方法等方式进行现场示范表演。利用这种形象记忆法能起到强化效果的作用。展览会作为这种作用的媒介，可以使观众对展览有较深刻的印象。

(3)展览会是一种复合性的传播方式

展览会要安排专人在展览会上回答参观者的问题，并同参观者就其感兴趣的问题进行深入讨论。机构和组织在让公众了解自身的同时，也在即时地了解公众对自身形象、展品等的意见反应，可根据从公众中反馈的信息进一步改进各项工作。这种直接双向沟通针对性很强，能对个别公众或某一特殊情况进行交流，从而收到较好效果。

(4)展览会是一种高度集中和高效率的沟通方式

一个展览会可以集中许多行业的不同展品，也可以集中同一行业中多种牌号的同类展品，这就为参观者提供了更多的机会，并节省了大量时间和费用，方便了参观者。许多参展者也正是通过展览会而建立了自己的良好形象和打开了展品销路。

(5)展览会是一种综合性的大型活动，是新闻媒介追踪的对象，成为新闻报道的题材。

新闻媒介对展览会及展品的传播，会对公众产生很大的影响，参展单位可以利用展览会的机会广选新闻，扩大影响，并可以利用与新闻记者广泛接触的机会，搞好与新闻界的关系。

2.展览会的类型

按照不同的分类方式，展览会可分为不同的类型。通常把展览会分为下面的几类:

(1)按展览的性质区分:有贸易展览会和宣传展览会

贸易展览会的目的是做实物广告，促进商品销售。这种展览会展出的主要是实物产品;宣传展览会的目的是为了宣传某一观点、思想和信仰，或者是让人们了解某一段史实。这种展览会通常通过展出照片资料、图表和有关实物达到宣传的效果。

(2)按展览的商品种类区分:单一商品展览会和混合商品展览会

单一商品展览会又称纵向展览会，是指展览商品品种的单一性。由于展览会展出的商品品种单一，型号和牌子相对较多，并出自同一行业的各个不同的厂家，因此这种展览会竞争较激烈。混合商品展览会又称横向展览会，这种展览会展出商品种类多，参加展出的厂家来自不同行业。

(3)按展览的规模区分:大型的综合展览会、小型展览会和微型展览会

大型综合性展览会通常由专门的单位主办，参展机构则通过报名加入。这种展览会的规模一般很大，参展项目多，搞好展览需要很高的展览会举办技术;小型展览会的规模较小，一般是由机构自办，展出的商品也是本机构所生产。这类展览会经常选择图书馆门厅、车站候车室、酒店房间等地做为展出地点。微型展览是指橱窗展览和流动车展览等。这类展览看似简单，但技巧性要求较高，要求更具吸引力。

(4)按展览举办场地区分:室内展览会和露天展览会

室内展览会较为隆重，不受天气影响，举办时间也较灵活，长短皆宜。大多数展览会都在室内举办。但室内展览会的设计布置较为复杂，所需费用也较多。露天展览会的最大特点是设计布置比较简便，场地较大，可以放置大置展品，所需费用不多。但受天气的影响大，往往由于天气原因而影响展览效果。农产品展览、大型机械展览、花展等通常在露天举办，而较为精致、价值高的商品展览等则宜在室内举办。

(5)按展览的形式区分:固定展览会、流动展览会

流动展会指举办地点不断变化，且无固定规律的展览会(固定在两个城市轮流举办的展会不算作流动展)，2009年度254个规模以上展会中，流动展合计33个，占总数的12.99%。电子产品展固定下来符合国际化趋势，国际上一些知名品牌展都是固定展。在国内众多展览会中，流动展的比例较少。业内人士认为，流动展最终将走向固定，固定也有利于展览会品牌的打造。

(6)按展览会所用的时间的长短区分:长期展览会、定期展览会和临时展览会

展览会所用的具体时间的长短，亦称为展期。根据展期的不同，可以把展览会分作长期展览会、定期展览会和临时展览会。长期展览会，大都常年举行，其展览场所固定，展品变动不大。定期展览会，展期一般固定为每隔一段时间之后，在某一特定的时间之内举行。例如，每三年举行一次，或者每年春季举行一次，等等。其展览主题大都既定不变，但允许变动展览场所，或展品内容有所变动，一般来看，定期展览会往往呈现出连续性、系列性的特征。临时展览会，则随时可根据需要与可能举办。它所选择的展览场所、展品内容及至展览主题，往往不尽相同，但其展期大都不长。

8. 1. 2　展览会的组织

展览会特别是大型的展览会，是一项综合性的、多维的、立体式的传播活动。办好一个展览会需要精心的组织，需要有关部门的密切配合以及必要的展览费用。公共关系部门责无旁贷地担负着组织者的角色，为办好展览会需要做好以下工作:

