§12．2工程监理信息管理的内容

§12．2　工程监理信息管理的内容

12．2．1　工程施工中的信息

水利水电工程的前期工作中产生了各种相关的文件和数据，对于工程建设总目标的实现有重要的意义。但从提供的信息量来讲，还是比较单纯、比较少的，而在工程开工后的整个施工时段，由于有各个方面的参与，同时又由于在紧张的施工中每天都在发生着各种各样的情况，各种情况包含的各种信息都应当得到及时处理。因此，可以说，施工时段是大量的信息发生、传递和处理时段。监理工程师的信息管理工作也主要集中在这一时段。

1．项目法人提供的信息

项目法人为工程项目建设的组织者，在施工中要按照合同文件规定提供相应的条件，在建设中不时要表达对工程各方面的意见和看法，下达某些指令。

有些工程施工合同规定，项目法人负责定期提供气象预报、洪水预报。为了保证工程顺利开展，项目法人应提供准确、及时的相关数据。

当项目法人负责某些材料的供应时，需涉及材料的品种、数量、质量、价格情况、提货地点、提货方式等信息。

若项目法人负责某些设备的供应，要及时提供设备的品种、型号、数量、到货时间等情况，还应负责提供设备出厂证明，包括合格证及试验资料。当然，相关设备的情况是由设备制造厂家提供，但若合同规定由项目法人向施工安装单位提供设备，相关资料应经过项目法人提供。

项目法人在建设过程中对相关进度、质量、投资、合同等方面的意见和看法，可以通过某种方式（一般也以文字方式）向相关方面进行表述。

项目法人的上级单位对工程建设的各种意见，应直接向项目法人发送。项目法人若认为有必要，也可以向其他方面转达某些内容。

2．承包商提供的信息

在施工过程中，现场所发生的各种情况均包含了大量的信息，这些信息是承包商自身必须掌握和收集的，也是监理工程师在现场管理中必须掌握和收集的，经记录和整理后，汇成丰富的信息资料。

承包商在施工中经常性地向相关方面，包括其上级、项目法人、监理单位、其他方面发出某些文件，传达一定的内容。如前面谈到的向监理工程师报送施工组织设计，报送各种计划、单项工程措施设计、月支付申请表、各种工程项目自检报告、质量问题报告、对相关问题的意见等。

3．设计方面提供的信息

设计单位按设计合同及供图协议提供施工图纸。在施工过程中，还要根据实际的变化情况，对设计作出各种调查和修改等。设计方面提供的这些信息，也需要及时报监理工程师，必要时由监理工程师通告相关各方。

4．监理工程师所提供的信息

监理工程师要实现对进度、质量、投资的控制，严格进行合同管理，必须收集各种需要的资料，在分析整理后作出判断，得出各种处理意见，并以某种方式发送承包商和项目法人。

5．来自其他方面的信息

在工程施工建设中除以上几个方面要产生各种信息外，还包括地方政府、贷款银行、工商部门、税务部门、保险公司、环保部门、水运部门、林业、渔业部门、公路部门等方面的相关信息。

12．2．2　信息资料的收集

在工程建设中，每时每刻都产生着大量的信息。但是，要得到有价值的信息，只靠自发产生的信息是远远不够的，还必须根据需要进行有目的、有组织、有计划地收集，才能提高信息质量，充分发挥信息的作用。

1．收集监理信息的基本原则

收集监理信息的基本原则有以下几个方面：

（1）要主动及时。监理工程师要取得对工程控制的主动权，就必须积极主动地收集信息，善于及时发现、及时取得、及时加工各类工程信息。只有工作主动，获得信息才会及时。监理控制是一个动态控制的过程，水利工程建设具有投资大、工期长、项目分散、管理部门多、参与建设的单位多等特点，因此信息量大、时效性强，稍纵即逝，如果不能及时得到工程中大量发生的变化的数据，不能及时把不同的数据传递于需要相关数据的不同单位、部门，势必影响各部门工作，影响监理工程师作出正确的判断，影响监理工作的质量。

