利用电子函件发送文稿

9.4　利用电子函件发送文稿

在前面，我们介绍了通过电子函件可以在几秒钟内将你的函件发送到世界任何地方，只要你拥有对方的电子函件地址。如此看来，无论是电子函件或是一般的文本，从观念上看，两者都是文本，如果我们将文稿的内容作为电子函件的内容看待，岂不是完全可以一样发送吗？因此，用电子函件发送文稿是一种高效、快捷、有效的信息传递方式，尤其是对于一些新闻报道、消息发布和书稿的写作、预约等，是十分方便的。

电子函件发送文稿主要有两种方式。

1. 按自然的方式发送文稿

所谓自然方式就是将文稿的内容写入或粘贴至函件的内容书写框之中，再进行发送，它是一种自然的思路。但是对于已经存在的文件和一些较大的文件，我们再去书写或进行一些操作就比较麻烦，只有通过粘贴将文件粘贴到函件的书写框中。但大文件由于发送时间太长，如发送中出现意外中断，将前功尽弃。因此，对于大的文档往往采用文件压缩拆分成单个压缩文件，这在前面我们已经讲过。这些压缩文件在未解压缩之前是不能打开粘贴到函件书写框之中的。此时如何解决大文档或压缩文档的传递呢？

2. 按附件发送文档

将一些文件作为附件发送到你所需要发送的地方，是一种最有效的方式。它可以对文件的性质不加区别，先将文件夹中的任意文件送至函件编辑框中，再对收到的函件进行解压或直接打开阅读，也可进行保存或打印等操作。为了清楚地说明该过程，我们分别以一个Word文档和一个压缩文档为例说明其操作。

● 进入Windows 98资源管理器窗口，如图9-50所示。

图9-50　资源管理器窗口及其文件显示

现在假设需要将资源管理器窗口中Word文档的“前言”发送到某出版社去，可按如下步骤进行：

● 用鼠标选中该文件夹并点击鼠标右键，出现图9-51所示。

图9-51　将普通文档发送到函件发送箱中

● 点击“函件收件人使用Microsoft Outlook…”菜单，出现图9-52所示。

图9-52　Word文档被送到函件编辑框显示

现在你会发现，“前言”文件已经出现在函件编辑框中，这相当于我们前面的函件内容。它完全可以像你过去发送其他函件一样，通过收件人、发件人的电子函件地址的书写或填入，点击“发送”按钮便将该文档按原样式发送到对方计算机函件箱之中。收件人收到该文档时，其函件出现的格式与图9-52一样。收件人只需用鼠标双击收件箱中的“前言.doc”文件图标，即进入Word 文档编辑窗口。然后就可以阅读、修改和保存。对于其他非Word文档也同样可以按以上方法进行。