办公软件oa办公自动化系统

十、办公自动化

当今的社会进步和经济发展，对信息资源、信息技术和信息产业的依赖程度越来越高，信息化的进程，正深刻地改变着人们的观念、生活方式、工作方式。当前的国际斗争、经济竞争瞬息万变，迫切要求及时准确地处理海量般的信息，办公自动化作为信息社会不可缺少的一个环节，已是各国人民的共同选择。

自动化一词常常和科幻联系在一起。任一功能的自动化装置，对过去来说都是理想的，对当前来说是好的但又不完善，对将来而言又是初级的。将童话中的美好向往与现代生活中的自动化设施对比，不难发现，现代的办公自动化，许多已超过那时人们的想象，将来办公自动化将会如何发展？

（一）什么是办公？什么是办公室？

办公就是处理“公”务，即人们对业务有关信息的处理，不同职业的“业务有关信息”不同。例如，在各企事业机关的办公、教师上课、医生治病、记者现场的采访等等。办公室是人们处理业务信息的场所，例如，机关办公室，教师上课的教室，记者的采访现场，电话室和编辑室，电话接线员的机房，推销商所在的飞机、火车、汽车和旅馆等等。

由此可见，不同职业、不同行业的公务内容是不相同的，但是人们在公务活动中都要处理大量信息，从这一点上又有相同之处。因此，有时把处理公务又称成“对业务有关信息的处理”。人们处理公务的工作也称为办公活动。

一般说来，办公活动是人们借助于有关工具来实现对业务有关信息的处理。

（二）什么是办公自动化（Office Automation）？

20世纪60年代以来，随着计算机、通信技术及其他学科的发展，“办公自动化”（Office Automation，缩写为OA）作为一门综合性技术的学科，首先在发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响问题的背景下发展起来的。“OA”是一门新兴的学科。

什么是办公自动化？简单地说，“办公自动化是利用先进的科学技术，不断使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。其目的是尽可能充分利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量，辅助决策，争取更高的经济效益，以达到既定的（即经济、政治、军事或其他方面的）目标”。

办公自动化的支持理论是行为科学、管理科学、社会学、系统工程学、人机工程学等。其直接利用的技术是计算机技术、通信技术、自动化技术等。一个比较完整的办公自动化系统，应包括信息采集、信息加工、信息传输、信息保存4个基本环节，核心任务是向它的主人（各领域、各层次的办公人员）提供所需的信息。

办公自动化体现了人、机器、信息资源三者的关系，信息是被加工的对象，机器是加工的手段（工具），人是加工过程的设计者、操作者和成果享用者。

不难看出，办公自动化不是某个固定的成品，不同职业的办公内涵不同，不同机构也不一样。不能预先设计、组合一定数量的现代办公工具，以满足一个具体机构的需要。应结合当前和下一步的需求，以满足该机构各层人员的办公需求。

（三）发展的办公自动化

首先强调，OA是信息化进程的必然产物。信息技术突飞猛进，是真正的日新月异，加之人们的办公内容也随之而发展和进步，必须用发展的眼光来看待办公自动化。

20世纪50年代，计算机主要应用于科学计算，60年代开始流行电子数据处理（EDP），处理时，既有大量原始数据要输入，又有大量的处理结果需输出，处理不复杂但数据量大。例如，银行的账务数据、人口普查、情报资料管理等等。这种需求把处理对象“数据”及其“管理”放到重要位置，人在其中不可缺少的作用也显露出来。这就是“管理信息系统”出现的序幕。

20世纪70年代出现了管理信息系统（Management Information System，MIS），把电子数据处理向前推进了一大步，完善并扩充了电子数据处理的功能，形成了当今的管理信息系统。到70年代中期，发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响的背景下，才发展并形成办公自动化这一涉及多种技术的新型综合学科。

20世纪80年代，微型计算机（微机）迅速发展并走进办公室，成为提高办公室工作效率的强有力的工具。由于OA能大幅度地提高办公效率和管理水平，作为办公管理方式的一次变革，引起了许多国家的重视。OA不仅已形成相当大的产业规模，而且从某些方面促进了计算机及信息产业的发展。

1985年，国务院率先开发了“中南海办公自动化系统”。在80年代，因特网尚不普及，以一个局域网或小型机为中心，利用数据库软件开发出本单位的信息管理系统，可以处理简单的日常办公事务，管理本单位的人事、财务等信息。加上自动化技术、配套软件和掌握它们的人就可构成小型的OAS。

办公室里只要有一两台微机，称为工作站，便可互通信息，用于处理文字、表格和数据统计、编辑修改、打印输出、存档等办公室例行工作。配上其他一些自动化设备，即可称之为初步自动化了。