（2）要全面系统。监理信息贯穿于工程项目建设的各个阶段及全部过程。各类监理信息和每一条信息，都是监理内容的反映或表现。所以，收集监理信息不能挂一漏万，以点代面，把局部当成整体，或不考虑事物之间的联系。同时，工程建设不是杂乱无章的，而是有着内在联系的。因此，收集信息不仅要注意全面性，而且还要注意系统性和连续性。全面系统就是要求收集到的信息具有完整性，以防决策失误。

（3）要真实可靠。收集信息的目的在于对工程项目进行有效的控制。由于工程建设中人们的经济利益关系、工程建设的复杂性，信息在传输过程中发生失真现象等主、客观原因，难免产生不能真实反映工程建设实际情况的假信息。因此，必须严肃认真地进行收集工作，要将收集到的信息进行严格核实、检测、筛选，去伪存真。

（4）要重点选择。收集信息要全面系统和完整，不等于不分主次、缓急和价值大小。必须有针对性，坚持重点收集的原则。所谓针对性首先是指有明确的目的性或目标；其次是指有明确的信息源和信息内容。还要作到适用，即所取信息符合监理工作的需要，能够应用并产生好的监理效果。所谓重点选择，就是根据监理工作的实际需要，根据监理的不同层次、不同部门、不同阶段对信息需求的侧重点，从大量的信息中选择使用价值大的主要信息。如项目法人委托施工阶段监理，则以施工阶段为重点进行收集。

2．收集监理信息的基本方法

监理工程师主要通过各种方式的记录来收集监理信息，这些记录统称为监理记录，监理记录是与工程项目监理相关的各种记录中资料的集合。通常可以分为以下几类。

（1）现场记录。现场监理人员必须每天利用特定的表格或以日志的形式记录工地上所发生的事情。所有记录应始终保存在工地办公室内，供监理工程师及其他监理人员查阅。这类记录每月由专业监理工程师整理成书面资料上报监理工程师办公室。监理人员在现场上遇到工程施工中不得不采取紧急措施而对承包商所发出的书面指令，应尽快通报上一级监理组织，以征得其确认或修改指令。

现场记录通常记录以下内容：

①现场监理人员对所监理工程范围内的机械、劳力的配备和使用情况作详细记录。如承包人现场人员和设备的配备是否与计划所列的一致；工程质量和进度是否因某部门职员或某种设备不足而受到影响，受到影响的程度如何；是否缺乏专业施工人员或专业施工设备，承包商有无替代方案；承包商的施工机械完好率和使用率是否令人满意；维修车间及设施情况如何，是否存储有足够的备件等。

②记录气候及水文情况。记录每天的最高、最低气温，降雨和降雪量，风力，河流水位；记录有预报的雨、雪、台风及洪水到来之前对永久性或临时性工程所采取的保护措施；记录气候、水文的变化影响施工及造成损失的细节，如停工时间、救灾的措施和财产的损失等。

③记录承包商每天工作范围，完成工程量，以及开始和完成工作的时间，记录出现的技术问题，采取了怎样的措施进行处理，效果如何，能否达到相关技术规范的要求等。

④对工程施工中每步工序完成后的情况作简单描述，如该工序是否已被认可，对缺陷的补救措施或变更情况等作详细记录。监理人员在现场对隐蔽工程应特别注意记录。

⑤记录现场材料供应和储备情况，每一批材料的到达时间、来源、数量、质量、存储方式和材料的抽样检查情况等。

⑥对于一些必须在现场进行的试验，现场监理人员进行记录并分类保存。

（2）会议记录。由监理人员所主持的会议应由专人记录，并且要形成纪要，由与会者签字确认，这些纪要将成为今后解决问题的重要依据。会议纪要应包括以下内容：会议地点及时间；出席者姓名、职务以及他们所代表的单位；会议中发言者的姓名及主要内容；形成的决议；决议由何人、何时执行等；未解决的问题及其原因。

