发送电子函件

2.3.2　发送电子函件

发送电子函件必须涉及网络问题。对于家庭用户来说，拨号上网是目前惟一可行的选择。如果你在家里使用拨号的方式上网，连接网络的计算机会发出刺耳的尖叫声。在这种情况下，为了把上网的费用降到最低，多数并不使用即时的操作方式，而是在需要的时候才连通网络，比如在发送函件和接收函件的时候。这样你每次只需连通几次网络，花费较少的时间和费用就可以完成所有的电子函件的收发了。

1.立即发送函件

如果你使用的是拨号上网，建议你还是撰写完所有的函件后再一起发送。当然，如果你需要撰写的函件很短或者非常重要，也可以立即发送。

当你撰写完函件后，直接单击新函件窗口中的“发送”图标或者单击“文件”菜单中的“发送函件”命令，你撰写的函件就立即发送出去了。

提示：如果想让 Outlook Express为你立即发送函件，必须确保“立即发送函件”选项打开。可以单击Outlook Express主窗口“工具”菜单下的“选项”命令对话框中的“发送”选项页(如图2-27所示)，确保“立即发送函件”选项前面方框内的“√”存在即可。

图2-27　“选项”窗口的“发送”选项页

怎么知道你的函件是否发出去了呢？最简单的方法就是在Outlook Express主窗口中单击“已发送函件”文件夹，如果你的函件在里面，那说明你的函件已经安全地发送出去了；如果在“已发送函件”里面没有找到你刚发的函件，那么你应该试着在“发件箱”文件夹中看一看，如果你的函件在发件箱里，再点击一下“发送”命令即可。

2.稍后再发送函件

Outlook Express提供的最省钱的方式就是只在收发函件时才让计算机连接到网络上。自然地，如果要使用集中发送的方式，就必须关闭“立即发送函件”选项。关闭的过程可以参考前面，只要选项不被选中就可以了。如果你是在脱机状态下撰写函件的，也可以不必关闭“立即发送函件”选项。

当你撰写完一封函件后，单击“新函件”窗口“文件”菜单中的“以后发送”命令，将弹出发送函件的提示窗口，如图2-28所示。单击“确定”按钮，你的函件就存放在“发件箱”等待发送了。

图2-28　发送函件的提示窗口

提示：在脱机撰写函件时，单击“新函件”窗口的“发送”命令，函件仍然放进“发件箱”中，并用蓝色括号及数字标明有几封待发的函件。

3.发送与接收电子函件

(1)发送与接收函件的操作

当你撰写完成了所有的电子函件，并且都存放在“发件箱”，此时，在Outlook Express主窗口中单击“发送与接收”图标，如果Outlook Express选择的是自动拨号连接，那么，在熟悉的拨号声结束以后，将出现如图2-29所示的窗口。一般来说，发送函件是不需要用户过问的，如果过了一会儿这个窗口消失了，那说明你所有的函件已被发送出去了。

图2-29　发送函件窗口

(2)“连接”选项的设置

发送与接收函件是同你的选择有关。在Outlook Express 5.0以前的版本中，设置较为复杂。在新版本中，考虑到电子函件软件与IE和Windows操作系统的资源共享，设置变得简单了。“选项”窗口中的“连接”选项页如图2-30所示，图中有两个选项，其意义为：

·切换拨号连接之前询问：表示当Outlook Express 启动时会自动询问你是否需要拨号连接，点击“确定”按钮开始拨号，单击“取消”按钮不拨号。

·完成发送和接收后挂断：当你发送和接收任务完成后，Outlook Express 将自动挂断连接。

当选项如图2-30所示时，Outlook Express 就会在你需要的时候自动拨号，完成任务后自动挂断。当然，你每次使用电子函件时也就只花费最少的网络时间和费用了。

图2-30　“选项”窗口的“连接”选项页

(3)发送与接收函件失败的原因

在发送函件的过程中，如果出现如图2-31所示的窗口，则说明你的函件没有发送成功，需要重新发送。

图2-31　发送函件出错时的窗口

提示：函件不能发送出去可能有这样几个原因：

·网络问题。如果是拨号上网，则需重新拨号。

·SMTP服务器设置不正确。需重新设置。

·网络可能很忙。可以过一段时间再试一试。