管理及其管理的职能

三、管理及其管理的职能

1．管理的概念

管理活动几乎与人类同时产生，有了人群便有了人群的管理活动。可以说管理是一种非常古老而又历久弥新的社会现象。20世纪以来，随着社会经济的发展，人们开始越来越重视社会各个领域和人类各种活动中存在的管理问题。而现代社会每个人都在特定的组织中工作和学习，一切重大的社会运作都是通过各种组织机构，如工商企业、学校、医院、银行、研究所、政府机构等来操作的。所有的组织都离不开管理工作，管理是一切组织活动中必不可少的重要的组成部分。因此，在社会生活中，特别是组织活动中，有必要了解什么是管理以及管理具有哪些职能。

管理是一个含义十分广泛的概念，从其中文字义来看，古时人们把中空贯通的长条物称为“管”，以后引申为规范、准则、法规；作为动词“管”字又含有“主宰”、“主管”、“包揽”等意思。“理”字古时为整治土地、雕琢玉器、治疗疾病等意思，以后又进一步引申为处理事务。由于管与理二字意思相近，又分别从不同侧面反映人们的一种社会活动，于是以后人们便逐渐把“管理”二字合为一词使用，其原始词义为管辖或疏通，即约束和指导之意。

而在管理学理论中，有关管理的定义古今中外一直众说纷纭，不同历史时期、不同的学派对管理的看法也不尽相同。

（1）管理就是执行计划、组织、指挥、协调和控制。这是由古典管理学创始人之一、法国管理学家亨利•法约尔（H.Fayol）于1916年提出的。这个观点明确了管理的过程和职能。他的论点经过许多人进行了历时多年的研究和实践证明：除在职能的提法上有所增减外，总的来说基本上仍是正确的，并成为管理定义的基础。

（2）管理就是使用人力及其他资源去实现目标（路易斯·布恩、戴维·克茨，Boone and Kurtz）。这个观点包含两层内容：①管理首先是对资源的调配，资源包括人力、物质和资金等；②管理是有目的的过程，协调资源的目的是为了达到既定的目标。

（3）管理就是指同别人一起，或通过别人使活动完成得更有效的过程（斯蒂芬·P.罗宾斯）。这个表述包含三层含义：①管理其他人及其他人的工作；②通过其他人的活动收到更好的工作效果；③通过协调其他人的活动来进行管理。这一论点的中心是强调其他人。

（4）管理是一种以绩效责任为基础的专业职能。这是美国哈佛大学教授彼得•德鲁克（P.Drucker）提出的观点。他认为：①管理与所有权、地位或权力完全无关；②管理是专业性的工作，与其他技术性的工作一样，有自己专有的技能、方法、工具和技术；③管理人员是一个专业的管理阶层；④管理的本质和基础是执行任务的责任。德鲁克的观点明显的淡化了管理的社会属性，强调管理的自然属性。

（5）管理就是决策。这是1978年诺贝尔经济学奖获得者赫伯特•西蒙（H.A.Simon）提出的。他把决策制定过程分为四个阶段：①调查情况，分析形势，搜集信息，找出制定决策的理由；②制定可能的行动方案，以应付面临的形势；③在各种可能的方案中进行抉择，选择比较满意的方案，并付诸实施；④检查过去所选择方案的执行情况，并进行评价，制定新的决策。这一过程是任何组织﹑任何层次的管理者在实施管理时都要进行的过程，所以从这个方面看，管理就是决策。