（3）计量与支付记录。包括所有计量及付款资料。应清楚地记录哪些工程进行过计量，哪些工程没有进行计量，哪些工程已经进行了支付；已同意或确定的费率和价格变更等。

（4）试验记录。除正常的试验报告外，实验室应由专人每天以日志形式记录实验室工作情况，包括对承包商的试验的监督、数据分析等。记录内容包括：

①工作内容的简单叙述。如做了哪些试验，监督承包商做了哪些试验，结果如何等。

②承包人试验人员配备情况。试验人员配备与承包商计划所列是否一致，数量和素质是否满足工作需要，增减或更换试验人员之建议。

③对承包商试验仪器、设备配备、使用和调动情况记录，需增加新设备的建议。

④监理实验室与承包商实验室所做同一试验，其结果有无重大差异，原因如何。

（5）工程照片和录像。以下情况，可以辅以工程照片和录像进行记录：

①科学试验。重大试验，如桩的承载试验，板、梁的试验以及科学研究试验等；新工艺、新材料的原形及为新工艺、新材料的采用所做的试验等。

②工程质量。能体现高水平的建筑物的总体或分部，能体现建筑物的宏伟、精致、美观等特色的部位；对工程质量较差的项目，指令承包商返工或须补强的工程的前后对比；能体现不同施工阶段的建筑物照片；不合格原材料的现场和清除出现场的照片。

③能证明或反证未来会引起索赔或工程延期的特征照片或录像；能向上级反映即将引起影响工程进展的照片。

④工程试验、实验室操作及设备情况。

⑤隐蔽工程。被覆盖前构造物的基础工程；重要项目钢筋绑扎、管道铺设的典型照片；混凝土桩的桩顶表面特征情况。

⑥工程事故。工程事故处理现场及处理事故的状况；工程事故及处理和补强工艺，能证实保证了工程质量的照片。

⑦监理工作。重要工序的旁站监督和验收；看现场监理工作实况；参与的工地会议及参与承包商的业务讨论会，班前、工后会议；被承包商采纳的建议，证明确有经济效益及提高了施工质量的实物。

拍照需要采用专门登记本标明序号、拍摄时间、拍摄内容、拍摄人员等。

12．2．3　监理信息的加工整理

1．监理信息加工整理的作用和原则

监理信息的加工整理是对收集来的大量原始信息，进行筛选、分类、排序、压缩、分析、比较、计算等过程。

信息的加工整理作用很大。首先，通过加工，将信息聚同分类，使之标准化、系统化。收集来的信息往往是原始的、零乱的和孤立的，信息资料的形式也可能不同，只有经过加工后，使之成为标准的、系统的信息资料，才能进入使用、存贮，以及提供检索和传递。其次，经过收集的资料，真实程度、准确程度都比较低，甚至还混有一些错误，经过对它们进行分析、比较、鉴别，乃至计算、校正，使获得的信息准确、真实。另外，原始状态的信息，一般不便于使用和存贮、检索、传递，经加工后，可以使信息浓缩，以便于进行上述操作。信息在加工过程中，通过对信息的综合、分解、整理、增补，可以得到更多有价值的新信息。

信息加工整理要本着标准化、系统化、准确性、时效性和适用性等原则进行。为了适应信息用户的使用和交换，应遵守已制定的标准，使来源和形态多样的各种各样信息标准化。要按监理信息的分类，系统、有序地加工整理，符合信息管理系统的需要。要对收集的监理信息进行校正、剔除，使之准确、真实地反映工程建设状况。要及时处理各种信息，特别是对那些时效性强的信息。要使加工后的监理信息符合实际监理工作的需要。

