保存和打开文档

3.2.3　保存和打开文档

1．将文档存盘

在使用Word时，用户所做的工作存放在计算机的内存中。如果不把文档存盘，那么文档只是留在计算机内存里，一旦停电或关闭计算机，用户文档就会丢失。因此，用户应经常存盘。

保存文档的操作步骤如下：

（1）要保存当前的文档，单击“常用”工具栏上的“保存”按钮。或者选择“文件”菜单中的“保存”命令，弹出如图3-5所示的“另存为”对话框。

（2）单击“保存位置”下拉列表，从中选择驱动器及所属文件夹。

（3）在“文件名”框中输入该文件的名字，在“保存类型”中选中“Word文档”。

（4）单击“保存”按钮，这样文档就被保存起来了。

图3-5　保存文档

2．自动保存

Word为了防止在突然断电，或是出现了其他的意外而导致文档突然被关闭时文件的内容丢失现象的发生，而设置了自动保存的功能。其操作步骤如下：

（1）在“工具”菜单中选择“选项”命令，弹出“选项”对话框，选择“保存”标签项，如图3-6所示。

图3-6　设置自动保存

（2）选择“自动保存时间间隔”复选框，并在其后的“分钟”框中选择或键入自动保存的时间间隔，默认是10分钟，最多可以是120分钟。例如，键入“30”，则Word在每30分钟后就对当前的文件保存一次。

3．打开文档

要打开一个已有的文档，操作步骤如下：

（1）单击“常用”工具栏上的“打开”按钮，或者选择“文件”菜单中的“打开”命令，弹出“打开”对话框，如图3-7所示。

（2）在“查找范围”中选择文档所在的目录或驱动器符，列表框中将列出这个目录或驱动器中所有的文档和子目录。

（3）选择一个要打开的文档，然后单击“打开”按钮。

图3-7　打开文档

如果要同时打开多个文档，按下Ctrl键不放，然后逐个单击要打开的文档。

如果要打开的几个文档是连续的，可以先单击第一个文档，按下Shift键不放，然后用方向键上下扩展。如果选择了不想选的文档，可以按住Ctrl键再次单击该文档。

4．关闭文档

关闭文档的操作步骤如下：

（1）选择“文件”菜单上的“关闭”命令，或者单击窗口标题栏右侧的“关闭”按钮，也可以关闭文档。

（2）若文档经修改后未保存，Word将会显示是否在关闭文档前先保存的提示信息，如图3-8所示。

图3-8　关闭文档