使用“通讯簿”的方法与举例

8.10　使用“通讯簿”的方法与举例

在使用Outlook Express 5时，我们常常会用到一个工具，这就是“通讯簿”。“通讯簿”实际上就是管理联系人信息的一个程序。它被融合在Outlook Express 5中，因此在Outlook Express主界面的文件夹列表下对应地显示有一个称为“联系人”的窗格，其中列出当前通讯簿中的现有联系人。

在“联系人”窗格中直接双击某个联系人，即可以开始为该联系人撰写新的函件，新的函件会自动使用该联系人作为“收件人”栏的内容，联系人可以是人的姓名也可以直接是电子函件地址。若是姓名，则发送函件时使用的是其对应的默认电子函件地址。

当然，在撰写函件窗口中，单击“收件人”、“抄送”和“密件抄送”栏中的图标，也可以通过“选择收件人”对话框(参看图8.13)利用通讯簿中的联系人来设定“收件人”、“抄送”和“密件抄送”栏的内容。

我们已经知道了通讯簿给我们带来的一些好处，最起码它省得我们去记忆联系人的E-mail地址，也使得填写操作大为简化，看来有必要好好管理通讯簿。

实际上Outlook Express 5已经为我们提供了为通讯簿收集联系人的最为简单有效的方法：从(普通或新闻)函件列表中选中一封函件后，单击“工具”菜单的“将发件人添加到通讯簿”命令，就可以将选定函件的发件人添加到通讯簿中作为新的联系人。

在Outlook Express中，单击工具栏上的“通讯簿”图标()或者“工具”菜单的“通讯簿…”按钮，就可以进入“通讯簿”程序(参看图8.51)，其中列出了现有的联系人的简要信息。

当鼠标指针指向某联系人时，会以提示文本方式显示出该联系人的信息。例如，当我们指向联系人“贾 春生”时，就会看到该联系人的相关信息，如图8.51所示。

图8.51　“通讯簿”程序的主界面

当选中某联系人并单击工具栏上的“属性”按钮或“文件”菜单的“属性”命令，就会看到以属性对话框的形式给出的该联系人的所有信息。

在“通讯簿”程序中单击工具栏上的“新建”按钮下的“新联系人…”命令或“文件”菜单的“新建联系人…”命令，还有单击Outlook Express窗口中的“联系人”窗格中“联系人”下的“新建联系人…”命令，就进入到相应的属性对话框，在各选项卡中填写新联系人的信息，最后单击“确定”按钮，这样就将新联系人的信息加入到了通讯簿中。

例如，我们要为联系人“欧阳红梅”在通讯簿中建立相应的信息，可以这样来做：在Outlook Express窗口中的“联系人”窗格中单击“联系人”下的“新建联系人…”命令，于是出现相应的属性对话框；在其“姓名”选项卡中填写并设置相应的信息，如图8.52所示；根据需要填写其他选项卡中的内容，最后单击“确定”按钮即可。

在“通讯簿”程序主界面(参看图8.51)的联系人列表中，双击某个已经存在的联系人，将会出现该联系人的属性对话框，在各选项卡中我们可以编辑该联系人的各种信息。

需要指出的是，在撰写电子函件使用通讯簿时，我们可能直接使用的是名称，而不是E-mail地址，实际上存在着名称到默认电子函件地址的转换。因此注意要合理设置联系人的默认电子函件地址。

图8.52　为通讯簿建立新的联系人举例