随后，许多大公司投入了大量人力、物力，在语音、数字、文字图像、网络技术、人机工程等方面进行了深入细致的研究，并推出了相应的图文声像办公设备，出现了许多优秀的软件。设计的系统实现了数据统计和文档写作电子化。

随着网络通信技术的高速发展，因特网的迅速发展和普及，出现以协同工作为主要特征的第二代OA，实现了工作流程自动化，如收发文工作自动化等。同时，建立和完善了各个职能部门之间的沟通和信息共享机制，建立协同工作的环境。在OAS内，所有员工都在系统赋予自己的权限内，了解自己的工作：上级交办的、需交别人办的、需与别人合作的、自己需要的信息、与别人共享的信息等等，实现了各职能部门间的工作流程自动化，部门间、工作人员间的协作大大加强，办公效率得到了较大的提高。

这一时期，单位的计算机网络在局域网的基础上，借助于因特网的技术，建立了内部网（Intranet）。在内部网内以因特网的方式进行工作，同时用防火墙建立内部网与外部因特网的隔离与联系。资源的利用不再受通信技术的限制，实现了政府和企业内的电子化和网络化办公。

关于工作流程自动化的例子很多，例如，电视台对稿件的生产管理的工作流程，其OAS可以设计为“邮箱驱动，事务找人”的方式，实现了工作流程自动化。

一个记者从报题开始，就涉及设备领用、文本编辑/审稿、视频编辑/音频制作、共享信息采集/利用、演播室调用、片库资料的借调、广告信息的附加等等电视节目生产制作工作流。用OAS进行综合管理和调度，从报题开始工作流的信息部分，用电子邮件方式按工作流程逐级传递。由于流程中，同一角色和责任权限的用户很多，需确定谁在值班。值班表由有相应权限者，用值班管理功能编排。层层值班表由系统连接成自下而上的金字塔形工作链。下层用户，只需向上一层提交待处理事件，系统根据值班表，自动将它传到相应值班人员邮箱中，在电脑上以明显方式显示出来，以待处理。例如，记者将稿件交编辑编审，若编辑有10位，按“交审”按钮后，系统自动将稿件交送值班编辑处理。处理后按“上传”按钮送值班主编编审定稿，或按“退回”按钮，自动退给原记者等。电视新闻的时间性很强，若值班编辑不按时处理邮来的稿件，系统将分别发信息通知该记者和主编，以便处理。

随着知识经济时代的来临，知识已成为经济增长和社会发展以及企业成长的关键性资源，最大限度地掌握和利用知识越来越成为企业与机构信息化建设的核心。融信息处理、业务流程和知识管理于一体的第三代OAS，以知识管理为核心，提供丰富的学习功能和知识共享，确保实时通信与实时交流；随时根据需要向专家学习，实时地将正确的知识传给需要它的人，帮助他们采取正确的行动，避免错误或重复工作，提高企业的整体效率。

为了科学决策，主任在签署意见的过程中，可能需要征求有关专家的意见，或查阅资料，或进入某个业务系统，这由第三代OAS自动完成。换句话说，第三代OAS能够自动实现“访专家、查资料、找信息”的知识运用全过程，使每个员工能随时根据需要向专家学习，向现有知识学习，有效地提高了每个员工的创造能力。

（四）办公自动化系统的基本功能

1.数据处理

例如，财务、人事、物资、公文、文档、库存等各部门的信息管理，公共信息、出勤考核、领导日程、个人办公等的管理。具体地说是对办公信息进行录入、排序、查询、修改、删除、增加和统计等处理，通过计算、制表、作图等，将有用信息显示或打印输出，或将处理过的信息用于辅助决策等。实现上述项目还有若干具体内容，例如：

公文管理：公文的收发、起草、传阅、批办、签批、催办、会签、下发、归档、查询、统计等。

会议管理：会议计划、日程、通知、组织、纪要、归档、查询、统计等。

公共信息管理：各种通知、汇报材料、电子刊物、大事记、电子公告等。

电子日程：部门内统一形式安排日程，提供给个人或单位合理安排时间，实现最优化的时间管理，以及办公设备和会议室的合理使用和管理。

2.文字处理与表格处理等日常处理技术

日常处理技术主要用办公套件，如微软的Microsoft Office；国内则有WPS Office，对应Microsoft Office的“Word、Excel、Powerpoint、Frontpage”。WPS有“文字处理、电子表格、演示文稿、网页编辑”和绘图等组件共五个主要部分组成。应当说二者功能相当，且WPS Office更适于我国办公自动化的民族特色。但微软公司凭借操作系统的优势占了市场的主导地位。

