宏的设计视图

7.1　宏的设计视图

宏是组织Access数据库对象的工具。尽管表、查询、窗体和报表等数据库对象，均具有强大的数据处理功能，能够独立完成数据处理的特定任务，但是它们相互独立，无法相互调用。利用“宏”可以方便灵活地把这些对象有机地整合起来，协调一致地自动完成指定的任务。不难看出:宏是Access的灵魂。

宏是一组有序的操作命令的集合。每个操作命令可以完成指定的数据管理任务，而且每个操作均由Access提供，不需要用户编写。因此可以把宏看作一种简化的编程语言。

例如:由OpenForm、MessageBox和CloseWindow 3个操作组成的宏，可以自动完成“打开窗体”“弹出提示信息”和“关闭窗体”3个数据管理任务。

利用宏，不但可以自定义工作环境，而且可以连接多个窗体/报表、设置窗体/报表属性、自动查找/筛选记录、自动数据校验等。具体功能如下:

（1）显示和隐藏工具栏。

（2）打开和关闭表、查询、窗体和报表。

（3）执行报表的预览和打印，报表中数据的发送等操作。

（4）设置窗体，或者报表中控件的值。

（5）设置工作区中，任意窗口的大小，执行窗口移动、缩小、放大和保存等操作。

（6）执行查询操作，以及数据的过滤和查找。

（7）设置数据库的一系列操作，简化工作。

7.1.1　宏的设计视图

创建宏的最佳环境是宏的“设计视图”。启动方法:单击“创建”选项卡，在“宏与代码”组中，单击“宏”按钮。

宏的“设计视图”如图7.1所示。

图7.1　宏的设计视图

宏的设计环境包括“宏工具”“设计视图”（即宏生成器）和“操作目录”等3个部分。

（1）宏工具:在“宏工具”中，提供了“设计”上下文选项卡，以及“工具”“折叠/展开”和“显示/隐藏”等3个“组”。操作方法:单击“宏工具”的“设计”上下文选项卡。

“工具”组的“运行”按钮，可以运行当前“宏”。

“折叠/展开”组的“展开操作”和“折叠操作”等按钮，可以展开和折叠当前宏。

“显示/隐藏”组的“操作目录”，可以显示和隐藏宏命令的“操作目录”。

（2）设计视图:在设计视图（宏生成器）中，显示带有“添加新操作”的下拉组合框，其左侧显示一个绿色的加号“＋”。操作方法如下。

单击“下拉组合框”，会弹出一个包含所有宏操作命令的列表，在列表中，单击指定的操作命令（或者双击“操作目录”中的指定操作命令），可以添加一个宏操作，如图7.2所示；然后，通过该操作提供的多个选项，再进一步设置相关的参数。

图7.2　设计视图—打开窗体和查询

单击绿色的“上移”和“下移”按钮，可以改变操作命令的执行顺序。

单击“加号”和“减号”按钮，可以展开或者折叠当前宏的操作命令。

单击黑色的“删除”按钮，可以删除当前宏命令。

（3）操作目录:包括搜索栏、命令区和帮助区3部分组成。

①搜索栏:在文本框中，输入需要搜索的命令的部分或者全部名称，则在命令区会快速显示相应的宏操作命令。

②命令区:按照“程序流程”“操作”和“在此数据库中”3个大类，给出了所有的宏操作命令。

“程序流程”:给出了用于控制程序流程的4个控制命令。

“操作”:按照8个子类，给出了66个功能丰富的操作命令。

“在此数据库中”:按照“窗体”和“宏”2个子类，给出了当前数据库中用户创建的可以调用的所有窗体和宏。

▲技巧:在“命令区”中，双击“操作目录”中的指定操作命令，可以快速向“设计视图”中，添加一个宏操作命令。

③帮助区:当用户在“命令区”，选择了指定的操作命令时（例如:CloseWindow），如图7.1所示，则在帮助区，会自动显示相关命令的帮助信息。通过“帮助区”，可以快速了解和掌握宏命令的使用方法。

7.1.2　常用宏操作

在Access　2010的宏的“操作目录”中，按照“窗口管理”“宏命令”“筛选/查询/搜索”“数据导入/导出”“数据库对象”“数据输入操作”“系统命令”“用户界面命令”和“程序流程”等9个分类，共提供了66个功能丰富的操作命令和4个程序流程控制命令。常用的宏操作及其功能如下:

7.1.2.1　窗口管理

（1）CloseWindow:关闭指定的窗口。如果没有指定窗口，则关闭当前激活的窗口。

（2）MaximizeWindow:最大化当前窗口。放大当前窗口，以填满Access窗口。

（3）MinimizeWindow:最小化当前窗口。缩小当前窗口为Access窗口底部的标题栏。

（4）MoveAndSizeWindow:移动当前窗口，或者调整当前窗口的大小。

（5）RestoreWindow:还原当前窗口。把最大（小）化窗口，还原为原来的大小。

7.1.2.2　宏命令

（1）RunDataMacro:运行指定的数据宏。

（2）RunMacro:根据预定的条件，按照指定的次数，重复运行指定的宏。

（3）RunMenuCommand:运行Access内置的菜单命令。

（4）RunCode:调用Visual Basic for Applications（VBA）的Function过程。

（5）StopAllMacros:停止当前正在运行的所有宏。

（6）StopMacro:停止当前正在运行的宏。

7.1.2.3　筛选/查询/搜索

（1）FindNextRecord:查找符合条件的最近的FindRecord操作指定的，或者与“查找”对话框（在“开始”选项卡上单击“查找”）中的值匹配的下一个记录。可以查找重复记录。

