数据库处理

10.3.3　数据库处理

用户可以使用Excel创建和维护各种数据列表，如分数统计、售票结果、参加会议人数等并可以通过Excel分析原始数据，在Excel工作表中，有一类工作表的数据组织成一个二维表格的方阵，且同一列数据具有相同的性质，这样的工作表称为数据库式的工作表 也可以说成是Excel数据库，还可以叫数据清单。这种数据清单，除具有一般工作表的性质，还有一些特殊属性。数据库式的工作表，第一行往往是文字，每列的第一行中的文字单元代表了该列数据的性质。在这种工作表中，除第一行外，每行叫做一个“记录”，每列叫做一个“字段”，而第一行中每个单元格中的文字叫做“字段名”。Excel 2003不仅可以通过记录单来增加、删除和移动等操作来管理数据，而且它能够对数据清单进行排序、筛选、汇总和分级显示，更为优越的性能是在Excel内对来自不同的地方的数据进行合并。

1.使用记录单

创建数据清单时，可以用普通的输入方法向行列中逐个输入数据，但这样做非常繁琐而且易于出错。Excel提供了记录单功能，使用它可以轻松地完成数据清单的创建和编辑。

① 创建数据清单

为了方便用户在数据清单中输入数据，Excel提供了记录单来辅助用户工作。利用记录单可以在数据清单中一次输入或显示一个完整的信息行。

●选择【数据】→【记录单】命令，打开工作表的记录单对话框（如图10-57所示）。在记录单对话框中显示序列中的第一个记录，同时指出目前表中有多少条记录。

●单击“新建”按钮，可以清除对话框中的所有记录，以便于输入新的记录。

●使用“Tab”键可以在字段中移动，按“Shift+Tab”可以往回移动，分别在每个字段的文本框中输入相应的数据。

●每输完一条，按下Enter键或单击“新建”按钮可以输入下一条记录。

●新建的纪录会直接显示在数据清单的末尾。完成新记录的输入后，单击“关闭”按钮。

图10-57　记录单对话框

② 使用记录单查找记录

在记录单对话框中，除了使用“下一条”和“上一条”按钮及垂直滚动条来查看数据清单中的记录外，还可以使用“条件”按钮进行查找。

●选定数据库清单中的任一单元格。

●选择【数据】→【记录单】命令，打开工作表的记录单对话框，打开记录单对话框。单击对话框中的“条件”按钮，然后在对话框的“产品”字段中输入“H*”（如图10-58所示）。

●单击“下一条”按钮，Excel 2003找到并显示该记录的内容（如图10-59所示）。

●单击“关闭”按钮，返回到工作表。

如果数据清单中“H”开头的产品不止一个，可接着单击“下一条”按钮，这样会出现其他找到的记录。另外，记录单支持多条件查找，以帮助用户快速查找记录。用户只需在记录单对话框的字段名中输入多个条件即可。

图10-58　输入条件

图10-59　查找记录

③ 修改或删除记录

如果发现某条记录有错误时，可以用鼠标双击想修改的单元格，然后输入新的内容，也可以使用记录单来修改记录。对于数据清单中不再需要的纪录，可以将其删除。

2.数据的排序

数据排序是指按一定的规则对数据进行整理、排列，这样可以为数据的进一步处理做好准备。对Excel中的数据清单进行排序时，如果按照单列的内容进行排序，可以直接使用工具栏中的“升序”/“降序”按钮，如果要对多列内容排序，则需要使用菜单命令，在对话框中设置次关键字和第三关键字。

① 选定需要进行排序的数据清单中的任一单元格（如图10-60所示）。

图10-60　对数据清单进行排序

② 选择【数据】→【排序】命令，弹出“排序”对话框（如图10-61所示）。

③ 在对话框中单击打开“主关键字”下拉列表，选择“售价”作为排序关键字的字段名，然后选中右侧的“降序”单选按钮。根据需要还可以在“次要关键字”和“第三关键字”中进行设置。

图10-61　“排序”对话框

④ 在“我的数据区域”选项组中选中“有标题行”单选按钮，则表示排序后的数据清单保留字段名行，如果选中“无标题行”单选按钮，则表示排序后的数据清单删除了原来的字段名行。