（6）我国管理学家周三多认为，管理是社会组织为了实现预期的目标，以人为中心进行的协调活动。这一表述包含了五个观点：①管理的目的是为了实现预期的目标。世界上不存在没有目标的管理，也不可能实现无管理的目标。②管理的本质是协调。协调就是使个人的努力与集体的预期目标相一致。每一项管理职能、每一个管理决策都要进行协调，都是为了协调。③协调必定产生在社会组织中。当个人无法实现预期目标时，就要寻求别人的合作，形成各种社会组织，原来个人的预期目标也就必须改变为社会组织全体成员的目标。个人和集体之间，以及各成员之间必然会出现意见和行动的不一致，这就使协调成为社会组织中必不可少的活动。④协调的中心是人。在任何组织中都存在人与人、人与物的关系。而人与物的关系最终仍表现为人与人的关系，任何资源的分配都是以人为中心的。⑤协调的方法是多样的，需要定性的理论和经验，也需要定量的专门技术。计算机的运用与管理信息系统的发展，将促进协调活动发生质的飞跃。

以上定义管理概念的各种观点，从不同方面反映了管理所具有的特征，为我们更好的学习和理解管理学提供了参考和借鉴。综上我们可以认为：管理是在特定的环境下，组织对其所拥有的资源进行有效的计划、组织、领导和控制，以实现其目标的过程。

2．管理的职能

管理的职能，是指管理所具有的管理本质的外在根本属性及其所应发挥的基本效能。管理职能是人们对管理及其规律的认识程度的表象。实际上，它是一种管理思想、管理文化，随着人们对不确定性的管理理论和方法的认识与研究而不断发展。考察管理职能的目的有两个：①回答管理是干什么的问题；②回答管理的既定目标是如何达到的问题。

关于管理的职能，学者们至今尚无完全统一的看法。最早系统地提出管理的各种具体职能的是古典管理理论的奠基人之一法国的法约尔，他提出“五职能论”，即“管理就是实行计划、组织、指挥、协调、控制”。之后，西方不同学派的管理学者在此基础上，进行了发展和补充，先后出现了所谓的三职能说、四职能说、五职能说、六职能说乃至七职能说。各学者对管理职能的阐述可见表5-1。尽管对管理的职能有不同的理解和分类，但是大多数专家都承认：管理的基本职能就是管理工作所包括的几种基本活动的内容，其中有四项基本职能是大多数专家所公认的，即计划、组织、领导和控制。这四种职能贯穿于组织活动的各个方面，是统管全局的、综合性的职能。

表5-1　西方管理学者关于管理职能划分的主要观点
《管理学》孙军主编2003

计划

计划是对未来活动如何进行的预测筹划。即所谓“谋事在先，行事在后”。人们从事一项活动之前，首先要制订计划，这是进行管理的前提。具体来说，计划就是在对组织外部环境和内部条件分析、研究和预测的基础上，对组织未来某个时期内的活动进行决策，确定组织方向和目标，制定实现目标的总体规划和具体行动方案，从而为管理活动提供基本依据。计划职能是管理的首要职能，是从现在通向未来的桥梁。计划工作的实质，是将决策目标在时间上和空间上分解到组织的各个部门和环节，是对每个单位、每个成员工作的具体安排和要求。一个好的科学的计划，应具有预见性、统一性、持续性、准确性、可行性和灵活性等特征。人们从事一项活动之前，首先要制订计划，这是进行管理的前提。

组织

组织职能在于保持完成计划所必需的活动的连贯性和协调性，保证活动系统内部过程发展的平衡并给予调整。组织职能的任务是设计和维持一种职务结构，使人们明确自己在集体中的位置，了解自己在相互协调中应起的作用，自觉地为实现集体目标而有效地工作。组织是从事管理活动的载体，包括对组织结构和组织行为的分析和研究，主要完成下述职能：

1．组织设计。包括设计组织的机构和结构。机构设计是在分解目标活动的基础上，分析了实现组织目标需要设计哪些岗位和职务，然后根据一定的标准将这些岗位和职务加以组合，形成不同的部门，结构设计是根据组织业务活动及其环境的特点，规定不同部门在活动过程中的相互关系。