通常，文字处理要求有录入、修改、编辑、排版、输出等功能；有条件的部门，还可以配置设备将排版结果进行制版、印刷、装订等全部工序。国内普遍使用北大方正的激光编辑排版软件，此软件也已进入国际市场。

表格处理属于数据处理，如财务报表、营业统计、工资报表、人事统计、各类事务统计等等。由于它的表格特性，而且能根据表格中的数据，进行统计、分析和绘制各种统计图等。表格处理也要求有录入、修改、编辑、排版、输出等功能。

3.电子邮件

由于因特网的普及，能把图、文、声、像及其组合形式的文件，像邮件那样作为“电子邮件”（E-mail），对网上任一设置了“邮箱”的服务器或工作站进行发送，不受时间和地点的限制。

在企事业单位的局域网或内部网（Intranet）中，OAS中的信息可用电子邮件传递，如办公信息流，稿件或报告的审批、汇报工作，下达任务（如每天的任务在上班前送到个人邮箱），以及私人邮件等等。

4.电子会议

电子会议有电话会议、电视会议和计算机会议3种形式。电话会议通过程控交换机所具有的电话会议功能进行控制和管理。电视会议使用电视设备把现场展示在参会者面前。计算机会议与因特网上的BBS、专题聊天室差不多，通过计算机网，组织异地或跨国人员开会，与会者无需同时在场，所有信息都可从网中存取。参会者只需在规定会期内上网，查看有关会议的进展和与会者在网上发表的意见，达到科学管理和辅助决策的目的。这样不仅能提高会议质量，而且能节省开支，缩短会期。同时由于时间灵活，不仅增加了到会率，会期容易安排，而且效率高。还可为讨论中的问题外出查资料、搞调查等。又如医生异地会诊病人、异地共同完成一项科研工作、大型工程的研讨等等，都可通过网络进行现场交流。

5.语音处理

这里的语音处理指的是用计算机对语音信息进行处理的技术，如语音的输入、识别、合成、存储和输出等。现在汉字的语音输入或文本文件的朗诵等都已进入家庭，用于办公也是自然的。用话音提示操作人员也较普遍。

6.图形、图像处理

图形处理：图形是指用几何线条和颜色描述的实体对象，图形处理是指计算机对图形进行输入、编辑、拼装、放大、缩小、着色、输出、传递和管理等处理。如数据统计中的圆饼图、直方图、折线图和曲线图等；城市交通图、自来水管网图、旅游地图等；资源分布图、产业结构分布图、人口分布图、农业区划图等。除统计图形用得普遍外，绘图在编制规划、经济分析、资源研究、生产力布局研究工作中也用得较多。

图像处理：通过计算机对图像进行分析、加工处理，得到需要的信息就叫图像处理。比如对航空测量取得的照片进行分析处理，可以对环境污染进行分析；通过对遥感卫星图片进行分析处理，可以对自然资源分布进行估量，对自然灾害进行分析监测；最常见的还是天气预报；此外，在军事侦察领域也有着广泛应用。在办公活动中，一些常规的图像处理设备和软件得到普遍应用，如扫描仪扫描图像的处理；年代久远的图像如果模糊不清，通过处理可恢复清晰等。图像识别用于保密室或仓库的无人值守，有人进去后，红外摄像头将图像与计算机中的对比，若不同则立即报警。还有公安用的图像合成、指纹鉴别等等。

7.办公自动化对决策的支持

OA的目标不仅是尽可能地借助机器来完成常规办公事务处理，还要通过OAS为领导者提供决策所需的信息，而这些信息又多半依赖于管理信息系统（MIS）的数据库。具有决策支持的OAS由模型子系统和方法子系统来实现，其技术基础是人工智能，这级办公系统也称为决策支持系统（DSS）。OAS和MIS、DSS之间有着密切的联系。一般说来，三者互为因果关系。数据大多源于MIS的数据库，建立在这些数据库基础上的DSS才可能获得实际的应用，具有DSS功能的OAS又称为综合办公自动化系统（IOA）（Integrated Office Automation）。图1-15表示了这三者间的关系，三者的交叉部分就是IOA。它们之间并无严格的界限，当前在我国正在普及信息管理级的OAS。

图1-15　综合办公自动化系统示意图

8.其他日常事务处理

出勤考核、现金出纳、食堂支付等子系统，可用磁卡或IC卡等。

其他专用办公机器，如点钞机、打印机、装订机、复印机、碎纸机，邮件处理用的信件开封、封口机、包装机等。

（本节由田孝文教授编写）