⑤ 单击“确定”按钮，则数据清单按照售价从低到高进行排列，排序后的数据清单如图10-62所示。

图10-62　排序后的数据清单

3.数据的筛选

筛选是从数据清单中查找和分析具备特定条件记录数据的快捷方法。经过筛选的数据清单中只显示满足条件的行，该条件由用户针对某列指定。Excel 2003提供了两种筛选清单的命令：自动筛选和高级筛选。

（1）自动筛选

自动筛选是按选定内容筛选，它适用于简单条件。通常在一个数据清单的一个列中都有多个相同的值。自动筛选为用户提供了在具有大量记录的数据清单中快速查找符合多重条件记录的功能。

用户一次只能对工作表中的一个数据清单使用筛选命令。如果要在其他数据清单进行筛选，就需要清除本次筛选，然后转移到其他数据清单中进行。其操作方法是：

① 单击需要筛选数据的数据清单中的任意一个单元格。

② 选择【数据】→【筛选】→【自动筛选】命令，数据清单的列标题全部变成下拉列表框。单击打开“售价”下拉列表（如图10-63所示）。

选择10-63　“自动筛选”命令后的数据清单

③ 在“售价”下拉列表中，选择“自定义”选项，将打开如图10-64所示的“自定义自动筛选方式”对话框。通过在该对话框进行一定的设置，可以筛选出满足一定条件的数据。例如在“售价”下拉列表中选择“大于”项目，在后面的下拉列表框中输入“1000”，可选出售价大于1000的列。

图10-64　“自定义自动筛选方式”对话框

④ 单击“确定”按钮，筛选后的数据清单如图10-65所示。

（2）高级筛选

在工作表中如要进行具体的筛选，可以使用高级筛选功能。使用高级筛选功能，必须先建立一个条件区域，用来指定筛选的数据所需满足的条件。条件区域的第一行是所有作为筛选条件的字段名，这些字段名与数据清单中的字段名必须完全一样。条件区域的其他行则输入筛选条件。需要注意的是，条件区域和数据清单不能连续，必须用一行空格将其隔开。其操作方法是：

图10-65　筛选后的数据清单

① 在数据清单所在的工作表中选定一块条件区域输入筛选条件，这里在D13单元格中输入“售价”，在D14单元格中输入“＞1500”，在E13单元格中输入“销量”，在E14单元格中输入“＞50”（如图10-66所示）。

图10-66　“高级筛选”对话框

② 在“方式”选项中，确定筛选结果显示的位置。若选中“在原有区域显示筛选结果”单选按钮，则筛选结果显示在原数据清单位置；若选中“将筛选结果复制到其他位置”单选按钮，则筛选后结果将显示在另外的区域，与原工作表并存，但需要在“复制到”文本框中指定区域。

③ 在“列表区域”文本框中输入要筛选的数据区域，可以直接在该文本框中输入区域引用，也可以用鼠标在工作表中选定数据区域；在“条件区域”文本框中输入含筛选条件的区域。如果要筛选掉重复的记录，选中“选择不重复的记录”复选框。

④ 单击“确定”按钮，数据记录按设定的筛选条件筛选并显示在工作表上，筛选后的结果如图10-67所示。

图10-67　高级筛选后的结果

⑤ 如果要取消筛选的显示结果，还原到原始的数据清单，选择【数据】→【筛选】→【全部显示】命令即可。

4.分类汇总

（1）创建分类汇总

Excel可以在数据清单中自动计算分类汇总及总计值。用户只需指定需要进行分类汇总的数据项、待汇总的数值和用于计算的函数（例如“求和”函数即可）。如果要使用自动分类汇总，工作表必须组织成具有列标志的数据清单。在插入分类汇总之前，用户必须先根据需要进行分类汇总的数据列对数据清单排序。其具体的操作方法是：