（2）FindRecord:在当前激活的窗体或者表中，查找符合条件的首（下一个）记录。

（3）OpenQuery:打开指定的查询。

（4）Requery:重新查询。刷新当前查询窗口的记录数据。

（5）RefreshRecord:刷新当前窗体（表）的当前记录。

（6）SearchForRecord:在表、查询、窗体或报表中搜索特定的记录。

（7）ShowAllRecords:显示当前表（查询/窗体）中的所有记录。

7.1.2.4　数据导入/导出

（1）ExportWithFormatting:把指定的数据库对象（表/窗体/报表）中的数据输出为Excel和文本等多种格式的数据。

（2）SaveAsOutlookContact:把当前记录另存为Outlook联系人。

（3）WorldMailMerge:执行“邮件合并”操作。

7.1.2.5　数据库对象

（1）GoToControl:把焦点移至当前表（窗体）中，指定的字段（控件）。

（2）GoToPage:把焦点移至当前窗体，指定页的第1个控件。

（3）GoToRecord:把表（窗体/查询）中的指定记录，设置为当前记录。

（4）OpenForm:打开指定窗体。

（5）OpenReport:打开指定报表。

（6）OpenTable:打开指定表。

（7）PrintObject:打印当前对象。

（8）PrintPreview:当前对象的“打印预览”。

（9）SelectObject:选择指定的数据库对象。

（10）SetProperty:设置控件的属性。

7.1.2.6　数据输入操作

（1）DeleteRecord:删除当前记录。

（2）EditListItems:编辑查阅列表中的项。

（3）SaveRecord:保存当前记录。

7.1.2.7　系统命令

（1）Beep:使计算机发出嘟嘟声。一般用于警告声。

（2）CloseDatabase:关闭当前数据库。

（3）DisplayHourglassPointer:执行宏时，把光标变为沙漏。执行结束自动恢复。

（4）QuitAccess:退出Access系统。

7.1.2.8　用户界面命令

（1）AddMenu:为窗体（报表/Access窗口），添加自定义菜单或者快捷菜单。

（2）MessageBox:显示含有警告或者提示信息的消息框。

（3）Redo:重复最近的用户操作。

（4）UndoRecord:撤销最近的用户操作。

7.1.2.9　程序流程

（1）Comment（注释）:为宏操作添加注释信息。在宏中，不执行注释语句。

操作方法:在“单击此处以键入注释”的文本框中，输入注释信息。如图7.3所示。完成的注释操作，以“/＊”开始，以“＊/”结束，中间是注释信息，颜色为绿色。

图7.3　宏的注释

（2）组:为了使宏的结构更加清晰整洁，通常把有一定关系（或者完成指定功能）的若干个操作命令划分为一组，并为每个组单独命名。组可以折叠（展开），从而增加了宏的可读性。

组的结构:以“Group:组名”开始（独占一行），以“End Group”结束（独占一行），两者之间是宏操作序列。如图7.4所示。

图7.4　宏中组的结构

（3）选择操作:在宏中，宏操作命令的执行顺序，通常是按照操作命令的先后顺序自动执行的。如果若干个操作命令，需要根据指定的条件来决定是否被执行，则需要使用具有选择结构的条件宏操作。

条件宏的结构:以“If条件表达式Then”开始（独占一行），以“Else”中间分隔（独占一行），以“End If”结束（独占一行），三者之间是宏操作序列。如图7.5所示。

条件宏的执行:首先判断“条件表达式”是否成立；如果条件成立（真），则执行“If条件表达式Then”和“Else”之间的操作命令；否则执行“Else”和“End If”之间的操作命令。“Else”是可选项。对于省略“Else”的情况，如果条件成立（真），则执行“If条件表达式Then”和“End If”之间的操作命令；否则不执行操作。

▲注意:对于“If…Else…End If”结构，则在“If…Else”和“Else…End If”中，只能二选一，执行一个操作序列，即选择结构。

图7.5　条件宏的结构

（4）子宏:包含在宏中的宏。一个宏可以包含一个或者多个子宏。每个“子宏”均有单独的名称，并且可以单独运行。使用子宏可以更方便地进行数据管理。

例如:在使用“宏”，创建“自定义菜单”时，则可以在一个宏中，创建多个子宏，每个子宏对应一个菜单项。

子宏的结构:以“子宏:宏名”开始（独占一行），以“End Submacro”结束（独占一行），两者之间是宏操作序列。如图7.6所示。

图7.6　子宏的结构