2．监理信息加工整理的成果——各种监理报告

监理工程师对信息进行加工整理，形成各种资料，如各种来往信函、来往文件、各种指令、会议纪要、备忘录或协议和各种工作报告等。工作报告是最主要的加工整理成果，这些报告有：

（1）现场监理日报表。是现场监理人员根据每天的现场记录加工整理而成的报告，主要包括如下内容：当天的施工内容；当天参加施工的人员（工种、数量、施工单位等）；当天施工用的机械的名称和数量等；当天发现的施工质量问题；当天的施工进度和计划进度的比较，若发生进度拖延，应说明原因；当天天气综合评语；其他说明及应注意的事项等。

（2）现场监理工程师周报。是现场监理工程师根据监理日报加工整理而成的报告，每周向项目总监理工程师汇报一周内所有发生的重大事件。

（3）监理工程师月报。是集中反映工程实况和监理工作的重要文件，一般由项目总监理工程师组织编写，每月一次上报项目法人。大型项目的监理月报，往往由各合同段或子项目的总监理工程师代表组织编写，上报总监理工程师审阅后报项目法人。监理月报一般包括以下内容：

①工程进度。描述工程进度情况，工程形象进度和累计完成的比例。若拖延了计划，应分析其原因以及这种原因是否已经消除，就该问题承包商、监理人员所采取的补救措施等。

②工程质量。用具体的测试数据评价工程质量，如实反映工程质量的好坏，并分析原因。承包商和监理人员对质量较差项目的改进意见，若有责令承包商返工的项目，应说明其规模、原因以及返工后的质量情况。

③计量支付。示出本期支付、累计支付以及必要的分项工程的支付情况，形象地表达支付比例，实际支付与工程进度对照情况等；承包商是否因流动资金短缺而影响了工程进度，并分析造成资金短缺的原因（如是否未及时办理支付等）；有无延迟支票、价格调整等问题，说明其原因及由此而产生的增加费用。

④质量事故。质量事故发生的时间、地点、项目、原因、损失估计（经济损失、时间损失、人员伤亡情况）等。事故发生后采取了哪些补救措施，在今后工作中避免类似事故发生的有效措施。由于事故的发生，影响了单项或整体工程进度情况。

⑤工程变更。对每次工程变更应说明引起变更设计的原因，批准机关，变更项目的规模，工程量增减数量、投资增减的估计等；是否因该变更影响了工程进展，承包商是否就此已提出或准备提出延期和索赔。

⑥民事纠纷。说明民事纠纷产生的原因，哪些项目因此被迫停工，停工的时间，造成窝工的机械、人力情况等。承包商是否就此已提出或准备提出延期和索赔。

⑦合同纠纷。合同纠纷情况及产生的原因，监理人员进行调解的措施；监理人员在解决纠纷中的体会，项目法人或承包商有无要求进一步处理的意向。

⑧监理工作动态。描述本月的主要监理活动，如工地会议、现场重大监理活动、延期和索赔的处理、上级布置的相关工作的进展情况和监理工作中的困难等。

12．2．4　监理信息的贮存和传递

1．监理信息的贮存

经过加工处理后的监理信息，按照一定的规定，记录在相应的信息载体上，并把这些记录信息的载体按照一定特征和内容性质，组织成为系统的、有机体系的、供人们检索的集合体，这个过程，称为监理信息的贮存。

信息的贮存，可汇集信息，建立信息库，有利于进行检索，可以实现监理信息资源的共享，促进监理信息的重复利用，便于信息的更新和剔除。

监理信息贮存的主要载体是文件、报告、报表、图纸、音像材料等。监理信息的贮存，主要就是将这些材料按不同的类别，进行详细的登录、存放，建立资料归档系统。该系统应简单和易于保存，但内容应足够详细，以便能很快查出任何已归档的资料。