① 打开需要创建分类汇总的数据清单，并对需要分类汇总的字段进行排序，从而使相同的记录集中在一起。例如将同一产品的记录排在一起（如图10-68所示）。

② 在要分类汇总的数据清单中，选定所要分类汇总的单元格区域。选择【数据】→【分类汇总】命令，打开“分类汇总”对话框（如图10-69所示）。

图10-68　按“产品”进行排序

图10-69　“分类汇总”对话框

③ 在“分类字段”下拉列表中，选择需要用来分类汇总的字段，这里选择“产地”项；在“汇总方式”下拉列表中，选择所需的用于计算分类汇总的函数，这里选择“求和”选项。

④ 在“选定汇总项”列表框中，选定与需要对其汇总计算的数值列对应的复选框，如“售价”、“销售额”等。

⑤ 选中“替换当前分类汇总”、“汇总结果显示在数据下方”复选框。

⑥ 单击“确定”按钮，即可得到分类汇总结果如图10-70所示。

图10-70　分类汇总后的结果

（2）删除分类汇总

如果由于某种原因需要取消分类汇总的显示结果，恢复到数据清单的初始状态，其操作方法是：选定分类汇总数据清单中的任一单元格，选择【数据】→【分类汇总】命令，弹出“分类汇总”对话框，在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮，即可取消分类汇总的显示结果。

5.建立透视表

利用分类汇总可以进行有关的统计工作，但是，在执行该命令之前，必须对需要进行分类汇总的字段进行排序，有时这样做不太方便，而利用“数据透视表”功能，就能实现这一目的。

数据透视表是通过“数据透视表向导”来创建的，在“数据透视表向导”的指引下，用户可以方便地为数据库或数据清单创建数据透视表。利用向导创建数据透视表需要3个步骤来完成，它们分别是第一步选择所创建的数据表的数据源的类型，第二步选择数据源的范围，第三步是设计将要生成的透视表的版式和某些选项。其具体操作方法是：

① 打开要创建数据透视表的数据清单，如图10-71所示，选定数据清单中的任一单元格。

图10-71　打开数据清单

② 选择【数据】→【数据透视表和数据透视图】命令，打开如图10-72所示的“数据透视表和数据透视图向导—3步骤之1”对话框。

图10-72　“数据透视表和数据透视图向导—3步骤之1”对话框

③ 由于这儿打开的数据清单是Excel 2003的数据清单，因此在“请指定待分析数据的数据源类型”选项组中选中“Microsoft Office Excel 数据列表或数据库”单选按钮，在“所需创建的报表类型”选项组中选中然后单击“数据透视表”单选按钮，然后单击“下一步”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导—3步骤之2” 对话框（如图10-73所示）。

图10-73　“数据透视表和数据透视图向导—3步骤之2” 对话框

④ 在“选定区域”文本框中输入数据列表的区域，单击“下一步”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导—3步骤之3” 对话框（如图10-74所示）。在对话框中选择数据透视表显示的位置。如果选中“新建工作表”单选按钮，可将创建好的数据透视表显示在新建立的工作表中；如果选中“现有工作表”单选按钮，则需要在下面的文本框中输入显示的单元格区域。

图10-74　“数据透视表和数据透视图向导—3步骤之3” 对话框

⑤ 单击“布局”按钮，打开如图10-75所示的“数据透视表和数据透视图向导——布局”对话框。用鼠标将数据列表中的字段名拖到页、行、列和数据区域。这里将“产地”拖至页字段中，将“月份”拖至行字段中，将“产品”拖至列字段中，将“销售额”拖至数据字段中。设置后单击“确定”按钮，回到如图10-74所示对话框。

图10-75　数据透视表和数据透视图向导——布局

⑥ 单击“完成”按钮，生成如图10-76所示的数据透视表。

图10-76　生成的数据透视表

在图10-76所示的数据透视表中，使用字段的下拉列表可以快速筛选数据。例如，可以利用数据透视表筛选出产地CN的销售额。

通常情况下，Excel 2003默认的汇总方式是对数据字段采用求和方式，对非数据字段采用计数方式。如果对默认的汇总方式不满意，可以在数据透视表中双击“求和项：销售额”单元格，弹出如图10-77所示的“数据透视表字段”对话框，然后在“汇总方式”列表框中选择所需的汇总方式，这里选择“平均值”选项，单击“确定”按钮，则图10-76中的数据透视表变为如图10-78所示。

图10-77　“数据透视表字段”对话框

图10-78　更改汇总方式后的数据透视表