使用通讯簿

2.10.3　使用通讯簿

1.使用通讯簿填写收件人

这是通讯簿最基本的功能。在新函件窗口中，单击“收件人”栏前像打开的书一样的小图标(如图2-20所示)或者“工具”菜单中的“选择收件人”命令，屏幕将弹出“选择收件人”窗口，如图2-76所示。可以选定左边框中的人名(一个或几个都可以)，点击“收件人”按钮，选定的人名就出现在“收件人”按钮后面的框中。同样，也可以添加抄送人，如图2-76所示。

图2-76　“选择收件人”窗口

点击“确定”按钮，这些人名就出现在“收件人”栏中，如图2-77所示。你不用输入难记的电子函件地址，就可以很方便地给朋友写信了。

图2-77　填写的“收件人”栏

2.填写联系人组或多个收件人

如果你需要给很多人发信，如在新年到来时给同学们发封贺信，你就得学会同时给许多人发送函件的办法。

与给一个人发信一样，单击“收件人”前面的小图标，屏幕上弹出“选定收件人”窗口，选定左边框中的“高中同学”组，再单击“收件人”按钮，“高中同学”就出现在“收件人”按钮后面的框中。再单击“确定”按钮，“新函件”窗口中的“收件人”栏如图2-78所示，你的这封信就发给“高中同学”联系组中的同学了。

如果你经常分发函件给很多人，则使用通讯簿的分组功能将使你的发送工作变得简单多了。

另外，也可以用如图2-76所示的办法来添加多个收件人，完成给很多人发信的工作，如图2-79所示。

图2-78　在“收件人”栏中填写联系人组

图2-79　使用通讯簿添加多个收件人

3.查找通讯簿中的联系人

随着时间的推移或工作任务的增多，你可能会拥有一个很大的通讯簿，使你很难找到你所需要的人；或者你只记得某个人的一些信息。在这种状况下，你可以尝试通讯簿的查找功能，检索出你所需的人及其有关信息。

在“通讯簿”窗口中，单击“查找”按钮，会弹出如图2-80所示的窗口。这个窗口有5个栏目可以填写，也就是一些查询检索点的信息，即：

·名称：姓名、昵称、公司名或组织名称；

·电子函件：电子函件地址；

·地址：家庭或公司地址，包括地址、街道、城市、省/自治区、邮政编码、国家(地区)；

·电话：家庭或业务电话信息，包括电话、传真、寻呼机或移动电话；

·其他：其他信息。

图2-80　通讯簿中“查找用户”窗口

在所有这些栏目中，你都可以填写一些知道的信息。但是必须注意：如果填入两个或多个以空格分开的字或词，联系人信息的项目中必须同时出现这些词才能被找到。如果你在“电子函件”栏中填上了“wanli,hotmail”，意思就是电子函件中既要出现“wanli”字符串，又要出现“hotmail”字符串，较强地限制了查找的范围；如果不填，在这个项目上就没有限制。

如果你的通讯簿中有上百个联系人，你会觉得查找用户的基本功能很有用，但如果总共只有十几个联系人，你会觉得使用查找功能反而是一件麻烦事。Outlook Express提供了更为方便的对联系人排序的方法供快速查询用。在包含有联系人的“通讯簿”窗口中，单击“查看”菜单中的“排序方式”命令，如图2-81所示，选择其中的排序方式，联系人将会按某种规则排序。如我们选择按联系人姓氏拼音降序排列，其结果如图2-82所示。通过排序，你可以很方便地查找到联系人。

图2-81　对联系人排序的菜单选项

4.附带你的名片及签名

在生活中，名片往往是人们相互认识和了解的开始。在电子函件中，我们仍然可以将自己某些全面的信息通过附带的名片告诉收件人，期待着相互的了解和友谊。所以，名片就成为了通讯簿中使用某种特殊格式的联系人的信息。名片的制作很简单，其步骤为：

图2-82　对联系人按姓氏递减方式排序的结果

(1)将你自己加入通讯簿。通常应该包含你自己较为详细的信息。

(2)指定你的名片。在“工具”菜单的“选项”窗口中，单击“撰写”选项页，页面的下半部是创建“名片”部分，选中函件复选框，下拉联系人菜单，选定你的“名片”人名，如图2-83中的“晓鸣”，然后单击“确定”按钮。

(3)在“选项”窗口中单击“签名”选项页，屏幕上弹出“签名”窗口，在函件签名的空白处填上你的签名。这个签名具有比较宽广的含义，可以是文本文字，也可以是图片文件；可以是真正的姓名，也可以是一段让人心动的句子，总之，很随意。如我们填写的是一个文本文件的简单句子，如图2-84所示。签名填写好以后，单击“确定”按钮。

图2-83　选定名片

图2-84　“签名”选项页

(4)撰写新函件时，单击“插入”菜单中的“我的名片”选项(也可设置为自动插入)，在“新函件”窗口的右下侧就会出现一个很大的名片，如图2-85所示。单击“名片”图标，可以打开和删除“名片”。对于用户来说，这是很方便的。

图2-85　在“新函件”中插入“名片”及“签名”

(5)收件人收到的名片样式。当收件人收到函件后，在Outlook Express主窗口原附件的位置会显示出一个很大的卡片，单击“卡片”并选择“打开”，屏幕上会弹出“属性”窗口，里面就是“名片”的内容，如图2-86所示。单击“添加到通讯簿”按钮，就可以将收到的“名片”输入通讯簿。

图2-86　收到的“名片”内容

提示：不要随便给不认识的人发名片，因为有时会带来一些不必要的麻烦。

5.打印通讯簿

打印通讯簿非常简单。在“通讯簿”窗口中，单击“打印”按钮，会弹出如图2-87所示的“打印”窗口，在其中可以选择打印范围、打印格式(如名片、电话簿等)和打印份数。

通讯簿打印出来后，你可以带在身上随时查看，使用非常方便。

图2-87　“打印”通讯簿窗口