监理资料归档一般按以下几类进行：

（1）一般函件。与项目法人、承包商和其他相关部门来往的函件按日期归档；监理工程师主持或出席的所有会议记录按日期归档。

（2）监理报告。各种监理报告按次序归档。

（3）计量与支付资料。每月计量与支付证书，连同其所附资料每月按编号归档；监理人员每月提供的计量与支付相关的资料应按月份归档，物价指数的来源等资料按编号归档。

（4）合同管理资料。承包商对延期、索赔和分包的申请、批准的延期、索赔和分包文件按编号归档；变更设计的相关资料按编号归档；现场监理人员为应急发出的书面指令及最终指令应按项目归档。

（5）图纸。按分类编号存放归档。

（6）技术资料。现场监理人员每月汇总上报的现场记录及检验报表按月归档，承包商提供的竣工资料分项归档。

（7）试验资料。监理人员所完成的试验资料按分类归档；承包商所报试验资料按分类归档。

（8）工程照片。反映工程实际进度的照片按日期归档；反映现场监理工作的照片按日期归档；反映工程质量事故及处理情况的照片按日期归档；其他照片，如工地会议和重要监理活动的照片按日期归档。

以上资料在归档的同时，要进行登录，建立详细的目录表，以便随时调用、查寻。

2．监理信息的传递

监理信息的传递，是指监理信息借助于一定的载体（如纸张、软盘等）从信息源传递到使用者的过程。

监理信息在传递过程中，形成各种信息流。信息流常有以下几种：

（1）自上而下的信息流。是指由上级管理机构向下级管理机构流动的信息，上级管理机构是信息源，下级管理机构是信息的接受者。这类信息主要是相关政策法规、合同、各种批文、各种计划信息。

（2）自下而上的信息流。是指由下一级管理机构向上一级管理机构流动的信息，这类信息主要是相关工程项目总目标完成情况的信息，亦即投资、进度、质量、合同完成情况的信息。其中有原始信息，如实际投资、实际进度、实际质量信息，也有经过加工、处理后的信息，如投资、进度、质量对比信息等。

（3）内部横向信息流。是指在同一级管理机构之间流动的信息。由于工程监理是以三大控制为目标，以合同管理为核心的动态控制系统，在监理过程中，三大控制和合同管理分别由不同的组织进行，由此产生各自的信息，并且相互之间又要为监理的目标进行协作、传递信息。

（4）外部环境信息流。是指在工程项目内部与外部环境之间流动的信息，外部环境是指气象部门、环保部门等。

为了有效地传递信息，必须使上述各类信息流畅通。

3．信息流程设计

为了避免信息流通中的混乱、延误、中断或丢失而引起监理工作的失误，应在项目监理实施细则中明确信息流程。

4．信息分配计划

在执行计划前，必须制定参加工程项目管理的各级机构的信息分配计划。若大量的信息交织在一起。不分层次，不分部门，会使管理者淹没在所有出现的信息中，很难方便地找出他所关心的信息。下面以进度计划为例说明信息分配计划的编制。

（1）制定信息分配计划的原则。信息分配应按照组织管理机构形式进行。例如，最高层管理者宜根据关键路线、非关键工作的时差对进度计划进行分析。而对施工监督人员来说，有用的是他所监督的工作的最早开工时间与最早结束时间，因为他仅需要本身职责范围内的各种信息。因此，信息分配首先按管理层次分类，然后按专业分类。另外，越是高层次的管理人员所收到的信息报告越应简要，而施工监督人员掌握的信息要详细具体。

在分配信息时，必须对信息概括、分类，否则，有些部门就会收到数量和质量上不合适的信息。

制定信息分配计划的原则和任务可以归纳为以下三点：

①根据不同层次，不同专业，对信息分类。

②对信息进行概括。

③识别选择参数。

（2）信息分配计划的表示。信息分配计划可以采用表12－1所示的形式。

表12－1　信息目录表

注：“×”表示是该信息的接收对象。

12．2．5　建设监理过程中信息的主要形式

1．图纸

在水利水电施工工程项目中，施工图纸种类多，数量大，一个中小型工程的技术施工图纸不少于数百种，大型电站要近千种，每种图纸按规定都应有数十张，因此，在施工中图纸的管理工作量相当大。