2．人员配备。根据各岗位所从事的活动要求以及组织员工的素质和技能特征，将适当的人员安排在适当的岗位上，使适当的工作由适当的人去做。

3．组织运行。根据组织活动与环境的变化，维持组织的正常运转，处理好组织的各种关系，并研究、实施组织结构的调整和变革。

领导

为了有效地实现组织的目标，不仅要设计合理的组织，把每个成员安排在适当的岗位上，还要努力使每个成员以高昂的士气，饱满的热情投身到组织活动中去，这就是领导工作的任务。所谓领导是指利用组织赋予的权力和自身的能力去指挥和影响下属为实现组织的目标而努力工作的管理活动过程。有效的领导要求管理人员在合理的制度（领导体制）环境中，利用优秀的素质，采用适当的方法，针对组织成员的需要及行为特点，采取一系列措施去提高和维持组织成员的工作积极性，为计划的实现提供保证。有效的领导工作是组织任务完成的关键因素，在日常的管理活动中发挥着指挥、协调、监督、相互沟通以及对员工的激励等必不可少的作用。

控制

控制是为了保证系统按预定要求运作而进行的一系列工作，包括根据计划标准，检查和监督各部门，各环节的工作，判断工作结果与计划要求是否发生偏差。如果存在偏差，则要分析偏差产生的原因以及偏差产生后对组织活动的影响程度。在此基础上，如果有必要的话，还要针对原因，制定并实施纠正偏差的措施，以确保计划活动的顺利进行和计划目标的有效实施。控制不仅是对某时点以前的组织活动情况的检查和总结，而且可能要求某时点以后对组织的活动进行局部，甚至全局的调整。因此，控制在整个管理活动中起着承上启下的作用。

图5.4　管理的职能

单宝，周立公编著. 管理学理论·过程·方法，2004

如图5.4所示，上述四项管理职能并不是独立存在的，而是相互关联、相互制约、不可分割的一个整体。通过计划职能，明确组织的目标和方向；通过组织职能，建立实现目标的手段；通过领导职能，把个人工作与所要达到的组织目标协调一致；通过控制职能，检查计划的实施情况，保证计划的实现。从四项职能在时间方面的逻辑关系来看，它们通常按照一定的先后顺序发生，即先计划，继而组织，然后领导，最后控制，这是管理职能的总体性。但从不断持续进行的实际管理过程来看，在进行控制工作的同时，往往就开始编制新的计划或修改原计划，并进入新一轮的管理活动，这意味着管理过程是一个各职能活动周而复始的循环过程。

此外，关于管理的职能问题，需要强调的是，随着管理理论的深化和客观环境对管理工作要求的变化，人们对管理职能有了进一步的认识。其中值得关注的是决策、创新和协调这三个职能。

决策职能从20世纪50年代开始受到人们的重视。管理就是决策，决策贯穿管理过程的始终。因为无论计划、组织、领导还是控制，其工作过程说到底都是由决策的制定和决策的执行两大部分活动组成。决策渗透于管理过程的所有职能中，所以管理者在某种程度上也被称为决策者。

管理界对于创新职能的重视始于20世纪60年代。因为当时市场正面临着急剧的变化，竞争在日益加强，许多企业感到不进行创新就难以生存下去，所以不少管理者主张将创新看成是管理的一项新职能，而在经济全球化、市场化的今天，创新职能对组织的维持和发展显得更为重要。所谓创新，顾名思义就是使组织的作业工作和管理工作都不断地有所革新，有所变化。创新与使组织按照既定方向及轨迹——谓之为“维持”——持续运行常常是有矛盾的。有效的管理工作就是要在适度的维持和适度的创新之间取得一种平衡。

协调也是管理的一个重要职能甚至可以说是核心职能。因为归根到底，管理工作就是设计和保持一种环境，使身处其间的人们能够在组织内协调地开展工作，从而能有效地完成组织的目标。每一项管理职能的开展，都是为了更好地促进协调。有了协调，组织可以收到个人单独活动所不能收到的良好效果，即通常所说的1＋1＞2的协同效应。