报表的统计

6.4　报表的统计

设计报表的主要目的是对数据进行归纳、整理、分析和综合，因此通常需要对数据进行排序、分组、计数、寻找（最小）最大值、计算和值和均值等统计运算。

6.3.1　报表的排序

在报表中，数据显示的顺序是数据源中的默认顺序。通常用户需要按照指定的一个或者多个字段进行排序输出。在Access 2010的向导中，可以设置四重排序。操作方法:

（1）在报表的“设计视图”下，单击“报表设计工具”的“设计”上下文选项卡，单击“分组和汇总”组中的“分组与排序”，在“设计视图”下方，自动出现“分组、排序和汇总”生成器。如图6.21所示。

（2）单击“添加排序”。例如:以“学生”表为数据源报表，选择“高考成绩”。如图6.49所示。

图6.49　一级高考成绩排序

（3）单击“更多”，如图6.50所示。

图6.50　设置排序选项

（4）单击“排序依据”右侧的不同选项，可以设置不同的排序方式。即

单击“字段下拉列表”，可以选择排序字段。单击最下方的“表达式”，可以在“表达式生成器”中输入一个表达式，并按照表达式的值进行排序。例如:对于“姓名”字段，如果按照“姓”排序，则可以在“表达式生成器”中输入“＝Left（［姓名］，1）”。

单击“升序/降序下拉列表”，可以选择排序的方式（升序或者降序）。

单击“内容下拉列表”，可以选择排序的内容（按整个值、按5条、…、自定义等）；

单击“汇总下拉列表”，可以选择排序的汇总方式（汇总方式、类型、显示总计、显示组小计占总记的百分比、…、在组页脚中显示小计等）。

单击“有标题”右侧的“单击添加”，可以添加排序标题。

单击“有/无页眉节下拉列表”，可以显示/隐藏“组页眉”节。

单击“有/无页脚节下拉列表”，可以显示/隐藏“组页脚”节。

单击“放置方式下拉列表”，可以设置排序组的放置方式（不将组放在同一页上或者将整个组放在同一页上等）。

（5）单击“上移”和“下移”按钮，可以移动多重排序的顺序。

（6）单击“删除”按钮，可以删除排序的字段。

【例6.8】在学籍数据库中，利用“报表设计”，以“学生”表为数据源，创建如图6.51所示的学生高考成绩排序报表。报表中控件的其他属性，使用默认值。操作如下:

（1）打开学籍数据库。

（2）单击“创建”选项卡，单击“报表”组的“报表设计”，设置报表的数据源为“学生”表。

（3）调出“报表页眉/页脚”和“页面页眉/页脚”。

（4）单击“快捷访问工具栏”的“保存”按钮，在弹出的界面中，输入“例6－8高考成绩—排序”，单击“确定”。

（5）在“报表页眉”节，添加标题为“学生高考成绩排序表”的标签。

（6）单击“报表设计工具”的“设计”上下文选项卡，单击“工具”组中的“添加现有字段”。

（7）选中“主体”节，在“字段列表”中，依次双击“学号”“姓名”“性别”“生日”“政治面貌”和“高考成绩”，在“主体”节中，添加相应的组合控件。

图6.51　高考成绩—排序

（8）通过“剪切”和“粘贴”，把“主体”节中组合控件的“标签部分”，移到“页面页眉”中，设置位置和大小等属性。

（9）在报表的“设计视图”下，单击“报表设计工具”的“设计”上下文选项卡，单击“分组和汇总”组中的“分组与排序”，在“设计视图”下方，自动出现“分组、排序和汇总”生成器。

（10）单击“添加排序”，选择“高考成绩”，单击“升序/降序下拉列表”，选择降序。如图6.52所示。

图6.52　高考成绩排序—设计结果

6.3.2　报表的分组

在报表中，为了体现报表数据的分类特征，通常需要按照指定的字段对记录进行分组，分组是指根据用户需要，按照一个或者多个字段的值是否相等，把记录分为不同分组的过程。在Access 2010的向导中，可以设置四重分组。操作方法:

（1）在报表的“设计视图”下，单击“报表设计工具”的“设计”上下文选项卡，单击“分组和汇总”组中的“分组与排序”，在“设计视图”下方，自动出现“分组、排序和汇总”生成器。如图6.21所示。

（2）单击“添加组”。例如:以“学生”表为数据源报表，选择“性别”。如图6.53所示。

图6.53　一级性别分组

（3）单击“更多”，如图6.54所示。

图6.54　设置分组选项

（4）单击“分组形式”右侧的“字段下拉列表”，可以选择分组的字段；

单击“升序/降序下拉列表”，可以选择分组字段的排序的方式（升序或者降序）；

单击“内容下拉列表”，可以选择分组字段的排序内容（按整个值、按第1个字符、…、自定义等）；

单击“汇总下拉列表”，可以选择分组字段的汇总方式（汇总方式、类型、显示总计、显示组小计占总记的百分比、…、在组页脚中显示小计等）；

单击“有标题”右侧的“单击添加”，可以添加分组标题；

单击“有/无页眉节下拉列表”，可以显示/隐藏“组页眉”节；

单击“有/无页脚节下拉列表”，可以显示/隐藏“组页脚”节；

单击“放置方式下拉列表”，可以设置排序组的放置方式（不将组放在同一页上或者将整个组放在同一页上等）。

（5）单击“上移”和“下移”按钮，可以移动多重分组的顺序。

（6）单击“删除”按钮，可以删除分组的字段。

【例6.9】在学籍数据库中，利用“报表设计”，以“学生”表为数据源，创建如图6.55所示的学生高考成绩分组排序报表。报表中控件的其他属性，使用默认值。操作如下:

图6.55　高考成绩—分组

（1）打开学籍数据库。

（2）复制“例6－8高考成绩—排序”到“例6－9高考成绩—分组”。

（3）使用“设计视图”，打开“例6－9高考成绩—分组”。

（4）在报表的“设计视图”下，单击“报表设计工具”的“设计”上下文选项卡，单击“分组和汇总”组中的“分组与排序”，在“设计视图”下方，自动出现“分组、排序和汇总”生成器。

（5）单击“添加分组”，选择“性别”，单击“升序/降序下拉列表”，选择升序。单击“上移”按钮，把“性别”分组移到“高考成绩”排序的上方。

（6）单击“无汇总”下拉列表，选择汇总方式为“学号”，选择“类型”为“记录计数”，勾选“显示总计”和“在组页脚中显示小计”。

（7）在“性别页脚”节中，修改文本框的“控制来源”的值为“＝"人数小计:"＆Count（［学号］）”。

（8）在“报表页脚”节中，修改文本框的“控制来源”的值为“＝"人数总计:"＆Count（［学号］）”。

（9）单击“有标题”右侧的“单击添加”，在弹出的界面中，输入“性别:”，单击“确定”，并在“性别页眉”节中，设置该标签的位置和大小等属性。

（10）在“性别页眉”节中，添加一个文本框（删除该组合控件中的标签），在其“属性表”中，设置“控制来源”的值为“性别”。

（11）在“性别页眉”节的顶部、“性别页脚”节的底部和“报表页脚”节的顶部，分别添加一条直线，设置其位置和大小等属性。保存结果。如图6.56所示。

图6.56　性别分组—设计结果

6.3.3　报表的统计计算

在报表中，不但可以对记录数据进行排序和分组，而且可以找出最大值和最小值，对记录计数、计算“和值”和“均值”等统计计算。

操作方法:

（1）在报表的“设计视图”下，单击“报表设计工具”的“设计”上下文选项卡，单击“控件”组中的“文本框”，在“设计视图”的指定“节”中，添加“文本框”。

（2）选中“文本框”，在“属性表”的“数据”选项卡中，设置“控制来源”的属性值为指定的“＝表达式”。

▲提示:统计计算的常用函数:Count（），Max（），Min（），Sum（），Avg（）等。

▲技巧:把“文本框”的“控制来源”的属性值，设置为指定的“表达式”，并且在表达式的前面必须添加一个等号“＝”。

【例6.10】在学籍数据库中，利用“报表设计”，以“例4－10总成绩”为数据源，创建如图6.57所示的学生成绩统计报表。报表中控件的其他属性，使用默认值。操作如下:

图6.57　学生成绩—统计

（1）打开学籍数据库。

（2）单击“创建”选项卡，单击“报表”组的“报表设计”，设置报表的数据源为“例4－10总成绩”。

（3）调出“报表页眉/页脚”和“页面页眉/页脚”。

（4）单击“快捷访问工具栏”的“保存”按钮，在弹出的界面中，输入“例6－10学生成绩—统计”，单击“确定”。

（5）在“报表页眉”节，添加标题为“学生成统计表”的标签。

（6）单击“报表设计工具”的“设计”上下文选项卡，单击“工具”组中的“添加现有字段”。

（7）选中“主体”节，在“字段列表”中，依次双击“学号”“姓名”“课程名”“学分”和“总成绩”，在“主体”节中，添加相应的组合控件。

（8）通过“剪切”和“粘贴”，把“主体”节中组合控件的“标签部分”，移到“页面页眉”中，设置位置和大小等属性。

（9）在报表的“设计视图”下，单击“报表设计工具”的“设计”上下文选项卡，单击“分组和汇总”组中的“分组与排序”，在“设计视图”下方，自动出现“分组、排序和汇总”生成器。

（10）单击“添加组”，选择“学号”，单击“升序/降序下拉列表”，选择升序。

（11）单击“无汇总”下拉列表，选择汇总方式为“学号”，选择“类型”为“记录计数”，勾选“显示总计”和“在组页脚中显示小计”。

（12）在“学号页脚”节中，修改文本框的“控制来源”的值为“＝"门数:"＆Count（［课程名］）”。复制该控件4份，依次修改每个文本框的“控制来源”的值:

“＝"学分:"＆Sum（［学分］）”，

“＝"最高:"＆Max（［总成绩］）”，

“＝"最低:"＆Min（［总成绩］）”，

“＝"平均:"＆Round（Avg（［总成绩］），1）”。

（13）复制该4份控件，到“报表页脚”中。

（14）在“学号页眉”节的顶部、“报表页脚”节的顶部，分别添加一条直线，设置其位置和大小等属性。保存结果。如图6.58所示。

图6.58　性别分组—设计结果

▲思考1:如果“总成绩”不使用“例4－10总成绩”中的“总成绩”，而是使用“平时”“期中”和“期末”，按照10%、30%和60%的比例计算。如何处理？

▲思考2:如果“门数”的格式，显示为“占总计的百分比”，如何处理？