风电工程文件资料管理

一、风电工程文件资料管理

(一)建设项目档案与工程文件资料管理

1．建设项目档案

建设项目档案是指一个建设项目从酝酿、决策到投产(使用)的全过程中形成的，应当归档保存的文件，包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工试生产中形成的文件材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。应当指出，这些文件材料，在未组卷归档前的形成、使用过程中，只能称为工程文件资料，也称“技术文件材料”。

2．工程文件资料

同项目部进点、开始施工到工程竣工移交，全过程中形成、并正在使用和运行中的尚未整理、组卷、归档的图纸、图表、各类计划、质量、技术文件与建设、设计、监理、设备制造等单位往来文件、施工记录、质量记录以及声像资料等，均称为工程文件资料。

3．文件资料管理的目的

通过文件资料管理的控制，确保施工过程中施工质量和工程竣工后质量的可追溯性和使用文件资料的有效性。保证文件资料在竣工后经过整理、组卷形成工程竣工档案移交归档时的完整性、系统性、准确性。

4．文件资料管理范围

文件是对与工程质量有关的各种活动、要求、过程和结果进行描述、定义、规定、报告或核实的书面的或图像的信息，是保证工程质量、指导施工、协调管理的重要手段和基础工作。其管理范围包括:

1)管理体系手册、管理体系程序、管理体系作业程序、管理体系法律法规清单;

2)计量管理体系手册;

3)工程质量计划，质量检验计划，建筑、安装施工、调试计划;

4)工程质量目标及具体实施措施;

5)作业指导(文件)书;

6)施工组织设计;

7)国内、国外图纸、资料;

8)设计更改、材料代用洽商单;

9)建设方、监理方工程联系单;

10)技术标准、规程规范(含图集);

11)工程合同文件(含协议);

12)质量记录、施工记录、验收签证;

13)工程管理、施工质量管理有关技术性文件和资料;

14)竣工资料编制移交;

15)工程管理过程中的影像资料。

(二)文件资料管理机构设置及职责

1．管理机构

公司设档案中心、项目部设文件中心，归工程管理部管理。工程文件资料实行统一领导、分级管理原则。文件资料管理人员全部经过专业培训，并取得上岗资质。文件资料管理员应具有较高的职业道德和较强的业务组织协调能力。

2．项目部文件中心主要工作范围

1)工程技术文件管理:负责公司内部文件及外来文件的接收、核对、登记、传阅、分发、借阅、存放、移交归档工作。

2)工程图纸管理:负责工程图纸的接收、登记、催交、发放(传阅)、调配、借阅和移交工作，负责设计更改、材料代用以及工程联系单的接收、登记、传阅、发放、整理存放、移交归档工作。

3)竣工技术资料管理:负责竣工技术资料(施工数据文件包)按照“三同步”要求编制整理组织工作，并在过程控制中定期进行监督、检查、指导工作;负责竣工技术资料及电子光盘的移交、归档工作。

4)工程摄录像管理:负责工程施工全过程重要工序摄录像工作以及声像档案整理编辑、工程竣工移交、归档工作。

(三)文件资料管理程序

1．工程技术文件编制、审批

文件中心文件管理员，根据合同或业主要求建立严格的文件管理程序，对文件的编制、审核、批准、修改等各环节进行控制，明确部门有关人员对文件控制的责任。

文件编制单位指定专人起草文件。文件必须具备三方面内容:①文件编制时间;②文件的版次;③文件的标识。

文件编制单位负责将起草好的文件送交有关部门人员进行会签、审核、批准。

文件中心负责文件的接收、核对、登记、出版、标识、分发、记录、入柜保存管理。

2．标志规定

标准、规程、规范、规定、质量体系文件、环保、安全卫生体系文件、计量体系文件、作业指导文件、国内外图纸、技术性文件和资料，必须加盖“受控制本供使用”章，加编受控顺序号。

文件资料更改(不包括图纸、变更)，更改单位填写“文件资料更改申请单”，由原审批部门审批。原更改单位文件管理人员将更改后文件入柜保存，回收原文件，文件封面加盖“作废”章并保存。

作废文件处理，由文件的原发放部门进行鉴定，填写“文件资料销毁申请单”交文件中心统一处理销毁。需要留用做参考，由使用部门填写“文件(资料)留用申请单”申报批准。

3．文件的保密

工程技术文件、专利文件、图纸、资料、电子信息文件等文件管理保密工作，严格执行国家档案工作保密制度、规定，维护图纸资料技术文件、专利文件以及附件的安全。

文件中心文件管理员统一管理，负责图纸资料、技术文件、电子信息文件和其他附件的收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁。

未经主管领导同意任何人不得将图纸、资料、技术文件、专利文件等文件以各种形式转让给他人，也不得在任何商业或各种文献上刊登和披露。

4．文件资料编码

如业主无要求，推荐按下述形式编码:每份文件编号由顺序的15位数字字母组成，共分成六组标志。

文件编码系统示例:

工程代表(NN)—机组代号(X)—专业代号(L)—流水号(NNN)—文件编制者(SEPCCL)—文件类型(LL)

所有保存文件资料的单位，都要建立文件和资料的接收、发放或借阅台账。

5．文件修改

现场施工严格按照图纸、文件进行，如有现场实际情况及设计的不完善，无法按照图纸施工时，需要现场变更，提出变更文件对有关施工图纸进行修改，以符合现场实际情况，修改程序:提出—业主审查批准—设计单位出具设计变更单—现场实施—关闭。