制作通讯簿

2.10.2　制作通讯簿

1.添加新联系人

有了新的联系人，应该及时地将其信息添加到通讯簿中。添加新信息的步骤为：

(1)在Outlook Express主窗口中，单击“通讯簿”按钮，如图2-59所示。如果你是第一次使用，则“通讯簿”是空的。

图2-59　“通讯簿”窗口

(2)单击图2-59左上角的“新建”菜单，有“新联系人”、“组”、“文件夹”三组选择。当选择“新联系人”后，屏幕上会弹出“属性”窗口，如图2-60所示。这个窗口中有很多选项，每一选项又有很多子选项，不过相对主要的信息并不多。

图2-60　通讯簿的“属性”窗口

·填写联系人姓名。假如需要添加的新联系人是“万力”，我们首先填写联系人姓名。由于西方人喜欢把姓和名分开，因此在“名称”框中有姓和名的选项，但我们的习惯是不分开姓和名的，所以我们就直接在“显示”栏中填写“万力”。

·填写联系人“电子函件地址”。我们在“添加新地址”栏中填写万力的电子函件地址，如wanli2000@hotmail.com，然后点击“添加”按钮，万力的电子函件地址就添加进了下面的框中，并标识为默认函件地址。如果联系人有很多电子函件地址，你可以在“添加新地址”栏中再填写，如mymailwl@990.net，再按“添加”按钮。之后，选中最主要的电子函件地址，点击“设置为默认值”按钮，这个地址就设置成了默认值。当你以后给万力发送函件时，如果不加指定，函件将发送到默认的地址。

·通常并不选中“仅以纯文本方式发送电子函件”选项，除非对方的函件程序只能识别文本方式。

上述内容填写结束以后，“属性”窗口的“个人”选项结果如图2-61所示。

图2-61　“属性”窗口的“个人”选项结果

“属性”窗口的其他几个选项页，如家庭、业务、个人、其他、会议、数字标识等，对于电子函件的收发来说，这些信息都不是必要的。当然，如果有相关的资料，填入适当的栏目，肯定是有好处的。

(3)单击“确定”按扭，关闭“属性”窗口。

(4)添加和修改信息。如果你发现填写时遗漏了某些信息，可以双击某一联系人选项，“属性”窗口又将出现，你就可以添加或修改某些信息，然后按“确定”按钮保存结果。

用同样的步骤可以添加所有的联系人。如图2-62所示是我们制作好的一个通讯簿。在图中还可以看出，利用鼠标点击某一已经制作好的联系人，有更多的信息会被提示。

图2-62　制作好的一个通讯簿

2.导入和导出通讯簿

如果你有某些已经制作好的通讯簿，或者希望将你现在的通讯簿转到其他的计算机上，就可以使用Outlook Express的导入和导出通讯簿的功能。

(1)导入通讯簿

·在“通讯簿”窗口下，点击“文件”菜单“导入”子菜单下的“通讯簿”或“其他通讯簿”选项(如图2-63所示)，屏幕上弹出“通讯簿导入工具”窗口，如图2-64所示。

·窗口中列出了Outlook Express能够导入的各种函件及文件，只要选择其中合适的类型，如“Microsoft Exchange 个人通讯簿”，然后点击“导入”按钮，按照屏幕上的提示完成配置文件、收件箱安装导入等功能设置，就可以使用原来的通讯簿了。

图2-63　“通讯簿”窗口中“文件”菜单下的导入选项

图2-64　“通讯簿导入工具”窗口

(2)导出通讯簿

该功能主要是把Outlook Express的通讯簿保存为一个完整的文件，并将这个文件复制到另一台计算机上，再使用导入功能，就可以直接使用通讯簿而不需要再制作了。

·点击“文件”菜单中“导出”子菜单下的“其他通讯簿”选项，屏幕弹出“通讯簿导出工具”窗口，一般选择“文本文件(以逗号分割)”为宜，如图2-65所示。

图2-65　“通讯簿导出工具”窗口

·点击“导出”按钮，屏幕上弹出“CSV导出”窗口，可以在“将导出文件另存为”栏中指定文件名或选择文件名。如我们输入“c:\zddress.csv”，如图2-66 所示。

图2-66　“CSV导出”窗口

·点击“下一步”按钮，屏幕如图2-67所示，你需要选择想导出的项目，一般尽量多选一些 ，以免漏掉重要的所需信息。

图2-67　“CSV导出”的下一步窗口

·单击“完成”按钮，出现导出通讯簿已完成的提示，如图2-68所示，通讯簿就被导出到“c:\zddress.csv”这个文件中了。

图2-68　导出通讯簿成功的提示

·把导出的文件拷贝到另一台装有Outlook Express的机器上，使用导入功能，在如图2-64所示的窗口中，选择“文本文件(以逗号分割)”，按一步一步的提示操作，通讯簿就导入到新的计算机上了。

3.自动添加通讯簿

(1)将所接收函件发件人的信息添加入通讯簿

在单独的函件窗口中阅读函件时，右键点击“发件人”栏中的姓名或电子函件地址，屏幕弹出如图2-69所示的对话框；选择“添加到通讯簿”选项，屏幕上弹出“属性”窗口，如图2-61所示，你也可以补充一些发件人的信息，然后点击“确定”按钮，发件人就被加入了通讯簿。

图2-69　添加发件人信息到通讯簿

(2)自动将发件人的信息添加入通讯簿

Outlook Express具有自动添加通讯簿的功能，这种功能可以将回复函件的目标地址自动添加到通讯簿中，当然，只有姓名和电子函件地址被加到通讯簿中了，不过，对多数用户来说，这些信息已经足够了。

具体做法是：单击“工具”菜单中的“选项”命令，在“选项”窗口的“发送”选项页中，选中“自动将我的回复对象添加到通讯簿”选项，如图2-70所示，然后，单击“确定”按钮即可。一段时间以后，你所回复的联系人的信息都将被存放到通讯簿中了。但是，这种自动添加的通讯簿信息应该注意及时整理。

图2-70　“自动将我的回复对象添加到通讯簿”选项

4.创建联系人组

对联系人分组的功能，可以极大地提高那些经常同时给很多人分发电子函件的用户的效率。对于单位和企业来说，这是很重要的功能。下面是创建联系人组的方法：

(1)在“通讯簿”窗口，单击“新建”菜单中的“组”或选择“文件”菜单中的“新建组”，弹出如图2-71所示的窗口，填写你要创建的联系人的组名，如“高中同学”。

图2-71　创建的联系人的组名

(2)在“成员”框中，有两种选择组员的方式：

·一种是选择已有的联系人。点击“选择成员”按钮，屏幕上自动出现“选择成员”窗口，在左边的列表框中选中所有该组的联系人，再点击“确定”按钮，右边的“成员”框中就出现了这些联系人的名字，如图2-72所示。

·另一种是新建联系人。单击“新联系人”按钮，将出现如图2-65所示的属性窗口，填入相关的信息，再单击“添加”、“确定”按钮，新联系人将出现在通讯簿中，再单击“确定”按钮即可加入联系人组，如图2-73所示。

(3)选定所有成员后单击“确定”按钮，“属性”窗口中就出现了所有联系人的名字，如图2-74所示。

(4)最后单“确定”按钮，通讯簿中就出现了创建的联系人组——“高中同学”组，如图2-75所示。

图2-72　选择已有的联系人

图2-73　新建联系人加入组

图2-74　选定组员后的属性窗口

图2-75　添加分组后的“通讯簿”窗口