(1)制定展览会的主题和目的

每次展览会都应有一个明确的主题和目的，并以此决定展览会中将使用的沟通方法、展览形式和接待形式。

(2)确定参展商、参展项目和展览会的类型

可以采取广告和邀请信给有可能参展的单位发邀请的方法吸引单位参展。广告和邀请信要写清楚展览会的宗旨、展出项目类型、对参观者人数和类型的预测、展览会的要求和费用等，给潜在的参展单位提供决策所需的资料。

(3)明确参观者类型

参观者的类型将影响到信息传播手段的复杂性和多样性。如果参观者对展出项目有较深的了解和研究，展览会讲解人就需要是这方面的专家，介绍的资料要较为专业化和详细深入;如果是一般观众，则应采用通俗易懂的语言，进行直观普及性的宣传。在展览会的策划阶段，就应该对展览会针对的公众及其所包括的范围有较精确的估测。

(4)选择展览地点

在地点的选择上，首先要考虑的是方便参观者因素，如交通要方便，易寻找等;其次，要考虑展览会地点周围环境是否与展览主题相得益彰;第三，要考虑辅助设施是否容易配备和安置等。

(5)培训礼宾工作人员

展览会工作人员的素质和展览技能的掌握，对整个展览效果起重要影响。必须对展览会工作人员进行良好的训练，并对每次展出的项目进行起码的专业知识培训，以满足展览会的要求，达到参观者的满意。

(6)成立专门对外发布新闻的机构

展览会中会产生很多具有新闻价值的信息，需要展览会负责公共事务的人员挖掘，写成新闻稿发表，扩大展览会的影响范围和效果。专门的机构要负责制定新闻发布的计划和组织实施计划，并负责与新闻界进行联系的一切事务。

(7)准备展览会的辅助设备和相关服务

在筹备展览会的主体时，还应考虑到相应的辅助内容，如处理对外贸易业务的部门、附设产品订购洽接室、文书业务、邮政、检验、海关、交通运输、停车场等。

(8)准备展览会所需的各种辅助宣传材料

如拍摄幻灯片和录像、各种小册子、目录表等。这些都要在展前准备好。

(9)制定展览会经费预算

具体列出展览会各项费用，加以核算，有计划地分配展览会的各项资金，防止超支和浪费。

(10)展厅布置

布置展厅时要考虑在入口处设置咨询台和签到处，并贴出展览会平面图，做为参观者的指南。

(11)纪念品的准备

设计制作展览徽标，备好展览会纪念品，为宣传提供方便用具，以强化参观者印象。

(12)展览形式

注意采用展览技巧，使展览会办得生动活泼，新颖别致。

8. 1. 3　展览会的礼仪

展览会的工作人员不但应具备与展览产品有关的专业素质，还应明确展览的目的和主题，了解展览的知识和技能，掌握相关的礼仪，从各自的岗位实际出发，以不同的角度影响公众，使公众满意。

1.主持人礼仪

主持人是展览会的操纵者，应该体现出决定性人物的权威性。主持人的形象就是组织实力的一种体现。在着装上，要穿西服套装、系领带，显示出沉稳、大方的风格，使公众对其主持的展览会和产品产生信赖感。与宾客握手时，主持人应先伸出手去，等宾客先放手后再放手。

2.讲解员礼仪

讲解员应热情礼貌地对待公众。介绍的内容要实事求是，不弄虚作假，不愚弄听众;语调清晰、流畅，声音洪亮、悦耳，语速适中;解说完毕，应对听众表示感谢;着装要整洁大方，打扮要自然得体，不要怪异和过于新奇而喧宾夺主;举止应庄重、大方。

3.接待员礼仪

接待员站着迎接参观者时，双脚略开，与肩同宽，双手自然下垂或在身后交叉，这种站姿不仅大方而且有力。站立时切勿双脚不停地移动，表现出内心的不安稳、不耐烦，也不要一脚交叉于另一只脚前，因为这是不友善的表示。接待人员不可随意地趴在展台上或跷起“二郎腿”，或不断嚼着口香糖。接待员应随时与参观者保持目光交流，目光要坚定，不可游移不定，也不可眼看别处，应显示出坦然和自信。

8. 1. 4　展览会展位的确定

在一般情况下，展览会的组织者要想尽一切办法充分满足参展单位关于展位的合理要求。假如参展单位较多，并且对于较为理想的展位竞争较为激烈的话，则展览会的组织者可依照展览会的惯例，采用下列方法之一对展位进行合理的分配:

方法一是对展位进行竞拍。

由组织者根据展位的不同制定不同的收费标准，然后组织一场拍卖会，由参展者在会上自由进行角逐，由出价高者拥有位置好的展位。

方法二是对展位进行投标。

由参展单位依照组织者所公告的招标标准和具体条件，自行报价，并据此填具标单，然后由组织者按照“就高不就低”的行规，将展位分配给报价高者。

方法三是对展位进行抽签。

组织者将展位编号分别写在纸上，由参展单位的代表在公证人员的监督下进行抽签，以此来确定其各自的具体展位。

方法四是按“先来后到”的惯例进行分配。

所谓“先来后到”，就是以参展单位提交正式报告的时间先后为序，谁先报名，谁便有权优先选择自己所看中的展位。

不管采用上述何种方法，组织者均须事先广而告之，以便参展单位早做准备，尽量选到称心如意的展位。

另外，无论展览会举办地的社会治安环境如何，组织者对于有关的安全保卫事项均应认真对待，免得由于事前考虑不周而麻烦丛生。在举办展览会前，必须依法履行常规的报批手续。举办规模较大的展览会时，最好从合法的保安公司聘请一定数量的保安入员，将展览会的保安工作全权交予对方负责。

在展览会入口处或展览会的入场券上，应将参观的具体注意事项全文列出，使观众心中有数，以减少因观众不知情而产生的纠纷。按照常规，有关安全保卫的事项，必要时最好由有关各方正式签订合约。

8. 1. 5　展览会的参加

参展单位在正式参展前，必须要求全部相关人员齐心协力，为获得展会的成功而努力奋斗。在整体形象、待人礼貌、解说技巧等三个主要方面，参展单位要尤其予以特别的重视。以下，就分别对其作简要的介绍:

1.要努力维护整体形象

在参展过程中，参展单位的整体形象直接展现在观众的面前，因而对参展成败的影响极大。参展单位的整体形象，主要由展示物的形象与工作人员的形象两个部分所构成。对于二者要给予同等的重视，不可偏废其一。

展示物的形象，主要由展品的外观、展品的质量、展品的陈列、展位的布置、发放的资料等构成。用以进行展览的展品，外观上要力求完美无缺，质量上要优中选优，陈列上要既整齐美观又讲究主次，布置上要兼顾主题的突出与观众的注意力，而用以在展览会上向观众直接散发的有关资料，则要印刷精美、图文并茂、资讯丰富，并且要注明参展单位的主要联络方法，如公关部门与销售部门的电话、电报、电传、传真以及电子邮箱的号码等。工作人员的形象，则主要是指在展览会上直接代表参展单位的人员的穿着打扮问题。

2.要时时注意待人礼貌

不管是宣传型展览会还是销售型展览会，参展单位的工作人员都必须真正地意识到观众是上帝，为其热情而竭诚地服务则是自己的天职。为此，全体工作人员都要深刻领悟礼貌待人的重要性并且将其落实在行动上。

在一般情况下，在展位上工作的人员应统一着装。最佳的选择是本单位的制服，或者是深色的西装和套裙。在大型的展览会上，参展单位若安排礼仪小姐迎送宾客时，则最好请其身穿色彩鲜艳的单色旗袍，并胸披写有参展单位或其主打展品名称的大红色绶带。为了说明各自的身份，全体工作人员皆应在左胸佩戴标明本人单位、职务、姓名的胸卡，唯有礼仪小姐可以例外。按照惯例，工作人员不应佩戴首饰，男士应当剃须，女士则最好化淡妆。

在任何情况下，工作人员均不得对观众恶语相加，或讥讽嘲弄。对于极个别不守展览会规则而乱摸乱动、乱拿展品的观众，仍须以礼相劝，必要时可请保安人员协助，但不许可对对方擅自动粗，进行打骂、扣留或者非法搜身。

3.要善于运用解说技巧

解说技巧，此处主要是指参展单位的工作人员在向观众介绍或说明展品时，所应当掌握的基本方法和技能。具体而论，在宣传型展览会与销售型展览会上的解说技巧既有共性可循，又有各自的特点。

在宣传型展览会与销售型展览会上，解说技巧的共性在于:要善于因人而异，使解说具有针对性;要突出自己展品的特色，在实事求是的前提下，注意扬长避短，强调“人无我有”之处;在必要时，还可邀请观众亲自动手操作，或由工作人员为其进行现场示范;此外，还可安排观众观看与展品相关的影视片，并向其提供说明材料与单位名片，说明材料与单位名片应常备于展台之上，由观众自取。

宣传型展览会与销售型展览会的解说技巧，又有一些不同之处。在宣传型展览会上，解说的重点应当放在推广参展单位的形象之上，要善于使解说围绕着参展单位与公众的双向沟通进行，时时刻刻都应大力宣传本单位的成就和理念，以便使公众对参展单位给予认可。

而在销售型展览会上，解说的重点则必须放在主要展品的介绍与推销之上。按照国外的常规说法，解说时一定要注意“FABE”并重，其中，“F”指展品特征，“A”指展品优点，“B”指客户利益，“E”则指可资证据。工作人员在销售型展览会上向观众进行解说之时，应注意“FABE”并重，就是说应当以客户利益为重，要在提供有力证据的前提之下，着重强调自己所介绍、推销的展品的主要特征与优点，力争使客户觉得言之有理，乐于接受。不过，尾随观众兜售展品或强行向观众推介展品，或者弄虚作假，则不可取。