撰写电子函件

2.3.1　撰写电子函件

1.开始撰写新函件

在Outlook Express的主窗口中，使用3种方式都可以开始撰写新函件：

(1)选择“函件”菜单，单击“新函件”项；

(2)单击工具栏中的“新函件”图标按钮；

(3)选择并双击联系人窗口中的姓名。

此时，屏幕上将出现如图2-19所示的新函件窗口，以后你将多次与这个窗口打交道，熟悉它是非常必要的。现在，你可以开始撰写函件了。

图2-19　新函件窗口

提示：发件人的函件地址已作为默认地址自动填写好，如果你是通过双击联系人姓名打开的新函件窗口，收件人的函件地址(姓名)也为你填写好了。

2.填写收件人

假如你朋友王洪的函件地址是wanghong@hotmail.com，那么你只要在“收件人”栏填上该地址就可以了，如图2-20所示。

图2-20　收件人地址的填写

高级技巧：许多用户会问，电子函件地址的记忆有规律吗？回答是肯定的。让我们来分析一下wanghong@hotmail.com这个地址。

wanghong是用户名。用户名往往随各人的爱好而各式各样。但是，为了便于识别和记忆，很多人愿意把自己的名字或名字的缩写作为用户名，例如wanghong很可能就是“王洪”的拼音写法。

“@”是分割符号，读作“at”，其左边表示用户是“谁”，右边表示服务器在“什么地方”。所以，有人将电子函件的地址形象地理解为“谁”在“什么地方”。

hotmail.com表示Internet的域名，从域名的最后一部分(如com)，可以大致知道某些组织的性质，如表2.1所示。

表2.1　域名名称

另一类域名，采用了国家代码结尾。大多数国家都有国家代码。国家代码通常是国家英文缩写的前两个字符，如表2.2所示。

国内域名中，在国家代码cn外，往往还有表示地区(或省市)的代码，如bj、sh、sc等，大多为这些地区拼音缩写的两个代码，如表2.3所示。

表2.2　部分国家代码

表2.3　部分地区代码

有了上述这些基本知识，你再也不会为记不住电子函件地址而犯难了吧！

3.撰写的函件想发给多人

有些时候，如开会通知、开业请柬、节日贺卡等，需要同时将函件发送给很多人，这在电子函件的世界里是极其简单的事情。你可以撰写一封信，让计算机帮助你同时发给多个人。当然，你得知道所有这些人的电子函件地址。

假如你要同时将函件发送给王洪和张静，他们的函件地址分别是wanghong@hotmail.com和zhangjing@163.net，可以有两种方法同时将函件发给这两人：

(1)在“收件人”栏将把他们的地址都填上，两个地址之间用分号隔开，如图2-21上图所示。

(2)在“收件人”栏写上主要收件人的地址，在“抄送”栏中写抄送人的地址，如图2-21所示，抄送就是“随便捎给你看看”的意思。

图2-21　填写多个收件人和抄送人地址

4.填写好函件的主题

主题是函件的题目，就像文章的题目一样，最好用简捷、清楚和有吸引力的文字把函件的目的或要求写在主题里，这样才能引起收件人的注意。

在“主题”栏中填上函件的主题，如图2-22所示。

图2-22　撰写好的函件

5.撰写函件正文

只要你能够输入文字，再另外使用一些字处理软件，撰写函件正文就是一件非常轻松的事了。对于正文的格式，尽可以按照自己的习惯去做。如果你撰写的是英文函件，还可以选择“工具”菜单下的“拼写检查”选项，检查函件中的英文拼写和语法错误。

如果你厌倦于写文字来表达你的感情，也可以采用符号语言来表示。符号语言可以表达许多不同的感情，如第一章的表1.1中已列出了一些常见的符号语言。

6.保存未写完的函件

当你撰写很长的函件时临时有事，或者发送函件时网络出了问题，你都必须把没有撰写完的函件保存起来，以便下次接着再写或发送。

(1)保存未写完的函件：单击“新函件”窗口中“文件”菜单(如图2-23所示)的“保存”选项，当出现如图2-24所示的窗口并单击“确定”按钮后，你的函件就存放在你的“草稿”文件夹中了，然后你就可以安全退出“新函件”窗口。

图2-23　“新函件”中的“文件”下拉菜单

图2-24　函件已经存放在“草稿”文件夹中出现的窗口

(2)在Outlook Express 主窗口中，单击“草稿”文件夹，屏幕将变成如图2-25所示。双击你上次编辑的文件，将弹出“函件”窗口，你会发现与你当初存进“草稿”文件夹时的状态一模一样，你可以继续撰写和编辑你的函件。

图2-25　“草稿”文件夹窗口

(3)如果你想把函件转移到另一台计算机继续写，可以单击“新函件”窗口中“文件”菜单下的“另存为”选项，将弹出“函件另存为”窗口，让你指定保存的地方(盘及文件夹)和文件名，也可以使用Outlook Express提供的文件名(也就是函件的主题)，如图2-26所示。然后将存储的文件复制到另一台计算机上，在文件夹中直接打开这个文件，你就可以继续撰写和编辑了。

图2-26　“函件另存为”窗口