按照工程施工合同文件规定，图纸由设计单位提供，交发包方经监理工程师审查，向承包商按规定时间、数量发出；发包方也将留用部分数量图纸；监理工程师要留够自身工作所需数量图纸，图纸应按分类编号予以存放，为检索方便，要建立详细图纸目录表并存贮在计算机的数据库中。图纸目录表要与图纸存放情况对应，以便迅速查询。

2．设计变更通知

在施工过程中除图纸外，设计变更通知也是经常性的一种文件。设计变更通知的管理办法与图纸管理办法类同，也应编号登录、存档。

3．基本资料

监理工作所需基本资料，除监理人员个人应按自身需要准备外，监理办公室应收集各种资料，建立资料档案，以备工作所需，基本资料主要包括：①设计文件；②国家相关法规；③项目审批文件；④合同文件；⑤各种技术规范；⑥各种工作手册；⑦监理单位内部制定的文件。

4．收文

在监理工作过程中，参加建设各方均要向相关方面发出各种文件。监理工程师可能收到承包商发送来的各种文件，收到项目法人送来的各种文件，设计单位和其他部门也可能通过项目法人向监理方转来各种函件、通知等。监理工程师办公室在收到来自各方的文件后，要在收文簿上进行登记，内容包括：来文单位、文号、题目、主要内容、收到时间等。收文簿系按来文时间以流水方式进行登录。除此以外，一般还应按来文单位、类别另行编制归档文号进行登录，同时来文原件按来文单位、类别分别进行归档存放，以便查阅。除存档外，要立即安排对来文的审阅，如果来文份数较多，除存档者外，其余部分可以安排交送审阅；如果来文份数较少（一般在监理工作开展初期，应与相关各方商定互送文件份数），一般应按规定时间分别或依次送各相关项目和专业人员及监理负责人传阅，传阅中要求写出具体书面意见。意见要求签注姓名和时间，办公室工作人员要按时将传阅的文件和书面意见收回存档。

5．发文

监理工程师的重要工作手段之一，就是以文件的形式向相关各方传送意见，向承包商发出函件、通知、指令等，其内容包括在审阅来文后的回复意见，表达施工中各种问题的意见等。

按照不同性质和内容区分，发文应制定相应的规定。一般应制定专用发文稿，由规定人员进行拟稿、校核、审查、签发、打字、校对、送文。各类发文应分别编制文号，按规定份数发送相关单位，在内部分送相关人员。除分别按不同目录类别进行登录、存档外，一般应装订一套，供平时查阅。

6．现场检验单、试验资料、观测资料

现场施工过程中的各种检验单、试验资料、材质证明、产品合格证、观测资料，在经过各级签证后，随着工程的进展，其种类和数量将日益增多。单元工程验收、阶段验收、单项工程验收、竣工验收的资料将随着工程的进展而积累增多。这些资料是工程质量等级评定时必需的重要基本资料。因此必须建立严格的归档制度。由于工程量大，时间跨度又贯穿在整个工程建设期间，若无严格的管理制度，容易杂乱无章或残缺不全。

资料管理一般由办公室与各项专业监理人员配合。在工作进行期间由各专业、项目人员妥为管理，一旦该项工作完成即应及时整理归档，分门别类整理成册，编录后集中管理。

7．工程照片

工程照片一般包括形象面貌和质量事故两类。拍照时应采用专门登记本说明：序号、拍摄时间、拍摄内容、拍摄人员等。照片拍摄完后，应及时冲洗，分类编排，书写文字说明，在专门簿上予以保存，底片妥为保存，以备编写监理报告和其他需用时选取加洗。

8．其他资料

与工程建设相关的其他资料，也应按类似办法登录、存档。